Przy tworzeniu jakiejkolwiek dokumentacji wymagane jest uważne monitorowanie i weryfikacja przez specjalistę z działu księgowości. Jakość wypełniania linii księgowych, czyli rejestrów księgowych, zależy od poprawności ich konstrukcji i zawartości. Podczas wykonywania jakichkolwiek transakcji dotyczących nieruchomości lub środki finansowe organizacja musi z nich korzystać.

Rejestry księgowe w rachunkowości: czym one są?

Rejestr księgowy to dokument, w którym informacje są prezentowane w formie tabeli w oficjalnie ustalonej formie.

Jest on opracowany w taki sposób, aby wszystkie dane dotyczące majątku przedsiębiorstwa, jego finansów oraz źródeł ich pochodzenia były szczegółowe i kompletne. Ten rodzaj dokumentacji jest wymagany do rejestrowania działań w księgowości.

Wszystkie informacje pochodzą z pierwotnego i dokumentacja podsumowująca. Prace te wykonuje specjalista z działu księgowości.

Prowadzi ewidencję dokumentacji, a także kontroluje działalność przedsiębiorstwa. Wyniki działań zapisywane są następnie w raporcie będącym efektem pracy za dany okres sprawozdawczy.

Rejestry księgowe reguluje ustawa federalna nr 402. Wszystkie ich odmiany są w nim zapisane. Warto zaznaczyć, że nie wszystkie z nich są wymagane do stosowania działalność zawodowa. Istnieją jednak wyjątki w postaci dokumentów, które należy uzyskać, zgodnie z ustaleniami różnych działów.

Każdy rejestr musi zostać uzgodniony z kierownictwem organizacji. Rejestrowane są wszystkie rodzaje rejestrów, z których korzystają pracownicy firmy polityka rachunkowości.

Kryteria wyodrębnienia ksiąg rachunkowych

Zdaniem ekspertów rejestry księgowe dzielą się na kilka kryteriów:

Ze względu na cel wyróżniają się:

• Chronologiczny. Należą do nich tabele obliczeniowe dla różnych operacji działalność gospodarcza. W takim przypadku rozliczenie przeprowadza się w momencie ich pojawienia się. Z tego powodu nie wymagają dodatkowej systematyzacji. Mogą to być również rejestry, dzienniki pokładowe i tak dalej;
• Systematyczny. W nich rejestracja danych odbywa się w kontekście znaków grupujących. W rejestrach systematycznych wszelkie informacje muszą być szczegółowe i dokładne. Suma obrotów w rejestrach chronologicznych nie powinna więc różnić się od sumy obrotów w rejestrach systematycznych;
• Połączone lub zsynchronizowane. Informacje są rejestrowane w porządku chronologicznym, a następnie, według kolejności zarządzania, usystematyzowane.

Podsumowując dane, eksperci identyfikują:

• Zintegrowany. Zatem przede wszystkim księgowy przegląda podstawowe dokumenty, a następnie raporty na ich temat;
• Zróżnicowany. Dokumenty podstawowe są rozpatrywane po zgłoszeniu, czyli od ogólnego do szczegółowego.

Wygląd jest także szczególnie ważnym kryterium przy rozdzielaniu rejestrów. Rozważa się je w określonej formie, na przykład:

• Książka. Rejestr jest dokumentem posiadającym kolumny. Musi być również związany lub sznurowany. Ten dokument musi zawierać podpis głównego księgowego;
• Karta. Formularz przygotowany przez księgowego w formie tabeli;
• Bezpłatny arkusz. Jest to pewna liczba tabel wypełnionych w formularzach. Główną różnicą w stosunku do kartki jest to, że po opisaniu wszystkich wymaganych informacji, wolne kartki po wszelkich przygotowaniach przekazywane są do oprawy lub zszycia;
• Nośniki maszynowe. Takie dokumenty nie są papierowe, ale elektroniczne. Są niezbędne do uporządkowania różnych informacji.

Warto zaznaczyć, że należy dokonać wpisu do rejestrów. Stanowią kompletną i szczegółową listę kart oraz luźnych arkuszy. Jeśli więc zgubiłeś jedną z kart, możesz jej użyć, aby znaleźć brakującą.

Ponadto wielu doświadczonych księgowych koncentruje się na wyglądzie kart:

• Umowny. Taki dokument ma tylko stronę główną. Kolumny „Debet” i „Kredyt” znajdują się obok siebie. Dzięki temu każdy specjalista może z łatwością monitorować stan kont firmowych organizacji;
• Spis. Tego typu karty są niezbędne do prowadzenia księgowości aktywa materialne firmy. Dlatego specjaliści muszą wprowadzić do niej kolumnę „Saldo”, konieczne jest uwzględnienie pozostałych środków dowolnej nieruchomości. Oprócz tej kolumny są jeszcze dwie: „Przychodzące” i „Wydatki”. Każdy z nich należy podzielić na dwie kolumny, a mianowicie: „Ilość” i „Ilość”. Tytuł karty reprezentuje standard akcji, aby specjalista mógł zrozumieć, ile środków posiada firma;
• Wielokolumnowy. Karty takie są niezbędne do rejestracji transakcji biznesowych przeprowadzanych w przedsiębiorstwie.

• Syntetyczny. Rejestrują wszystkie transakcje w kategoriach pieniężnych. Przykładem takiego dokumentu może być księga główna;
• Analityczny. Rejestry takie ujawniają bardziej szczegółowo informacje z rejestrów syntetycznych. Używają innych typów liczników;
• Złożony. Łączą rachunkowość syntetyczną i analityczną, a także reprezentują zbiór informacji chronologicznych i systematycznych. Przykładem takiej dokumentacji są czasopisma.

Zatwierdzenie rejestrów: zamówienie

Zanim utworzysz rejestr księgowy, musisz go zatwierdzić. W tym celu w przedsiębiorstwie sporządzane jest zamówienie.

Aby go wydać:

• Przede wszystkim główny księgowy musi opracować formularze rejestrowe księgowość;
• Następnie dokumenty należy przedstawić kierownikowi organizacji, aby mógł je zatwierdzić;
• Następnie Główny księgowy opracowuje zamówienie w formie tabeli, w której zapisane są podstawowe niezbędne dane:

1. Numer konta;
2. Jego nazwa;
3. Podstawowe parametry detalowania: rachunkowość syntetyczna i analityczna;
4. Tworzenie rejestrów księgowych: analiza konta, SALT, karta do konta kredytowego, karta do konta;
5. Imię i nazwisko specjalisty odpowiedzialnego za prowadzenie rejestru.

Zlecenie prowadzenia księgi rachunkowej jest konieczne, gdyż mogą tego wymagać pracownicy Służba Podatkowa podczas przeprowadzania kontroli.

Rejestry księgowe

• Karty do księgowania środków trwałych lub grupowego księgowania środków trwałych;
• Wyciągi mogą być zbywalne, dotyczące obrotu majątkiem niefinansowym, akumulacyjne, dotyczące odbioru i spożycia produktów spożywczych;
• Księga główna, księga rachunkowa różnych składników majątku przedsiębiorstwa;
• Dziennik transakcji na określonym rachunku, aktywami finansowymi, rozliczeń osoby odpowiedzialne lub inna działalność w przedsiębiorstwie;
• Różne rejestry.

Rejestry księgowe mogą być sporządzane w formie papierowej lub elektronicznej. Jednocześnie musi posiadać cyfrowy podpis kierownika i głównego księgowego.

Księgowość ma obowiązek uzasadniać swoje zapisy dokumentami. Dokument księgowy to papierowy lub komputerowy nośnik informacji, który daje prawo do sporządzania Transakcja biznesowa lub potwierdzenie faktu jego wykonania.

Znaczenie dokumentów jest szczególnie duże dla wstępnej i późniejszej kontroli legalności transakcji biznesowych, a także dla bardziej efektywnego wykorzystania materiałów, pracy i zasoby finansowe organizacje. Dokumenty stanowią pisemny dowód przy rozpatrywaniu roszczeń oraz roszczeń w sądach i arbitrażach. Dokumenty odgrywają ważną rolę w monitorowaniu bezpieczeństwa mienia. Przyjęcie i wydanie pozycji magazynowych oraz Pieniądze, sporządzone na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów, zapobiega możliwości nadużyć.

Dokumenty pierwotne należy sporządzić w momencie zawarcia transakcji lub jeżeli nie jest to możliwe bezpośrednio po jej zakończeniu. Aby kontrolować i usprawniać przetwarzanie danych w oparciu o dokumenty pierwotne skonsolidowany Dokumenty księgowe. Przy sprzedaży towarów (produktów) za gotówkę dozwolone jest sporządzanie dokumentu pierwotnego przynajmniej raz dziennie na podstawie paragonów pieniężnych i innych podobnych dokumentów.

Odpowiedzialność i kontrola nad bieżącymi transakcjami biznesowymi oraz ich rejestracją w dokumentach podstawowych spoczywa na kierowniku organizacji.

Gotówka i dokumenty rozliczeniowe, finansowe i zobowiązania kredytowe muszą być poświadczone przez dwie osoby posiadające prawo do podpisania się na nich zgodnie z listą zatwierdzoną przez kierownika: pierwszy podpis osoby reprezentującej funkcję ogólnego zarządu, drugi - osoby reprezentującej funkcja księgowa w zarządzaniu organizacją. W przypadku braku głównego księgowego kierownik wyznacza osobę, która ma prawo podpisywać dokumenty w drugiej kolejności i ponosi odpowiednią odpowiedzialność.

Operacjom związanym z przyjmowaniem i wydawaniem funduszy, aktywów materialnych i innych przedmiotów majątkowych towarzyszy przygotowanie dokumentu pierwotnego oraz uczestniczące w nim osoby i przedstawiciele osoby prawne muszą otrzymać jego prawnie kompletne kopie. Powierza się to organizacji, która formalizuje taką operację.

Dokumenty pierwotne uznaje się za dowód, jeżeli zawierają: wymagane szczegóły: nazwa dokumentu, data i miejsce jego sporządzenia; nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument; treść i ilościowy pomiar transakcji biznesowej (w ujęciu fizycznym i pieniężnym); nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie i realizację transakcji biznesowej; podpisy osobiste lub inne znaki jednoznacznie identyfikujące osobę, która dokonała transakcji.

W zależności od charakteru transakcji biznesowej i systemu przetwarzania danych, w dokumentach podstawowych mogą znajdować się dodatkowe szczegóły.

Podstawowe i skonsolidowane dokumenty księgowe można sporządzać na nośnikach papierowych i komputerowych. W tym drugim przypadku organizacja sporządzająca takie dokumenty zobowiązana jest na własny koszt i we własnym zakresie sporządzić ich kopie na nośniki papierowe na żądanie swoich klientów, organów regulacyjnych lub sądowych.

Osoby, które sporządziły i podpisały dokumenty pierwotne, odpowiadają za ich terminowe i prawidłowe sporządzenie, prawdziwość informacji w nich zawartych, a także za ich przekazanie terminy znaleźć odzwierciedlenie w rachunkowości.

Niedopuszczalne są zmiany w dokumentach pierwotnych, które nie zostały potwierdzone przez uczestników transakcji biznesowej. Nie powinno być żadnych korekt w dokumentach pieniężnych (bankowych i gotówkowych).

Czas przetwarzania informacji i jakość księgowości zależą od przepływu dokumentów, ich przemieszczania się od momentu kompilacji do dostarczenia do archiwum. Kolejność, terminy i trasy przekazywania dokumentów są zapisane w harmonogramie. Obieg dokumentów należy budować według racjonalnego schematu, uwzględniającego jak najmniejszą liczbę organów pośredniczących i minimalny czas przebywania dokumentów w każdym z nich.

Obecnie tryb stosowania i przetwarzania podstawowych dokumentów księgowych regulują następujące przepisy:

1. Ustawa Federacji Rosyjskiej „O rachunkowości”. Określono możliwość samodzielnego tworzenia przez organizację formularzy pierwotnych dokumentów księgowych i procedurę ich zatwierdzania (art. 6) oraz podstawowe wymagania dotyczące stosowania i wykonywania podstawowych dokumentów księgowych (art. 9).

2. Przepisy o rachunkowości i sprawozdania finansowe V Federacja Rosyjska(zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 34).

Zawiera:

Wymagania dotyczące stosowania i wykonywania podstawowych dokumentów księgowych, w tym stosowania narzędzi automatyzacji, dokonywania korekt podstawowych dokumentów księgowych i monitorowania zgodności ustalone wymagania w sprawie dokumentowania transakcji gospodarczych (pkt 12-18 ust. 2);

Wymagania dotyczące procedury przechowywania dokumentów księgowych (klauzule 98-101 ust. 6).

Wraz z wejściem w życie ustawy o rachunkowości w Federacji Rosyjskiej oraz Regulaminu rachunkowości i sprawozdawczości finansowej Federacji Rosyjskiej dokument ten nie stracił mocy, a jego wymagania należy uwzględnić przy dokumentowaniu transakcji biznesowych.

4. Decyzja Archiwum Federalnego i Państwowej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej „W sprawie zmiany okresów przechowywania dokumentów księgowych” ustaliła nowe okresy przechowywania dokumentów.

5. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej nr 835 „W sprawie podstawowych dokumentów księgowych” oraz Dekret Ministerstwa Finansów nr 27n i Państwowego Komitetu Statystyki Federacji Rosyjskiej nr 57a „W sprawie zatwierdzenia procedury stopniowego wprowadzania w organizacje, niezależnie od formy własności, działające na terytorium Federacji Rosyjskiej, ujednolicone formy podstawowy dokumentacja księgowa„, które zostały wydane zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości w celu ujednolicenia form podstawowej dokumentacji księgowej:

Określono procedurę stopniowego wprowadzania ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej w organizacjach;

Zatwierdzono nowe formy dokumentów podstawowych oraz wymagania dotyczące ich stosowania i wykonywania.

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej nr 57a i Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 27n określają następujące działy rachunkowości, dla których wprowadzane są nowe formy jednolitej dokumentacji księgowej, a mianowicie rachunkowość:

Produkty i surowce rolne;

Praca i jej zapłata;

Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne;

Materiały;

Przedmioty o niskiej wartości i nadające się do noszenia;

Praca przy budowie kapitału;

Praca maszyn i mechanizmów budowlanych;

Praca w transporcie drogowym;

Wyniki inwentaryzacji;

Transakcje gotówkowe;

Operacje handlowe.

Przedsiębiorstwa otrzymują prawo do wprowadzania dodatkowych danych do ujednoliconych formularzy (z wyjątkiem formularzy do ewidencji transakcji gotówkowych). Niedozwolone jest jednak usuwanie poszczególnych danych z ujednoliconych formularzy. Kolumny i linie można rozszerzać i zawężać biorąc pod uwagę znaczenie wskaźników, można dołączyć dodatkowe linie i luźne arkusze dla ułatwienia umieszczania i przetwarzania informacji. Przewiduje to Procedura stosowania ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzona Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej nr 20.

Rejestry księgowe

Informacje wymagane do odzwierciedlenia na rachunkach księgowych, zawarte w podstawowych dokumentach przyjętych do rachunkowości, są koniecznie gromadzone i usystematyzowane w rejestrach księgowych.

Jak podano cm. 6 ustawy federalnej Rosji N 129-FZ rejestry księgowe mają na celu usystematyzowanie i gromadzenie informacji zawartych w dokumentach podstawowych przyjętych do rachunkowości, w celu odzwierciedlenia w rachunkach księgowych i sprawozdaniach finansowych.

Gromadzi się je w specjalnych księgach (czasopismach), na odrębnych arkuszach i kartach, w postaci schematów maszynowych uzyskanych przy użyciu technologii komputerowej, a także na taśmach magnetycznych, dyskach, dyskietkach i innych nośnikach komputerowych.

Transakcje biznesowe muszą być odzwierciedlone w rejestrach księgowych w porządku chronologicznym i pogrupowane według odpowiednich kont księgowych. Prawidłowe odzwierciedlenie transakcji w rejestrach księgowych zapewniają osoby, które je sporządziły i podpisały.

Podczas przechowywania rejestrów księgowych należy je chronić przed nieuprawnionymi korektami. Korekta błędu w księdze księgowej musi być uzasadniona i potwierdzona podpisem osoby, która dokonała korekty, ze wskazaniem daty dokonania korekty.

Treść ksiąg rachunkowych i wewnętrznych raportów księgowych stanowi tajemnicę handlową. Osoby mające dostęp do informacji zawartych w księgach rachunkowych i wewnętrznych raportach księgowych zobowiązane są do zachowania tajemnicy. Za ich ujawnienie ponoszą odpowiedzialność określoną w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej.

Organizacja ma obowiązek przechowywania dokumentów podstawowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych. Okresy przechowywania są określone w przepisach dotyczących organizacji państwowych spraw archiwalnych i wynoszą co najmniej pięć lat.

Robocze plany kont, instrukcje księgowe, procedury kodowania, programy do komputerowego przetwarzania danych wskazujące okresy kalendarzowe do ich stosowania muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat od roku sprawozdawczego.

Formularz nakazu pamięci

Kolejność łączenia rejestrów księgowych, ich wygląd, kolejność wpisów w nich, użycie urządzeń liczących, konstrukcja dokumentów i schemat przepływu dokumentów charakteryzują formę prowadzenia ksiąg rachunkowych lub formę rachunkowości.

Poprzednikiem nowoczesnych formularzy jest forma rachunkowości na zamówienie. W takim przypadku na podstawie dokumentów pierwotnych lub wyników zbiorczych zestawień jednorodnych transakcji gospodarczych, udokumentowanych tymi dokumentami, sporządzane są zarządzenia pamiątkowe. Wskazują numer, datę, treść wpisu, kody (cyfry) obciążanych i uznawanych rachunków księgowych oraz kwotę transakcji.

Zamówienia pamiątkowe odnotowuje się w dzienniku ewidencyjnym, w którym odnotowuje się numer zamówienia, jego datę oraz łączną kwotę w kolejności kalendarzowej (za każdy miesiąc osobno). Na koniec miesiąca obliczana jest całkowita suma dziennika rejestracyjnego, która jest punktem kontrolnym. Musi pokrywać się z sumą obrotów debetowych i kredytowych w arkuszu obrotów rachunków rachunkowość syntetyczna.

Dane z zamówień kasacyjnych księgowane są na kontach syntetycznych w Księdze Głównej. W nim dla każdego rachunku podawane są osobne arkusze, które wskazują saldo otwarcia na tym rachunku, obrót debetowy w podziale na odpowiadające rachunki uznane oraz obrót kredytowy podzielony na odpowiadające im rachunki obciążone.

Na podstawie tej księgi sporządzany jest arkusz obrotów dla syntetycznych rachunków księgowych, który służy celom kontrolnym w celu uzyskania uogólnionych informacji o majątku, kapitałach, pasywach, ich zmianach oraz jako materiał do sporządzania sprawozdań finansowych.

Rachunkowość analityczna jest oddzielona od rachunkowości syntetycznej i prowadzona jest na kartach, w księgach i wyciągach.

Formularz księgowy Journal-Home

Ta forma rachunkowości jest rodzajem formularza zamówienia pamiątkowego. Stosowany w małych organizacjach. Zgodnie z nim nakazy pamiątkowe wraz z dołączonymi do nich dokumentami stanowią podstawę zapisów na rachunkach syntetycznych i rachunkowość analityczna. Rachunkowość syntetyczna prowadzona jest w księdze dziennika-głównego. Łączy w sobie chronologiczną i systematyczną rejestrację zamówień pamiątkowych. Na koniec miesiąca naliczany jest obrót na rachunkach. Suma w kolumnie „Kwota obrotu” powinna być równa sumie obrotów debetowych i kredytowych dla wszystkich rachunków. Jednocześnie wyświetlane są salda rachunków stanowiących podstawę do sporządzenia salda.

Rachunkowość analityczna prowadzona jest w księgach lub na kartach. W przypadku analitycznych rachunków księgowych sporządzane są arkusze obrotów, których wyniki porównuje się z danymi syntetycznych rachunków księgowych w księdze Journal-Main.

Formularz zamówienia czasopisma

W formie księgowania według dziennika dane dokumentu są rejestrowane bezpośrednio lub za pomocą zestawień pomocniczych służących do wstępnego grupowania danych źródłowych w zamówieniach dziennika. Te ostatnie to stoły w kształcie szachownicy budowane na kredyt. Kolumny wskazują rachunki obciążone i kwoty transakcji.

Arkusze zamówień wykorzystywane są przez cały miesiąc w celu odrębnego rejestrowania transakcji. konto syntetyczne lub kilka połączonych ze sobą kont. Sumy za miesiąc arkusza zleceń pokazują kwotę obrotu kredytowego na tym rachunku syntetycznym, w podziale na rachunki debetowe. Każdy indywidualny dziennik zamówień jest rejestrem księgowości chronologicznej i systematycznej. Z pewnymi skrótami podany jest wzór zlecenia dziennika uznania rachunku 51 „Rachunek bieżący”.

Taka zasada konstrukcji ksiąg rachunkowych pozwala na jednoczesną ewidencję na dwóch rachunkach, co eliminuje powtarzalność obrotów w księgach, oszczędza pracę oraz wprowadza harmonię i porządek w księgach.

Na koniec miesiąca wyniki dzienników zamówień przekazywane są do Księgi Głównej, która jest otwierana na dany rok. W nim obrót debetowy każdego rachunku syntetycznego jest odzwierciedlony w korespondencji z kredytem odpowiednich rachunków, a obrót kredytowy jest rejestrowany w jednym całkowita kwota(patrz wyżej). W ten sposób dzienniki zamówień i Księga Główna uzupełniają się i zapewniają szczegółową korespondencję dotyczącą obciążeń i kredytów każdego indywidualnego rachunku syntetycznego.

W przypadku wielu kont księgowych arkusze zamówień są łączone z wyciągami debetowymi. Rejestrują obroty debetowe w korespondencji z rachunkami uznawanymi.

Wyciągi zbiorcze dotyczące obciążenia rachunków mają wartość pomocniczą. Służą do prowadzenia rachunkowości analitycznej w ujednolicony system ewidencje z rachunkowością syntetyczną, a także do gromadzenia kwot na uznaniu rachunków. Kwoty za miesiąc są czasami przenoszone z wyciągów do arkuszy zamówień.

Pomocnicze wyciągi obciążeniowe prowadzone są według rachunków: 60 „Rozliczenia z dostawcami i kontrahentami”, 50 „Gotówka”, 51 „Rachunek bieżący”, 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi” itp.

Połączenie rachunkowości syntetycznej i analitycznej, na przykład dla konta 60, zapewnia fakt, że w dzienniku zamówień dla każdego zlecenia płatniczego rejestrowane są materiały skapitalizowane, a na wyciągach w tych samych wierszach dokonywane są zapisy dotyczące płatności tych zamówień. Ta procedura rejestracji księgowej pozwala zrezygnować z przygotowywania zestawień obrotów i bilansów dla analitycznych kont księgowych.

W niektórych przypadkach możliwe jest połączenie rejestrów syntetycznych i analitycznych ważna cecha oraz godność formy rachunkowości na zlecenie.

Jednak ta forma rachunkowości nie wyklucza konieczności stosowania odrębnych analitycznych rejestrów księgowych (książek, kart) dla tych rachunków, dla których dzienniki zamówień i wyciągi uzupełniające nie mogą w pełni oddać niezbędne informacje do zarządzania operacyjnego i kontroli działalności gospodarczej organizacji. Dlatego, aby uwzględnić materiały, konieczne jest posiadanie danych o ruchu sald dla każdego towaru. W związku z tym rachunkowość analityczna prowadzona jest w odrębnych rejestrach, co powoduje konieczność sporządzania na ich podstawie zestawień obrotów lub bilansów w celu uzgodnienia z rachunkami syntetycznymi.

Na podstawie zweryfikowanych danych z Księgi Głównej, niektórych dzienników zamówień i analitycznych rejestrów księgowych sporządzane są sprawozdania finansowe.

Ponieważ dzienniki zamówień mają formę tabel wielowykresowych, wskazane jest ich wypełnianie na odpowiednich maszynach. Zastosowanie takich maszyn jest szczególnie efektywne przy zestawieniu arkuszy zamówień z wyciągami debetowymi. Maszyny księgowe pozwalają, jednocześnie z grupowaniem transakcji według rachunków w rejestrach księgowych, wyświetlać salda i obliczać wyniki zapisów chronologicznych (wierszami) i systematycznych (kolumnami) w jednym kroku roboczym.

Nie oznacza to, że przy powyższej formie rachunkowości nie da się racjonalnie korzystać z innych komputerów, należy jednak mieć na uwadze, że konstrukcja dzienników zamówień i kolejność w nich zapisów musi być dostosowana do określonych rodzajów dostępnego sprzętu obliczeniowego . Ogólny wymóg dotyczący rejestrów w tych warunkach polega na tym, że muszą one mieć formę arkuszy papieru o standardowym formacie, a nie książek (zeszytów); wykresy arkuszy pod względem wielkości i rozmieszczenia odpowiadają możliwościom operacyjnym komputerów.

Rosyjskie Ministerstwo Finansów opracowało zalecenia dotyczące stosowania ujednoliconej formy rozliczania dziennikowego dla następujących rodzajów działalności: przemysł, budownictwo, nauka, zaopatrzenie i sprzedaż. Zalecenia podano w Liście nr 59. Zawierają one wykaz typowych rejestrów tej formy dla dużych i (oddzielnie) małych organizacji.

Rosyjskie Ministerstwo Finansów przyznało ministerstwom i departamentom prawo do samodzielnego opracowywania specjalistycznych rejestrów księgowych dla organizacji w ich systemie, zgodnie z ujednoliconymi rosyjskimi zasadami rachunkowości metodologicznej.

W organizacjach systemu Komitetu Handlu Federacji Rosyjskiej do celów księgowych dostępnych jest pięć standardowych formularzy dzienników zamówień. Rejestry te są tworzone według rachunków i pogrupowane według treści ekonomicznej.

Dziennik zarządzenia nr 1 gromadzi informacje na rachunkach: 01,04,0510,12,20,40 i 41; dziennik nr 2 - dla rachunków: 45, 6063, 71, 72 i 76; zapis dziennika nr 3 – dla rachunków: 50, 51,52, 55, 56,91, zapis dziennika nr 4 dla rachunku 70; zlecenie dziennika nr 5 dla wszystkich pozostałych rachunków planu kont.

Opracowano także arkusz dekodowania zapisów dla każdego standardowego formularza rejestru księgowego.

Formularz księgowy w zautomatyzowanych warunkach pracy

Powszechne wykorzystanie technologii komputerowej doprowadziło do pojawienia się nowych technik i sposobów organizacji rachunkowości. Opracowano zorientowane maszynowo formy rachunkowości. Ich charakterystyczną cechą jest możliwość automatycznego zestawiania schematów maszynowych podsumowujących informacje księgowe w sekcjach niezbędnych do zarządzania, kontroli, analizy i sporządzania sprawozdań finansowych.

Obecnie organizacje są szybko wyposażane w komputery. Umożliwiają gromadzenie danych zarówno bezpośrednio w rejestrach księgowych (karty, czyste arkusze itp.), jak i na komputerowych nośnikach danych (np. Na dysku twardym, dyskietkach).

Stosunkowa łatwość nauki i obsługi pozwala wykorzystywać komputery jako sprzęt osobisty, wyposażać w nie księgowych i na ich podstawie tworzyć zautomatyzowane stacje robocze (AWS) dla księgowych.

Jednym z warunków automatyzacji księgowości jest dostępność programu do rejestrowania i przetwarzania danych księgowych.

Obejmują one rozwój technologii automatycznego otrzymywania i przetwarzania informacji, w tym:

Dokumenty pierwotne przystosowane do ich automatycznego przetwarzania;

Obieg dokumentów przeznaczony do przetwarzania danych uwierzytelniających na komputerach;

kody;

Raportowanie wydarzeń otrzymywane automatycznie;

Programy pracy w zakresie technologii komputerowej;

Mapy technologiczne i instruktażowe formalizujące porządek pracy na wszystkich etapach proces technologiczny przetwarzanie informacji, w tym wykorzystanie otrzymanych komunikatów maszynowych.

Jednocześnie programy rejestracyjne i przetwarzające Informacje księgowe muszą być dostosowane do zasad rachunkowości. Dotyczy to prezentacji ksiąg rachunkowych w formie łatwej do odczytania, braku możliwości dokonywania nieuprawnionych korekt w księgach itp.

Obecnie stworzył się rynek na programy do automatyzacji księgowości wykorzystujące komputery PC. Wszystkie programy umożliwiają kompilację na komputerze zapisy księgowe. Forma komunikatu pamiątkowego z automatu zleceń może być następująca: numer transakcji, data zapisania, rachunek uznaniowy, kwota transakcji i treść transakcji.

Dla każdego z nich na komputerze PC tworzony jest schemat maszyny konto analityczne na odpowiednie konto księgowe syntetyczne. Rejestr ten może mieć następującą treść: Bilans otwarcia, obrót debetowy (lub kredytowy) na podstawie odrębny dokument(balansować). Po każdej transakcji wyświetlane jest nowe saldo. Na koniec miesiąca obliczane są wyniki obrotów w debecie i uznaniu rachunku analitycznego i ustalane jest saldo końcowe.

W podanym na s. 34 wyciągu z maszynogramu pokazuje saldo debetowe na dzień 1 stycznia w wysokości 657 612 020 rubli, wpłata z rachunku bieżącego - 2 369 104 000 rubli. (tego samego dnia) i przybycie materiałów w dniu 06 stycznia w kwocie 2.369.104.000 RUB.

Konta księgi głównej drukowane są pionowo. Oznacza to, że dla każdego rachunku pierwszego rzędu (w razie potrzeby także dla subkont) obroty debetowe i kredytowe podawane są od góry do dołu, wskazując odpowiadające im rachunki. Kody rachunków są najczęściej konstruowane w następujący sposób: pierwsze dwa znaki oznaczają syntetyczny kod rachunku, cztery ostatnie są zarezerwowane dla wskaźników analitycznych. Podczas pracy z obca waluta Numer konwencjonalny jest zwykle drukowany przed syntetycznym kodem konta.

Organizacje samodzielnie wybierają formy i metody rachunkowości w oparciu o ilość prac księgowych, dostępność sprzętu komputerowego i inne warunki. Mogą nie tylko korzystać z rekomendowanych formularzy, ale także opracowywać własne, w tym formularze rejestrów księgowych, programy rejestracyjne i przetwarzające informacje. Jednocześnie muszą przestrzegać ogólnych zasad metodycznych ustalonych centralnie, a także technologii przetwarzania danych księgowych.

Wraz z przejściem na progresywne formy rachunkowości charakter i treść prace księgowe zmniejsza się udział procesów technicznych opartych na pracy fizycznej. Funkcje organizatorów procesu przetwarzania stają się głównymi dla personelu księgowego. informacje gospodarcze, kontrolerów i analityków.

Księgowość

Powrót | |

Rachunkowość opiera się na gromadzeniu i egzekucji dokumentów rejestrujących fakty i zjawiska związane z działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa. Dlatego każdy oficjalny dokument otrzymany przez dział księgowości musi zostać sprawdzony nie tylko pod względem formy i treści, ale także obowiązkowy zarejestrowane i przekazane do archiwizacji. Wszystkie dane finansowe odzwierciedlone w rachunkach, umowach, aktach, fakturach są wprowadzane przez pracownika finansowego przedsiębiorstwa do specjalnego program księgowy, która automatycznie grupuje je w system kont analitycznych i syntetycznych. W ten sposób informacje o przepływach finansowych i zasoby materialne, rejestrowane jest źródło ich otrzymania, a także odzwierciedlana jest informacja o należnościach, rachunki do zapłaty oraz o stanach majątkowych na rachunkach spółki. Innymi słowy, wszystkie dane z pierwotnego i dokumenty wewnętrzne przedsiębiorstwa wprowadzane są do specjalnych tablic księgowych zwanych rejestrami księgowymi.

Co dotyczy rejestrów księgowych

Rejestry księgowe są ważnymi elementami rachunkowości, które pomagają zachować i uporządkować informacje znajdujące odzwierciedlenie w podstawowych dokumentach finansowo-podatkowych. Przeznaczony jest do usystematyzowania transakcji biznesowych na rachunkach księgowych. Rejestry mogą mieć różną konstrukcję zewnętrzną, być zawarte w specjalnych dziennikach, na arkuszach, a obsługa rejestrów może odbywać się przy użyciu technologii komputerowej. Jeżeli do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywane są komputery, należy zadbać o możliwość przedstawienia informacji w formie papierowej.

Do 2013 roku informacje zawarte w księgach rachunkowych dot różne przedsiębiorstwa, stanowiło tajemnicę handlową. Rejestry pełnią dwie główne role w działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. Po pierwsze, wyświetlają całkowitą informację o rachunkach księgowych. Po drugie, dzięki tym dokumentom generowane są sprawozdania finansowe, które odzwierciedlają wyniki działalności przedsiębiorstwa za dany okres.

Formularze rejestracyjne

Do 2013 roku forma rejestrów księgowych miała pojedyncza próbka dla wszystkich podmiotów gospodarczych. Przestrzeganie ogólnie przyjętego formularza było obowiązkowe dla wszystkich osób prawnych. Jednak dzisiaj wszystko zmieniło się radykalnie. Formy rejestrów księgowych są akceptowane przez menedżerów przedsiębiorstw. Pomimo dużych zmian w rejestrach muszą pojawić się pewne informacje, a mianowicie:

• tytuł;
• nazwa przedsiębiorstwa, w którym wypełniony jest odpowiedni rejestr;
• okres, przez który prowadzony był ten rejestr księgowy;
• klasyfikacja obiektów księgowych według określonego typu;
• waluta transakcji;
• stanowisko osób odpowiedzialnych za prowadzenie odpowiedniego rejestru;
• dane osób odpowiedzialnych.

Klasyfikacja rejestrów księgowych

Istnieją trzy główne klasyfikacje rejestrów księgowych. Pierwsza klasyfikacja odzwierciedla cel niektórych rejestrów księgowych. Tam są:

1. Chronologiczny. Zdarzenia, które miały miejsce w działalności gospodarczej, prezentowane są w porządku chronologicznym w czasie (książki rejestracyjne).
2. Systematyczny. Wypełnianie następuje zgodnie z określonymi kontami księgowymi. Skutkuje to pewnego rodzaju systematyzacją działalności gospodarczej (bilans).
3. Połączone rejestry księgowe- są to rejestry łączące dwa poprzednie typy. Stosowanie różnych sposobów rejestrowania transakcji biznesowych sprawia, że ​​prezentacja jest bardziej przejrzysta. Dlatego rejestrowanie list systematycznych i chronologicznych nazywa się połączonymi i zapewnia bardziej wizualną reprezentację informacji.

Klasyfikacja rejestrów księgowych

Rejestry mogą różnić się sposobem podsumowywania informacji:

• Rejestr syntetyczny w rachunkowości– jest to rejestr, w którym przy rejestracji transakcji wskazywana jest jedynie data i kwota.
• Analityczny. Oprócz informacji, które dotyczą szczegółów transakcji, wyświetlany jest określony opis tej transakcji biznesowej.

W celu uzyskania pełniejszych informacji, podobnie jak w przypadku rejestrów łączonych, można łączyć rejestry syntetyczne z rejestrami analitycznymi. W wyniku tego wyświetlenia sumy dla każdego z rejestrów pokrywają się, co uwolni Cię od dodatkowej weryfikacji poprawności obliczeń.

Najnowsza klasyfikacja rejestrów jest wg wygląd:

• Prezentacja książki. Rejestr ma formę księgi, której strony są segregowane w specjalny sposób i dodatkowo ponumerowane. Na końcu umieszcza się odpowiednią pieczęć i podpisy osób odpowiedzialnych za ten rejestr.
• W formie karty. Rejestr ten jest tablicą napisaną na maszynie.
• Na darmowym prześcieradle. Tablica, która podobnie jak książka jest następnie segregowana. Dla rejestrów na wolnych arkuszach prowadzony jest specjalny rejestr, aby uniknąć podmian i innych nielegalnych działań z którejkolwiek strony.
• Na nośnikach maszynowych. Dokument próbka elektroniczna, co potwierdza spec podpis elektroniczny i zapisywane na nośnikach magnetycznych. Głównym celem jest terminowe drukowanie informacje elektroniczne na papierze.

Ochrona rejestrów i naprawianie błędów

Za prawidłowe odzwierciedlenie niektórych zapisów odpowiadają osoby wypełniające i podpisując księgi rachunkowe transakcje księgowe. Odpowiadają także za prawidłowe wyświetlanie informacji na rachunkach dokument księgowy. Należy towarzyszyć przechowywaniu rejestrów niezawodna ochrona przed nieuprawnionym dostępem osób nieuprawnionych, nie posiadających odpowiednich uprawnień do dokonywania takich czynności. Nieautoryzowane poprawki mogą skutkować odpowiedzialnością.

Korekta błędów musi nastąpić we właściwej formie, być uzasadniona, a także potwierdzona podpisem osób dokonujących zmian w rejestrach. Na koniec należy wskazać datę dokonania korekty. Ujawnienie informacji zawartych w rejestrach, których nie można ogłosić publicznie, podlega odpowiedzialności zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem rosyjskim.

Jeśli nagle w dokumencie zostanie wykryty błąd odpowiedzialna osoba ma prawo dokonać własnych korekt, potwierdzonych własnoręcznym podpisem. Element nieprawidłowy przekreśla się pojedynczą linią, aby można go było rozpoznać. Prawidłowa informacja jest zapisana na górze sprostowania. Ponadto osoba odpowiedzialna musi dokonać wpisu do rejestru pisemne wyjaśnienie taką czy inną regulację.

Przykład rejestru księgowego

Dla tych, którzy chcą wiedzieć konkretnie, czym są rejestry księgowe, przykład zostanie przedstawiony poniżej. Bilans jest prawdopodobnie najpowszechniejszym rejestrem w rachunkowości syntetycznej. Stwierdzenie to jest szeroko stosowane przy sporządzaniu bilansu.

Informacje prezentowane są w specjalnej tabeli, która jest podzielona na trzy bloki. Pierwszy blok wyświetla saldo istniejące na początku okresu. Drugi blok zawiera obrót działalnością gospodarczą. Trzeci blok rejestruje saldo uzyskane na koniec okresu. W każdym bloku rejestrowane są dane w formie debetu i kredytu, w wyniku czego kwota w każdej kolumnie musi się zgadzać. Dla tych, którzy są zainteresowani pytaniem, jakie rejestry księgowe są w rachunkowości na przykładzie bilansu, przedstawiono poniższą tabelę.

Sprawdzać	Saldo na początek okresu		Obrót za dany okres		saldo na koniec okresu
	Obciążyć	Kredyt	Obciążyć	Kredyt	Obciążyć	Kredyt
01
02
…
Konkluzja

W polityce rachunkowości, prowadzeniu ksiąg rachunkowych w specjalnie opracowanych programach, można uwzględnić fakt prowadzenia rejestrów w formie formularzy specjalny cel zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, które opierają się na rejestrach programowych. Rejestrami tworzonymi na papierze i na komputerze może być Księga Główna lub bilans, co zostało przedstawione powyżej.

Każde przedsiębiorstwo w trakcie swojej działalności jest obowiązane do stosowania rejestrów księgowych zgodnie z art ustawodawstwo rosyjskie. Na podstawie tych dokumentów generowane jest przyszłe raportowanie za określony okres działalności firmy. Obecność rejestrów jest także konieczna do usystematyzowania ważnych danych księgowych, które uwzględniają wszystkie transakcje gospodarcze danego przedsiębiorstwa.

Opracowywanie formularzy rejestrów handlowych osób prawnych należy do aparatu administracyjnego przedsiębiorstwa, a następnie zatwierdza je kierownik. Na podstawie zgody kierownik firmy wydaje zarządzenie. W przedsiębiorstwach forma państwowa właściwość, ten aspekt został zatwierdzony wyższy autorytet reprezentowany przez Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej.

Do systematyzacji i akumulacji Informacje księgowe zawarte w podstawowych dokumentach księgowych przyjętych do rachunkowości i odzwierciedlone w rachunkach księgowych, stosowane są rejestry księgowe.

Rejestry księgowe to tablice specjalnego formularza przeznaczone do ewidencji księgowej opartej na dokumentach pierwotnych. Praktyka organizacji rachunkowości opiera się na połączeniu różnych rejestrów księgowych. W Prawo federalne„O rachunkowości” zawiera listę możliwych rodzajów rejestrów księgowych w postaci papierowych i komputerowych nośników danych, których zastosowanie w organizacjach zależy od wielkości i specyfiki uwzględnianych obiektów, masowego charakteru transakcji biznesowych , sposób rejestrowania i przetwarzania informacji itp.

Aby zrozumieć istotę rejestrów księgowych, zwykle klasyfikuje się je według pewnych cech, z których głównymi są wygląd, treść i charakter zapisów.

Z wyglądu rejestry księgowe to księgi, karty, luźne arkusze i nośniki komputerowe.

Księgi rachunkowe to tablice ułożone w określony sposób do rejestrowania faktów z życia gospodarczego (transakcji gospodarczych), w zależności od specyfiki przedmiotów obserwacji księgowej, które należy ponumerować, przesznurować i oprawić w oddzielny segregator; na odwrocie ostatniej strony wskazana jest liczba stron w książce, następnie umieszczane są podpisy głównego księgowego i kierownika oraz pieczęć organizacji. Księgi z reguły służą jako rejestry księgowe, gdy lista obiektów księgowych w organizacji jest niewielka. Jednak w przypadku niektórych obiektów księgowych (np. transakcje gotówkowe) wszystkie organizacje prowadzą ewidencję transakcji w księgach ( książeczka kasowa). Uogólnienie ruchu wszystkich obiektów księgowych odbywa się w Księdze Głównej.

Karty to formularze wydrukowane w formie tabeli. Karty można łatwo sortować, są bardziej wizualne, wygodne i bardziej dostępne w użyciu niż książki. Wygląd kart może być różny, ale trzy najczęstsze typy to: kontraktowa, inwentarzowa, wielokolumnowa.

Karty konta mają konstrukcję jednostronną, ponieważ kolumny debetowe i kredytowe są umieszczone obok siebie. Karty takie służą do rejestrowania rozliczeń z prawem i osoby. Obecność równoległych kolumn debetowych i kredytowych pozwala wyraźnie zobaczyć status rozliczeń, tj. kto komu jest winien, za co i ile.

Karty inwentarzowe służą do ewidencji majątku materialnego. Na takich kartach wprowadzana jest kolumna „Saldo”, w której saldo tego rodzaju wartości wskazywane jest po zarejestrowaniu faktu życia gospodarczego (transakcji gospodarczej), zgodnie z otrzymaniem i wydatkowaniem tego rodzaju wartości. Karty te muszą zawierać trzy kolumny: paragon, wydatek i saldo. W tym przypadku każda kolumna jest podzielona na dwie kolumny: ilość i ilość. Aby rozliczyć materiały, surowce itp. Karty takie wskazują limit (standard) zapasów, co pozwala kontrolować dostarczanie przez organizację tych wartości do nieprzerwanego działania.

Karty wielokolumnowe służą do rozliczania kosztów produkcji poszczególnych pozycji (według pozycji kosztorysowych) związanych z wytworzeniem produktów, wykonaniem robót i usług. Całość danych o tych pozycjach umożliwia obliczenie kosztu poszczególnych rodzajów produktów (robot, usług), gdyż karty te są prowadzone dla każdego rodzaju wyprodukowanego produktu, wykonanej pracy i usługi.

Przez cały rok sprawozdawczy karty przechowywane są w specjalnych skrzynkach. Zbiór kart o tym samym przeznaczeniu nazywany jest indeksem kart. Karty w indeksie kart ułożone są według numerów kont, alfabetu, numerów pozycji i innych cech. Zastosowanie specjalnych przekładek i wskaźników (metalowe tabliczki wskazujące litery alfabetu, oznaczenia rachunków itp.) ułatwia ich szybkie odnalezienie. Karty służą głównie do rejestracji księgowej kont analitycznych. W celu zapewnienia bezpieczeństwa kartom rejestruje się je w specjalnych rejestrach, gdzie nadawany jest im numer seryjny. Dzięki temu można sprawdzić ich obecność i tym samym monitorować ich bezpieczeństwo.

Darmowe arkusze, podobnie jak karty, to formularze z wydrukowanymi tabelami, ale o dużych rozmiarach i ilości odzwierciedlonych w nich informacji. W praktyka księgowa Są to głównie różne wypowiedzi. Takie rejestry księgowe służą do podsumowywania jednorodnych informacji, na przykład amortyzacji środków trwałych, zestawień wysyłki (wydania) produktów itp. W celu kontroli bezpieczeństwa tego typu rejestrów księgowych, przechowywane są one w osobnych folderach. Korzystanie z kart i bezpłatnych arkuszy, jakie zapewniają rejestry księgowe świetne możliwości podzielić pracę księgowych i obsadzić ich sprzętem komputerowym.

Nośniki maszynowe jako rejestry księgowe umieszczają dane nie na papierze, ale na nośnikach magnetycznych (taśmy magnetyczne, dyski magnetyczne, dyskietki itp.). Charakterystyka komputerowych nośników danych decyduje również o kolejności ich ułożenia. Korzystając z mediów komputerowych jako rejestrów księgowych, organizacja jest zobowiązana do sporządzania kopii takich rejestrów na papierze (a także dokumentów pierwotnych), w tym na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, sądu i prokuratura.

Ze względu na charakter zapisów rejestry księgowe dzielą się na chronologiczne, systematyczne i łączone.

Chronologiczne to rejestry księgowe, w których rejestrowane są informacje o transakcjach biznesowych w kolejności otrzymania i przetwarzania dokumentów pierwotnych. W rejestrach tych nie następuje grupowanie danych rejestrowanych. Przykładami rejestrów chronologicznych są dziennik transakcji, księga sprzedaży i księga zakupów, w których rejestrowane są odpowiednio faktury za wysłane produkty i zakupione przedmioty wartościowe.

Systematyczne są rejestry księgowe, w których rejestracja transakcji biznesowych jest grupowana według określonych (ustalonych) kryteriów, na przykład grupowanie informacji bezpośrednio w syntetyczne i analityczne konta księgowe. Przykładami takich rejestrów są zestawienie sald materiałów w magazynie (bilans), Księga Główna, która podsumowuje dane ogółem dla wszystkich kont syntetycznych.

Wpisy do chronologicznych i systematycznych rejestrów księgowych muszą się uzupełniać, w wyniku czego suma obrotów rejestrów chronologicznych jest zawsze równa sumie obrotów debetowych lub kredytowych systematycznych rejestrów księgowych.

Jeżeli w jednym rejestrze zostaną dokonane wpisy chronologiczne i systematyczne, wówczas taki rejestr będzie nazywany połączonym. Typowymi przykładami takiego rejestru są „Magazyn-Główny” i wiele magazynów zamówień. Stosowanie połączonych rejestrów księgowych pozwala na większą przejrzystość rachunków, jednocześnie zmniejszając liczbę rachunków.

Rejestry syntetyczne to te, w których wszystkie transakcje są odzwierciedlone w ogólnej formie w mierze pieniężnej. Informacje o transakcjach biznesowych w tych rejestrach księgowych znajdują odzwierciedlenie w kontekście rachunków syntetycznych. Przykładem takiego rejestru księgowego jest Księga Główna.

Analityczne to rejestry księgowe, w których informacje są odzwierciedlane na odrębnych kontach analitycznych, które szczegółowo wyszczególniają zawartość zapisów konkretnego konta syntetycznego. Wpisy do rejestrów analitycznych powinny być bardziej szczegółowe niż wpisy do rejestrów syntetycznych: podaje się tekst objaśniający i, wraz z kosztowymi, wskazuje się w konieczne przypadki liczniki naturalne lub robocizny.

Obecnie powszechne stają się złożone rejestry księgowe, łączące rachunkowość syntetyczną i analityczną, a także zapisy chronologiczne i systematyczne. Stosuje się je na przykład w formie rachunkowości według kolejności dziennika. Połączenie rachunkowości syntetycznej i analitycznej zapewnia automatyczne dopasowanie wyników rachunków syntetycznych i analitycznych oraz eliminuje konieczność sporządzania zestawień obrotów do uzgadniania danych.

Generowanie wiarygodnych i aktualnych informacji o działalności przedsiębiorstwa i udostępnianie ich użytkownikom ważny posiada technikę rejestracji księgowej. Rejestrowanie transakcji gospodarczych w odpowiednich rejestrach księgowych na podstawie dokumentów nazywa się transakcjami księgowania. Wpisów tych dokonuje się na podstawie kwotowania (tzn. wskazania rachunków obciążonych i uznanych w ramach transakcji biznesowej).

Aby uniknąć wielokrotnego rejestrowania informacji w rejestrze księgowym dla tego samego dokumentu, na dokumentach umieszcza się odpowiedni znak przy księgowaniu transakcji w postaci znaku. Często dokument wskazuje stronę rejestru księgowego, na której została zarejestrowana przedłożona transakcja gospodarcza, udokumentowana tym dokumentem. Znaczenie w dokumentach księgowania transakcji ma także znaczenie dla późniejszej weryfikacji poprawności dokonanych zapisów.

W praktyce księgowej stosują różne drogi rachunki w rejestrach księgowych. Wpisy do ksiąg rachunkowych mogą być proste lub kopiowane. Kopiowanie akt stosuje się w przypadkach, gdy konieczne jest posiadanie wydruku lub kopii protokołu.

Wpisy do rejestrów księgowych mogą być realizowane w sposób liniowo-pozycyjny i szachownicowy.

Istotą rejestracji liniowo-pozycyjnej jest to, że obroty debetowe i kredytowe są odzwierciedlone w jednej linii, co jest szczególnie wygodne przy prowadzeniu ewidencji różnego rodzaju obliczeń. Stosowanie tej metody rachunkowości zapewnia monitorowanie terminowości spłat należności i zobowiązań.

Zaletą stosowania rejestracji liniowo-pozycyjnej jest to, że rejestry księgowe z reguły łączą rachunkowość syntetyczną i analityczną. Upraszcza to technikę księgową i zwiększa jej wiarygodność.

Szachowa zasada rejestrowania w rejestrach księgowych polega na tym, że jednocześnie kwota transakcji biznesowej jest odzwierciedlana w rejestrze księgowym poprzez obciążenie i uznanie odpowiednich rachunków. Dzięki tej metodzie rejestracji danych księgowych zwiększa się widoczność i ujawniana jest wewnętrzna zawartość korespondencji rachunkowej. Ta kolejność rejestrowania jest wykorzystywana przy konstrukcji wielu rejestrów (zamówień czasopism) w formie księgowania według kolejności dzienników.

Rejestry księgowe to formularze lub tabele księgowe o określonej formie, przeznaczone do grupowania i rejestrowania danych księgowych dotyczących dostępności środków i przeprowadzanych za ich pomocą transakcji. Są zbudowane zgodnie z zasadą grupowania danych księgowych i odzwierciedlają informacje o majątku będącym w posiadaniu przedsiębiorstwa oraz źródłach jego powstania. Przedsiębiorcy płacący podatek dochodowy muszą także prowadzić rejestry podatkowe.

Dane zawarte w tych dokumentach są niezbędne do uzyskania informacji o sposobie prowadzenia przez przedsiębiorstwo działalności gospodarczej. To rejestry najlepiej spełniają to zadanie, gdyż w nich wszystkie informacje o charakterze gospodarczym są pogrupowane według treści.

Rejestry księgowe wyróżniają się wieloma cechami.

Ze względu na swój wygląd rejestry księgowe dzielą się na karty (księgowe, inwentarzowe), księgi (główne, kasowe), wyciągi (rozliczające amortyzację środków), komputerowe i nośniki cyfrowe (dyski, dyskietki).

Karty to formularze podzielone na kolumny; niezbędne do utworzenia indeksu kart. Są przydatne do grupowania poświadczeń. Istnieją umowy umowne (na przykład ok należności), multigraficzny (na przykład koszty produkcji), inwentarz (księgowość środków trwałych), ilościowo-skumulowany (księgowość aktywów materialnych),

Wyciągi (lub bezpłatne arkusze) służą do ewidencji wszelkiego rodzaju zapisów; stanowią one podstawę współczesnej rachunkowości.

Księgi rachunkowe są numerowanymi i opatrzonymi jednoformatowymi arkuszami z podpisem głównego księgowego. Mają dwukierunkową strukturę (debet/kredyt).

W zależności od ilości informacji są one analityczne, w których prowadzone są zapisy zgodnie z rachunkami, z krótki opis treść transakcji (księgowość aktywów, karty, wyciągi, księgi); syntetyczny, w którym rachunkowość prowadzona jest w kategoriach pieniężnych, bez wyjaśniania tego w tekście (księga główna); łączny.

Ze względu na strukturę rejestry księgowe dzielą się na wykresy równoległe, wykresy sekwencyjne, zamówienia dzienników), wykresy łączone (zamówienia, dzienniki).

W zależności od kolejności zapisu dokumenty mogą być ręczne (karty) i maszynowe (komputerowe).

Ze względu na charakter ewidencji rejestry księgowe dzielą się na chronologiczne (zapisują transakcje według czasu ich wykonania, bez grupowania według rachunków), systematyczne (pogrupowane według określonego systemu, odzwierciedlają operacje o charakterze jednorodnym: księga główna, księga główna, księga główna, bilans zapasów) i łączone (dzienniki zamówień).

Ze względu na konstrukcję są one jednostronne, dwustronne, wielograficzne, szachownicowe i liniowe. Kolumny jednokierunkowe łączą kolumny debetowe i kredytowe (karty konta). Dwustronne posiadają dwie strony rozłożone (po lewej - debetowa, po prawej - kredytowa), służą do rozliczeń w księgach. Rejestry wielografowe są niezbędne, aby móc odzwierciedlać dodatkowe wskaźniki podczas konserwacji (dla przedsiębiorstwa jako całości, oddziałów itp.). Szachy - odzwierciedlają obciążenie jednego konta, uznanie innego (czasopisma, księga główna). Liniowy - pokaż każde konto analityczne w jednej linii.

Rejestry księgowe należy prowadzić rzetelnie, bez poprawek i wymazań. Dokonane w nich wpisy należy dwukrotnie sprawdzić, porównując dane z rejestrów analitycznych i syntetycznych, ponieważ na nich sporządzane są raporty.

Uzgadnianie danych może odbywać się metodą ciągłą lub selektywną. Wszystkie zidentyfikowane błędy muszą zostać poprawione przed sporządzeniem końcowego sprawozdania finansowego. Wykryte błędy można poprawić na następujące sposoby: korekta, dodatkowe nagranie i liczby ujemne. Korekty można dokonać zarówno przed, jak i po obliczeniu wyników, należy pamiętać o sporządzeniu specjalnych zaświadczeń o wpisie danych do Księgi Głównej.