Na podstawie dokumentów źródłowych. Co to jest dokumentacja podstawowa. Obowiązkowe dane „podstawowego”

Działalność każdego przedsiębiorstwa jest ściśle związana z utrzymaniem i przetwarzaniem dokumentacja pierwotna. Jest niezbędny do raportowania, kalkulacji płatności podatków podejmowanie decyzji zarządczych. W artykule zastanowimy się, co to jest - podstawowa dokumentacja w rachunkowości - i jak jest przetwarzana.

Podstawowe koncepcje

Podstawowa dokumentacja w rachunkowości - co to jest? Nazywana jest dowodem na fakt prowizji odzwierciedlonej na papierze. Obecnie gromadzonych jest wiele dokumentów zautomatyzowany system„1C”. Przetwarzanie podstawowej dokumentacji polega na rejestracji i rozliczaniu informacji o zrealizowanych transakcjach gospodarczych.

Rachunkowość podstawowa jest początkowym etapem ewidencjonowania zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie. Transakcje biznesowe to działania, które pociągają za sobą zmiany stanu aktywów lub kapitału organizacji.

Przetwarzanie podstawowej dokumentacji w rachunkowości: przykład schematu

Z reguły w przedsiębiorstwach pojęcie „pracy z dokumentacją” oznacza:

Pobieranie danych pierwotnych.
Wstępne przetwarzanie informacji.
Zatwierdzenie przez kierownictwo lub specjalistów upoważnionych na polecenie dyrektora.
Powtarzający się.
Wykonanie czynności niezbędnych do przeprowadzenia transakcji biznesowej.

Klasyfikacja

Istnieje jednorazowa i kumulacyjna dokumenty pierwotne. Leczenie informacje zawarte w takich dokumentach mają szereg cech.

Dokumentacja jednorazowa ma na celu jednorazowe potwierdzenie zdarzenia. W związku z tym procedura jego przetwarzania jest znacznie uproszczona. Dokumentacja zbiorcza jest używana przez określony czas. Z reguły odzwierciedla operację wykonaną kilka razy. W tym przypadku kiedy przetwarzanie podstawowej dokumentacji informacje z niego przekazywane są do specjalnych rejestrów.

Wymogi dokumentacyjne

Dokumentacja pierwotna sporządzana jest w trakcie operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu.

Odzwierciedlenie informacji odbywa się na specjalnych ujednoliconych formularzach. W przypadku braku zatwierdzonych formularzy przedsiębiorstwo może je opracować samodzielnie.

Etapy przetwarzania podstawowej dokumentacji księgowej

W każdym przedsiębiorstwie w państwie jest pracownik odpowiedzialny za pracę z podstawowymi informacjami. Ten specjalista musi znać zasady, ściśle przestrzegać wymagań prawa i kolejności działań.

Gradacja przetwarzanie podstawowej dokumentacji Czy:

Kołowanie. Jest to ocena transakcji odzwierciedlona na papierze, wskazanie kwot związanych z jej realizacją.
Grupowanie. Na tym etapie dokumenty są dystrybuowane w zależności od wspólnych cech.
Przypisanie konta. Polega ona na wyznaczeniu debetu i kredytu.
Gaszenie. Aby zapobiec ponownej płatności na podstawowych dokumentach księgowych r oznacza „płatne”.

Błędy w dokumentach

Mogą wystąpić z różnych powodów. Zasadniczo ich pojawienie się spowodowane jest nieostrożnym podejściem pracownika do wykonywanej pracy, analfabetyzmem specjalisty i awarią sprzętu.

Korekta dokumentów jest wysoce odradzana. Jednak w niektórych przypadkach nie da się obejść bez poprawiania błędów. Przyznana wada na głównego księgowego dokumentacji powinien naprawić tak:

Błędny wpis przekreśl cienką linią, tak aby był dobrze widoczny.
Wpisz poprawne informacje nad przekreśloną linią.
Umieść znak „Poprawione, aby uwierzyć”.
Podaj datę korekty.
Złóż podpis.

Stosowanie środków korygujących jest niedozwolone.

Praca z dokumentami przychodzącymi

Przetwarzanie dokumentów przychodzących obejmuje:

Definicja typu dokumentu. Dokumenty księgowe zawsze zawierają informacje o zrealizowanych transakcjach handlowych. Na przykład zawierają fakturę, zamówienie do odbioru Pieniądze itp.
Sprawdzenie danych odbiorcy. Dokument musi być zaadresowany do konkretnej firmy lub jej pracownika. W praktyce zdarza się, że dokumenty na zakup materiałów są specjalnie wydawane na firmę, mimo że umowa z dostawcą nie została zawarta.
Weryfikacja podpisów, pieczęci. Osoby podpisujące dokument muszą posiadać do tego upoważnienie. Jeżeli zatwierdzenie dokumentów podstawowych nie leży w kompetencjach pracownika, zostają one unieważnione. Jeśli chodzi o druki, w praktyce błędy często występują w tych przedsiębiorstwach, które mają kilka pieczęci. Informacje na odcisku muszą odpowiadać rodzajowi dokumentu, na którym się znajduje.
Sprawdzanie stanu dokumentów. W przypadku wykrycia uszkodzeń na dokumentach lub braku jakichkolwiek arkuszy, konieczne jest sporządzenie aktu, którego kopię należy przesłać do kontrahenta.
Sprawdzenie ważności zdarzenia odzwierciedlonego w dokumencie. Pracownicy przedsiębiorstwa muszą potwierdzić informację o fakcie transakcji. Dokumenty przyjęcia kosztowności poświadcza kierownik magazynu, warunki umowy potwierdza marketer. W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy dostawca otrzymuje fakturę za towar, którego firma nie otrzymała.
Określa okres, do którego należy dokument. Podczas przetwarzania podstawowych dokumentów ważne jest, aby nie brać pod uwagę tych samych informacji dwukrotnie.
Definicja działu księgowości. Po otrzymaniu pierwotnej dokumentacji konieczne jest ustalenie do jakich celów zostaną wykorzystane dostarczone wartości. Mogą pełnić funkcję środków trwałych, materiałów, wartości niematerialnych i prawnych, towarów.
Określenie rejestru, w którym
Rejestracja papierowa. Jest przeprowadzany po wszystkich kontrolach.

Praca z dokumentami wychodzącymi

Przetwarzanie tego typu dokumentacji różni się nieco od powyższego.

Przede wszystkim upoważniony pracownik przedsiębiorstwa tworzy wersję roboczą dokumentu wychodzącego. Na jego podstawie opracowywany jest projekt dokumentu. Jest wysyłany do kierownika do zatwierdzenia. Jednak inny pracownik posiadający odpowiednie uprawnienia może również zatwierdzić projekt dokumentu.

Po certyfikacji projekt jest sporządzany zgodnie z ustalonymi zasadami i wysyłany do odbiorcy.

Planowanie przepływu pracy

Ten etap jest niezbędny do szybkiego otrzymania, wysłania i przetworzenia dokumentacji. W celu właściwej organizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie opracowywane są specjalne harmonogramy. Wskazują:

Miejsce i data rejestracji dokumentów pierwotnych.
Imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, która przygotowała i złożyła dokumenty.
Rachunki sporządzone na podstawie dokumentów.
Czas i miejsce przechowywania dokumentacji.

Rejestry księgowe

Są one niezbędne do rejestracji podstawowej dokumentacji. Jednocześnie na dokumentach umieszczany jest znak księgowy. Konieczne jest zapobieganie ponownej rejestracji dokumentów.

Pierwotne papiery wartościowe mogą być przechowywane w rejestrach elektronicznych. Jednak na żądanie agencji rządowych lub kontrahentów przedsiębiorstwo musi dostarczyć kopie papierowe.

Funkcje odzyskiwania dokumentów

Obecnie w regulaminie nie ma jasnej procedury przywracania dokumentów. W praktyce proces ten obejmuje następujące czynności:

Powołanie komisji do zbadania przyczyn utraty lub zniszczenia dokumentów. W razie potrzeby kierownik przedsiębiorstwa może zaangażować w postępowanie organy ścigania.
kontakt organizacja bankowa, kontrahentom za kopie dokumenty pierwotne.
Korekta zeznania podatkowego. Konieczność złożenia zaktualizowanego raportu wynika z faktu, że nieudokumentowane koszty nie są uznawane za koszty dla celów podatkowych.

W przypadku utraty pierwotnej dokumentacji IFTS obliczy kwotę odliczeń podatkowych na podstawie dostępnych dokumentów. W takim przypadku istnieje możliwość zastosowania przez organ podatkowy środków odszkodowawczych w postaci kary pieniężnej.

Typowe błędy w procesie wydawania dokumentów pierwotnych

Co do zasady osoby odpowiedzialne za prowadzenie ewidencji dopuszczają się następujących naruszeń:

Wypełnij formularze, które nie są ujednolicone lub zatwierdzone przez kierownika przedsiębiorstwa.
Nie wskazują szczegółów ani nie odzwierciedlają ich z błędami.
Nie adnotują dokumentów swoim podpisem ani nie zezwalają na podpisywanie dokumentów pracownikom nie posiadającym uprawnień.

Dokumentacja potwierdzająca fakty komisji transakcje biznesowe jest niezwykle ważny dla przedsiębiorstwa. Do jego projektu należy podejść bardzo ostrożnie. Każdy błąd może prowadzić do negatywnych konsekwencji.

Podstawowe dokumenty są wymagane do potwierdzenia realizacji transakcji biznesowych. W rzeczywistości jest to źródło danych do księgowości w firmie. Obecność i prawidłowe wykonanie pierwotnego jest kluczem do pomyślnego zakończenia kontroli podatkowych, audytów i prawidłowego odzwierciedlenia obrotów na rachunkach księgowość, a zatem dokładnie .

Wymagania, które muszą spełniać dokumenty pierwotne, określono w art. 9 ustawy federalnej nr 402 „O rachunkowości”. Wymaga następujących szczegółów:

nazwa dokumentu
Data przygotowania
nazwa firmy lub jednoosobowa działalność gospodarcza
opis odzwierciedlający istotę transakcji biznesowej
wartość pieniężna i/lub naturalna transakcji biznesowej
jednostki
z dekodowaniem i wskazaniem pozycji

Najczęściej dokumentowi nadawany jest numer, w wielu formach jego zapisanie jest obowiązkowe. Numeracja odbywa się z reguły od początku roku.

Należy pamiętać, że potrzeba sporządzenia niektórych formularzy zależy od specyfiki działalności, formy opodatkowania i charakterystyki polityki rachunkowości konkretnej organizacji.

Rejestracja podstawowa

Dokumentowanie faktów działalność gospodarcza następuje w momencie ich zlecenia lub bezpośrednio po zakończeniu na nośniku papierowym i/lub elektronicznym. Formularze dokumentów firma może opracować samodzielnie, z wyjątkiem organizacje rządowe które są zobowiązane do korzystania z prawnie zatwierdzonych formularzy. Należy pamiętać, że wymagane jest wypełnienie ujednoliconych dokumentów, których stosowanie przewiduje prawo.

W razie potrzeby dokonaj zmian, muszą one być poświadczone podpisem. odpowiedzialna osoba, należy również podać datę. Istnieją dokumenty, których zmiana jest prawnie zabroniona.

Różne cele są różne, najczęściej jest to co najmniej pięć lat. Większość dokumentów dot wynagrodzenie przechowywane do 75 lat.

Ze względu na miejsce ich powstania dokumenty pierwotne dzielą się na zewnętrzne i wewnętrzne, a zgodnie z ich przeznaczeniem na administracyjne i uzasadniające. Przykładem dokumentu administracyjnego jest. Dokument potwierdzający potwierdza określoną operację, na przykład akt przyjęcia wykonanej pracy. Istnieją dokumenty, które łączą w sobie właściwości administracyjne i odciążające, tj. łącznie, przykładem jest zaświadczenie o obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

Dokumenty do księgowania środków trwałych oraz towarów i materiałów

List przewozowy (TN) - dokument ustalający sprzedaż lub wydanie. Sprzedający sporządza dwa formularze TN, jeden zachowuje dla siebie jako podstawę do odpisania, a drugi przekazuje kupującemu, któremu ten formularz daje prawo do przyjmowania towarów i materiałów do rozliczenia.

Ujednolicony formularz TN - TORG-12. W prawym górnym rogu znajdują się kody statystyk. Jeżeli przesyłka pochodzi z oddziału, w kolumnie „adres rzeczywisty” należy podać jego adres. Ponadto w TN zapisane są wszystkie informacje o produkcie - nazwa, numery katalogowe, kod produktu, forma opakowania, ilość miejsc w partii, jednostka miary i jej kod, waga w jednym miejscu i suma, waga netto i brutto, cena i całkowity koszt. Jeśli towary i materiały, to również powinno to znaleźć odzwierciedlenie w TN. W TN znajdują się kolumny z sumami kolumn tam, gdzie to konieczne. Liczba arkuszy TN jest stała, jeśli jest ich kilka. Na dole należy wpisać dane osób odpowiedzialnych.

Rejestracja operacji w rachunkowości systemu operacyjnego

Rejestracja operacji w księgowaniu materiałów

Usługi dokumentów księgowych

Sporządza się go aktem, który można nazwać inaczej - świadczone usługi, wykonana praca, odbiór i dostawa pracy; ważne jest, aby umowa dotycząca tych usług zawierała odpowiednie sformułowania. Jeden egzemplarz formularza otrzymuje klient, drugi pozostaje u wykonawcy. Nie ma jednolitej formy aktu.

W ustawie, oprócz innych obowiązkowych danych, należy określić okres, przez jaki usługi były świadczone, jeśli są one świadczone z określoną częstotliwością. Przykład rekordu: „Wykonywanie usług sprzątania za styczeń 2018 r.”.

Dokumenty gotówkowe

Dokumenty dotyczące rozliczania operacji bankowych

Dokumenty płacowe

Główne dokumenty, które służą jako podstawa do obliczenia wynagrodzenia, są wymienione poniżej:

Dokumenty dotyczące rozliczania podatków i opłat

Większość z opisanych powyżej dokumentów ma podstawowe znaczenie dla rachunkowość podatkowa. Na przykład kwoty za świadczone usługi i listy przewozowe są uwzględniane przy obliczaniu podatku dochodowego, a składki na fundusze są również obliczane na podstawie dokumentów płacowych.

Osobno chciałbym powiedzieć o fakturze. Jest to formularz służący do obliczenia podatku VAT. Poprawność i kompletność wypełnienia wszystkich danych tego dokumentu ma kluczowe znaczenie, w przeciwnym razie organy podatkowe mogą odmówić przyjęcia kwoty do odliczenia. Ważny szczegół - jeśli wysyłka realizowana jest przez oddział, konieczne jest wskazanie jego punktu kontrolnego, a nie organizacji macierzystej. Jeden egzemplarz dokumentu pozostaje u kontrahenta (sprzedawcy), drugi u kupującego.

Uwaga na projekt podstawowych dokumentów księgowych jest kluczem do prawidłowego tworzenia rejestrów księgowych.

Rejestry księgowe

Rejestry księgowe są sposobem usystematyzowania i uporządkowania danych dotyczących działalności gospodarczej firmy uzyskanych z dokumentów pierwotnych. Wymagania dotyczące rejestrów reguluje art. 10 ustawy federalnej nr 402. Przedsiębiorstwo może samodzielnie zatwierdzić, jakie typy rejestrów zastosować. Konserwację można przeprowadzić w formie papierowej lub elektronicznej za pomocą podpis elektroniczny. Ta informacja jest zapisana w polityka rachunkowości.

Przykładami rejestrów księgowych są księga główna, rejestr wystawionych faktur itp.

Rejestry zawierają następujące dane:

zarejestrować nazwę
okres
Nazwa firmy
chronologiczne i/lub systematyczne grupowanie obiektów księgowych (daty, nazwy pozycji kosztowych, działów itp.)
jednostki
podpis osoby/osób odpowiedzialnych i ich stanowiska

Istnieje kilka klasyfikacji rejestrów księgowych:

Ze względu na charakter zapisów:

Chronologicznie — dane są odzwierciedlane w miarę wykonywania transakcji biznesowych (na przykład rejestrów).
Systematyczny – informacje są grupowane na podstawie przypisania do poszczególnych kont księgowych (analiza subconto).
Połączone – ewidencja prowadzona jest w oparciu o zasadę systematyki w porządku chronologicznym, łącząc dwa pierwsze punkty (przykładem jest księga główna).

Przez wygląd:

Książki.
Darmowe prześcieradła.
Karty.

Problem z kontem podstawowym wynika obecnie przede wszystkim z faktu, że znaczące miejsce w obrocie zajmują transakcje z osobami fizycznymi i indywidualnymi przedsiębiorcami, których wydawane dokumenty dowodowe często nie są jednolite, specjalne oprogramowanie księgowe, ale nie każdy przedsiębiorca może sobie na nie pozwolić.

Odpowiedź

Sporządzanie różnorodnych podstawowych dokumentów księgowych jest integralną częścią codziennej praktyki biznesowej każdego przedsiębiorstwa. Podstawowy Dokumenty księgowe stosowane w personelu i działalność finansowa. W Ten artykuł Porozmawiamy o przygotowaniu i przechowywaniu tych dokumentów.

Z artykułu dowiesz się:

Obowiązkowe formy podstawowych dokumentów księgowych

Dokumenty pierwotne zawierają informacje księgowe, na podstawie których przeprowadzane jest potwierdzenie realizacji działań zarządczych lub operacji biznesowych. W działalności gospodarczej i organizacyjnej firmy takie dokumenty są bardzo szeroko stosowane.

w bardzo ogólna perspektywa Obieg dokumentów w każdej organizacji można podzielić na trzy duże grupy:

dokumenty zarządcze. Za pomocą dokumentów handlowych tej grupy odbywa się odbiór i przekazywanie decyzji administracyjnych w zakresie zarządzania. Obejmują one również dokumenty, które zawierają informacje wykorzystywane do kompilacji różnych raportów. Z kolei na podstawie tych raportów podejmowane są decyzje zarządcze;
Dokumenty personalne. Dokumenty te zawierają informacje o personelu przedsiębiorstwa, dane o aktach osobowych, a także o organizacji pracy z personelem. Obejmuje to również informacje o rotacji personelu, dane o zmianach na stanowiskach, zwolnieniach pracowników. W tej grupie znajdują się również informacje o nagrodach i karach. Wreszcie, harmonogramy urlopów, personel i wszystkie podstawowe akta osobowe to inny rodzaj dokumentów personalnych.
Dokumenty księgowe i finansowe. Dokumenty te zawierają informacje o stanie gospodarczym i działalność produkcyjna przedsiębiorstwa. Ta grupa obejmuje planowanie, księgowość, analitykę i sprawozdania finansowe, różne umowy, regulaminy i wszystkie podstawowe dokumenty księgowe.

Standardowe formularze podstawowych dokumentów księgowych

W 2017 r. istnieją różne formy dokumentów pierwotnych zarówno w pracy personelu, jak iw biurze rachunkowym. Obejmuje to również dokumenty uzupełniające i uzupełniające zawierające wstępne informacje o różne rodzaje działalności organizacyjnej i gospodarczej organizacji. Ze względu na fakt, że podstawowe dokumenty, które zostały sporządzone zgodnie z ustalonymi zasadami, mają znaczenie prawne, dokumenty te stają się potwierdzeniem faktu działania organizacyjnego lub faktu określonej transakcji biznesowej i są wypełniane natychmiast po zaistnieniu tego faktu.

Wykaz form podstawowych dokumentów księgowych

Ewidencja kadrowa i księgowa prowadzona jest na podstawie wzorców dokumentów pierwotnych. Więc dane dokumenty biznesowe dzielą się odpowiednio na podstawowe dokumenty kadrowe i księgowe.

Na przykład podstawowe akta osobowe obejmują kartę osobistą pracownika, polecenie złożenia urlopu lub polecenie przeniesienia pracownika, personel, harmonogram urlopów, polecenie zwolnienia, polecenie wysłania w podróż służbową, zaświadczenie o podróży, jeśli organizacja nadal będzie go używać w 2017 r., polecenia nagradzania i karania pracowników.

Rodzaje podstawowych dokumentów księgowych są znacznie bardziej zróżnicowane. Należą do nich na przykład wyciągi do ewidencji czasu pracy, rozliczenia z pracownikami w zakresie wynagrodzeń, zaświadczenia pieniężne i operacje handlowe, wpływy pieniężne otrzymane w wyniku rozliczeń z osoby przy zawieraniu transakcji, dokumentów rozliczeniowych i płatniczych, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz wielu innych.

Należy pamiętać, że dokumenty pierwotne ze względu na ich pochodzenie można podzielić na zewnętrzne i wewnętrzny. zewnętrzne, tj. przychodzącymi ze źródeł zewnętrznych są różne zlecenia płatnicze, wezwania do zapłaty, wezwania do zapłaty oraz faktury. Wewnętrzne, czyli tworzone w firmie, dzielą się na cztery typy: administracyjną, księgową, wykonawczą i kombinowaną.

Przeczytaj także:

W 2017 r. Głównym dokumentem, na podstawie którego tworzenie archiwów organizacji i przechowywanie pierwotnych dokumentów wszystkich typów omówionych powyżej, pozostaje ustawa federalna z dnia 22 października 2004 r. Nr 125 FZ. Jak wynika z tego akt prawny, warunki przechowywania dokumentacji biznesowej określają nie tylko federalne, ale i inne przepisy.

Stosowanie formularzy podstawowych dokumentów księgowych

Wraz z wprowadzeniem kilka lat temu nowego prawo federalne„O księgowości” stało się opcjonalne dla stosowania formy podstawowych dokumentów księgowych zawartych w albumach ujednolicone formy podstawowy dokumentacja księgowa. W związku z tym przed pracownikami służb personalnych, księgowych i przedszkolnych placówek oświatowych pojawiło się naturalne pytanie - czy powinni opracować własne formularze, czy nadal korzystać ze starych, zatwierdzonych przez Państwowy Komitet Statystyczny?

Zastosowanie starych form

Aby opracować własne wersje formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, pracownicy tych działów potrzebują specjalnej wiedzy i doświadczenia. Decydując się na opracowanie własnych formularzy, musisz jasno ocenić zasadność tego kroku.

Istniejące ujednolicone formularze nadal są aktualne i pełnią swoją funkcję księgową. Co więcej, jeśli są one adekwatne do procesów biznesowych w organizacji, to nie ma sensu przechodzić na nowe formy.

Należy również pamiętać, że pracownicy organów regulacyjnych są bardziej pobłażliwi wobec starych form i uprzedzeni wobec nowych. Spór pracowniczy, jeśli taki się pojawi, będzie łatwiejszy do wygrania, jeśli użyjesz starych form podstawowej dokumentacji.

Kolejnym argumentem przemawiającym za starymi formularzami jest to, że jeśli prowadzisz ewidencję za pomocą oprogramowania, to dalsze korzystanie z ujednoliconych formularzy nie będzie wymagało zmian w istniejących systemach.

Dla niektórych firm przede wszystkim wspólne przedsięwzięcia lub oddziałów firm zagranicznych w Rosji, przejście do nowych form może być bardzo istotne. Faktem jest, że muszą jednocześnie prowadzić ewidencję zgodnie z prawem swojego kraju i zgodnie z ustawodawstwo rosyjskie. Opracowanie własnych formularzy, które uwzględnią wszystkie szczegóły wymagane przez ustawodawstwo obu krajów, pomoże im uniknąć podwójnego sporządzania dokumentów.

Pamiętaj, że nawet jeśli zdecydujesz się zachować Praca w biurze korzystając ze starych formularzy, będziesz musiał dokonać w nich pewnych zmian. Na przykład usuń kody OKUD i OKPO, usuń link do Rozporządzenia Państwowej Komisji Statystycznej, przydziel miejsce do rozszyfrowania podpisu osoby podpisującej dokument (nazwiska i inicjały) itp.

Zastosowanie nowych formularzy

Pierwszym krokiem w rozwoju nowych formularzy powinno być określenie wykonawcy tego zadania. Zgodnie z prawem odpowiedzialność za opracowanie takich formularzy spoczywa na osobie zajmującej się rachunkowością. Problem polega na tym, że podstawowe dokumenty obejmują nie tylko dokumenty księgowe ale także personelu. Pracownik księgowości może nie znać wszystkich zawiłości zarządzania dokumentacją kadrową. Dlatego konieczne jest zaangażowanie pracownika działu personalnego w opracowywanie nowych formularzy.

Naszą rekomendacją przy tworzeniu ujednoliconych formularzy dla przedsiębiorstwa jest, aby część szablonowa formularza była sformułowana bardzo zwięźle, unikając możliwości podwójnej interpretacji tekstu. Wskazane jest stosowanie szablonów, szablonów, standardowych zwrotów i wyrażeń: „Kontrolę nad wykonaniem (nazwa dokumentu) przypisuje się (stanowisko i nazwisko), „W związku z…”, „Biorąc pod uwagę…”, „Na podstawie…”.

Nie spiesz się, aby zrezygnować z często używanych formularzy - karty czasu pracy, harmonogramu urlopów, tabeli personelu - możesz na ich podstawie tworzyć nowe formularze. Jeśli stwierdzisz, że stare formularze są przeładowane danymi, możesz je uprościć i usunąć niektóre wiersze, kolumny lub zbędne informacje.

Weźmy przykład. Istnieje standardowy formularz nr T-3 " personel". Zawiera kolumny 6, 7 i 8, których celem jest ustalenie dodatków ustalonych dla pracownika. Jeśli te kolumny nie są potrzebne, można je usunąć.

Każdego dnia firma wykonuje wiele operacji. Księgowi wystawiają kontrahentom faktury i przesyłają im pieniądze, naliczają wynagrodzenia, kary, naliczają amortyzację, sporządzają raporty itp. Codziennie wystawianych jest kilkadziesiąt dokumentów różnego rodzaju: administracyjnych, wykonawczych, podstawowych. Ta ostatnia grupa ma duże znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.

Co to są „dokumenty podstawowe”?

Każde wydarzenie z życia gospodarczego organizacji musi być potwierdzone papierowo. Powstaje w momencie operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Sporządzanie księgowań, raportowanie odbywa się na podstawie informacji określonych w podstawowych dokumentach księgowych rachunkowości. Ich lista jest duża. W tym artykule rozważymy główne, najczęściej używane dokumenty.

Dlaczego potrzebna jest podstawówka?

Dokumentacja pierwotna jest integralnym elementem rachunkowości. Jak wspomniano powyżej, powstaje w momencie transakcji lub bezpośrednio po zakończeniu operacji i jest dowodem realności takiego czy innego faktu z życia gospodarczego przedsiębiorstwa.

Lista podstawowych dokumentów księgowych dla jednej transakcji może obejmować:

Porozumienie.
Sprawdzać.
Czek kasowy lub inny dokument płatniczy.
List przewozowy.
Świadectwo ukończenia.

Wymagane szczegóły

Obecnie istnieją ujednolicone formy podstawowych dokumentów księgowych. Służą do odzwierciedlenia informacji o różnych operacjach, odpowiednio, lista kolumn w nich jest inna. Tymczasem wszystkie podstawowe dokumenty zawierają jednolite obowiązkowe szczegóły. Pomiędzy nimi:

Nazwa firmy.
Tytuł dokumentu (do
Data powstania.
Treść operacji, dla której sporządzany jest dokument. Na przykład podczas wypełniania faktury odpowiednia kolumna może wskazywać „Przekazanie materiałów do przetworzenia”.
Wskaźniki pieniężne i naturalne. Te pierwsze służą do odzwierciedlenia kosztów, drugie - ilości, wag itp.
Stanowiska odpowiedzialnych pracowników („główny księgowy”, „magazynista” itp.).
Podpisy osób zaangażowanych w operację.

Ważny punkt

Podstawowy dokument zawierający wszystkie wymagane dane ma moc prawną.

Należy pamiętać, że prawidłowo sporządzone dokumenty mogą być wykorzystane w postępowaniu sądowym jako dowód zasadności (lub nieważności) roszczeń. Wiele dokumentów sporządzają kontrahenci. Należy dokładnie sprawdzić poprawność wykonania iw żadnym wypadku nie składać podpisów dla dostawców (kontrahentów itp.), jeśli tego nie zrobili.

Konieczne jest staranne przechowywanie oryginalnej dokumentacji.

Potrzebujesz pierwotnego wydruku?

W praktyce wielu kontrahentów twierdzi, że nie ma go na formularzu TTN i niektórych innych dokumentach. Przypomnijmy, że od 2015 roku większość organizacji została zwolniona z obowiązku posiadania pieczęci. Takie przedsiębiorstwa mogą z niego korzystać według własnego uznania. Jeśli tak, to informacja o jego obecności musi zostać zarejestrowana w polityce rachunkowości.

W przypadku, gdy kontrahent nalega na użycie pieczęci przy rejestracji pierwotnej, a spółka ma prawo nie umieszczać jej z przyczyn prawnych, kontrahentowi należy przesłać stosowne pisemne zawiadomienie z powołaniem się na przepisy regulujące tę kwestię.

Traktat

Jeśli kontrahent jest partnerem długoterminowym, całkiem możliwe jest zawarcie umowy na kilka transakcji. W takim przypadku ważne jest, aby jasno określić terminy wypełnienia zobowiązań, kolejność i procedurę obliczania oraz inne niuanse. Umowa może zostać sporządzona w celu sprzedaży towarów, świadczenia usług lub wykonania pracy. Warto dodać, że prawo cywilne dopuszcza również ustne zawarcie umowy. Jednak w działalność przedsiębiorcza Z reguły stosuje się pisemne formy umów.

Sprawdzać

W tym dokumencie dostawca wskazuje kwotę, którą należy przekazać kontrahentowi za produkt, usługę lub pracę. Dokonując płatności domyślnie przyjmuje się, że podmiot wyraża zgodę na transakcję.

Faktura musi zawierać:

Tytuł dokumentu.
Nazwa usług (towarów, prac), za które dokonywana jest płatność.
Cena.
całkowita kwota.
Szczegóły płatności.

Obecnie cała lista dokumentów księgowych jest zawarta w programie 1C, więc są one przetwarzane automatycznie.

Należy pamiętać, że faktura nie ma szczególnej wartości dla organów regulacyjnych. Sprzedający ustala w nim ustaloną cenę. Z pozycji księgowego faktura jest najważniejszym podstawowym dokumentem, na podstawie którego zapisy księgowe.

Rodzaj faktury to faktura. Ten dokument zawiera specjalną linię do określania kwot podatku VAT.

Dokumentacja płatności

Fakt zapłaty można potwierdzić czekiem kasjerskim lub innym podobnym dokumentem. Płatność potwierdza fakt zapłaty za dostawę produktów, usług, pracy. Konkretny typ dokumentu dobierany jest w zależności od sposobu płatności: gotówką lub przelewem bankowym.

Jednym z najpopularniejszych dokumentów rozliczeniowych jest polecenie zapłaty. Jest to zlecenie posiadacza rachunku dla banku, aby przelać środki na wskazany rachunek. Dokument może być wykorzystany przy płatności za usługi, towary, przy wpłacie zaliczki, spłacie kredytu itp.

W przypadku potrąceń do budżetu wypełnia się pole 22 „Kod”. W nakaz zapłaty ta kolumna wskazuje UIN ( unikalny identyfikator). Dzięki niemu organ skarbowy rozpoznaje płatnika.

Pole „Kod” w zleceniu płatniczym można wypełnić na różne sposoby. To zależy od tego, jak dokładnie podmiot wywiązuje się z obowiązku wobec budżetu: dobrowolnie lub na wniosek organu regulacyjnego.

List przewozowy

Formularz TTN sporządza nadawca. jest podstawą do przekazania towaru odbiorcy. Dokument sporządza się w 4 egzemplarzach. Zgodnie z TTN, sprzedający bierze pod uwagę sprzedaż, a kupujący - dostawę towaru.

Należy pamiętać, że list przewozowy sporządzany jest przy przewozie towaru środkami własnymi firmy. Jeśli transport jest wykonywany przez firmę zewnętrzną, wydawany jest formularz 1-T.

Inny ważny punkt: informacje w TTN muszą być zgodne z informacjami na fakturze.

Świadectwo ukończenia

Dokument ten jest sporządzany między klientem a dostawcą. Akt jest potwierdzeniem wykonania pracy, świadczenia usług po uzgodnionym koszcie na warunkach określonych w umowie. Mówiąc najprościej, jest to raport wykonawcy dla klienta.

Obecnie nie została zatwierdzona ujednolicona forma ustawy. Przedsiębiorstwo ma prawo samodzielnie opracować formularz i naprawić go w polityce rachunkowości.

Główne szczegóły aktu to:

Numer i data rejestracji w dokumentacji księgowej.
Data przygotowania.
Szczegóły umowy, zgodnie z którą akt jest tworzony.
Czas, objętość, koszt pracy.
Dane konta, na które zostanie dokonana płatność.
Nazwa klienta i wykonawcy.
Podpisy stron transakcji.

Akt sporządza się zawsze w dwóch egzemplarzach.

Formularz M-15

Skrót ten używany jest w odniesieniu do faktury za wydanie towaru stronie. Należy zauważyć, że ten dokument nie jest obowiązkowy, ale jest często używany przez przedsiębiorstwa.

Faktura za wydanie materiałów na stronę wystawiana jest w przypadku konieczności przeniesienia kosztowności z siedziby głównej (centrali) do odległych oddziałów lub innych firm (jeśli istnieje specjalna umowa).

Zasady rejestracji f. M-15

W pierwszej części artykułu umieszcza się numer, zgodnie z obiegiem dokumentów przedsiębiorstwa. W tym miejscu należy również podać pełną nazwę firmy oraz OKPO.

Pierwsza tabela odzwierciedla datę dokumentu, kod transakcji (jeśli stosowany jest odpowiedni system), nazwę jednostka strukturalna, przedmiot działalności przedsiębiorstwa wystawiającego fakturę.

Podobnie wskazana jest informacja o odbiorcy i osobie odpowiedzialnej za dostawę. Poniżej link do dokumentu na podstawie którego wystawiana jest faktura. Może to być umowa, zlecenie itp.

W tabeli głównej kolumny 1 i 2 wskazują subkonto rozliczeniowe i kod rachunkowość analityczna wszystkie materiały do odpisania.

nazwa materiałów wskazująca indywidualne cechy, markę, rozmiar, gatunek;
numer pozycji (jeżeli go nie ma, komórka nie jest wypełniana);
kod jednostki;
nazwa jednostki miary;
ilość przekazywanych towarów;
informacje o rzeczywistych przedmiotach wydanych z magazynu (wypełnia magazynier);
całkowity koszt materiałów;
Cena bez VAT;
kwota przydzielonego podatku VAT;
całkowity koszt z VAT;
numer inwentarzowy materiałów;
numer paszportu (jeśli istnieje);
numer ewidencyjny zgodnie z kartą do konta.

Faktura podpisywana jest przez księgową, pracownika odpowiedzialnego za wydanie kosztowności z magazynu oraz odbiorcę.

Raporty z wyprzedzeniem w „1C”

Tworzenie dokumentów sprawozdawczych jest jednym z najczęstszych działań księgowego. Wiele rozliczeń dokonywanych w gotówce odbywa się na podstawie dokumentów alimentacyjnych. Należą do nich koszty podróży, zakupy biznesowe itp.

Często pracownicy przedsiębiorstwa otrzymują środki z kasy wydatki domowe. Po zdobyciu niezbędnych kosztowności (na przykład artykułów piśmiennych) pracownicy zgłaszają się i dostarczają dokumenty potwierdzające do działu księgowości.

Z kolei księgowy musi rejestrować wszystkie wydatki w systemie księgowym. Otwarty" Raporty wydatków„w” 1C ”możesz w sekcji„ Bank i kasa ”, podsekcja„ Kasa ”. Wprowadzenie nowego dokumentu odbywa się za pomocą przycisku„ Utwórz ”.

Na górze formularza znajdują się:

Nazwa firmy.
Magazyn, w którym nowo otrzymane kosztowności zostaną zaksięgowane.
Pracownik, który odpowiada za środki otrzymane na podstawie zgłoszenia.

Dokument zawiera 5 zakładek. W sekcji „Zaliczki” wybierz dokument, na który wydano środki:

dokument pieniężny.
Materiał eksploatacyjny nakaz pieniężny.
Wypłata z konta.

Jeśli towary zostały zakupione za wydane środki, są one odzwierciedlone na karcie o tej samej nazwie. W sekcji „Kontener” podaj informację o pojemniku zwrotnym (np. butelki na wodę). Zakładka „Płatność” odzwierciedla informacje o gotówce wypłaconej dostawcom za zakup obiektu lub wystawionej na poczet zbliżającej się dostawy.

Sekcja „Inne” zawiera informacje nt koszty podróży: diety, koszty paliwa, bilety itp.

Forma „uniwersalna”.

Na liście podstawowych dokumentów księgowych znajduje się jeden dokument, który można wykorzystać w różnych sytuacjach. Jest używany w tworzeniu zarówno rachunkowości, jak i sprawozdawczość podatkowa. To jest o oświadczenie rozliczeniowe. Formularz jest wymagany w razie potrzeby do poprawienia popełnionego błędu. Ponadto dokument jest niezbędny przy wykonywaniu operacji wymagających wyjaśnienia, odzwierciedlenia obliczeń, potwierdzenia transakcji, jeśli nie ma innych dokumentów.

Niuans

Warto powiedzieć, że firma ma prawo potwierdzać wykonanie transakcji, które nie wymagają wykonania standardowych (standardowych, ujednoliconych) formularzy, nie za pomocą certyfikatu, ale poprzez niezależnie opracowane podstawowe dokumenty księgowe. Należy jednak ustalić ich wykaz Polityka finansowa firmy.

Zasady sporządzania certyfikatu

Nie zatwierdzono jednolitego formularza dla tego dokumentu. W związku z tym specjaliści mogą skompilować go w dowolnej formie lub skorzystać z szablonów opracowanych w przedsiębiorstwie. Obowiązkowe informacje, które muszą znaleźć się w certyfikacie to:

Informacje o przedsiębiorstwie.
Data i powody kompilacji.
Podstawowe dokumenty księgowe i rejestry księgowe, do których dołączony jest certyfikat.
Podpis odpowiedzialnego pracownika.

Możesz pisać na zwykłej białej kartce A4 lub na firmowym papierze firmowym.

Podczas kompilacji należy bardzo uważać, aby nie popełnić błędów. Im bardziej szczegółowa referencja, tym mniej dodatkowych pytań mają inspektorzy.

Dokument powinien oczywiście zawierać tylko rzetelne informacje. Jeśli w trakcie pisania zostaną ujawnione błędy, bardziej wskazane jest ponowne sporządzenie certyfikatu.

Funkcje przechowywania

Wszystko, co dotyczy podstawowych dokumentów księgowych, musi być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej 5 lat. Obliczenie tego okresu rozpoczyna się od daty zakończenia okresu sprawozdawczego, w którym dokumenty zostały wyemitowane.

Dodatkowo

Podstawowy może być wydany w formie papierowej lub w formacie elektronicznym. W Ostatnio Firmy coraz częściej decydują się na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Jest to zrozumiałe: przetwarzanie i wysyłanie dokumentów zajmuje znacznie mniej czasu.

Dokumenty elektroniczne muszą być poświadczone podpisem cyfrowym (wzmocnionym lub konwencjonalnym - na podstawie umowy między kontrahentami).

Odpowiedzialność

Dokumentacja pierwotna jest najważniejszym elementem życia gospodarczego przedsiębiorstwa. W przypadku jego braku firma jest oczekiwana poważne sankcje przez organy regulacyjne. Kary nakładane będą również w przypadku wykrycia błędów w dokumentacji podstawowej, niedokładnych informacji.

Złamanie przepisów pociąga za sobą karę nie tylko według Ordynacji podatkowej, ale także według Kodeksu wykroczeń administracyjnych. Jeśli istnieją podstawy, sprawcy mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności. odpowiedzialność karna.

Wniosek

W pracy przedsiębiorstwa można wykorzystywać różnorodne dokumenty. Jednocześnie część z nich może mieć ujednoliconą formę, a część może być rozwijana samodzielnie przez firmę. Niezależnie od tego jednak wszystkie wymagane dane muszą znaleźć się w dokumentach.

Niektóre przedsiębiorstwa praktykują stosowanie połączonych dokumentów. Mowa o formularzach ujednoliconych, uzupełnianych zgodnie ze specyfiką organizacji.

Ważne jest, aby odzwierciedlić wybrane rodzaje dokumentacji podstawowej w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa. W toku działalności firmy może zaistnieć potrzeba uzyskania nowych dokumentów. Jeżeli zostały opracowane przez przedsiębiorstwo, należy je wymienić w polityce rachunkowości.

Należy pamiętać, że kontrahent może również samodzielnie opracować określone formy zabezpieczeń. Konieczne jest wskazanie w polityce finansowej, że przedsiębiorstwo akceptuje takie dokumenty od kontrahentów.

Aby naprawić wiele transakcji, organizacje mogą nie używać ujednoliconych form podstawowej dokumentacji. Jeśli jednak mówimy o transakcjach gotówkowych, to są one sporządzane wyłącznie na podstawie zatwierdzonych zleceń i innych dokumentów płatniczych.

Podstawowa dokumentacja w księgowości

Witajcie drodzy czytelnicy na moim blogu!

Zwykle codziennie sprawdzam służbową pocztę, ale w tym tygodniu nie rosło razem i uzbierało się dużo listów. Dzisiaj postanowiłem rozkręcić temat nowy artykuł przyszedł sam. Porozmawiamy o dokumentacji podstawowej, ponieważ jest ona podstawą rejestrów i ważną częścią pracy księgowego.

Na studiach ten temat nie był najważniejszy i trudno było go opanować w teorii, ale kiedy dostałam pracę, musiałam nadrobić zaległości. Przeanalizujmy wszystkie niuanse z wyprzedzeniem, aby uniknąć trudności w przyszłości. W poprzednim temacie rozmawialiśmy rejestry księgowe, wiem, trochę skomplikowane, ale po dzisiejszym artykule stanie się trochę łatwiejsze.

Aby pewnie poruszać się po płaszczyźnie podstawowej dokumentacji, rozważymy:

Pojęcie i cel podstawowej dokumentacji przedsiębiorstwa.
Dopuszczalne są obowiązkowe szczegóły i zmiany w dokumentach podstawowych.
Grupy, typy, poziomy szczegółowości i możliwa edycja dokumentów.
Warunki ważności i przechowywania dokumentacji pierwotnej.

Głównym celem jest nauczenie się odróżniania podstawowego dokumentu od reszty masy nie mniej ważnych dokumentów, zapamiętania ich szczegółów i rodzajów. Obiecuję, że będzie ciekawie, zaczynamy!

Jak pracować z podstawową dokumentacją księgową

Początkującym, niedoświadczonym księgowym i przedsiębiorcom chciałbym wyjaśnić zasady pracy z podstawową dokumentacją księgową.

Dokumenty, z którymi będziesz pracować, dzielą się na dwie grupy:

Otrzymane od kogoś;
pochodzi od ciebie.

Jak pracować z dokumentami przychodzącymi?

1. Ustal: czy ten dokument jest księgowy?

Dokument przyjęty do księgowości musi zawierać informacje niezbędne do odzwierciedlenia w księgowości, czyli musi zawierać informację o jakimkolwiek zdarzeniu gospodarczym, które miało miejsce.

Na przykład, odbiór gotówki„Mówi” o płaceniu komuś (wydatek pieniędzy), fakturze - o przepływie towarów i materiałów (dochód-wydatek) itp. Ale na przykład wniosek pracownika z prośbą o wydanie zaliczki bez wizy menedżerskiej nie może zostać przyjęty do pracy.

Nie są Dokumenty księgowe wszelkiego rodzaju notatki, szkice, wycinki z gazet i tak dalej. Jak również dokumenty sporządzone z naruszeniem ustalonych dla nich zasad.

2. Określ, czy ten dokument dotyczy Twojej organizacji, czy nie?

Innymi słowy, dokument musi być związany z tym przedsiębiorstwem, to znaczy musi zawierać dane Twojej organizacji lub muszą być wystawione na Twojego pracownika.

Zdarza się, że z różnych powodów przynoszą Ci dokumenty, które nie są związane z tą organizacją. Możliwe, że to tylko pomyłka. Może się też zdarzyć, że pracownik świadomie stara się odpisać od siebie należne kwoty.

Możliwe jest również celowe wystawianie dokumentów zakupu towarów i materiałów (robót budowlanych, usług). to przedsiębiorstwo w celu otrzymania dodatkowych kwot do odliczenia podatku.

Jeśli rozbieżność między rodzajem Twojej działalności a istotą dokumentu jest uderzająca, lepiej nie brać tego dokumentu pod uwagę.

Jeszcze jedno - być może kontrahent nie ma powodu, aby wypisywać ci ten dokument, to znaczy nie masz z nim stosunku umownego.

Na przykład firma energetyczna wystawiła rachunek, nie zdając sobie sprawy, że inna organizacja, na przykład właściciel, płaci za energię elektryczną, którą zużywasz.

3. Sprawdź szczegóły.

Kontrahent sam odpowiada za poprawność swoich danych. Wiele firm korzysta teraz programy komputerowe i dlatego z reguły nie popełniają błędów w swoich szczegółach, chociaż tak się dzieje. Ale Twoje dane powinny być dokładnie sprawdzone - często mogą zawierać błędy.

Osobno należy powiedzieć o dokumentach pisanych odręcznie - oprócz tego, że są w nich błędy, zdarza się również, że dokument jest fałszywy, czyli np. Został wystawiony w imieniu nieistniejącego przedsiębiorstwa.

Czy takie przedsiębiorstwo istnieje, czy nie, można sprawdzić w rejestrze podatników na stronie internetowej Komitetu Podatkowego Republiki Kazachstanu.

Podpisy w dokumencie muszą być autentyczne, tj. osób, do których należą, a osoby te muszą mieć prawo do podpisywania takich dokumentów. Dokumenty nie mogą być podpisane faksem.

W jednej organizacji może być kilka pieczęci. Sprawdź, czy uszczelka jest włączona ten dokument. Np. faktura nie powinna być opatrzona stemplem „Dział HR”.

Zdarza się również, że dokument jest przez pomyłkę wystawiany organizacji o podobnej nazwie. We wszystkich takich przypadkach należy skontaktować się z tą organizacją i zażądać ponownego sporządzenia dokumentu.

4. Czy zdarzenie zapisane w dokumencie rzeczywiście miało miejsce?

Możliwe, że dostawca nie dostarczył Ci tych artykułów lub nie zapewnił Ci tych usług. A może kontrahent wystawił fakturę na większy wolumen, cenę i odpowiednio kwotę.

Na przykład towary wyszczególnione na fakturze nie zostały dostarczone do Twojego magazynu. Twoi specjaliści powinni zaakceptować (potwierdzić) ten dokument. W tym przykładzie musi to zostać potwierdzone przez kierownika magazynu swoim podpisem przy odbiorze towaru.

A cenę, wielkość i warunki zakupu należy porównać z warunkami umowy. Albo musi to potwierdzić ekonomista - marketer lub dostawca.

5. Określ, do jakiego okresu należy dokument.

Okresy mogą być:

obecny miesiąc,
bieżący kwartał,
W tym roku,
ostatni miesiąc,
Ostatni kwartał,
ostatni rok.

To zależy od tego, czy musisz wziąć ten dokument pod uwagę. Tak, zdarza się też, że np. przynoszą Fakturę za miniony okres – to od Ciebie zależy, czy ją przyjmiesz do rozliczenia, czy nie.

Generalnie oczywiście jesteś zobowiązany do przyjęcia dokumentu do księgowości, ale jeśli go zaakceptujesz, będzie to wiązało się z koniecznością korekty sprawozdań, w tym podatkowych.

Jeśli jednak sprawozdania z minionego okresu rok bieżący(ostatni kwartał, ostatni miesiąc) nie jest trudny do skorygowania, to ubiegłoroczne raporty mogą być bardzo trudne do skorygowania. Wybór nalezy do ciebie;

Być może już miałeś (masz) ten dokument. W takim razie albo jest to duplikat (kopia), albo ten dokument został ci zabrany z jakiegoś powodu i został zwrócony. Uważaj, aby nie wysłać dwa razy tego samego dokumentu. Spowoduje to podwójne obroty, to znaczy bezzasadnie zwiększy niektóre kwoty.

6. Określ, do której sekcji księgowości należy dokument.

Sekcje księgowości:

Kasa,
Bank,
materiały,
Dobra,
środki trwałe,
osoby odpowiedzialne,
Dostawcy,
Kupujący itp.

Jak pracować z dokumentami przychodzącymi

Istnieje regulacja dokumentów według działów rachunkowości. Można to przeczytać w każdym podręczniku rachunkowości. Na przykład wyciąg bankowy jest dokumentem sekcji „Bank”, nazywany jest również rejestr, w którym składasz ten dokument.

To proste. Ale z dokumentami związanymi z przybyciem towarów i materiałów sytuacja jest bardziej skomplikowana.

Określ, jakie są odbierane towary i materiały dla Twojej firmy: materiał, towar, środki trwałe, składnik wartości niematerialnych czy serwis/praca (a tak się dzieje)?

Materiał- to jest to, co jest używane w pracy i jednocześnie jest konsumowane, czyli końce. Na przykład jest to papier, benzyna, cement i tak dalej. Materiał zmienia swój kształt: był cement – stał się betonowym produktem.

Produkt, w przeciwieństwie do materiału, nie jest używany w pracy, jest kupowany dalsza realizacja, czyli na sprzedaż. To jego jedyna różnica. Ale w praktyce papier, benzyna i cement mogą być towarami – w zależności od tego, czym handlujemy.
Katalog towarów w programie 1C nazywa się „Nomenklatura”.

Główna rzecz- jest to rodzaj narzędzia używanego w pracy, które w przeciwieństwie do materiału nie zmienia swojej fizycznej postaci. Oznacza to, że nie kończy się i nie jest konsumowany.

Na przykład jest to stół, komputer, samochód itp. A po kilku latach eksploatacji pozostaną stołem, komputerem i samochodem. Dopiero w trakcie eksploatacji dochodzi do deprecjacji (zużycia) systemu operacyjnego.

W programie 1C systemy operacyjne nazywane są środkami trwałymi.

Zdarza się również, że na określoną usługę (pracę) wystawiany jest dokument, tak jakbyś sprzedawał produkt. Na przykład stacja obsługi wymieniła olej w silniku twojego samochodu i zamiast „wymiana oleju” na fakturze piszą „olej silnikowy taki a taki, taka a taka ilość, po takiej a takiej cenie”.

Zadaj sobie pytanie: czy faktycznie otrzymaliśmy ten produkt od ręki? NIE. Następnie - jest to usługa (praca) i ten dokument należy odpowiednio odebrać.

7. W jakim rejestrze (czasopismie) złożysz ten dokument?

Ustal to natychmiast i najlepiej obszyj dokument natychmiast po przetworzeniu. Co prawda dokumentu nie da się jeszcze "usunąć" - wymaga on jeszcze dopracowania lub wyjaśnienia pewnych okoliczności. Wskazane jest, aby mieć osobną teczkę na takie papiery lub oddzielną tacę.

Jedną z najgorszych wad, jakie może mieć księgowy, jest lenistwo. Dokument odłożony „na później” może przysporzyć wielu kłopotów.

Dlatego lepiej jest przetwarzać dokumenty jak najszybciej po ich otrzymaniu. Dokumenty odkładane z przyczyn obiektywnych powinny zostać sfinalizowane, gdy tylko pojawi się taka możliwość.

8. Określ: czy będą jakieś przyszłe wydarzenia związane z tym dokumentem?

Niektóre dokumenty mogą mieć konsekwencje w przyszłości. Np. Zawiadomienie komisji podatkowej może spowodować w przyszłości przykre konsekwencje: zatrzymanie konta itp. Dlatego takie dokumenty trzeba załatwiać od razu, odkładając wszystkie inne sprawy na później.

Są też dokumenty, które po potwierdzeniu ich poprawności mogą mieć przykre konsekwencje. Na przykład akt pojednania wskazujący na twoje rachunki do zapłacenia- może to być podstawą do wytoczenia powództwa przeciwko Twojej firmie.

Dlatego jeśli nie masz pewności, lepiej pozostawić takie dokumenty do uznania kierownika. Inne dokumenty mogą wymagać innych dokumentów.

Na przykład faktury za odbiór towaru bez faktury. Może się zdarzyć, że Twój kontrahent wystawi Ci później fakturę ogólną za określony okres lub ilość towarów.

W takim przypadku faktury te należy odebrać i niezwłocznie po zakończeniu okresu lub otrzymaniu uzgodnionej ilości przypomnieć dostawcy o fakturze.

W tym miejscu należy wspomnieć o następujących kwestiach: księgowy musi kontrolować terminowe otrzymywanie niezbędnych dokumentów.

Dokumentów, których oczekiwany odbiór znasz, należy zażądać od kontrahenta lub odpowiedzialnego pracownika w przypadku braku odbioru w terminy.

Źródło: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Podstawowe dokumenty w rachunkowości

Podstawą wpisów w księgach rachunkowych są dokumenty źródłowe.

Dokumenty podstawowe są akceptowane do księgowości, jeżeli są sporządzone zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacja Rosyjska, zatwierdzony zarządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. Nr 34n (zmieniony 26 marca 2007 r. Nr 26n)

W razie potrzeby dodatkowe linie, kolumny mogą być zawarte w standardowym formularzu, ale wszystkie szczegóły są przewidziane zatwierdzony formularz, należy zapisać. Zmiany, które mają być dokonane, muszą zostać sformalizowane odpowiednim zarządzeniem (dyspozycją).

Jedynie formy dokumentów księgowych nie podlegają zmianom transakcje gotówkowe zgodnie z Procedurą stosowania ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzoną dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 24 marca 1999 r. Nr 20.

Formularze zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji przewidują strefy kodowania informacji, które są wypełniane zgodnie z ogólnorosyjskimi klasyfikatorami.

Kody, do których nie ma odniesień klasyfikatory ogólnorosyjskie(na przykład kolumny o nazwie „Rodzaj operacji”) mają na celu podsumowanie i usystematyzowanie informacji podczas przetwarzania danych za pomocą technologii komputerowej i są zapisywane zgodnie z przyjętym w organizacji systemem kodowania.

Ponadto do księgowości akceptowane są niezależnie opracowane przez małą firmę formularze zawierające odpowiednie obowiązkowe dane przewidziane w ustawie federalnej „O rachunkowości”.

Tylko te dokumenty, które nie są zawarte w albumach ujednoliconych formularzy, mogą być opracowywane niezależnie.

Szczegóły podstawowych dokumentów księgowych

Obowiązkowe szczegóły podstawowych dokumentów księgowych obejmują:

tytuł dokumentu;
data jego sporządzenia;
nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;
treść transakcji biznesowej w ujęciu rzeczowym i wartościowym;
nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji handlowej i prawidłowość jej rejestracji;
własnoręczne podpisy tych osób.

Terminowe i wysokiej jakości wykonanie podstawowych dokumentów księgowych, ich przekazanie do działu księgowości w odpowiednim czasie do odzwierciedlenia w rachunkowości, a także wiarygodność zawartych w nich danych zapewniają osoby, które sporządziły i podpisały te dokumenty.

Listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych zatwierdza kierownik organizacji w porozumieniu z głównym księgowym.

Dokumenty formalizujące transakcje biznesowe z gotówką są podpisywane przez kierownika organizacji i głównego księgowego Zamiast głównego i głównego księgowego inni urzędnicy mogą podpisywać dokumenty podstawowe, ale ich lista musi zostać zatwierdzona przez kierownika organizacji i uzgodniona z głównym księgowym.

Podstawowy dokument jest pisemnym dowodem transakcji biznesowej (zapłata za towar, wypłata gotówki na podstawie protokołu itp.) i musi być sporządzony w momencie operacji, a jeśli nie jest to możliwe, natychmiast po jej zakończeniu.

Typy dokumentów

Wszystkie podstawowe dokumenty można podzielić na następujące grupy:

organizacyjno-administracyjne;
uniewinnienie;
Dokumenty księgowe.

Dokumentami organizacyjno-administracyjnymi są zarządzenia, zarządzenia, instrukcje, pełnomocnictwa itp. Dokumenty te pozwalają na prowadzenie określonej działalności gospodarczej.

Dokumenty potwierdzające obejmują faktury, roszczenia, zlecenia odbioru, świadectwa odbioru itp. Dokumenty te odzwierciedlają fakt transakcji biznesowej, a informacje w nich zawarte są wprowadzane rejestry księgowe.

Niektóre dokumenty są zarówno zezwalające, jak i uzasadniające. Obejmują one na przykład nakaz zapłaty wydatku, Oświadczenie o zapłacie itp.

Schemat przepływu dokumentów w organizacji

W celu prawidłowego prowadzenia podstawowej księgowości opracowywany i zatwierdzany jest harmonogram przepływu pracy, który określa procedurę i warunki przepływu podstawowych dokumentów w przedsiębiorstwie, ich odbiór przez dział księgowości.

Podstawowe dokumenty otrzymane przez dział księgowości (księgowy) muszą zostać sprawdzone:

w formie (kompletność i poprawność dokumentu, uzupełnienie danych);
arytmetycznie (obliczanie sum);
według treści (połączenie poszczególnych wskaźników, brak wewnętrznych sprzeczności).

Rejestry księgowe

Po akceptacji informacje z dokumentu pierwotnego są przenoszone do rejestrów księgowych, a na samym dokumencie umieszcza się znak, aby wykluczyć możliwość jego podwójnego wykorzystania (na przykład zapisywana jest data wpisu do rejestru księgowego).

Rejestry księgowe- są to specjalnie przystosowane arkusze papieru do rejestracji i grupowania poświadczeń. Przechowywane są w specjalnych księgach (czasopismach), na osobnych kartkach i kartach, w postaci maszynopisów uzyskanych techniką komputerową, a także na taśmach magnetycznych, dyskach, dyskietkach i innych nośnikach maszynowych.

Transakcje biznesowe powinny być odzwierciedlone w rejestrach księgowych w porządku chronologicznym i pogrupowane zgodnie z odpowiednimi kontami księgowymi.

Z wyglądu rejestry księgowe to:

książki (gotówka, główne);
karty (rozliczanie środków trwałych, rozliczanie materiałów);
czasopisma (arkusze bezpłatne lub z grafiką).

Ze względu na rodzaje tworzonych akt, rejestry dzielą się na:

chronologiczny (dziennik);
systematyczny (księga główna kont);
połączone (zamówienia czasopism).

Według stopnia szczegółowości informacji zawartych w rejestrach księgowych są to:

syntetyczne (księga główna kont);
analityczne (karty);
łączone (czasopisma-zamówienia).

Wpisów do dokumentów pierwotnych należy dokonywać środkami zapewniającymi bezpieczeństwo tych akt przez czas przewidziany na ich przechowywanie w archiwum.

Podstawowe i zbiorcze dokumenty księgowe mogą być sporządzane na nośnikach papierowych i komputerowych. W tym drugim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzenia na własny koszt kopii takich dokumentów media papierowe dla innych uczestników transakcji gospodarczych, a także na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, sądu i prokuratury.

Do archiwizacji dokumenty są wybierane w porządku chronologicznym, kompletowane, oprawiane i umieszczane w teczkach. Złożeniu dokumentów do archiwum towarzyszy zaświadczenie.

Podczas przechowywania rejestrów księgowych należy je chronić przed nieautoryzowanymi poprawkami. Korekta błędu w ewidencji księgowej musi być uzasadniona i potwierdzona podpisem osoby, która dokonała korekty, z podaniem daty korekty.

Osoby, które uzyskały dostęp do informacji zawartych w księgach rachunkowych i wewnętrznych sprawozdaniach finansowych, są zobowiązane do zachowania tajemnicy handlowej. Za jego ujawnienie ponoszą odpowiedzialność ustanowioną przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Korekta błędów w dokumentach pierwotnych i rejestrach księgowych. Zgodnie z art. 9 ustawy federalnej „O rachunkowości” niedozwolone jest dokonywanie korekt w dokumentach gotówkowych i bankowych.

Korekty innych podstawowych dokumentów księgowych mogą być dokonywane tylko po uzgodnieniu z uczestnikami obrotu gospodarczego, co musi być potwierdzone podpisami tych samych osób, które podpisały dokumenty, ze wskazaniem daty dokonania korekty.

Rekord dokumentu pierwotnego, który podlega korekcie, przekreśla się wyraźną, ale cienką linią, tak aby widoczna była pierwotna wartość (treść) poprawianego rekwizytu. Obok widnieje odręczna adnotacja „wierzyć Poprawione”, a sprostowanie jest poświadczone podpisem osoby, która dokonała sprostowania, z podaniem nazwiska i inicjałów.

Warunki przechowywania podstawowych dokumentów księgowych

Zgodnie z art. 17 ustawy federalnej „O rachunkowości” organizacje są zobowiązane do przechowywania podstawowych dokumentów księgowych, rejestrów księgowych i sprawozdania finansowe w terminach ustalonych zgodnie z zasadami organizacji archiwów państwowych, ale co najmniej pięć lat.

Odzyskiwanie dokumentów pierwotnych

Ustawodawstwo dotyczące rachunkowości nie zawiera jasno ustalonych zasad regulujących procedurę przywracania dokumentów pierwotnych w przypadku ich utraty.

W wielu przepisach określa się jedynie warunki przechowywania podstawowych dokumentów księgowych. Ustawodawstwo nie określa, co organizacja powinna zrobić w przypadku utraty dokumentów z przyczyn od niej niezależnych. W liście UMNS Rosji do Moskwy z dnia 13 września 2002 r. Nr 26-12 / 43411 zaleca się kierownikowi organizacji w przypadku utraty lub zniszczenia dokumentów pierwotnych:

powołać zarządzeniem komisję do zbadania przyczyn utraty, zniszczenia dokumentów pierwotnych, do udziału w której w razie potrzeby zapraszani są przedstawiciele organów śledczych, bezpieczeństwa i państwowej straży pożarnej;
podjąć działania w celu przywrócenia tych pierwotnych dokumentów, które podlegają renowacji i przechowywaniu w okresie określonym przez prawo. Na przykład kopie zestawień przepływów pieniężnych na rachunkach bankowych można uzyskać w bankach, w których otwarte są rachunki organizacji; od kontrahentów można żądać umów, aktów, faktur itp.

Ale nie zawsze jest możliwe uzyskanie duplikatów wszystkich utraconych dokumentów, na przykład w przypadku dużej liczby kontrahentów, z powodu braku dostawców (kupujących) pod wcześniej znanymi adresami lub z powodu braku takich kontaktów. Zatem z obiektywnych powodów organizacja nie będzie w stanie przywrócić wszystkich utraconych dokumentów pierwotnych.

Praktyczne pytanie: co zrobić w takim przypadku? Czy należy powiadomić urząd skarbowy?

Zdaniem wielu ekspertów zawiadamianie urzędu skarbowego nie jest konieczne, tym bardziej, że nie pomoże to uniknąć ewentualnej odpowiedzialności, a brak dokumentów pierwotnych może skutkować karą grzywny zgodnie z art. 120 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

W ta sprawa Podatnik ma trzy możliwości:

Jeśli to możliwe, przywróć utracone dokumenty (przynajmniej częściowo).
Dokonaj wpisów korygujących dla nieudokumentowanych wydatków i odzwierciedl korekty w poprawionym zeznaniu podatkowym dla rok sprawozdawczy przecież wydatki nieudokumentowane w księgowości podatkowej nie są zaliczane do kosztów.
Zapewnij możliwość przedstawicielom organu podatkowego w przypadku Audyt podatkowy określić kwoty należne do budżetu w drodze obliczeń na podstawie danych dostępnych podatnikowi, a także na podstawie danych dotyczących innych podobnych podatników (klauzula 7 ust. 1 art. 31 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Zajęcie głównych dokumentów

Mogą być zajęte jedynie przez organy śledcze, śledcze i prokuratury, sądy, Organy podatkowe i organów spraw wewnętrznych na podstawie ich decyzji zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

Pismem Ministerstwa Finansów RSFSR nr 16/176 z dnia 26 lipca 1991 r. Instrukcja w sprawie procedury zajęcia przez urzędnika państwowego Urząd podatkowy dokumenty świadczące o zatajeniu (zaniżeniu) zysku (dochodu) lub zatajeniu innych przedmiotów przed opodatkowaniem przed przedsiębiorstwami, instytucjami, organizacjami i obywatelami.

Główny księgowy lub inny wykonawczy organizacje mają prawo, za zgodą iw obecności przedstawicieli organów dokonujących zajęcia dokumentów, sporządzić ich odpisy wskazujące przyczynę i datę zajęcia.