Przedsiębiorstwo codziennie wykonuje dziesiątki operacji. Księgowi wysyłają pieniądze do kontrahentów, funduszy i założycieli, obliczają pensje, odbierają komputery i meble, naliczają kary, naliczają amortyzację itp. Dla każdej takiej operacji konieczne jest sporządzenie dokumentu pierwotnego (klauzula 1, art. 9 Prawo federalne z dnia 06.12.2011 nr 402-FZ „O rachunkowości”, zwana dalej ustawą nr 402-FZ).

Podstawowy dokument jest tworzony w momencie transakcji lub po jej zakończeniu jako potwierdzenie faktu transakcji (klauzula 3 art. 9 ustawy nr 402-FZ). Na podstawie danych pierwotnych księgowi dokonują wpisów.

Faktura, akt świadczenia usługi stworzenia strony internetowej, zaświadczenie księgowe – to podstawowe dokumenty, którymi księgowi posługują się w swojej codziennej pracy. Istnieje wiele rodzajów produktów podstawowych, a ich różnorodność zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Na przykład w firmie transportowej jeden z głównych typów dokumentacja pierwotna Będzie list przewozowy, a w bibliotece odbędzie się akt spisywania literatury.

Dokumenty pierwotne powinny być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej pięć lat, a okres zaczyna się liczyć po roku sprawozdawczym (klauzula 1, art. 29 ustawy nr 402-FZ). Oznacza to, że dokument z dnia 07.03.2016 r. należy przechowywać co najmniej do 2021 r. włącznie. Odrębne okresy przechowywania produktów podstawowych określa Wykaz zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558. Ze względów bezpieczeństwa Dokumenty księgowe Przedsiębiorstwa często tworzą specjalne archiwa.

Podstawowy dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną. W praktyce coraz więcej więcej firm korzystać z elektronicznego zarządzania dokumentami (EDF). W szczególności firmy wymieniają umowy, faktury za zapłatę, akty, dowody dostawy i faktury.

EDI znacząco upraszcza procedurę przetwarzania dokumentów pierwotnych od momentu ich powstania do momentu ich zaksięgowania oraz przyspiesza pracę pomiędzy kontrahentami. Dużym plusem jest to, że dokumentów elektronicznych nie trzeba drukować, jeśli nie jest to sprzeczne z prawem lub warunkami umowy (klauzula 6, art. 9 ustawy nr 402).

Dokument elektroniczny jest certyfikowany przez wykwalifikowanego specjalistę podpis elektroniczny. Jeżeli strony podejmą odpowiednią decyzję, dokument pierwotny można podpisać podpisem prostym lub niekwalifikowanym (pismo Departamentu Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 12 września 2016 r. nr 03-03-06/ 2/53176).

Brak podstawowych dokumentów w firmie może skutkować poważną karą grzywny w wysokości od 10 000 do 30 000 rubli (art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Organy podatkowe nałożą także karę za błędy w rejestracji. Ponadto osoby odpowiedzialne za przetwarzanie dokumentów mogą zostać ukarane grzywną zgodnie z art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w wysokości od 2000 do 3000 rubli. Istnieje inne niebezpieczeństwo: jeśli podczas kontroli organy podatkowe nie znajdą wymagany dokument mogą odliczyć część wydatków od podstawy opodatkowania, w związku z czym spółka będzie musiała zapłacić dodatkowy podatek dochodowy.

Obowiązkowe dane dokumentu podstawowego

Tylko dokument podstawowy zawierający wszystkie wymagane szczegóły ma moc prawną (klauzula 4 art. 9 ustawy nr 402-FZ):

1. tytuł (np. „Ustawa o świadczonych usługach”, „ Nakaz zapłaty", "Informacje księgowe");
2. Data przygotowania;
3. nazwa twórcy dokumentu (na przykład OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. treść dokumentu lub transakcji biznesowej (np. „Usługi dostępu do Internetu”, „Materiały przekazane do przetworzenia”, „Zapłata faktury za materiały biurowe”, „Odsetki naliczone z tytułu umowy pożyczki”);
5. wskaźniki naturalne i pieniężne (sztuki, metry, ruble itp.);
6. odpowiedzialne stanowiska (na przykład „Księgowy”, „Sklepiarz”, „Kierownik HR”, „Szef działu sprzedaży” itp.);
7. osobiste podpisy stron.

Prawidłowo sporządzony dokument pomoże w razie potrzeby w postępowaniu sądowym, np. gdy kupujący nie spłaci zadłużenia lub będzie próbował unieważnić transakcję. Ale dokument z błędami lub fikcyjnymi podpisami może być okrutnym żartem - dlatego nigdy nie powinieneś podpisywać umowy w imieniu dostawcy, jeśli nagle zapomniał podpisać. Starannie przechowuj wszystkie podstawowe dokumenty i zawsze dokładnie sprawdzaj wszystkie szczegóły w dokumentach przychodzących.

W praktyce nadal można spotkać się ze skargami klientów dotyczącymi braku plomby. Przypomnijmy, że z dniem 04.07.2015 r. pieczęć została anulowana dla większości organizacji i można jej używać do woli (Ustawa federalna z dnia 04.06.2015 r. nr 82-FZ). Informacje o pieczęci organizacji muszą być określone w statucie. Jeżeli kontrahent nalega na umieszczenie pieczątki, a Ty nie posiadasz jej zgodnie z prawem, możesz powiadomić kontrahenta na piśmie o jej braku i przekazać wyciąg z polityki rachunkowości.

Formy dokumentów pierwotnych

W swojej pracy możesz korzystać z ujednoliconych i własnych formularzy dokumentów podstawowych (klauzula 4, art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości”). W takim przypadku domowy dokument podstawowy musi zawierać wszystkie wymagane szczegóły. Wiele firm jest zmuszonych opracować własną wersję ustawy o odpisach materiałów, ponieważ nie ma jednolitej formy dokumentu.

Dopuszczalne jest stosowanie połączonej formy dokumentu pierwotnego, gdy za podstawę przyjmuje się ujednoliconą formę i uzupełnia ją niezbędnymi kolumnami lub wierszami. W takim przypadku należy zachować wszystkie obowiązkowe dane (uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 r. nr 20).

Wybór firmy dotyczący stosowanych podstawowych formularzy musi zostać zapisany w polityka rachunkowości.

W trakcie działalności może pojawić się potrzeba nowych dokumentów podstawowych, które można następnie opracować i zatwierdzić zgodnie z polityką rachunkowości.

Notatka! Ponieważ Twój kontrahent może również skorzystać z niezależnie opracowanego dokumentu podstawowego, Twoja polityka księgowa musi wskazywać, że akceptujesz również te dokumenty do księgowości.

W przypadku większości dokumentów masz prawo nie stosować ujednoliconych formularzy, jednak transakcje gotówkowe należy realizować wyłącznie zgodnie z zatwierdzone formularze dokumenty (informacja Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr PZ-10/2012).

Rodzaje dokumentów pierwotnych

Specjaliści mogą znaleźć główne formy dokumentów pierwotnych w albumach ujednoliconych formularzy zatwierdzonych uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej. Oto te najczęstsze.

Dokumenty do rozliczania transakcji handlowych

• TORG-12;
• Etykieta produktu;
• Uniwersalny dokument przelewu.

Dokumenty do księgowania środków trwałych

• OS-1 „Ustawa o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych (z wyjątkiem budynków, budowli)”;
• OS-4 „Ustawa o umorzeniu środków trwałych”;
• OS-6” Karta inwentarza księgowanie środków trwałych.”

Podstawowa kasa fiskalna

Transakcje gotówkowe realizowane są wyłącznie zgodnie z Procedurą transakcje gotówkowe(Instrukcja Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 11 marca 2014 r. nr 3210-U). Nie da się np. zarejestrować „materiału eksploatacyjnego” w dowolna forma lub opracuj własną wersję.

Formy pierwotnych dokumentów pieniężnych zatwierdza uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. nr 88:

• KO-1 „Polecenie odbioru gotówki”;
• KO-2 „Nakaz wydatkowania środków pieniężnych”;
• KO-3 „Dziennik rejestracji dokumentów kasowych przychodzących i wychodzących”;
• KO-4” Książka kasowa»;
• KO-5 „Książka rejestracyjna przyjęta i wystawiona przez kasjera Pieniądze».

Dokumenty gotówkowe należy sprawdzać bardzo skrupulatnie, ponieważ takie podstawowe dokumenty są bezpośrednio związane z przepływem gotówki i zawsze przyciągają uwagę organów kontrolnych. Na przykład organy podatkowe z pewnością zwrócą uwagę na PKO, w którym kwota przekracza 100 000 rubli. A wszystko dlatego, że nie można zapłacić gotówką u jednego kontrahenta w kwocie przekraczającej 100 000 rubli. Brak podpisów na dokumentach gotówkowych będzie również powodem wszczęcia postępowania przed Federalną Służbą Podatkową.

Podsumujmy. Tak więc dokumenty podstawowe są integralną częścią rachunkowości i rachunkowość podatkowa. Transakcje nie mogą być przeprowadzane bez dokumentów potwierdzających. Często księgowi tworzą zapisy księgowe na podstawie kopii lub skanu dokumentu podstawowego. Bardzo ważne jest terminowe zastąpienie kopii oryginalnymi dokumentami, w przeciwnym razie organy regulacyjne mogą uznać operację lub transakcję za fikcyjną. Gwarancją bezpieczeństwa i rzetelności księgowości w firmie są wyłącznie dokumenty sporządzone zgodnie z prawem.

1 stycznia 2013 r. Weszła w życie ustawa federalna nr 402-FZ z dnia 6 grudnia 2011 r. „O rachunkowości” (zwana dalej ustawą nr 402-FZ). Nie zawiera wymagań dotyczących konieczności sporządzania podstawowych dokumentów księgowych według ujednoliconych formularzy. Czy to oznacza, że ​​absolutnie wszystkie dotychczas stosowane ujednolicone formularze nie muszą być stosowane?

Kwestia rejestracji podstawowych dokumentów księgowych jest niezwykle istotna dla podmiotów gospodarczych. Przecież sporządzone zgodnie z prawem dokumenty w szczególności potwierdzają na potrzeby obliczenia podatku dochodowego poniesione przez podatnika wydatki, a także potwierdzają zasadność zastosowania odliczeń podatku VAT. Dlatego korzystanie z dokumentów, których formy nie odpowiadają ustalone wymagania, może prowadzić do niekorzystnych konsekwencji dla podmiotów gospodarczych.

1. Sporządzanie podstawowych dokumentów księgowych

Zgodnie z częścią 1 art. 9 ustawy N 402-FZ, każdy fakt życia gospodarczego jest rejestrowany jako podstawowy dokument księgowy. Przypomnijmy, że do 1 stycznia 2013 r. zgodnie z ust. 1 art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości” (zwanej dalej ustawą N 129-FZ) określony dokument został sporządzony dla każdej transakcji biznesowej. Jednak koncepcje Transakcja biznesowa„i «fakt życia gospodarczego» nie są tożsame.

Faktem życia gospodarczego jest transakcja, wydarzenie, operacja, która ma lub może mieć wpływ pozycja finansowa podmiot gospodarczy, wyniki finansowe jego działalność i (lub) przepływy pieniężne (klauzula 8 art. 3 ustawy nr 402-FZ). Ustawa nr 129-FZ nie zdefiniowała pojęcia „operacji gospodarczych”, ale z ust. 2 art. 1 tej ustawy wynikało, że wszelkie działania przeprowadzane przez organizacje w trakcie ich działalności zostały uznane za takie.

Zatem pojęcie „faktu życia gospodarczego” zawarte w ustawie nr 402-FZ jest szersze niż pojęcie „transakcji biznesowej”, które zostało zastosowane w ustawie nr 129-FZ. I tu to powstaje główne pytanie, co niepokoi specjalistów: jakie fakty z życia gospodarczego można udokumentować za pomocą podstawowych dokumentów księgowych, które są zestawiane według formularzy opracowanych niezależnie przez organizację i kiedy stosowanie ujednoliconych formularzy pozostaje obowiązkowe? W końcu uchwały Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej, które zatwierdziły ujednolicone formy szkół podstawowych dokumentacja księgowa, nie odwołany.

2. Własne formularze podstawowych dokumentów księgowych

Zgodnie z częścią 4 art. 9 ustawy N 402-FZ formularze podstawowych dokumentów księgowych używanych przez organizację (z wyjątkiem organizacji sektor publiczny), musi zostać zatwierdzony przez kierownika organizacji. Jednocześnie ustawa ta nie zawiera wymogu obowiązkowego stosowania ujednoliconych formularzy. Przypomnijmy, że przed 1 stycznia 2013 r. można było korzystać z samodzielnie opracowanych formularzy dokumentów pierwotnych tylko wtedy, gdy wymagany formularz nie był dostępny w albumach ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej (klauzula 2 art. 9 ustawy nr 129 -F Z). Zauważamy jednak, że nawet przy sporządzaniu dokumentów pierwotnych nie według ujednoliconych formularzy, podatnikom udało się obronić przed sądem legalność uznania wydatków (więcej informacji w Encyklopedii kontrowersyjne sytuacje dla podatku dochodowego).

Opracowując własne formularze podstawowych dokumentów księgowych, można przyjąć za podstawę ujednolicone formularze, dodając lub usuwając niektóre szczegóły. Ponadto zaleca się stosowanie GOST R 6.30-2003 „Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”.

Przy opracowywaniu należy wziąć pod uwagę, że podstawowy dokument księgowy musi koniecznie zawierać szczegóły wymienione w części 2 art. 9 ustawy nr 402-FZ:

Nazwa i data sporządzenia dokumentu;

Nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;

Wartość naturalnego i (lub) pieniężnego pomiaru faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;

Podpisy, nazwiska (z inicjałami) oraz stanowiska osób, które dokonały transakcji, operacji i odpowiadają za prawidłowość jej wykonania, lub osób odpowiedzialnych za prawidłowość przeprowadzenia zdarzenia.

Należy pamiętać, że listę szczegółów poszczególnych podstawowych dokumentów księgowych można rozszerzyć o inne przepisy prawne. Na przykład wymagania dotyczące szczegółów listu przewozowego zawarte są w rozporządzeniu Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. N 152, przyjętym na podstawie części 1 art. 6 ustawy federalnej z dnia 8 listopada 2007 r. N 259-FZ „Karta transportu drogowego i miejskiego naziemnego transportu elektrycznego”.

Jak już wspomniano, szef organizacji musi zatwierdzić stosowane formy podstawowych dokumentów księgowych (część 4, art. 9 ustawy nr 402-FZ).

Należy również zauważyć, że podstawowy dokument księgowy można sporządzić w w formacie elektronicznym(Część 5 art. 9 ustawy nr 402-FZ). I jak wiadomo, na wymianę dokumenty elektroniczne Konieczne jest, aby uczestnicy elektronicznego obiegu dokumentów posiadali kompatybilne formaty dokumentów. W związku z tym przy opracowywaniu własnych formularzy dokumentów i ich formatów pojawią się trudności we wdrażaniu elektronicznego zarządzania dokumentami. Zauważmy, że na podstawie ujednoliconych formularzy zalecane formaty powszechnie używanych dokumentów zostały już opracowane i zatwierdzone zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 21 marca 2012 r. N ММВ-7-6/172@: faktura towarowa (TORG-12) i świadectwo odbioru robót (usług). Dokumenty te można składać w formie elektronicznej organowi podatkowemu (w celu potwierdzenia wydatków na potrzeby obliczenia podatku dochodowego oraz w innych celach na żądanie inspektoratu) i kontrahentom.

3. Ujednolicone formy podstawowych dokumentów księgowych

Od 1 stycznia 2013 r. Nie ma wymogu stosowania ujednoliconych formularzy przy sporządzaniu podstawowych dokumentów księgowych w ustawie N 402-FZ, ale ich stosowanie jest powszechne w wielu podmiotach gospodarczych. Oprócz, niezależny rozwój Formy dokumentów inne niż ujednolicone wymagają czasu, specjalistycznej wiedzy i dodatkowych kosztów konfiguracji oprogramowanie w nowych formach, a stosowanie takich form może powodować trudności w pracy zarówno wewnątrz organizacji, jak i z kontrahentami.

Ustawa nr 402-FZ nie zawiera zakazu stosowania ujednoliconych formularzy, dlatego nadal można je stosować, zatwierdzając taką decyzję w polityce rachunkowości lub na podstawie osobnego zarządzenia menedżera.

Ponadto odmowa stosowania wszystkich ujednoliconych formularzy jest dość ryzykowna.

W Informacji nr PZ-10/2012 Ministerstwo Finansów Rosji zauważyło, że przyjęte do stosowania formularze podstawowych dokumentów księgowych pozostają obowiązkowe upoważnione organy zgodnie i na podstawie innych przepisów federalnych (na przykład formularze dokumentów gotówkowych).

Rzeczywiście, Regulamin dotyczący procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych banknotami i monetami Banku Rosji na terytorium Federacja Rosyjska(zatwierdzony przez Bank Rosji w dniu 12 października 2011 r. N 373-P) przewiduje stosowanie następujących ujednoliconych formularzy:

Wpływy i wydatki zamówienia gotówkowe(formy N KO-1 i KO-2);

- (formularz N KO-4);

Księga księgowa środków przyjętych i wydanych przez kasjera (formularz N KO-5);

Zestawienia rozliczeniowe i płatnicze (formularze nr T-49 i T-53).

Formularze te zostały zatwierdzone uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18.08.1998 N 88, z dnia 01.05.2004 N 1.

Należy pamiętać, że nie są to wszystkie ujednolicone formularze, które nadal są obowiązkowe do stosowania w 2013 r., pomimo zapewnionej swobody tworzenia własnych formularzy.

Ponadto niezastosowanie standardowych formularzy dokumentów przy rejestrowaniu pracy i jej płatności może prowadzić do niepożądanych konsekwencji dla organizacji. Zagadnieniu stosowania tych formularzy poświęcona jest kolejna część tego specjalnego numeru.

Istnieją inne obowiązkowe formy dokumentów pierwotnych. Jednakże wymóg zawarty w części 4 art. 9 ustawy N 402-FZ, ogólnie: formularze muszą zostać zatwierdzone przez kierownika jednostki gospodarczej. Dlatego, aby uniknąć nieporozumień z organami regulacyjnymi, lepiej zatwierdzić stosowanie ujednoliconych formularzy na zlecenie menedżera lub przewidzieć to w polityce rachunkowości.

4. Cechy zastosowania ujednoliconych form podstawowychdokumenty księgowe dotyczące rozliczania pracy i płatności

Na szczególną uwagę zasługuje kwestia stosowania ujednoliconych formularzy do dokumentowania zdarzeń zachodzących w zakresie stosunków pracy (zatrudnienie pracownika, udzielenie mu urlopu itp.).

Zdaniem Rostrud po wejściu w życie ustawy nr 402-FZ, czyli od 1 stycznia 2013 r. organizacje pozarządowe ma prawo posługiwać się samodzielnie opracowanymi przez siebie wzorami podstawowych dokumentów księgowych (pismo z dnia 14 lutego 2013 r. N PG/1487-6-1).

Jako przykład Rostrud podaje osobistą kartę pracownika (formularz nr T-2) i zauważa, że ​​podstawowy dokument księgowy musi zawierać wszystkie obowiązkowe dane określone w części 2 art. 9 ustawy nr 402-FZ. Formularz osobistej karty pracownika (formularz N T-2), a także inne ujednolicone formy podstawowych dokumentów księgowych do rejestrowania pracy i jej płatności, zostały zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1 (zwana dalej Uchwałą N 1).

Jednocześnie należy wziąć pod uwagę wymagania dotyczące stosowania tej ujednoliconej formy do utrzymania rejestracja wojskowa ustanawia się klauzulę 27 Regulaminu rejestracji wojskowej (zatwierdzoną dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 27 listopada 2006 r. N 719 zgodnie z klauzulą ​​6 art. 8 ustawy federalnej z dnia 28 marca 1998 r. N 53-FZ „ O służbie wojskowej i służbie wojskowej”).

Rozważając kwestię przygotowania podstawowych dokumentów podczas wysyłania pracownika w podróż służbową, Ministerstwo Pracy Rosji w piśmie nr 14-2-291 z dnia 14 lutego 2013 r. zauważyło, że odpowiednie dokumenty (w szczególności zaświadczenie o podróży) muszą sporządza się według wzorów zatwierdzonych uchwałą nr 1.

Ministerstwo Finansów Rosji w Informacji nr PZ-10/2012 wskazało, że od 1 stycznia 2013 roku wzory podstawowych dokumentów księgowych ustalane przez uprawnione organy zgodnie z innymi ustawami federalnymi i na podstawie tych ustaw pozostają obowiązkowe.

Ponadto należy zauważyć, że wymagania dotyczące podstawowych dokumentów księgowych zawarte w art. 9 ustawy N 402-FZ można zastosować tylko częściowo do dokumentów służących do dokumentowania wydarzeń w dziedzinie stosunków pracy. Zatem w części 5 art. 9 ustawy N 402-FZ przewiduje możliwość sporządzenia podstawowego dokumentu księgowego w formie elektronicznej. W tym samym czasie Kodeks Pracy Federacja Rosyjska i inne regulacyjne akty prawne zawierające normy prawa pracy nie dopuszczają takiej możliwości. Na przykład w ust. 3 ust. 26 Regulaminu dotyczącego specyfiki wysyłania pracowników w podróż służbową, zatwierdzonego dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. N 749, bezpośrednio ustala się, że raport pracownika z pracy wykonanej podczas podróży służbowej składa się pracodawcy na piśmie. Ujednolicone formularze zlecenia służbowego, protokołu jego wykonania oraz zaświadczenia o podróży zawarte są także w Uchwale nr 1.

Biorąc powyższe pod uwagę, możemy dojść do wniosku, że wykonanie dokumentów przy użyciu samodzielnie opracowanych formularzy ewidencji pracy i jej płatności może powodować roszczenia ze strony organów kontrolnych, gdyż Nowa forma wymagania prawa pracy dotyczące konkretnego dokumentu mogą nie zostać uwzględnione (nie w pełni uwzględnione).

Na przykład powinien zawierać kolumny, w których konieczne jest wprowadzenie informacji o wykonanej pracy, przeniesienie do innej stała praca i zwolnienie (klauzula 12 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy, tworzenia formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. N 225). Jednocześnie informacja ta nie jest uwzględniona w wykazie podanym w części 2 art. 9 ustawy nr 402-FZ.

Zatem jeśli chodzi o przygotowanie dokumentów dotyczących rozliczania i płatności pracy, obecnie bardziej wskazane jest, aby organizacje korzystały z ujednoliconych formularzy zatwierdzonych uchwałą nr 1. I, jak już zauważono, stosowanie tych ujednoliconych formularzy zgodnie z Część 4 art. 9 ustawy N 402-FZ musi zostać zatwierdzony odrębnym zarządzeniem kierownika organizacji lub załącznikiem do polityki rachunkowości.

Dokumenty źródłowe księgowość ważne zarówno w kwestiach księgowych, jak i przy ustalaniu wolumenu obowiązków podatkowych. Ważne jest, aby specjalista firmy odpowiedzialny za sporządzanie podstawowych dokumentów księgowych dobrze rozumiał treść i formę takich dokumentów, a także znał specyfikę prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Rola dokumentu podstawowego w rachunkowości

Dokumenty podstawowe to dokumenty, za pomocą których firma formalizuje zdarzenia gospodarcze, które miały miejsce w przedsiębiorstwie (klauzula 1, art. 9 ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ).

Pierwszą rzeczą, którą księgowi każdej organizacji powinni jasno zrozumieć, jest to, że obecnie nie ma konkretnej obowiązkowej listy formularzy dla podstawowych dokumentów księgowych. Każda firma sama określa formy dokumentów pierwotnych w zależności od celu ich wykorzystania.

Jednakże w przypadku takich dokumentów lista obowiązkowych szczegółów jest prawnie ustalona (klauzula 2, art. 9 ustawy nr 402-FZ).

WAŻNY! Formularze stosowane w rachunkowości muszą być ustalone w polityce rachunkowości organizacji (klauzula 4 PBU 21/2008, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 6 października 2008 r. Nr 106n).

Lista możliwych podstawowych dokumentów księgowych

Lista podstawowych dokumentów księgowych w latach 2018-2019 może wyglądać następująco:

1. Lista rzeczy do spakowania. Jest to dokument odzwierciedlający listę przenoszonych towarów aktywa materialne. Faktura wystawiana jest w 2 egzemplarzach i zawiera informacje, które następnie znajdują odzwierciedlenie na fakturze. Faktura jest podpisana przez przedstawicieli obu stron transakcji i poświadczona pieczęcią (jeżeli firma posługuje się nią w swojej praktyce).

1. Protokół przyjęcia. Sporządza się go po zakończeniu określonych robót (usług) w celu potwierdzenia, że ​​wynik prac spełnia pierwotne wymagania umowy.

Zobacz próbkę takiego aktu.

1. Podstawowe dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzeń pracownikom (na przykład odcinki wypłat).

Więcej informacji na temat tych stwierdzeń znajdziesz w artykule „Przykład wypełnienia zestawienia płacowego T 49” .

1. Dokumenty związane z obecnością środków trwałych – tutaj firma może sporządzić taką dokumentację z wykazu podstawowych dokumentów księgowych:

• Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych w formie OS-1 - po otrzymaniu lub zbyciu przedmiotu niezwiązanego z budynkami lub budowlami.

Więcej informacji na temat tej ustawy można znaleźć w materiale „Formularz ujednolicony nr OS-1 – Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych” .

• Jeżeli środkiem trwałym jest budynek lub konstrukcja, wówczas jego przyjęcie lub zbycie jest sformalizowane aktem w formularzu OS-1a.

Więcej szczegółów znajdziesz w artykule „Ujednolicony formularz nr OS-1a - formularz i próbka” .

• Spisanie majątku jest formalizowane aktem w formie OS-4.

Więcej szczegółów w materiale „Ujednolicony formularz nr OS-4 - Ustawa o likwidacji środka trwałego” .

• W przypadku konieczności udokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji, a lista inwentarza OS w formie INV-1.

Więcej informacji na temat takiego dokumentu podstawowego można znaleźć w artykule „Ujednolicony formularz nr INV-1 - formularz i próbka” .

• Jeżeli inwentaryzacja została przeprowadzona w odniesieniu do wartości niematerialnych i prawnych, wówczas inwentaryzacja zostanie sporządzona według formularza INV-1a.

Więcej informacji znajdziesz w materiale „Ujednolicony formularz nr INV-1a - formularz i próbka” .

1. Odrębną grupę dokumentów pierwotnych stanowią dokumenty gotówkowe. Należą do nich w szczególności następujący wykaz podstawowych dokumentów księgowych za lata 2018-2019:

• Odbiór zamówienia gotówkowego.

Więcej informacji na temat jego kompilacji można znaleźć w artykule „Jak wypełnia się polecenie odbioru gotówki (PKO)?” .

• Nakaz gotówkowy na konto.

1. Nakaz zapłaty.

Przeczytaj o zasadach przygotowania tego dokumentu.

1. Raport z wyprzedzeniem.

1. Akt potrącenia wzajemnych roszczeń.

Przeczytaj o specyfice korzystania z tego dokumentu.

1. Informacje księgowe.

Informacje na temat zasad jego projektowania można znaleźć w materiale „Świadectwo księgowe korekty błędów - wzór”.

Powyższa lista nie wyczerpuje całego zakresu podstawowych dokumentów stosowanych w rachunkowości i może być rozszerzana w zależności od charakterystyki rachunkowości prowadzonej w każdej konkretnej organizacji.

WAŻNY! Nie są to podstawowe dokumenty księgowe z wykazu 2018-2019 – wykaz zaproponowano powyżej:

• Porozumienie. Jest to dokument określający prawa, obowiązki i odpowiedzialność stron biorących udział w transakcji, warunki i tryb płatności, specjalne warunki itp. Jego dane służą do organizacji księgowości w oparciu o analitykę rozliczeń z kontrahentami, jednak on sam nie generuje transakcji księgowych.
• Sprawdzać. Dokument ten odzwierciedla kwotę, jaką kupujący zgadza się zapłacić, akceptując warunki dostawcy. Faktura może zawierać Dodatkowe informacje na warunkach transakcji (warunki, sposób płatności, dostawy itp.), czyli stanowi uzupełnienie umowy.
• Faktura. Dokument ten sporządza się dla celów podatkowych, ponieważ na jego podstawie kupujący akceptują do odliczenia kwoty podatku VAT przedstawione przez dostawców (169 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Zatem w przypadku braku innych dokumentów charakteryzujących konkretną transakcję, potwierdzenie wydatków na tę transakcję fakturą nie będzie możliwe (pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 25 czerwca 2007 r. nr 03-03-06/ 1/392, Federalna Służba Podatkowa z dnia 31 marca 2006 r. Nr 02-3 -08/31, uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Wschodniosyberyjskiego z dnia 19 kwietnia 2006 r. Nr A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Należy pamiętać, że ujednolicone formularze podstawowych dokumentów księgowych podane na liście nie są obowiązkowe do stosowania, ponieważ od 2013 r. (po przyjęciu ustawy nr 402-FZ) formularze takich formularzy można opracowywać niezależnie. Ale w większości przypadków są one nadal używane. Dlatego też w latach 2018–2019 wykaz ujednoliconych form podstawowych dokumentów księgowych zawarty w uchwałach Państwowej Komisji Statystycznej pozostaje nadal aktualny.

Jakie informacje powinny zawierać formularze dokumentów pierwotnych?

Pomimo tego, że obecnie nie ma obowiązkowych dokumentów podstawowych dla wszystkich formularzy, ustawodawca ustalił wymagania dotyczące treści takich dokumentów. Lista obowiązkowych szczegółów, które muszą być zawarte w każdym dokumencie podstawowym, znajduje się w ust. 2 art. 9 ustawy nr 402-FZ. Są to w szczególności:

• nazwa dokumentu;
• datę sporządzenia takiego dokumentu;
• informacje o osobie, która sporządziła dokument (nazwa firmy lub indywidualny przedsiębiorca);
• istotę faktu życia gospodarczego, który został sformalizowany przez ten dokument;
• cechy pieniężne, liczbowe, miary zdarzenia, które miało miejsce (na przykład w jakiej objętości, w jakich jednostkach i za jaką kwotę produkty zostały sprzedane klientom);
• informacje o odpowiedzialnych specjalistach, którzy dokumentowali zdarzenie, a także podpisy tych specjalistów.

Dokumenty podstawowe i rejestry księgowe

Jak klasyfikować podstawowe dokumenty księgowe?

Jeżeli dokument podstawowy został wydany przez samą firmę, może należeć albo do grupy wewnętrznej, albo do grupy zewnętrznej. Dokument sporządzony wewnątrz firmy i rozciągający swoje skutki na firmę kompilującą jest wewnętrznym dokumentem podstawowym. Jeżeli dokument został otrzymany z zewnątrz (lub opracowany przez firmę i wydany na zewnątrz), będzie to zewnętrzny dokument pierwotny.

Dokumenty wewnętrzne firmy podzielone są na następujące kategorie:

• Podstawowe dokumenty administracyjne to te, za pomocą których firma wydaje polecenia którejkolwiek ze swoich jednostek strukturalnych lub pracownikom. Do tej kategorii zaliczają się zamówienia firmowe, instrukcje itp.
• Podstawowe dokumenty wykonawcze. Firma odzwierciedla w nich fakt wystąpienia określonego zdarzenia gospodarczego.
• Dokumentacja rejestracja księgowa. Za ich pomocą firma systematyzuje i podsumowuje informacje zawarte w innych dokumentach administracyjnych i pomocniczych.

Po udokumentowaniu zdarzenia gospodarczego jako dokumentu podstawowego konieczne jest następnie uwzględnienie zdarzenia w księgach rachunkowych. W rzeczywistości są nośnikami uporządkowanej informacji, gromadzą i rozpowszechniają cechy i wskaźniki transakcji biznesowych.

Przez wygląd Wyróżnia się następujące rejestry:

• książki;
• karty;
• darmowe prześcieradła.

Ze względu na sposób prowadzenia rejestru wyróżnia się następujące grupy:

• Rejestry chronologiczne. Rejestrują zdarzenia, które miały miejsce sekwencyjnie – od pierwszego do ostatniego.
• Rejestry systematyczne. W nich firma klasyfikuje zrealizowane transakcje według treści ekonomicznej (na przykład księga kasowa).
• Rejestry łączone.

Według kryterium treści informacji zawartych w rejestrach wyróżnia się:

• rejestry syntetyczne (na przykład zlecenie dziennika);
• rejestry analityczne (lista płac);
• rejestry połączone, w ramach których spółka prowadzi zarówno księgowość syntetyczną, jak i analityczną.

Przeczytaj więcej o rejestry księgowe zobacz artykuł „Rejestry księgowe (formularze, próbki)” .

Wyniki

Obecnie nie ma obowiązkowych formularzy i wykazów podstawowych dokumentów księgowych: każdy podmiot gospodarczy ma prawo samodzielnie określić formy podstawowych dokumentów, które będzie wykorzystywał w swojej działalności.

Jednocześnie najczęstszymi podstawowymi dokumentami księgowymi są te, które mają analogie wśród ujednoliconych formularzy zatwierdzonych przez Państwową Komisję Statystyczną.

Po sporządzeniu dokumentu pierwotnego konieczne jest przeniesienie z niego informacji do rejestru księgowego.

„Księgowość”, 2010, nr 6

Organy podatkowe zwracają uwagę na niewykorzystanie dokumentacji lub uchybienia w jej wykonaniu, co często staje się przedmiotem sporów sądowych. Czy korzystanie z tych formularzy jest obowiązkowe?

Ujednolicenie form podstawowej dokumentacji księgowej. Organy podatkowe mają prawo żądać od podatnika dokumentów stanowiących podstawę do obliczenia i zapłaty podatków w formularzach określonych przez odpowiedni federalny organ wykonawczy.

O jakich formach mówimy i czy takie są dokumenty?

Koncepcja ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej pojawia się w ustawie o rachunkowości. Ustalili, że jest to podstawowy Dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli są sporządzone zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej.

Dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, muszą zawierać obowiązkowe dane wymienione w art. 9 tej ustawy. Albumy o ujednoliconych formularzach zostały zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji, ale nie dla wszystkich sekcji rachunkowości (Tabela 1). Jak widać albumy nie zostały stworzone dla ujednoliconych formularzy księgowych wartości niematerialne i prawne, materiały, środki trwałe, robocizna i jej zapłata, praca maszyn budowlanych, transakcje gotówkowe, wyniki inwentaryzacji.

Tabela 1

Lista albumów ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej

Nazwa albumu	Źródło
Ujednolicone podstawowe formularze księgowe dokumentacja do rachunkowości rolniczej produkty i surowce	Uchwała Państwowej Komisji Statystycznej Rosja z 29 września 1997 r. N 68
Ujednolicone podstawowe formularze księgowe dokumentacja transakcji księgowych w miejscach publicznych odżywianie	Uchwała Państwowej Komisji Statystycznej Rosja od 25 grudnia 1998 r N 132
Ujednolicone podstawowe formularze księgowe dokumentacja księgowa operacje handlowe przy sprzedaży towarów na kredyt i za prowizję handel
Ujednolicone podstawowe formularze księgowe dokumentacja księgowa płatności gotówkowych z ludnością podczas prowadzenia handlu operacje przy użyciu kasy fiskalnej
Ujednolicone podstawowe formularze księgowe dokumentacja do rozliczania operacji handlowych (ogólnie)
Album ujednoliconych podstawowych formularzy księgowych dokumentacja do ewidencji produktów, pozycje magazynowe w terenie składowanie	Uchwała Państwowej Komisji Statystycznej Rosja z dnia 09.08.1999 N 66
Ujednolicone podstawowe formularze księgowe dokumentacja dotycząca rozliczania pracy w kapitale prace budowlano-remontowo-budowlane	Uchwała Państwowej Komisji Statystycznej Rosja od 11.11.1999 N 100

Pojęcie „albumu o jednolitych formach” nie podlega szerokiej interpretacji, a wykaz istniejących albumów podano w tabeli. 1 ma charakter kompleksowy.

Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 8 lipca 1997 r. N 835 powierzono funkcje opracowywania i zatwierdzania albumów o ujednoliconych formach Państwowemu Komitetowi Statystyki Rosji, który później został przekształcony w Służba federalna statystyki państwowe (Rosstat). Ten ostatni nie miał jednak żadnych uprawnień w stosunku do form ujednoliconych.

Uznawanie decyzji federalnych organów wykonawczych za normatywne akty prawne. Przejdźmy do dekretu rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 sierpnia 1997 r. N 1009, który zatwierdził Zasady przygotowywania normatywnych aktów prawnych federalnych organów wykonawczych i ich rejestracja państwowa(Zasady).

W okresie zatwierdzania decyzji w sprawie ujednoliconych formularzy Państwowy Komitet Statystyki Rosji był federalnym organem wykonawczym.

Uchwała federalnego organu wykonawczego uzyskuje status aktu prawnego pod warunkiem jej rejestracji przez Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji. Sam fakt, że została opublikowana na podstawie dekretu Rządu Federacji Rosyjskiej, nie pozwala jeszcze na zakwalifikowanie jej jako regulacji prawnej. Żadna z interesujących nas decyzji Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji nie została zarejestrowana w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji.

Akty, które nie wymagają rejestracji w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji, nie uzyskują statusu aktów prawnych i nie zawierają norm prawnych obowiązujących wszystkie organizacje. Dlatego ujednolicone formularze zatwierdzone uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji mają charakter doradczy.

W tym względzie na uwagę zasługują pisma Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 04.05.2009 N 07-02-10/24 oraz Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 27.07.2009 N 3-2-09/147, w których Poinformowano, że Rosstat, Ministerstwo Finansów Rosji, Federalna Służba Podatkowa Rosji nie mają uprawnień do wyjaśniania stosowania form podstawowych dokumentów księgowych. Dlatego też Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 01.08.2001 N 16-00-14/364 zakazujące naszym zdaniem odstępstw od form „krajobrazowych” nie może mieć zastosowania.

Procedura wejścia w życie przepisów ustawowych i wykonawczych. Z klauzul 8 i 10 Dekretu Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 23 maja 1996 r. N 763, który określa tryb publikacji i wejścia w życie aktów Prezydenta Federacji Rosyjskiej, Rząd Federacji Rosyjskiej oraz regulacyjne akty prawne federalnych organów wykonawczych, wynika z tego, że akty prawne federalnych organów wykonawczych, które nie przeszły rejestracji stanowej ani nie zostały opublikowane w przewidziany sposób, nie pociągają za sobą skutków prawnych, ponieważ nie weszły w życie. Nie mogą służyć jako podstawa do regulowania odpowiednich stosunków prawnych lub nakładania sankcji na urzędników i organizacje za niezastosowanie się do zawartych w nich poleceń. Nie można na nich polegać przy rozstrzyganiu sporów. Podobne stanowisko zawarto w Definicjach Trybunał Konstytucyjny RF z dnia 03.02.2006 N 58-O i z dnia 11.02.2006 N 537-O.

Rejestracja państwowa osoby prawnej polega na nadaniu jej numeru rejestracyjnego. W związku z tym odniesienia w sporach podatkowych do decyzji Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji w sprawie zatwierdzenia ujednoliconych formularzy są niezgodne z prawem.

Spory podatkowe dotyczące stosowania formularzy ujednoliconych. Stosowanie przepisów dekretu N 763 nie raz pozwoliło firmom wygrywać spory podatkowe sądy arbitrażowe(Tabela 2).

Tabela 2

Zastosowanie dekretu Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 23 maja 1996 r. N 763 w sporach podatkowych

Osąd	Argumenty sądu
Rezolucja Dziewiąty arbitraż Sąd Apelacyjny od 22.10.2008r N 09AP-11557/2008-AK	Wymagania dotyczące sporządzania podstawowej dokumentacji księgowej dokumentów według wzorów zawartych w albumach ujednolicone formy rachunkowości podstawowej dokumentacja, a nie księgowość kiedy obecność bezpośredniego powiązania w obowiązującym prawie, nie można rozszerzyć na rachunkowość podatkową, tzw jako formy ujednolicone N N KS-2 i KS-3 uważa się, że nie zostały one zawarte z mocy prawa obowiązują i nie podlegają obowiązkowi stosowania
Uchwała FAS Region Wołgi w sprawie z dnia 08.05.2009r N A12-17574/2008	Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 nie został opublikowany w oficjalnych publikacjach, dlatego też nie może służyć jako podstawa regulować odpowiednie stosunki prawne, stosowanie sankcji wobec obywateli, urzędników i organizacjom za nieprzestrzeganie zawartych w nim zapisów są w nim instrukcje. Jeżeli uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 nie podlega rejestracji i publikację jako niemające wpływu na prawa i obowiązki prawne i osoby, łącze organu podatkowego za uchybienie zobowiązaniom w sprawie stosowania formularzy podstawowych dokumentów księgowych tym bardziej bezpodstawne
Uchwała FAS Region Wołgi w sprawie z dnia 21.05.2009r N A55-16309/2008	Organizacja ma prawo zastosować niewiążące jej oficjalnie niepublikowane formy szkoły podstawowej dokumenty księgowe zawarte w albumach ujednolicone formy rachunkowości podstawowej dokumentację lub inne podstawowe dokumenty księgowe, spełnienie wymagań obowiązkowych, ustanowiony przez art. 9 Prawo federalne „O rachunkowości”
Rezolucja Dziewiąty arbitraż Sąd Apelacyjny od 19.03.2007, od 26.03.2007 N 09AP-1769/2007-AK	W chwili podjęcia uchwały z dnia 25 grudnia 1998 r N 132 Goskomstat Rosji zgodnie dekretem Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 14 sierpnia 1996 r. N 1177 związany z władze federalne wykonawczy władze. Dlatego wspomniana uchwała musiał przejść procedurę rejestracyjną w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji i opublikowane w oficjalnej publikacji. Jednak do chwili obecnej ta uchwała nie został zgłoszony do rejestracji państwowej i niepublikowane w oficjalnych publikacjach. Więc Organizacja miała zatem prawo nie aplikować ujednolicona forma transportu towarów faktura zawarta w ww Rezolucja

Obecnie praktyka arbitrażowa w zakresie stosowania ujednoliconych formularzy rozwija się głównie na korzyść podatników.

Ujednolicone formularze transakcji gotówkowych. Zgodnie z klauzulą ​​12 Procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonej przez Bank Rosji z dnia 22 września 1993 r. N 40 (Procedura), transakcje gotówkowe są formalizowane przy użyciu standardowych międzywydziałowych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej dla przedsiębiorstw i organizacji, które zostały zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji. Zarządzenie uważa się za normatywne akt prawny na podstawie zarządzenia Banku Rosji z dnia 1 grudnia 1992 r. N 02-209. Wynika z tego, że uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji zatwierdzająca standardowe formularze dokumentacji pierwotnej ma charakter międzyresortowy. Paragraf 13 Regulaminu Rachunkowości oraz sprawozdania finansowe w Federacji Rosyjskiej identyfikuje formularze standardowe z formularzami ujednoliconymi.

Jednak uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 18 sierpnia 1998 r. N 88 nie została zarejestrowana w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji. W związku z tym, naszym zdaniem, ujednolicone formularze transakcji gotówkowych nie są obowiązkowe.

Czy ujednolicone formularze mają zastosowanie w małych firmach? Klauzula 5 Standardowych zaleceń dotyczących organizacji rachunkowości dla małych firm (zarządzenie nr 64n) stanowi, że małe przedsiębiorstwa mogą korzystać z niezależnie opracowanych formularzy zawierających obowiązkowe dane, przewidziane przez prawo o rachunkowości. Stanowisko to znajduje także potwierdzenie w Postanowieniu Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 10 kwietnia 2008 r. N 3856/08. Niemniej jednak nie zaleca się odwoływania się do zarządzenia nr 64n. Dlaczego?

Po pierwsze, nie jest zarejestrowana w rosyjskim Ministerstwie Sprawiedliwości, co oznacza, że ​​nie jest aktem prawnym. Dlatego odniesienie do niego może być kwestionowane organ podatkowy; po drugie, Zalecenia Modelowe zostały opracowane zgodnie z ustawą federalną nr 88-FZ z dnia 14 czerwca 1995 r., która stała się nieważna z dniem 1 stycznia 2008 r. w związku z przyjęciem ustawy federalnej nr 209-FZ z dnia 24 lipca 2007 r.

A co najważniejsze, kryteria dla małych przedsiębiorstw zawarte w starych i nowych ustawach nie są zbieżne.

Podsumowując, zauważamy, że księgowi często nie doceniają wymogu ust. 4 PBU 1/2008 dotyczącego zatwierdzania form podstawowych dokumentów księgowych w polityce rachunkowości, która nie zawiera żadnej wzmianki o ujednoliconych formularzach. Błędem jest jednak zakładanie, że organizacja ma prawo odmówić stosowania ujednoliconych formularzy. Konieczne jest albo opracowanie własnych formularzy, albo określenie, które szczegóły ujednoliconych formularzy można wykorzystać.

Organizacja nie ma wpływu na politykę rachunkowości swoich kontrahentów. A ponieważ ujednolicone formularze nie są obowiązkowe, nie ma prawa żądać ich przestrzegania od kontrahentów. O jakość dokumentów, które organizacja otrzymuje od nich, możesz jednak zadbać już na etapie zawierania umowy. Spełnienie uzgodnionego warunku można uzyskać od kontrahenta w sądzie.

E.Yu.Dirkova

Akademia Budżetu i Skarbu NIFI

1. Dlaczego potrzebne są podstawowe dokumenty księgowe i co się stanie, jeśli ich zabraknie.

2. Co wziąć pod uwagę przy opracowywaniu własnych formularzy dokumentów pierwotnych.

3. W jakich przypadkach stosowanie ujednoliconych formularzy jest obowiązkowe?

Jak wiadomo, obecna ustawa o rachunkowości (nr 402-FZ) nie zawiera wymagań dotyczących obowiązkowego stosowania ujednoliconych form podstawowych dokumentów księgowych. Oznacza to, że organizacje i przedsiębiorcy mają prawo do samodzielnego opracowywania form dokumentów podstawowych, biorąc pod uwagę ich potrzeby i charakterystykę ich działalności. Jednak takie prawo kryje w sobie wiele pułapek. Na przykład wszystkie dokumenty pierwotne, w tym te opracowane samodzielnie, muszą spełniać określone wymagania, a niektóre dokumenty muszą być sporządzone wyłącznie według ujednoliconych formularzy ze względu na inne przepisy federalne. O takich niuansach sporządzania dokumentów podstawowych należy wiedzieć zarówno podczas sporządzania własnych dokumentów, jak i przy akceptowaniu dokumentów od kontrahentów, ponieważ podstawowe dokumenty księgowe są podstawą, na której opiera się nie tylko rachunkowość, ale także rachunkowość podatkowa. Jak sprawić, by ten fundament był niezawodny - dowiemy się tego w tym artykule.

Dlaczego potrzebne są podstawowe dokumenty księgowe?

Na początek przypomnijmy sobie, dlaczego w zasadzie potrzebne są podstawowe dokumenty księgowe i dlaczego tak ważne jest zwracanie uwagi na prawidłowość ich wykonania. Jak stwierdzono w ustawie nr 402-FZ, Każdy fakt życia gospodarczego musi być udokumentowany w podstawowym dokumencie księgowym(Część 1, art. 9). W tym przypadku przez fakt życia gospodarczego rozumie się każde zdarzenie, operację, transakcję, na którą ma lub może mieć wpływ kondycja finansowa podmiot gospodarczy, wynik finansowy jego działalności i (lub) przepływy pieniężne. Fakty z życia gospodarczego obejmują na przykład nabycie środka trwałego i obliczenie jego amortyzacji, rozliczenie memoriałowe wynagrodzenie pracownicy i ona itp. Zatem prawie wszystko wpisy księgowe musi opierać się na odpowiednich podstawowych dokumentach księgowych.

W rachunkowości podatkowej ważną rolę odgrywają również dokumenty pierwotne: zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej uzasadnione i udokumentowane wydatki podatnika uznawane są za wydatki. To jest obecność podstawowych dokumentów księgowych jest jedną z podstaw rozpoznania wydatków i odpowiednio do obliczeń podstawa podatku dla podatku dochodowego (lub według uproszczonego systemu podatkowego „dochody-koszty”).

Brak dokumentów podstawowych jest uważany przez Ordynację podatkową Federacji Rosyjskiej za rażące naruszenie zasad rozliczania dochodów i wydatków, przedmiotów opodatkowania, za które przewidziana jest kara (art. 120 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej ):

• od 10 do 30 tysięcy rubli. – jeżeli brak dokumentów pierwotnych nie doprowadził do zaniżenia podstawy opodatkowania;
• od 40 tysięcy rubli. do 20% kwoty niezapłaconego podatku – jeżeli brak dokumentów spowodował zaniżenie podstawy opodatkowania.

Ponadto brak dokumentów pierwotnych może stanowić podstawę do pociągnięcia urzędników do odpowiedzialności administracyjnej za rażące naruszenie zasad rachunkowości i przedstawienie sprawozdań finansowych w formie grzywny w wysokości od 2 do 3 tysięcy rubli. (Artykuł 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej). Za rażące naruszenie zasad rachunkowości i prezentacji sprawozdań finansowych uważa się:

• zaniżenie naliczonych podatków i opłat o co najmniej 10% w wyniku zniekształcenia danych księgowych;
• zniekształcenie dowolnego artykułu (wiersza) formularza sprawozdawczości finansowej o co najmniej 10%.

Z powyższego wynikają dwa główne wnioski:

1. muszą być dostępne podstawowe dokumenty księgowe;

2. Podstawowe dokumenty księgowe muszą być odpowiednio sporządzone.

Jeżeli z pierwszym wymogiem wszystko jest jasne, to należy bardziej szczegółowo omówić drugi, dotyczący prawidłowego wykonania podstawowych dokumentów księgowych. Rzecz w tym, że wg aktualne Prawo„W sprawie rachunkowości” nr 402-FZ formy stosowanych dokumentów podstawowych określa kierownik jednostki gospodarczej po przedstawieniu urzędnik, któremu powierzono prowadzenie dokumentacji księgowej (klauzula 4 art. 9 ustawy nr 402-FZ). Możliwe są następujące opcje ustalenia form dokumentów pierwotnych:

• stosowanie ujednoliconych form dokumentów pierwotnych;
• wykorzystanie niezależnie opracowanych form dokumentów pierwotnych (całkowicie samodzielnie opracowanych lub utworzonych poprzez wprowadzenie zmian w ujednoliconych formularzach);
• Możliwe jest również połączenie tych dwóch opcji dla różnych dokumentów. Na przykład korzystając z samodzielnie opracowanych formularzy certyfikat księgowy oraz ustawa o spisywania materiałów i ujednoliconych form wszystkich pozostałych dokumentów.

! Niezależnie od wybranej opcji stosowania formularzy dokumentów pierwotnych, należy ją odzwierciedlić albo w samej polityce rachunkowości dla celów rachunkowych i podatkowych, albo w osobnej kolejności. Jednocześnie niezależnie opracowane formularze podstawowych dokumentów księgowych są zwykle podawane w załączniku, ale jeśli stosowane są ujednolicone formularze, następuje łącze do odpowiedniego dokumentu (uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego). Jeżeli zastosowane formy pierwotnych dokumentów księgowych nie zostaną zatwierdzone przez kierownika, wówczas w przypadku kontroli inspektorzy mogą uznać, że dokumenty zostały sporządzone w nieokreślonej formie, to znaczy z naruszeniem prawa, i odpowiednio nie stanowią podstawy do uznania wydatków.

Samodzielnie opracowane formy podstawowych dokumentów księgowych

Przy opracowywaniu własnych formularzy podstawowych dokumentów księgowych możliwe są dwie opcje:

• całkowicie niezależnie opracowana forma;
• formularz opracowany w oparciu o istniejący ujednolicony formularz (np. poprzez usunięcie lub dodanie szczegółów).

W każdym przypadku wynikowa forma pierwotnego dokumentu księgowego musi zawierać: wymagane szczegóły, ustanowiony w części 2 art. 9 ustawy nr 402-FZ:

• nazwa i data sporządzenia dokumentu;
• nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;
• treść faktu życia gospodarczego;
• wartość naturalnego i (lub) pieniężnego pomiaru faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
• podpisy, nazwiska (z inicjałami) oraz stanowiska osób, które dokonały transakcji, operacji i osób odpowiedzialnych za jej wykonanie lub osób odpowiedzialnych za realizację zrealizowanego zdarzenia. Lista osób upoważnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych oraz formularze dokumentów muszą zostać zatwierdzone przez kierownika.

! Notatka: Ustawa nr 402-FZ nie przewiduje umieszczania pieczęci na dokumencie pierwotnym jako wymogu obowiązkowego. Dlatego uwzględnienie tych szczegółów w formie dokumentu lub nie jest wyborem samej organizacji. W przypadku organizacji, które odmówiły użycia okrągłej pieczęci (prawo to przyznaje ustawa federalna nr 82-FZ z dnia 6 kwietnia 2015 r.), zaleca się wykluczenie tego szczegółu ze wszystkich używanych form podstawowych dokumentów księgowych.

W przypadku niektórych dokumentów następujące informacje listę wymaganych szczegółów można rozszerzyć zgodnie z innymi przepisami. Na przykład list przewozowy powinien obowiązkowy zawierają następujące dane (klauzula 3 rozporządzenia Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. nr 152):

• nazwa i numer listu przewozowego;
• informacja o okresie ważności listu przewozowego;
• informacje o właścicielu (posiadaczu) pojazdu;
• informacje o pojeździe;
• informacje o kierowcy.

Dlatego opracowanie własnych formularzy podstawowych dokumentów księgowych wymaga głębokiej wiedzy i analizy aktualne ustawodawstwo. Dlatego w niektórych przypadkach lepiej jest skorzystać z gotowych formularzy. Na przykład formularz uniwersalnego dokumentu przelewu zalecany przez Federalną Służbę Podatkową Federacji Rosyjskiej (pismo nr ММВ-20-3/96@ z dnia 21.10.2013). Dokument ten łączy w sobie szczegóły pierwotnego dokumentu księgowego dotyczącego przeniesienia aktywów materialnych, a także szczegóły faktury, dlatego może być wykorzystywany zarówno do celów księgowych, jak i do celów rozliczeń podatkowych (w celu obliczenia podatku VAT). Oprócz uniwersalnego dokumentu przelewu Federalna Służba Podatkowa Rosji opracowała również zalecaną formę uniwersalnego dokumentu korygującego, który jest sporządzany w przypadku zmiany kosztu dostawy po wysyłce (pismo nr ММВ-20 -15/86@ z dnia 17.10.2014). Fakt, że organizacja zdecydowała się na korzystanie z formularzy UPD i UCD, musi być zapisany w polityce rachunkowości lub w odrębnym zamówieniu menedżera.

Ujednolicone formy

Ustawa nr 402-FZ nie zawiera obowiązkowy wymóg stosuje ujednolicone formy podstawowych dokumentów księgowych, ale jednocześnie nie zawiera zakazu ich stosowania. Dlatego podmiot gospodarczy ma prawo stosować ujednolicone formy tych dokumentów, dla których są ustanowione. Stosowanie ujednoliconych formularzy ma szereg zalet:

• ujednolicone formularze są znane większości kontrahentów, dlatego ich użycie pozwoli uniknąć pytań i nieporozumień podczas przetwarzania transakcji;
• Oprogramowanie księgowe zazwyczaj koncentruje się na wykorzystaniu standardowych formularzy. Wdrożenie niezależnie opracowanych formularzy będzie wymagało dodatkowych kosztów tworzenia programów.

Ponadto zastąpienie wszystkich ujednoliconych formularzy niezależnie opracowanymi jest ryzykowne, ponieważ formularze pierwotnych dokumentów księgowych ustalone przez uprawnione organy zgodnie z prawem federalnym i na ich podstawie są nadal obowiązkowe do stosowania (Informacja Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr PZ-10/2012 do ustawy federalnej nr 402-FZ). Do takich dokumentów zaliczają się na przykład dokumenty rejestracyjne. Dyrektywa Banku Rosji z dnia 11 marca 2014 r. nr 3210-U „W sprawie procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych osoby prawne i uproszczona procedura przeprowadzania transakcji gotówkowych indywidualni przedsiębiorcy i małych przedsiębiorstw” przewiduje stosowanie następujących ujednoliconych formularzy:

• zlecenia kasowe przychodzące i wychodzące (formularze nr KO-1 i KO-2);
• księga kasowa (formularz nr KO-4);
• księga księgowa środków przyjętych i wydanych przez kasjera (formularz nr KO-5);
• wyciągi rozliczeniowe i płatnicze (formularze nr T-49 i T-53).

Dlatego transakcje gotówkowe muszą być sformalizowane za pomocą dokumentów sporządzonych według ujednoliconych formularzy zatwierdzonych uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. Nr 88, z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1.

Szczególną ostrożność należy zachować przy opracowywaniu dokumentów kadrowych oraz dokumentów dotyczących rozliczania i rozliczeń pracy i w miarę możliwości stosować ujednolicone formy tych dokumentów. Wynika to z faktu, że dokumenty personalne i dokumenty księgowe pracy muszą spełniać wymogi prawa pracy, które nie zawsze pokrywają się z wymogami ustawy nr 402-FZ: zaczynając od składu szczegółów (na przykład czasu arkusz, karta osobista pracownika itp.) i kończąc na formie dokumentu (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie przewiduje sporządzania dokumentów personalnych w formie elektronicznej).

Dlatego w tym artykule przypomnieliśmy o znaczeniu podstawowych dokumentów księgowych dla rachunkowości i rachunkowości podatkowej, a także upewniliśmy się, że w przypadku dokumentów podstawowych „forma ma znaczenie”. Podsumowując, jeszcze raz krótko sformułujmy główne wnioski:

• Każdy fakt życia gospodarczego musi być udokumentowany w podstawowym dokumencie księgowym.

• Formularz podstawowego dokumentu księgowego musi zawierać wymagane dane, ustanowione przez prawo nr 402-FZ, a w niektórych przypadkach - szczegóły określają inne przepisy.

• Stosowane formularze podstawowych dokumentów księgowych muszą zostać zatwierdzone przez kierownika w polityce rachunkowości lub w odrębnym zamówieniu - dotyczy to zarówno formularzy opracowanych niezależnie, jak i ujednoliconych.

Czy uważasz, że artykuł jest przydatny i interesujący? podziel się z kolegami w sieciach społecznościowych!

Są jeszcze pytania - zapytaj ich w komentarzach do artykułu!

Podstawa normatywna

1. Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej
2. Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej
3. Ustawa federalna z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości”
4. Ustawa federalna nr 82-FZ z dnia 04.06.2015 „W sprawie zmiany niektórych aktów prawnych Federacji Rosyjskiej dotyczących zniesienia obowiązkowej pieczęci spółek handlowych”
5. Dyrektywa Banku Rosji z dnia 11 marca 2014 r. Nr 3210-U „W sprawie procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych przez osoby prawne oraz uproszczonej procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych przez indywidualnych przedsiębiorców i małe firmy”
6. Zarządzenie Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 18 września 2008 r. Nr 152 „W sprawie zatwierdzenia obowiązkowych danych i trybu wypełniania listów przewozowych”
7. Informacja Ministerstwa Finansów Rosji nr PZ-10/2012 „W sprawie wejścia w życie 1 stycznia 2013 r. Ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”
8. Pisma Federalnej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej

• z dnia 21 października 2013 r. nr ММВ-20-3/96@
• z dnia 17.10.2014 nr ММВ-20-15/86@

Dowiedz się, jak czytać oficjalne teksty tych dokumentów w sekcji

♦ Kategoria: , .