من المهام المقدسة للسكرتير التحضير للاجتماعات والاجتماعات والاجتماعات التي يبدأها قادة من مختلف المستويات. في معظم الحالات ، يحتفظ السكرتير أيضًا بمحاضر مثل هذه الأحداث. في هذه المقالة ، سنخبرك بكيفية جعل هذه العمليات أكثر كفاءة.

لبدء الحديث عن البروتوكول ، أولاً وقبل كل شيء ، نحتاج إلى الإسهاب في التحضير للاجتماعات. قبل مثل هذا الحدث ، من المهم التفكير في جدول الأعمال وتحديد تكوين المشاركين وقراءة تقارير جميع المتحدثين والمواد الأخرى. كل هذا سيتطلب جهودًا إضافية ، ولكن نتيجة لذلك ، سيكون الحفاظ على البروتوكول أسهل بكثير.

كيف توفر الوقت؟

وفقًا لدراسات مختلفة ، يمكن قضاء ما بين 10 إلى 50٪ من وقت عمل رئيس المنظمة والموظفين الآخرين في الاجتماعات. لتوفير الوقت ، يجب على المبادرين للاجتماعات والمضيفين والمشاركين مراعاة القواعد التالية:

ناقش في الاجتماع فقط القضايا التي لا يمكن حلها في أمر العمل.

تحديد عدد المشاركين في الاجتماع. يتناسب طرديا مع مدة الحدث. إذا كان الاجتماع مع 5 أشخاص مدته ساعة واحدة ، ثم مع 10 مشاركين أو أكثر ، فمن المحتمل أن يستمر لمدة ساعتين أو أكثر.

قم بإعداد المواد الإعلامية للاجتماع مسبقًا. يجب تقديم الحسابات والتقارير التحليلية والجداول والرسوم البيانية والملخصات ومواد الصور والفيديو والعروض التقديمية وعينات المنتجات وآراء الخبراء من قبل متخصصين متخصصين. لكن سكرتير الاجتماع ملزم بالتحقق من جاهزية المواد. لذلك ، قبل يوم أو يومين من الحدث يجب:

أ) بمساعدة الأشخاص المسؤولين الذين سيقدمون العروض التقديمية ، قم بإعداد قائمة بجميع المواد الإعلامية ؛

ب) تلقي من الأشخاص المسؤولين المواد المصنوعة في في شكل إلكتروني(على سبيل المثال ، العروض التقديمية ، ملاحظات توضيحيةإلخ.)؛

ج) تلقي الملخصات المطبوعة ونصوص التقارير من الأشخاص المسؤولين.

لكل قضية ، قم بتعيين موظف واحد مسؤول ، حتى عندما يتعين على مجموعة من الأشخاص تنفيذ الأمر.

لا تضيعوا الوقت في فضح المذنب. تذكر أن المهمة الرئيسية لكل اجتماع هي مناقشة جدول الأعمال واتخاذ القرارات بشأنه.

جدول أعمال

هذه قائمة بالقضايا التي من المقرر مناقشتها في الاجتماع. يتم تحديدها من قبل رئيس الاجتماع. ومع ذلك ، قد يشارك السكرتير أيضًا في هذه العملية.

استخدم الإرشادات التالية عند وضع جدول الأعمال:

• قسّم مواضيع الاجتماع الواسعة جدًا إلى عدة مواضيع فرعية.يجوز للأشخاص المسؤولين عقد اجتماعات تحضيرية لكل موضوع فرعي ، إذا لزم الأمر.

على سبيل المثال ، الاجتماع المقرر عقده في نهاية الشهر حول موضوع "حول تنفيذ المؤشرات المخططة من قبل متاجر الإنتاج الرئيسية" يجب أن تسبقه سلسلة من الاجتماعات الصغيرة في المتاجر: "حول تنفيذ الخطة من قبل مسبك "،" حول تنفيذ الخطة من قبل الورشة الفارغة "،" حول تنفيذ الخطة بواسطة ورشة الآلة "،" حول تنفيذ الخطة من قبل ورشة التجميع ". أو اجتماع حول موضوع "حول تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات في مؤسسة" يجب أن يسبقه عدة اجتماعات: "حول مشاكل تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات في الإنتاج" ، "حول توفير الاتصال بين نظام تخطيط موارد المؤسسات و 1 ج في المحاسبة "،" حول الدعم الفني لنظام تخطيط موارد المؤسسات ونقل البيانات "، إلخ.

• ضع على جدول الأعمال القضايا ذات الأهمية المتساوية ، التي يوحدها موضوع مشترك. على سبيل المثال توفير النقل وأمر التسليم إلى المستودع والشحن والتصدير المنتجات النهائيةمن مباني المؤسسة.

ويمكن أيضا وضع مجموعة واسعة من القضايا المترابطة على جدول الأعمال. على سبيل المثال ، قد تشمل:

اقتناء خط إنتاج جديد ؛

التحضير التكنولوجي للإنتاج ؛

إجراء تغييرات على التصميم و التوثيق التكنولوجيفيما يتعلق بشراء معدات جديدة ؛

تحديث مباني الإنتاج وتطوير عمليات ربط الماكينات ؛

الدعم اللوجستي للإنتاج.

في الوقت نفسه ، من الواضح أن إعادة بناء مدخل المصنع أو تنظيم المدفوعات الإلكترونية لتصاريح المرور في مقصف المصنع لا يستحق المناقشة في هذا الاجتماع.

من الواضح أن السكرتير لا يمكنه دائمًا التأثير على محتوى جدول الأعمال. يتم جمع الاجتماع من قبل القائد ، الذي يحدد أيضًا مجموعة من القضايا. وإذا قام المدير بتضمين جدول أعمال أحد الاجتماعات شراء خط إنتاج جديد لإنتاج المسبوكات وتنظيم زنبركي subbotnik لتنظيف المنطقة ، فقد لا يكون من الممكن إقناعه. لكن من جانبنا ، يمكننا أن نعرض مناقشة تنظيم subbotnik إلى اجتماع آخر ، على سبيل المثال ، بدمجه مع قضية طلاء واجهة المبنى أو إقامة احتفالات بمناسبة عيد ميلاد المنظمة.

• ضع جدول أعمال فقط لتلك القضايا التي تدخل في اختصاص ومجال مسؤولية المشاركين في الاجتماع. على سبيل المثال ، سيكون من غير المجدي مناقشة مشكلات التوريد في غياب رئيس التوريد.
• الحد من عدد الموضوعات وبنود جدول الأعمال. يجب أن تكون بقدر ما يمكن مناقشتها وحلها بشكل فعال خلال الفترة الزمنية المخصصة. على سبيل المثال ، لمدة ساعة واحدة من الاجتماع ، يمكنك مناقشة من 1 إلى 5 قضايا ، اعتمادًا على حجم الموضوعات التي تمت مناقشتها وجودة التحضير للاجتماع.
• قم بتضمين جدول الأعمال تقريرًا عن المهام والتعيينات المعطاة في الاجتماع الأخيرإذا تم دمج الاجتماعات موضوع مشتركوتكوين المشاركين. كن مستعدًا لحقيقة أنه حتى لو لم يكن هذا البند مدرجًا في جدول الأعمال ، يمكن للرئيس ، بسلطته ، تقديمه. لذلك ، من الأفضل طباعة قائمة التعليمات مسبقًا - يجب أن يحصل عليها الرئيس ، شخص مسؤولوسكرتير.

المشاركون في الاجتماع

المتطلبات العامة للمشاركين في الفعالية:

الكفاءة والاهتمام بالقضايا المطروحة على جدول الأعمال ؛

مكانة عالية بما يكفي لاتخاذ القرارات وإعطاء التعليمات للمرؤوسين بعد نتائج الاجتماع.

قد تتغير قائمة المشاركين خلال الحدث. إذا كانت هناك موضوعات على جدول الأعمال تؤثر على جميع المشاركين في الاجتماع ، وقضايا تنطبق على بعضهم فقط ، فيجب عليك أولاً مناقشتها القضايا العامة. في نهاية هذا الجزء من الاجتماع ، يمكن إطلاق سراح الموظفين الذين لم يشاركوا في مزيد من المناقشة.

كيف يخطر الجميع

أبلغ جميع المشاركين في الاجتماع حول تاريخ ووقت ومكان عقده وموضوع الحدث.

يمكنك الإبلاغ عن اجتماع عن طريق مكالمة هاتفية أو رسالة نصية قصيرة أو بريد إلكتروني (مع إشعار التسليم والقراءة) والتجاوز الشخصي.

إذا لم يكن أحد المشاركين في مكان العمل لأسباب مختلفة ( الإجازة السنوية، إعاقة مؤقتة ، رحلة عمل ، إلخ) ، من الضروري معرفة سبب الغياب وتذكير الموظف الذي يحل محل الشخص الغائب وفقًا لخطة الاستبدال بأنه يجب أن يكون حاضرًا في الاجتماع.

سيكون من المفيد أيضًا إضافة تلميح أداة إلى التقويم على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، مثل "تذكير النائب بأنه يجب أن يكون حاضرًا في اجتماع التخطيط".

يمكن إدخال معلومات حول من ومتى تم تحذيره بشأن الاجتماع في جدول (مثال 1).

مثال 1

إخطار المشاركين في الاجتماع

سيعقد الاجتماع في 24/06/2017 الساعة 11:00 صباحا في مكتب مدير المشتريات.

الموضوع: إبرام العقود مع الموردين للنصف الثاني من عام 2017.

ترتيبات جلوس المشاركين في الاجتماع

تأكد من إعداد مخطط جلوس للاجتماع إذا كان هناك:

كبار المسؤولين (مدن ، مناطق ، أقاليم ، جمهوريات ، اتحادات) ؛

أصحاب الشركات عبر الوطنية والممتلكات ، وما إلى ذلك ؛

ممثلو المنظمات الشريكة.

يُمنح السكرتير ، إن أمكن ، مقعدًا على طاولة منفصلة بجوار طاولة الرئيس (مثال 2).

مثال 2

الرسم البياني الجلوس

بطاقات الاسم

على الجداول المقابلة للأماكن المقابلة ، من الضروري وضع بطاقات الاسم بالموقع و (أو) الاسم الكامل. كل مشارك. أبسط خيار هو ورقة مطوية في "منزل" (الشكل 1)

أرز. 1.بطاقة اسم حضور الاجتماع

شارات

في الحالات الحرجة بشكل خاص ، من الضروري تحضير شارات (درع الصدر) ، والتي يجب أن تشير إلى:

الاسم الكامل. مشاركون؛

مناصبهم

اسم المنظمة التي يمثلها كل مشارك ؛

المنطقة التي توجد بها المؤسسة المحددة.

قد تشمل الشارة أيضًا:

شعار المنظمة التي يمثلها المشارك ؛

شعار (شعار) الفعالية (اجتماعات ، مؤتمرات ، إلخ).

يمكنك استخدام شارات مع خيط أو مشبك غسيل. يتم بيعها في محلات القرطاسية ومستلزمات المكاتب.

يمكنك تطوير إدخالات مع نص بنفسك ، ثم طباعتها على طابعة ، وقصها بالمقص ووضعها في شارات (الشكل 2).

أرز. 2.إدراج شارة صممه بنفسك

إذا تم تخصيص أموال كافية للتحضير ، فيمكن طلب إدخال البطاقات من منظمة تقدم خدمات الطباعة. وبالنسبة للاجتماعات الداخلية العادية ، ليست هناك حاجة لشارات على الإطلاق.

مدة الاجتماع

على أنواع مختلفةيتم تخصيص الاجتماعات كمية مختلفةوقت. على سبيل المثال ، قد يستغرق الاجتماع الصباحي حوالي نصف ساعة ، في حين أن الاجتماع الأقاليمي حول قضية معينة قد يستغرق يومًا كاملاً.

يجب تحديد مدة الاجتماع مسبقًا. يجب أن يعرف جميع المشاركين وقت بدء الحدث وانتهائه. سيساعدك هذا على العمل بسرعة وكفاءة حتى لا تبقى مستيقظًا لوقت متأخر.

فرامل

إذا تجاوزت مدة الاجتماع ساعة فلكية (60 دقيقة) ، فمن الضروري أخذ فترات راحة كل ساعة أكاديمية (45 دقيقة).

في المناسبات الطويلة بشكل خاص ، يمكن توفير فترات توقف ، يتم خلالها تقديم وجبات خفيفة للمشاركين (شطائر ، فواكه ، حلويات) ومشروبات (شاي ، قهوة ، عصائر ، مياه معدنية ، إلخ).

عندما يكون مستوى الاجتماع منخفضًا ، ويوجد مبرد وآلة لصنع القهوة وأدوات مائدة يمكن التخلص منها لزوار المكتب بالقرب من غرفة الاجتماعات ، فسيتمكن المشاركون في الاجتماع من صب القهوة أو الشاي أو الماء لأنفسهم.

يمكن وضع زجاجات الماء والنظارات مسبقًا على الطاولات التي يجلس عليها المشاركون في الاجتماع - عندها سيكونون قادرين على إرواء عطشهم ليس فقط أثناء فترة الراحة ، ولكن في أي وقت. من الأفضل عدم وضع الطعام على الموائد. سيكون محرجًا إذا أسقط أحد المشاركين شطيرة على أوراق العمل أو سكب القهوة.

من الأفضل تجهيز الطاولة بالوجبات الخفيفة والمشروبات في غرفة منفصلة. عادة ما يتم ذلك من قبل السكرتير ، ولكن فقط إذا لم يحتفظ بالدقائق. عندما يكون السكرتير غير قادر على مغادرة الغرفة أثناء الاجتماع ، يجب على عضو آخر من الموظفين المعينين لأخذ قسط من الراحة ترتيب الاستراحة. أو ، بدلاً من ذلك ، يقوم السكرتير بإعداد كل شيء لاستراحات القهوة قبل الاجتماع. في الاجتماعات الممتدة ، لا غنى عن المساعدين عادة.

إطار زمني

يجب تنظيم مدة الحدث. يتابع رئيس الاجتماع الالتزام بهذه القاعدة.

عند جدولة الاجتماع ، تأكد من مراعاة الوقت اللازم لكل متحدث للتحدث ومناقشة كل قضية.

تحقق مع الرئيس من الجدول الزمني لكل كلمة.

جدولة فترات الراحة إذا لزم الأمر.

اجمع كل الفترات الزمنية على الآلة الحاسبة وأضف إلى المبلغ المستلم

كم من الوقت قد يستغرق الاجتماع ينبغي إبلاغ الرئيس. إذا وافق على هذا الرقم ، فيجب توجيه انتباه جميع المشاركين إلى اللوائح ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتعين عليهم إجراء تعديلات وتقديم تقرير إلى الرئيس.

بعد الموافقة ، يتم إرسال جدول الأعمال مع قيود الوقت إلى جميع المشاركين في الاجتماع (مثال 3).

مثال 3

جدول الأعمال مع ضيق الوقت

دقائق الاجتماع: 5 خطوات أساسية

بروتوكولتوثيق كل من أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة (اللجان ، اللجان ، المجالس ، إلخ) والهيئات الجماعية المؤقتة - مختلف الاجتماعات والاجتماعات والندوات والمؤتمرات.

هناك أنواع البروتوكولات التالية:

. بروتوكول موجز- وثيقة تم فيها تحديد الاسم الكامل. ومواقف المشاركين في الاجتماع ، وموضوعه ، والقضايا الرئيسية ، ملخصالتقارير والقرارات المتخذة وقائمة المهام لكل شخص مسؤول. يتم الاحتفاظ بهذا البروتوكول ، كقاعدة عامة ، في الاجتماعات التشغيلية.

. بروتوكول كامل، بالإضافة إلى كل ما سبق ، يتضمن سجلات مفصلة لجميع الخطب والآراء والتعديلات والفروق الدقيقة الأخرى في المناقشة. يسمح لك هذا المستند باستعادة صورة مفصلة للاجتماع.

يتم اختيار شكل حفظ المحاضر من قبل رئيس الاجتماع أو رئيس المؤسسة.

نصوص الخطب والمواد الأخرى التي تم إعدادها للاجتماع يتم وضعها في شكل طلبات. يجب الإشارة إليها في نص البروتوكول.

السكرتير مسؤول عن كيفية تسجيل مسار الاجتماع بشكل صحيح وكامل. لا يمكن التقليل من هذه المسؤولية ، لأن البروتوكول هو الوثيقة الوحيدة التي تعكس جميع الخطب والمناقشات والتعليقات والقرارات التي يجب تنفيذها. أثناء الاجتماع ، قد لا يسمع المشاركون شيئًا ما ، وقد لا يكون لديهم الوقت لتدوينه. سيكون من السهل استعادة هذا من خلال الرجوع إلى البروتوكول.

الخطوة 1: تحضير مكان العمل

لتسهيل أخذ المحاضر ، قبل بدء الاجتماع:

. اختر مقعدك في القاعةحيث سيقام الحدث. يجب أن تكون مرئية لجميع المشاركين في الوجه ، وتكون خطابات الرئيس والمتحدثين و "ملاحظات الجمهور" مسموعة بوضوح (انظر مخطط الجلوس في المثال 2).

. ضع على طاولتك قائمة بالمشاركين في الاجتماع بأسمائهم الكاملة. والمواقف ، بالإضافة إلى مخطط المقاعد. قبل بدء الاجتماع ، سيكون من المفيد أن تدرس بعناية من يجلس في مكانه ، ثم النظر في الرسم التخطيطي حسب الحاجة.

. قم بتخزين الأدوات المكتبية. خذ معك 2-3 أقلام و 2 أقلام رصاص و 2 ممحاة.

. تحقق مما إذا كانت المعدات المكتبية والأجهزة الأخرى تعمل: ساعة ، مسجل صوت ، كاميرا فيديو (إن وجدت). لا تنس سلك الطاقة والبطاريات الاحتياطية أو المراكم.

قبل الاجتماع ، ركز على النقاط الرئيسية في جميع التقارير.

الخطوة 2: إصلاح تقدم الاجتماع

بالإضافة إلى المواد المعدة للاجتماع (نصوص التقارير ، والخطب ، والمراجع ، ومسودات القرارات ، وجدول الأعمال ، وقوائم المشاركين ، وما إلى ذلك) ، يتم تجميع البروتوكول على أساس تسجيل الصوت أو تسجيل الفيديو أو النصوص أو مسودة الملاحظات المكتوبة بخط اليد التي يتم الاحتفاظ بها أثناء الاجتماع.

كيف تحتفظ بمسودة الملاحظات؟

1. تحضير الأوراق لمشروع البروتوكول- عددهم يعتمد على نطاق جدول الأعمال. في الورقة الأولى ، اكتب تاريخ الاجتماع ، وموضوعه ، ورقم البروتوكول ، وقائمة المشاركين ، وجدول الأعمال (مثال 4).

مثال 4

مسودة محضر الاجتماع. رقم الورقة 1

اكتب الأسئلة للمناقشة على أوراق فارغة منفصلة ، مع ترك مساحة كافية للملاحظات:

رقم الورقة 2: "بشأن حالة العمل على إبرام عقود لتوريد المعادن غير الحديدية والفلزية". تقرير بروخوروف P.D.

رقم الورقة 3

رقم الورقة 4: "على نقل الإمدادات". تقرير ميدفيديف الخامس يو.

رقم الورقة 5: ... (تكتمل خلال الاجتماع) ؛

رقم الورقة 6: "حول وضع التسويات بموجب العقود المبرمة والمنفذة لشراء المواد الخام والمواد". تقرير من Fomina K.D.

رقم الورقة 7: ... (تكتمل خلال الاجتماع) ؛

رقم الورقة 8: "بشأن إبرام اتفاقيات مع شركة Amethyst LLC بشأن توريد الفولاذ والسبائك لشركة OAO ESPZ". مقترحات Telegin I.I.

رقم الورقة 9: ... (تكتمل خلال الاجتماع).

2. تحقق من حضور جميع المشاركين في الاجتماع.اشطب الغائبين في مسودة البروتوكول بقلم رصاص - فقد يتأخرون. تعرف على أسباب عدم الحضور والتأخير بعد الاجتماع.

وقت وصول المتأخرين ، حدد مباشرة في نص البروتوكول بين قوسين:

في هذه الحالة ، سيُعرف بالضبط أي من الحاضرين وما فاته بالضبط أثناء الاجتماع.

3. املأ العنصر "HEARD". في الورقة الأولى من المسودة وعلى الأوراق مع العناوين المقابلة للتقارير ، قم بتسجيل الاسم الكامل باستمرار. ومواقف المتحدثين وموضوعات الخطب وملخصها. تحتاج إلى إصلاح المعلومات الأساسية فقط: التواريخ والأرقام والحقائق. بعد ذلك ، تحقق من الملاحظات مع نصوص الخطب المتوفرة (الملخصات). إذا وجدت تناقضات ، فقم بإبلاغ رئيس الاجتماع بها.

4. أدخل العنصر "الكلام"(اذا كان ضروري). يتم ملء هذه الفقرة عندما يتم مقاطعة مسار خطاب المتحدثين بالتعليقات والأسئلة والاعتراضات من المشاركين الآخرين. في بروتوكول كامليجب تسجيل كل ملاحظة من هذا القبيل على الفور ، خاصة إذا كانت مصحوبة بعبارة: "من فضلك أدخلها في الدقائق." على سبيل المثال:

الحقيقة هي أن أي بيان يمكن أن يغير مسار الاجتماع ، وبالتالي قد يكون من الضروري تسليط الضوء على اللحظة التي حدث فيها ذلك وفيما يتعلق بما حدث.

في بروتوكول قصير

يتم إجراء القبول والتحقق المبدئي لطلب الاستثمار من "بادر الاستثمار" من قبل الدائرة نشاط استثماريوفقا لأحكام اللائحة التنفيذية لتفاعل المشاركين في عملية الاستثمار للتكوين برنامج الاستثمار OJSC "XXX"
بعد التحقق من طلب الاستثمار والاتفاق عليه مع الدائرة التنبؤ الاقتصاديو التطوير الاستراتيجيترسل إدارة النشاط الاستثماري طلب الاستثمار إلى سكرتير مجلس الخبراء أو رئيس مجموعة العمل.
عند استلام طلبات الاستثمار ، يقوم رئيس مجموعة العمل ، إلى جانب سكرتير مجلس الخبراء ، بتضمين الطلبات الجديدة في الجدول الزمني لاجتماعات الفريق العامل ويشكلان جدول أعمال الاجتماع القادم.
يتم تحديد موعد الاجتماع التالي لمجموعة العمل من قبل رئيس مجموعة العمل وفقًا للجدول الزمني لاجتماعات مجموعة العمل. يتم إخطار المبادر بالاستثمارات بتاريخ اجتماع فريق العمل ، والذي يتضمن جدول أعماله طلبه ، قبل 5 أيام عمل على الأقل.
يتم إرسال طلبات الاستثمار والمواد المرفقة إلى أعضاء مجموعة العمل في موعد لا يتجاوز 3 أيام عمل قبل الاجتماع.
في الاجتماع المقبل ، ينظر أعضاء مجموعة العمل في طلبات الاستثمار المدرجة في جدول الأعمال وتقييم جدوى تطوير وتنفيذ المشاريع المقترحة ، بناءً على فعالية الحلول التقنية المطبقة والتنبؤ بالتكاليف اللازمة.
يمكن النظر في الطلبات على أساس المستندات المقدمة دون مشاركة شخصية في اجتماع بادئ الاستثمار ، وشخصيًا بدعوة من البادئ وممثلي المعنيين الانقسامات الهيكليةشركات. بمبادرة من بادر الاستثمارات ، في اجتماع مجموعة العمل ، يمكن الاستماع إلى تقريره ، الذي يكشف عن تفاصيل الحلول التقنية التي تم تنفيذها أثناء تنفيذ المشروع.
بناءً على نتائج دراسة طلب الاستثمار ، تقرر مجموعة العمل قبول الطلب أو رفضه أو استكماله. متى قرار إيجابيتوصي مجموعة العمل ، إذا لزم الأمر ، بخبير استشاري تقني من أجل التطوير التفصيلي لواحد أو أكثر من الخيارات. حل تقنيتنفيذ المشروع. لو مشروع استثماريلا يتضمن عنصرًا تقنيًا مهمًا ويتم الاعتراف به على أنه مناسب من حيث المهام المحددة ، يوصي فريق العمل بأن تقدم إدارة النشاط الاستثماري طلب الاستثمار إلى مجلس الخبراء دون مزيد من التطوير.
إذا اتخذت مجموعة العمل قرارًا برفض طلب الاستثمار أو إرساله للمراجعة ، فيجب أن يتضمن محضر الاجتماع وصفًا لأسباب اتخاذ هذا القرار.
يتم عرض محضر اجتماع مجموعة العمل على مبادر الاستثمار وإدارة الأنشطة الاستثمارية في غضون ثلاثة أيام عمل من تاريخ توقيع المحضر.

المزيد عن الموضوع 1. إجراءات التحضير لاجتماعات فريق العمل وعقدها:

1. 1. إجراءات التحضير لعقد اجتماعات فريق العمل
2. 2. إجراءات إعداد وتقديم الأسئلة لينظر فيها مجلس الخبراء
3. Kurnosov V.V. ، أستاذ مشارك في قسم المالية ، فرع نوفغورود بجامعة ولاية سانت بطرسبرغ للاقتصاد والتنمية الاقتصادية للتخطيط السوفيتي على نماذج منطقة نوفغورود
4. آلية الإقراض المصرفي للمنظمات التجارية لتجديد رأس المال العامل على أساس قروض لمرة واحدة وخطوط ائتمان.

اضطر كل واحد منا تقريبًا للمشاركة في اجتماعات مختلفة أكثر من مرة. وأعتقد أن الكثيرين قد سمعوا البيان التالي من الزملاء: "مرة أخرى ، الاجتماع ، ولكن متى نعمل؟". يتم عقد مئات الآلاف من الاجتماعات كل يوم في بلدنا. ولكن ، لسوء الحظ ، هذا هو الحال عندما لا تتحول الكمية إلى نوعية ، لأن مبدأ "كلما كان ذلك أفضل" لا يعمل هنا بوضوح. يمكن فقط للاجتماعات الفعالة أن تعطي نتيجة ملموسة ملحوظة وتؤثر على جودة المؤسسة. أود الشركات التي يمكن لموظفيها الانضمام إلى الأسطر الشهيرة من قصيدة V.V. أصبح فيلم ماياكوفسكي "جالسًا" أقل فأقل:

لن تغفو من الإثارة.
الصباح الباكر.
أحلم بلقاء الفجر المبكر:
"أوه على الأقل
أكثر
جلسة واحدة
بخصوص القضاء على كل الاجتماعات!

أنواع الاجتماعات

مقابلة - لقاء ، اجتماعمخصصة لمناقشة بعض القضايا الخاصة أو عدة قضايا.

أنواع الاجتماع الموسع هي:

• ندوة- اجتماع موسع حول موضوع علمي خاص ؛
• مؤتمر- لقاء موسع ، على سبيل المثال ، بين العلماء والسياسيين ؛
• الكونغرس والكونغرس- اجتماع واسع التكوين ، كقاعدة عامة ، على نطاق إقليمي أو روسي بالكامل أو دولي.

داخل مؤسسة معينة ، اعتمادًا على المهمة الرئيسية ، يتم تمييز الأنواع التالية من الاجتماعات:

• التشغيل؛
• إرشادي؛
• إشكالية.

يمكن أيضًا استخدام معايير أخرى كأساس لتصنيف الاجتماعات ، مثل تواتر: مجدول وغير مجدول.

بالإضافة إلى ذلك ، وبحسب طبيعة الاجتماع ، يتم تقسيمهم إلى الأنواع التالية:

• دكتاتوري- إنها سمة من سمات النوع الاستبدادي للإدارة ، عندما يقود الاجتماع فقط الرئيس وله الحق الفعلي في التصويت ، لا يُمنح بقية المشاركين سوى فرصة لطرح الأسئلة ، ولكن ليس للتعبير عن آرائهم ؛
• استبدادي- بناءً على أسئلة القائد للمشاركين وإجاباتهم عليها ، كقاعدة عامة ، لا توجد مناقشات ، فقط الحوار ممكن ؛
• منفصل- تتم مناقشة التقرير فقط من قبل المشاركين المختارين من قبل الرئيس ، والباقي يستمع ويأخذ في الاعتبار المعلومات المقدمة ؛
• قابل للنقاش- التبادل الحر للآراء والتنمية حل مشترك؛ يبقى حق اتخاذ القرار بالصيغة النهائية للرأس ؛
• حر- لا يتبنى أجندة واضحة ، وأحياناً لا يوجد رئيس ، وأحياناً ينتهي بقرار ، ولكنه في الأساس يتعلق بتبادل وجهات النظر.

عند التجمع معًا ، تتاح للمشاركين في الاجتماع الفرصة للتعبير عن وجهة نظرهم حول الموضوعات قيد المناقشة ، وتقديم المعلومات التي لديهم إلى جميع المشاركين في الاجتماع ، ومناقشة القضايا الخلافية ، والنظر في حلول بديلة. بعد كل شيء ، ليس عبثًا أن يقولوا إن الحقيقة تولد في النزاع.

لكن الاجتماع مهمة مكلفة. ضع في اعتبارك أنه إذا كانت مؤسستك لديها اجتماع لمدة ساعة مع ثمانية مشاركين كل يوم ، فهذا يعني أن موظفًا واحدًا يتقاضى أجرًا فقط مقابل المشاركة في الاجتماعات. لا يمكن اعتبار الاجتماع وسيلة لإبلاغ الموظفين ، فهو كذلك العلاج الأمثلالتقييم واتخاذ القرار. القرار الجماعي له وزن أكبر من قرار واحد. لذلك ، يعتبر الاجتماع مثالياً حيث تكون مشاركة الفريق في مناقشة المشكلة وإيجاد الحلول ضرورية ، حيث يكون من الضروري مراعاة وجهات النظر المختلفة.

التحضير للاجتماع

يعتمد نجاح الاجتماع بنسبة 90٪ على جودة التحضير له. أي اجتماع ، حتى أقصر اجتماع ، سيستفيد فقط من الدراسة الأولية.

يجب على الشخص المسؤول عن التحضير للحدث أولاً وقبل كل شيء أن يكتشف:

• الغرض من الاجتماع
• النقاط الرئيسية للمناقشة ،
• قائمة المشاركين،
• المكان والزمان والشكل.

وتجدر الإشارة إلى أنه يوجد في عدد من المنظمات إجراءات معينة لعقد الاجتماعات ، والتي يمكن إدراجها في لوائح خاصة. في هذه الحالة ، يتم تبسيط المهمة إلى حد كبير.

إذا شارك العديد من الأشخاص في التحضير للاجتماع ، فعندئذٍ ، كقاعدة عامة ، تصدر المؤسسة أمرًا لعقد اجتماع ، والذي يحدد التكوين فريق العملوخطة لإعدادها (انظر المثال 1).

وضع جدول الأعمال

وضع جدول الأعمال من مهام الرئيس ، ولكن من مسؤولية السكرتير توثيقه.

يتم وضع جدول الأعمال فقط بعد تحديد الغرض من الاجتماع. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون الهدف مصاغًا بوضوح ، وأن يكون له اكتمال منطقي وتفسير لا لبس فيه. يجب أن يتضمن جدول الأعمال عدد كبير منأسئلة بحيث يمكن مناقشتها بالتفصيل في الاجتماع. ولكن ، للأسف ، لا يتم الوفاء بهذا المطلب دائمًا ويكون جدول الأعمال مثقلًا ، مما يجعل من المستحيل التحضير ومناقشة جميع القضايا بدقة. هنا ينطبق مبدأ "أفضل أقل ، لكن أفضل". لذلك ، حاول دائمًا التخلص من المشكلات الثانوية التي يمكن حلها خارج الاجتماع.

عادة ما يتم وضع جدول الأعمال في شكل مكتوب (مطبوع). . بالطبع ، يمكن عقد الاجتماعات بدون قائمة أسئلة معدة مسبقًا ، ولكن في هذه الحالة يجب على الأقل توجيه انتباه المشاركين في الاجتماع إليها شفهيًا. أعتقد أن أحداً لن يجادل في حقيقة أن جدول الأعمال المكتوب أكثر من ذلك شكل فعالويسمح للجميع بالتركيز على ما يجب القيام به: قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعده. إنها خطة الحدث. غالبًا ما تتحول الاجتماعات بدونها إلى مناقشات عامة ، لا يركز المشاركون فيها على القضايا الرئيسية. كان على العديد من الشهود في الاجتماعات غير المعدة أكثر من مرة التعامل مع مثل هذا الموقف عندما طلب شخص ما بشكل عاجل معلومات من مرؤوسيه ، واضطر الباقون إلى إضاعة الوقت في الانتظار. تؤثر أوجه القصور هذه سلبًا على إيقاع المناقشة ، وبالتالي على فعاليتها.

عن ذلك كيف يجب أن توضع البنود على جدول الأعمال؟ هناك نوعان من الآراء المتعارضة تماما.

وفقًا لوجهة النظر الأولى ، يجب ترتيب الأسئلة حسب أهميتها ودرجة تعقيدها. الحجج هنا هي كما يلي: في بداية الاجتماع ، يكون الموظفون أكثر نشاطًا ، ولم يكونوا متعبين بعد ، وبالتالي ، من الأفضل مناقشة أهم وأصعب القضايا في البداية.

يعتقد أتباع وجهة النظر الثانية أن القضايا التي تتطلب مناقشة موسعة وتفصيلاً من الأفضل تناولها في الثلث الثاني من الاجتماع ، عندما يصل الأداء البدني والعقلي للمشاركين إلى ذروته. يمكن حل المشكلات الحالية التي لا تتطلب الكثير من الوقت أولاً ، ويمكن ترك أسهل الأسئلة والأشياء الممتعة والممتعة حتى النهاية.

بناءً على ممارسة العمل ، يمكننا أن نوصي القراء بالالتزام بوجهة النظر الثانية ، لأن. بدءًا بأسئلة أبسط ، يمكنك تحديد إيقاع معين ، لأنها لا تتطلب دراسة تفصيلية ، والموظفين الذين يناقشونها ليس لديهم وقت للتعب - فهم بمثابة "نوع من الإحماء" قبل العمل على مشاكل أكثر تعقيدًا. عندما يتم الانتهاء من العمل الرئيسي ويضعف انتباه الجمهور ، يمكنك الانتقال إلى مناقشة المزيد من القضايا الشيقة التي لا تتطلب توترًا (في الثلث الأخير من الاجتماع) ، على سبيل المثال ، حول تنظيم حدث مشترك على شرف الذكرى السنوية للشركة أو عن نتائج المشاركة في المعرض.

نحن نعيش في عالم ديناميكي. أثناء التحضير للاجتماع ، ونتيجة للحصول على معلومات أكثر موثوقية وفي الوقت المناسب ، قد تتغير الأولويات بشكل متكرر. ما كان مناسبًا لنا قبل ساعات قليلة فقط قد يصبح غير ممتع تمامًا. لذلك ، لا ينبغي للمرء أبدًا اعتبار جدول الأعمال المعتمد لورشة العمل شيئًا لا يتزعزع. في هذه الحالة ، يمكن التوصية بوضع إجراء لتعديل جدول الأعمال بعد الموافقة عليه ، والذي ينبغي أن ينعكس في قواعد عقد الاجتماعات.

جدول الأعمال المقرر تمت الموافقة عليه من قبل الرئيس ، يتم تقديم عينة من هذا المستند في المثال 2. ولكن في الممارسة العملية ، غالبًا ما يتم استخدام نموذج مبسط. كما يتضح من المثال 3 ، فإنه لا يحتوي على ختم موافقة (حتى أن هناك خيارات تصميم بدون توقيع المنفذ المسؤول) ، ولكن هذه الأشكال من الاستدعاءات هي الأكثر شيوعًا. النموذج الأول أكثر إفادة ، ويحتوي على معلومات حول المكان والتاريخ والمشاركين في الاجتماع ، وله ختم الموافقة. لذلك ، يمكن التوصية باستخدامه في الاجتماعات الأكثر أهمية ، ولأجندة العمل والتشغيل ، يمكن للسكرتير أيضًا التوقيع عليه بعد مناقشة شفهية أولية مع الرئيس. تم تحديد إجراءات إعداد جدول الأعمال في اللوائح الخاصة بعقد الاجتماعات ، إذا كان هناك اجتماع في المؤسسة.

المشاركون في الاجتماع

بعد تحديد الغرض من الاجتماع ومجموعة القضايا التي ستتم مناقشتها فيه ، يمكنك المتابعة لاختيار المرشحين للمشاركين. للاجتماع يجب دعوة الموظفين :

• من يتخذون القرارات الرئيسية بشأن القضايا المطروحة للمناقشة (قد يكون رأيهم حاسمًا) ؛
• الذين لديهم ، وفقًا لواجباتهم الرسمية ، معلومات معينة حول القضايا قيد النظر ؛
• من يجب ، بحكم طبيعة أنشطته ، أن يكون على دراية بالمعلومات المقدمة في الاجتماع ؛
• الذي سينظم تنفيذ قرارات الاجتماع.

يجب دعوة الأشخاص القادرين على التعبير عن وجهات نظر مختلفة وفي نفس الوقت يكونون مستعدين للتفاعل المثمر.

فائدة الاجتماع تتناسب عكسيا مع عدد المشاركين. المبلغ الموصى به من قبل علماء النفس لاجتماع عمل داخلي - من 6 إلى 9 أشخاص، وهذا يضمن إنتاجية عالية ، ولا يضيع الناس في الكتلة ، ومن السهل التحكم في مثل هذه المجموعة. من الناحية العملية ، تُعقد الاجتماعات في مجموعات أصغر وأكبر ، ولكل منها مزاياها وعيوبها.

يمكن إرفاق جدول الأعمال قائمة الضيوف مبينا مواقفهم. هذا هو الحال عند تنظيم اجتماعات كبيرة مع عدد كبير من المشاركين. يمارس بنشاط في الهيئات الفيدراليةقوة تنفيذية. في المنظمات التجارية ، من الأفضل تضمين المشاركين في الاجتماع والمدعوين في جدول أعمال الاجتماع ، كما هو موضح في المثال 2.

في المؤسسات الكبيرة ، يتم تجميع اجتماعات حول أهم القضايا معلومات عنها ، والتي تشير إلى سبب وغرض إثارة الموضوع للمناقشة. جنبا إلى جنب مع المساعدة يمكن تقديمها مشروع قرار .

إذا حضر الاجتماع عدد كبير من الأشخاص أو مديري الفروع أو الشركات التابعة أو الممثلين الأطراف الثالثة، ثم يتم إرسالها دعوات (إشعارات) إلى الإجتماع. كقاعدة عامة ، تتكون هذه الوثيقة من:

• الاستئناف.
• معلومات حول تاريخ ومكان ووقت الحدث ؛
• جدول أعمال؛
• دعوات للمشاركة ؛
• طلبات تأكيد المشاركة في الاجتماع.

يتم توقيع الدعوات (الإخطارات) من قبل الأشخاص المسؤولين عن التحضير للحدث. البديل المحتمليظهر التصميم في المثال 4.

يعتمد نوع المستند الذي يجب إرساله إلى المشاركين أيضًا على نوع الاجتماع. كقاعدة عامة ، هذا هو:

• دعوة (إشعار) لعقد اجتماع ، صادرة على ترويسة المنظمة ، أو
• جدول الأعمال بالشكل المعتمد من قبل المؤسسة.

يجب إرسال جدول الأعمال قبل أيام قليلة من بدء الحدث (عادة 3-5 أيام) لمنح الحضور فرصة للتحضير. المواد التي ستتم مناقشتها مرفقة به (مسودات تقارير عن كل قضية ، مواد إعلامية مقدمة من قبل المسؤولين التنفيذيين). يمكن إرسال هذه الوثائق الداعمة في وقت لاحق - يوم أو يومين قبل الاجتماع. في هذه الحالة ، يجب أن تأخذ في الاعتبار النسبة الحقيقية لكمية المعلومات التي تحتاجها للتعرف على الوقت المتبقي.

لا يحتاج منظمو الاجتماع فقط إلى إرسال دعوات (أو جداول أعمال) للحضور ، بل يحتاجون أيضًا إلى الدعم تعليق. يجب توضيح ما إذا كانوا سيتمكنون من الحضور ، وما إذا كانوا بحاجة إلى توافر الوسائل التقنية.

إعداد وثائق الاجتماع (تقارير ، مواد إعلامية)

لذلك ، من 10 إلى 15 صفحة من النص المستمر ، مكتوبة بخط صغير ، لن يقرأها أحد. لذلك ، لا تحفظ على موظفيك وتستخدم الحجم الأمثلالخط - 12. يمكن استخدام نص أصغر ، على سبيل المثال ، في الحواشي السفلية للصفحة.

لا تستخدم الكثير من أنماط الخطوط في نفس الوقت (يكفي اثنان ، على سبيل المثال ، الأنماط الأكثر شيوعًا - Times New Roman و Arial). من الأفضل تمييز أجزاء النص بأنماط مختلفة (مائل ، غامق) أو تسطير.

فكر في عدد مستويات العناوين في النص التي ستحتاج إليها ، هل تحتاج إلى ترقيمها ، كيف ستبرز أسماء الجداول والمخططات والأشكال؟ كل هذا سيساعد القارئ على التنقل بسرعة في المستند.

الشيء الرئيسي هو أن منطق التنسيق الذي اخترته لا يتم انتهاكه في مستند واحد ، ومن المستحسن أن يتم ملاحظته (حتى مع وجود انحرافات صغيرة) داخل مجموعة المواد بأكملها.

يمكن دعم عروض المشاركين تقارير مكتوبة . لاحظ أن التقرير يعد من الأطول المستندات التجارية. تشير كتاباته إلى المهارات اللازمة لمهنة ناجحة. لذلك ، سنقدم بعض التوصيات الأساسية لصياغة نص التقرير. يجب أن يكون:

• موجزة ، بقدر ما يسمح به المحتوى والغرض ؛
• مفهومة (بسيطة ، غير مربكة) ؛
• منطقي
• منظم.

في كثير من الأحيان ، يكون الغرض من كتابة التقرير هو التأثير على القراء بطريقة ما: إقناعهم بقبول وجهة نظر معينة ، أو تغيير رأيهم ، أو اتخاذ إجراءات محددة. يجب أن يكون التقرير موجهًا إلى مجموعة محددة مسبقًا ، وأن يحتوي على حجج مقنعة وتوقع الاعتراضات المحتملة.

بالإضافة إلى التقارير ، يتم التحضير للاجتماع مواد إعلامية التي يستخدمها مقدمو العروض. لا عجب أن يقول المثل الروسي: "من الأفضل أن ترى مرة على أن تسمع مائة مرة". هناك العديد من الوسائل البصرية. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون رسمان بيانيان بسيطان أكثر كفاءة من رسم بياني معقد ، كما أنهما أسهل وأسرع في البناء. تتيح لك تقنية الكمبيوتر الحديثة تضمين التقرير الكثير من الصور الرسومية حتى الرسوم التوضيحية الملونة.

تحضير الغرفة

يجب تجهيز غرفة الاجتماعات مسبقًا.

يجب تهويته أو تشغيل نظام تكييف الهواء في غضون ساعات قليلة.

يجب ترتيب الكراسي بدقة ، ويجب أن يزيد عددهم بمقدار 1-2 عن العدد المخطط له من المشاركين والمدعوين. بعد كل شيء ، أثناء المناقشة ، قد تحتاج بشكل عاجل إلى دعوة أحد الموظفين. ثم سيكون لديهم مكان للجلوس.

يجب أن تكون هناك أدوات كتابة على الطاولات (أقلام وأقلام رصاص وأوراق من ورق A4 أو دفاتر ملاحظات A5 مناسبة أو أكبر). يتم تشجيع استخدام القرطاسية ذات العلامات التجارية.

توضع المياه المعدنية والأكواب على الطاولات التي توضع رأسًا على عقب على المناديل ويجب أن يزيد عددها بمقدار 1-2 عن تلك الموجودة.

إذا تم استخدام لوحات التحديد من أجل الوضوح ، فمن الضروري توفير عدة علامات متعددة الألوان ، بالإضافة إلى النقع المسبق لما يسمى بـ "الممحاة" بسائل خاص.

في حالة استخدام الوسائل التقنية ، يجب تثبيتها مسبقًا ، والتعرف على قواعد التشغيل والتحقق من قابليتها للتشغيل ، ومن الضروري توفير إمكانية توصيل أجهزة الكمبيوتر المحمولة. عند استخدام الشرائح ، من الضروري التأكد من وجودهم في الاجتماع ، ووضع شاشة العرض بطريقة يمكن لجميع الحاضرين رؤيتها.

قد تكون هناك حاجة إلى المزيد من المعدات الغريبة. على سبيل المثال ، في المؤسسات الغذائية ، من الممكن إجراء تذوق لمنتج ومقارنته بمنتجات المنافسين. في هذه الحالة ، من الضروري توفير أدوات المائدة التي يمكن التخلص منها لكل مشارك.

لا تسمح بعض الشركات للأشخاص بالحضور إلى الاجتماعات لأسباب أمنية. هاتف خليوي. في هذه الحالة ، يجب أن يكون من الممكن تخزينها مع سكرتير الرأس.

عقد اجتماع

إذا كان جدول الأعمال ممتلئًا ، إذن نوصي بوضع قواعد المناقشة . يقوم بتأديب المشاركين ويساعد الرئيس في التحكم في مسار الاجتماع. قد يبدو نموذج جدول الأعمال لاجتماع مخصص لمناقشة قضية واحدة كما يلي:

• ملاحظات تمهيدية (حدود زمنية خلال الاجتماع والوقت التقريبي لنهايته محددة) - لا تزيد عن 10 دقائق ؛
• كلمة رئيسية - ما يصل إلى 30 دقيقة ؛
• أسئلة للمتحدث - لا تزيد عن دقيقتين. كل؛
• تقرير مشترك ، رسالة - لا تزيد عن 10 دقائق ؛
• أسئلة للمتحدث المشارك - لا تزيد عن دقيقة واحدة. كل؛
• العروض - 5-7 دقائق. كل؛
• إجابة المتحدث - لا تزيد عن 5 دقائق ؛
• إجابات المتحدثين المشاركين - لا تزيد عن 3 دقائق. كل؛
• مرجع خلال الاجتماع - لا يزيد عن 3 دقائق ؛
• قراءة مسودة القرار - ما لا يزيد عن 3 دقائق ؛
• تلخيص نتائج الاجتماع - لا تزيد عن 10 دقائق.

أقصى مدةيجب ألا تتجاوز الاجتماعات ثلاث إلى أربع ساعات في اليوم.بناءً على الخصائص النفسية الفسيولوجية للشخص ، يوصى بأخذ استراحة بعد 1.5 - 2 ساعة من العمل لمدة 15 دقيقة.

يتم تحديد الوقت المحدد للاجتماع من قبل الرئيس. في هذه الحالة ، ينبغي أن تؤخذ النظم البيولوجية البشرية في الاعتبار. على سبيل المثال ، أظهرت الدراسات المريحة أن أفضل وقت لاتخاذ القرارات هو في وقت متأخر من الصباح. يوصي علماء النفس بعقد معظم الاجتماعات في فترة ما بعد الظهر. وفقًا لنظرية الإيقاع الحيوي ، يتمتع الشخص بقمتين من القدرة على العمل - ما بين 9-12 ساعة وبين 16-18 ساعة. على الرغم من أن الاجتماعات الطويلة في نهاية اليوم يمكن أن تجبر الناس على اتخاذ قرارات سريعة وليست دائمًا قرارات مثالية. لا يعتمد النجاح على مدة الاجتماع ، ولكن على مدى نشاط جميع المشاركين فيه.

في المتوسط ​​، تتراوح مدة الاجتماعات في المؤسسة من 30 دقيقة إلى ساعتين. من الضروري محاولة جعل الاجتماع قصيرًا قدر الإمكان ، بقدر ما تسمح به الأهداف المحددة. ليس سراً أنه في العديد من الشركات ، تتحول الاجتماعات حول القضايا التي يمكن مناقشتها في 20 دقيقة إلى مناقشة طويلة لمدة ساعتين. لقد تراكمت لدى العالم الكثير من الخبرة في الحلول العقلانية وحتى الأصلية لهذه المشكلة. على سبيل المثال ، في بعض الشركات اليابانية ، يذهب الموظفون إلى الردهة ، ويعقد الاجتماع هناك ، ويقفون. ليس هناك شك في أن مثل هذه المناقشات تنسجم مع الإطار الزمني الذي أوصى به الخبراء - ساعة ، بحد أقصى ساعة ونصف. من الصعب بالنسبة لي أن أتخيل مثل هذا الشكل من الاجتماعات في الشركات الروسية - ما زلنا بعيدين عن اليابان فيما يتعلق بشؤون تنظيم الأعمال ، ولكن لا يزال أمامنا كل شيء.

• يجب ألا تتجاوز الاجتماعات الإعلامية والتشغيلية 20-30 دقيقة ، والاجتماعات الإشكالية - 1.5-2 ساعة ؛
• مناقشة واحدة سؤال صعبيجب ألا تمتد لأكثر من 40-45 دقيقة ؛
• بعد 30-40 دقيقة من العمل ، يبدأ انتباه المشاركين في التضاؤل ​​؛
• بعد 70-80 دقيقة ، يظهر التعب الجسدي.
• بعد 80-90 دقيقة ، يتطور النشاط السلبي - تبدأ المحادثات والأنشطة الخارجية ؛
• إذا استمر الاجتماع دون استراحة لأكثر من ساعتين ، فهناك مشاركين يوافقون على أي قرار.

توثيق الاجتماع

يبدأ أهم شيء بعد الاجتماع مباشرة. بعد كل شيء ، ستعتمد فعاليتها على تنفيذ القرارات المتخذة. للقيام بذلك ، من الضروري وضع بروتوكول يتم فيه تسجيل القرارات كتابةً ، مع الإشارة إلى المنفذين المسؤولين والمواعيد النهائية لإكمال المهمة. عادة ، في نهاية الاجتماع ، يلخص الرئيس المناقشة ويعلن بإيجاز الإجراءات التي ينبغي اتخاذها ، ومن قبل من ومتى. إنه البروتوكول الذي يوثق الاتفاقات التي تم التوصل إليها ويشير إلى اتجاه العمل في المستقبل.

البروتوكول هو عنصر إلزامي في المرحلة الأخيرة من الاجتماع. يسجل المحضر مسار مناقشة القضايا والقرارات المتخذة. يعكس البروتوكول أنشطة صنع القرار المشترك من قبل هيئة جماعية أو مجموعة من الموظفين.

اعتمادًا على نوع الاجتماع وعوامل أخرى ، ما يلي أشكال البروتوكول :

• ممتلىءمحضر يحتوي على سجل لجميع الكلمات في الاجتماع (يسجل القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة ، وخطابات المشاركين ، والأسئلة ، والتعليقات ، وما إلى ذلك) ؛
• مختصرمحضر يحتوي على أسماء المتحدثين وملاحظات موجزة حول موضوع الخطاب والقرارات المتخذة (بدون تفاصيل المناقشة).

يتم اتخاذ القرار بشأن شكل البروتوكول الذي يجب الاحتفاظ به في الاجتماع من قبل رئيس الهيئة الجماعية أو رئيس المنظمة.

في جوهره ، البروتوكول هو ملخص للاجتماع. يمكن أن يصبح الأساس لمناقشة القضايا التي أثيرت في الاجتماع المقبل. من هذه الوثيقة ، سيتمكن الغائبون عن الاجتماع من استخلاص معلومات قيمة (قد يكونون منفذين مسؤولين لم تتم دعوتهم إلى المناقشة). لذلك ، عند وضع بروتوكول ، من الضروري تضمين النقاط التالية:

• تاريخ ووقت ورشة العمل ؛
• مشاركون؛
• جدول الأعمال وتنفيذه ؛
• القرارات المتخذة ؛
• الإجراءات المقصودة
• المنفذين المسؤولين
• فترة التنفيذ.

يتم الاحتفاظ بالمحاضر أثناء الاجتماع من قبل السكرتير ، الذي يقوم بتدوين الملاحظات (كتاب الاختزال) أو تسجيل خطابات المشاركين في الاجتماع على جهاز إملاء. يجب أن تكون الصفة المهنية الرئيسية للسكرتيرة هي القدرة على الاستماع ، وهي جودة لا تُقدَّر حقًا في الوقت الحالي. غالبًا ما يبدأ معظم الأشخاص في الاجتماع بالتحدث في نفس الوقت. من بين جميع الكلمات التي نستخدمها ، يحمل جزء صغير فقط معلومات موضوعية تستحق التسجيل في مستند. يؤطر العديد من الأشخاص أفكارهم بكلمات تعبر عن شعورهم تجاه الجمهور أو كيف يشعرون تجاه المجموعة. لاستخراج الجوهر من هذا التدفق اللفظي يتطلب تركيزًا كبيرًا من الاهتمام ، بالإضافة إلى معرفة العمليات التجارية الرئيسية للمؤسسة. سنقدم عددًا من التوصيات لأولئك الذين يسجلون:

• إدراك الحقائق والأفكار وليس الكلمات فقط ؛
• الاستماع إلى الكلمات حول الإجراءات: المنفذة أو المتوقعة أو الموافق عليها ؛
• لاحظ الكلمات التي تتحدث عن التغييرات المحتملة ؛
• لا تتردد في سؤال الحاضرين إذا لم تفهم أو تفهم القرار الذي تم اتخاذه أثناء المناقشة النشطة أو الإجراء القادم ؛
• قبل الانتقال إلى النقطة التالية للمناقشة ، لخص النقطة السابقة. في الوقت نفسه ، كقاعدة عامة ، يطلب الرئيس قراءة مسودة القرار بصوت عالٍ ، وإذا لزم الأمر ، يجري تعديلات عليه (تجدر الإشارة إلى أنه إذا تم إنشاء مجموعة عمل للاجتماع ، فعندئذ يجب أن تعد هي مشروع القرار) ، وتشمل مهمة السكرتير التثبيت فقط قرارفي مشروع البروتوكول.

يحتوي تصميم البروتوكول على عدد من الميزات. إذا استمر عدة أيام ، فستشير الشرطة إلى تاريخ بدء الاجتماع وانتهائه. رقم البروتوكول هو الرقم التسلسلي لاجتماع هيئة الزمالة منذ بداية العام.

بروتوكول علاماترئيس مجلس الإدارة والسكرتير. في المناسبات الهامة بشكل خاص ، ينبغي للمتحدثين تصادقالبروتوكول ، يتم تثبيت التأشيرات على الهامش الأيسر من المستند ، على مستوى تسجيل الأداء.
المواد المقدمة للدراسة مرفقة بالبروتوكول: الشهادات ، التقارير ، المشاريع ، إلخ ، والتي يتم وضعها كمرفقات.

كقاعدة عامة ، يعتمد الوقت المخصص لإعداد البروتوكول على نوع الاجتماع ويجب تحديده في اللوائح المحلية للمؤسسة. عادة ما يتم الانتهاء من المحضر في غضون ساعات قليلة بعد الاجتماع أو في اليوم التالي ، في حين أن ذكرى مناقشة السكرتير والرئيس وجميع الحاضرين ما زالت جديدة.

يجب إرسال نسخة من المحضر لجميع المشاركين في الاجتماع ، وإلى المسؤولين التنفيذيين بشأن قضايا محددة الذين لم يكونوا حاضرين في الاجتماع ، مقتطف من المحضر ،والتي ستشمل فقط المعلومات اللازمة لتنفيذ الأمر. عينة إصدار مستخرج من محضر اجتماع الإنتاج مذكور في المثال 5. يجب تحديد توقيت توزيع نسخة من المحضر على المشاركين في الاجتماع أو مقتطف من المحضر في اللوائح المحلية للمؤسسة.

عادة، نسخة من البروتوكول يتم عمل نسخة من البروتوكول الأصلي موقعة من قبل رئيس الاجتماع وسكرتير الاجتماع. في هذه الحالة ، في الزاوية اليمنى العليا من المستند ختم "نسخ"، وليس "نسخة صحيحة" ، كما هو الحال في العديد من المنظمات ، وفي نهاية البروتوكول ، يتم تقديم مذكرة شهادة وفقًا لـ GOST R6.30-2003: عند التصديق على نسخة من المستند ، يتم لصق تسجيل الشهادة أسفل سمة "التوقيع" "صحيح" ، موقف الشخص الذي صدق على النسخة ، توقيعه الشخصي واسمه الكامل (الأحرف الأولى من الاسم واللقب) وتاريخ التصديق(انظر المثال 6). في الوقت نفسه ، يجب منح الشخص الذي لديه الحق في التصديق على نسخ من البروتوكولات هذه الصلاحيات من قبل السلطات المحلية أنظمةالمؤسسات ، على سبيل المثال ، يمكن أن ينعكس ذلك في تعليمات عمل المكتب.

يُسمح بنسخة من البروتوكول (بالإضافة إلى مقتطف من البروتوكول) التصديق مع الختمالمنظمة حسب تقديرها. ولكن ، كقاعدة عامة ، لا يتم ختم نسخ المستندات (على المقتطفات) المستخدمة داخل المنظمة. لذلك ، ليس الأمر كذلك في المثالين 5 و 6.

إذا كنت تقوم بعمل نسخة من بروتوكول متعدد الصفحات ، فيجب أولاً وميض الأوراق المنسوخة من المستند ، وفي هذه الحالة يتم تسجيل الشهادة على الجانب المعاكسالصفحة الأخيرة من المستند. في الممارسة العملية ، لا يتم وميض النسخ متعددة الصفحات المستخدمة فقط داخل المؤسسة.

يتحكم محدد زمنيًا وموضوعيًا. تقع مسؤولية التحكم في الوقت على عاتق خدمة إدارة السجلات ، ويتم التحكم بشكل أساسي بواسطة المشرف المباشر. في الاجتماع التالي ، يمكن إبلاغ الموظفين بشأن تنفيذ قرارات الاجتماع السابق.

وفقا للفن. 5 من قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات (2000) ، تم إنشاء ما يلي فترات تخزين البروتوكول :

• بروتوكولات الجامعة الهيئة التنفيذيةالمنظمات (المجالس ، المجالس ، المديريات ، المجالس ، إلخ) - باستمرار ؛
• بروتوكولات الهيئات العلمية والخبيرة والمنهجية والاستشارية للمنظمة (اللجان ، واللجان ، والمجالس ، وما إلى ذلك) - باستمرار ؛
• محاضر الاجتماعات مع رئيس المنظمة - باستمرار ؛
• محاضر اجتماعات التعاونيات العمالية للمنظمة - باستمرار ؛
• محاضر اجتماعات الأقسام الهيكلية للمنظمة - 5 سنوات من EIC ؛
• البروتوكولات الاجتماعات العامةالمساهمين والمساهمين - باستمرار.

تحتوي معظم البروتوكولات على فترة تخزين دائمة ، والتي تحدد أهمية العمل مع هذا النوع من المستندات في المؤسسة. لذلك ، من المهم ليس فقط تخزين الأرشيف ، ولكن أيضًا تنظيم التخزين التشغيلي للبروتوكولات في المؤسسة وفقًا للتسميات المعتمدة للحالات.

إدارة الوثائق الإلكترونية والاجتماعات: ما هو المشترك بينهم؟

الشركات تدرك بشكل متزايد الحاجة إلى الإدارة الفعالة. يهدف إدخال أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) إلى هذا. نلفت انتباهك إلى حقيقة أنه يوجد في العديد من EDMS وحدة مصممة لأتمتة سير العمل المصاحب لاجتماعات هيئات الإدارة الجماعية. إنه قادر على حل المهام التالية بشكل فعال:

• التخطيط والإعداد للاجتماعات ؛
• تزويد المدير بأدوات ملائمة لتحليل الاجتماعات السابقة ؛
• الرقابة على تنفيذ القرارات المتخذة نتيجة الاجتماع.

بشكل أو بآخر (حسب المواصفات المحددة برمجة) يمكن تنفيذ الوظائف التالية:

• تشكيل مشروع جدول الأعمال؛
• إرسال رسائل إلى المنفذين المسؤولين عن إعداد مسودات القرارات ؛
• الحصول على مشروعات القرارات والشهادات من المسؤولين التنفيذيين ؛
• تشكيل حزمة من الوثائق للاجتماع ؛
• توزيع حزمة من الوثائق على المشاركين في الاجتماع ؛
• توزيع الدعوات وجداول الأعمال ؛
• تشكيل محضر الاجتماع.
• متابعة تنفيذ قرارات الاجتماعات.

إذا تم تنفيذ كتلة كاملة لأتمتة التحكم في تنفيذ التعليمات في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ، فإنها تتيح لك إنشاء التقارير اللازمة. كقاعدة عامة ، يمكنك تحديد ما يلي:

• إف. س. القائد الذي أعطى الأمر ؛
• إف. O. المنفذ المسؤول ؛
• الموعد النهائي لتنفيذ الأوامر ؛
• الطلبات المتأخرة.

تم تصميم الاستخدام السليم لنظام EDMS لتسهيل عملنا وإتاحة الوقت لحل المشكلات التي لا تستطيع الآلات مواجهتها بعد.

* * *

معتبرا أن المدير التنفيذيتنفق مؤسسة كبيرة في المتوسط ​​17 ساعة في الأسبوع ، المدير التنفيذي- 23 ساعة ، والمدير المتوسط ​​- 11 ساعة في الأسبوع للمشاركة في الاجتماعات ، فإن فعالية اجتماعاتهم يمكن أن توفر الكثير من الوقت والطاقة المفيدة. ومساهمتك في هذه القضية النبيلة يمكن أن تكون كبيرة!