Podstawowe dokumenty są wymagane do potwierdzenia realizacji transakcji biznesowych. W rzeczywistości jest to źródło danych do księgowości w firmie. Obecność i prawidłowe wykonanie podstawowej organizacji jest kluczem do pomyślnego zakończenia kontroli podatkowych, audytów i prawidłowego odzwierciedlenia obrotów na rachunkach księgowość, a zatem dokładnie .

Wymagania, które muszą spełniać dokumenty pierwotne, określono w art. 9 ustawy federalnej nr 402 „O rachunkowości”. Wymaga następujących szczegółów:

• nazwa dokumentu
• Data przygotowania
• nazwa firmy lub jednoosobowa działalność gospodarcza
• opis odzwierciedlający istotę Transakcja biznesowa
• wartość pieniężna i/lub naturalna transakcji biznesowej
• jednostki
• z dekodowaniem i wskazaniem pozycji

Najczęściej dokumentowi nadawany jest numer, w wielu formach jego zapisanie jest obowiązkowe. Numeracja odbywa się z reguły od początku roku.

Należy pamiętać, że potrzeba sporządzenia niektórych formularzy zależy od specyfiki działalności, formy opodatkowania i charakterystyki polityki rachunkowości konkretnej organizacji.

Rejestracja podstawowa

Dokumentowanie faktów działalność gospodarcza następuje w momencie ich zlecenia lub bezpośrednio po zakończeniu na nośniku papierowym i/lub elektronicznym. Formularze dokumentów firma może opracować samodzielnie, z wyjątkiem organizacje rządowe które są zobowiązane do korzystania z prawnie zatwierdzonych formularzy. Należy pamiętać, że wymagane jest wypełnienie ujednoliconych dokumentów, których stosowanie przewiduje prawo.

Jeżeli konieczne jest dokonanie zmian, muszą one być poświadczone podpisem osoby odpowiedzialnej, a także należy wskazać datę. Istnieją dokumenty, których zmiana jest prawnie zabroniona.

Różne cele są różne, najczęściej jest to co najmniej pięć lat. Większość dokumentów dot wynagrodzenie przechowywane do 75 lat.

Ze względu na miejsce ich powstania dokumenty pierwotne dzielą się na zewnętrzne i wewnętrzne, a zgodnie z ich przeznaczeniem na administracyjne i uzasadniające. Przykładem dokumentu administracyjnego jest. Dokument potwierdzający potwierdza określoną operację, na przykład akt przyjęcia wykonanej pracy. Istnieją dokumenty, które łączą w sobie właściwości administracyjne i odciążające, tj. łącznie, przykładem jest zaświadczenie o obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

Dokumenty do księgowania środków trwałych oraz towarów i materiałów

List przewozowy (TN) - dokument ustalający sprzedaż lub wydanie. Sprzedający sporządza dwa formularze TN, jeden zachowuje dla siebie jako podstawę do odpisania, a drugi przekazuje kupującemu, któremu ten formularz daje prawo do przyjmowania towarów i materiałów do rozliczenia.

Ujednolicony formularz TN - TORG-12. W prawym górnym rogu znajdują się kody statystyk. Jeżeli przesyłka pochodzi z oddziału, w kolumnie „adres rzeczywisty” należy podać jego adres. Również wszystkie informacje o produkcie są zapisane w TN - nazwa, numery katalogowe, kod produktu, forma opakowania, ilość miejsc w partii, jednostka miary i jej kod, waga w jednym miejscu i suma, waga netto i brutto , cena i całkowity koszt. Jeśli towary i materiały, to również powinno to znaleźć odzwierciedlenie w TN. W TN znajdują się kolumny z sumami kolumn tam, gdzie to konieczne. Liczba arkuszy TN jest stała, jeśli jest ich kilka. Wprowadź dane na dole Odpowiedzialne osoby.

Rejestracja operacji w rachunkowości systemu operacyjnego

Rejestracja operacji w księgowaniu materiałów

Usługi dokumentów księgowych

Sporządza się go aktem, który można nazwać inaczej - świadczone usługi, wykonana praca, odbiór i dostawa pracy; ważne jest, aby umowa dotycząca tych usług zawierała odpowiednie sformułowania. Jeden egzemplarz formularza otrzymuje klient, drugi pozostaje u wykonawcy. Nie ma jednolitej formy aktu.

W ustawie, oprócz innych obowiązkowych danych, należy określić okres, przez jaki usługi były świadczone, jeśli są one świadczone z określoną częstotliwością. Przykład rekordu: „Wykonywanie usług sprzątania za styczeń 2018 r.”.

Dokumenty gotówkowe

Dokumenty dotyczące rozliczania operacji bankowych

Dokumenty płacowe

Główne dokumenty, które służą jako podstawa do obliczenia wynagrodzenia, są wymienione poniżej:

Dokumenty dotyczące rozliczania podatków i opłat

Większość z opisanych powyżej dokumentów ma podstawowe znaczenie dla rachunkowość podatkowa. Na przykład kwoty za świadczone usługi i listy przewozowe są uwzględniane przy obliczaniu podatku dochodowego, a składki na fundusze są również obliczane na podstawie dokumentów płacowych.

Osobno chciałbym powiedzieć o fakturze. Jest to formularz służący do obliczenia podatku VAT. Poprawność i kompletność wypełnienia wszystkich danych jest krytyczna. ten dokument, W przeciwnym razie Organy podatkowe może odmówić przyjęcia kwoty do potrącenia. Ważny szczegół - jeśli wysyłka realizowana jest przez oddział, konieczne jest wskazanie jego punktu kontrolnego, a nie organizacji macierzystej. Jeden egzemplarz dokumentu pozostaje u kontrahenta (sprzedawcy), drugi u kupującego.

Uwaga na projekt podstawowych dokumentów księgowych jest kluczem do prawidłowego tworzenia rejestrów księgowych.

Rejestry księgowe

Rejestry księgowe są sposobem usystematyzowania i uporządkowania danych dotyczących działalności gospodarczej firmy uzyskanych z dokumentów pierwotnych. Wymagania dotyczące rejestrów reguluje art. 10 ustawy federalnej nr 402. Przedsiębiorstwo może samodzielnie zatwierdzić, jakie typy rejestrów zastosować. Zarządzanie może odbywać się na twarda kopia lub elektronicznie przy użyciu podpisu elektronicznego. Ta informacja jest zapisana w polityka rachunkowości.

Przykładami rejestrów księgowych są księga główna, rejestr wystawionych faktur itp.

Rejestry zawierają następujące dane:

• zarejestrować nazwę
• okres
• Nazwa firmy
• chronologiczne i/lub systematyczne grupowanie obiektów księgowych (daty, nazwy pozycji kosztowych, działów itp.)
• jednostki
• podpis osoby/osób ​​odpowiedzialnych i ich stanowiska

Istnieje kilka klasyfikacji rejestrów księgowych:

• Ze względu na charakter zapisów:

1. Chronologicznie — dane są odzwierciedlane w miarę wykonywania transakcji biznesowych (na przykład rejestrów).
2. Systematyczny – informacje są grupowane na podstawie przypisania do poszczególnych kont księgowych (analiza subconto).
3. Połączone – ewidencja prowadzona jest w oparciu o zasadę systematyki w porządku chronologicznym, łącząc dwa pierwsze punkty (przykładem jest księga główna).

• Z wyglądu:

1. Książki.
2. Darmowe prześcieradła.
3. Karty.

Problem z kontem podstawowym wiąże się obecnie przede wszystkim z faktem, że znaczące miejsce w obrocie zajmują transakcje z osoby oraz indywidualni przedsiębiorcy, których zaświadczenia dokumentowe często nie są ujednolicone, szczególne programy księgowe, ale nie każdy przedsiębiorca może sobie na nie pozwolić.

Odpowiedź

Podstawowy Dokumenty księgowe

(ang. podstawowe dokumenty ewidencyjne) - zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej dotyczącym rachunkowości, dokumenty potwierdzające, które muszą być wykorzystane do sporządzenia wszystkich transakcji biznesowych prowadzonych przez organizację, na podstawie której jest prowadzona, sporządzone w tym czasie transakcji biznesowej lub bezpośrednio po jej zakończeniu i poświadczające fakt odpowiedniej transakcji. Ponieważ projekt P.u.d. jest początkiem księgowej rejestracji transakcji gospodarczych, stanowią one podstawę Informacje księgowe, dostarczając rachunkowości informacji niezbędnych do ciągłego i ciągłego odzwierciedlenia działalności gospodarczej organizacji. Do Pud obejmują zamówienia, umowy, świadectwa odbioru, polecenia zapłaty, pokwitowania gotówkowe i polecenia wypłaty, listy przewozowe, faktury, zamówienia, paragony, paragony sprzedaży i inne podobne dokumenty. Informacje zawarte w PUD są usystematyzowane i gromadzone w procesie prowadzenia rejestrów księgowych.

Podstawowe informacje o P.O.D. ustanowiony ustawą federalną „O rachunkowości” ** (art. 9). Strąk. są brane pod uwagę, jeżeli są zestawione w formie zawartej w albumach ujednoliconych form podstawowych dokumentacja księgowa. P.ud., którego forma nie jest przewidziana w tych albumach, musi zawierać: nazwę dokumentu; data jego sporządzenia; nazwa organizacji, w imieniu której jest sporządzona; treść transakcji biznesowej; mierniki transakcji biznesowych w ujęciu fizycznym i pieniężnym; nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji handlowej i prawidłowość jej rejestracji; własnoręczne podpisy tych osób. Tylko wtedy, gdy wszystkie wymienione szczegóły są obecne w dokumencie księgowym, dokument można uznać za P.O.D., wziąć pod uwagę i stanowić dokument potwierdzający fakt transakcji biznesowej. Włączenie do P.u.d. nie jest zabronione. oraz inne, oprócz obowiązkowych, szczegóły. Ustawodawstwo może ustanowić specjalne wymagania do kompilacji niektórych typów P.u.d. Na przykład zasady sporządzania faktur określa Procedura prowadzenia dzienników księgowych faktur do obliczania podatku od wartości dodanej, zatwierdzona dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 1996 r. Nr 914.

Formularze P.O.D.służące do rejestracji transakcji gospodarczych, dla których nie przewiduje się standardowych wzorów dokumentów, a także formularze dokumentów do celów wewnętrznych sprawozdania finansowe zatwierdzone w momencie przyjęcia polityki rachunkowości organizacji.

Małe firmy mogą korzystać ze standardowego inter formularze wydziałowe PUD, formularze departamentalne, a także formularze opracowane niezależnie w stosunku do odpowiednich standardowych, które zawierają obowiązkowe i zapewniają wiarygodność odzwierciedlenia w rozliczaniu przeprowadzonych transakcji. P.d. otrzymane przez dział księgowości organizacji będącej małym podmiotem gospodarczym są sprawdzane w formie pod kątem kompletności i prawidłowości ich wykonania oraz merytorycznie pod kątem legalności udokumentowanych operacji oraz logicznego powiązania poszczególnych wskaźników.

Listę osób z P.u.d. zatwierdza w porozumieniu z głównym księgowym. Z reguły takimi osobami są pracownicy działów księgowości, działów zaopatrzenia i sprzedaży, służb kontraktowych i niektórych innych. P.o.d., które służą do sformalizowania transakcji biznesowych w gotówce, podpisują kierownik organizacji i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione.

Strąk. musi być sporządzona w momencie przeprowadzania operacji, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu. Terminowe i wysokiej jakości wykonanie PUD, ich przekazanie do ustanowionych do odzwierciedlenia w rachunkowości, a także wiarygodność zawartych w nich danych zapewniają osoby, które sporządziły i podpisały te dokumenty. Dokonywanie korekt kasowych i bankowych P.o.d. niedozwolony. W pozostałej części P.u.d. korekty mogą być dokonywane tylko po uzgodnieniu z uczestnikami obrotu gospodarczego, co musi być potwierdzone podpisami tych samych osób, które podpisały te dokumenty, ze wskazaniem daty dokonania korekty.

W celu kontroli i usprawnienia przetwarzania danych o transakcjach handlowych w oparciu o P.u.d. są kompilowane. Zawierają dane o transakcjach gospodarczych zarejestrowanych w dokumentach pierwotnych, a także nowe wskaźniki zagregowane. Sporządzanie skonsolidowanych dokumentów księgowych pozwala na ograniczenie ilości zapisów na rachunkach księgowych. Do dokumentów zbiorczych zalicza się np. arkusze zbiorcze, tabele rozwojowe, arkusze rozkładu kosztów, raporty lub zestawienia dotyczące ruchu produktów, surowców, materiałów itp.

Strąk. mogą być cofnięte jedynie przez organy dochodzeniowe, śledcze i prokuratury, sądy, inspekcje podatkowe i policję skarbową na podstawie ich decyzji zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. W takich przypadkach lub inne organizacje mają prawo, za zgodą iw obecności przedstawicieli organów przeprowadzających wycofanie P.O.D., sporządzić ich kopie wskazujące przyczynę i datę wycofania.

Wielki słownik prawa. Akademik.ru. 2010 .

Zobacz, jakie „podstawowe dokumenty księgowe” znajdują się w innych słownikach:

Podstawowe dokumenty księgowe- (Angielskie podstawowe dokumenty rejestrowe) zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej dotyczącym rachunkowości, dokumenty potwierdzające, które muszą być wykorzystane do sporządzenia wszystkich transakcji biznesowych prowadzonych przez organizację, na podstawie których ... Encyklopedia prawa

Podstawowe dokumenty księgowe- (podstawowe dokumenty księgowe) Pisemne dowody faktów z życia gospodarczego. Odzwierciedlają wszystkie dane używane do księgowości. Strąk. są zestawiane albo w ujednoliconej formie (dokumenty księgowe ... ... Słownik ekonomiczny i matematyczny

podstawowe dokumenty księgowe- Pisemne dowody popełnienia faktów z życia gospodarczego. Odzwierciedlają wszystkie dane używane do księgowości. Strąk. są sporządzane w ujednoliconej formie (dokumenty do materiałów księgowych, polecenia zapłaty, ... ... Podręcznik tłumacza technicznego

Podstawowe dokumenty księgowe- Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te służą jako podstawowe dokumenty księgowe, na podstawie których prowadzona jest księgowość. Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do ... ... Słownictwo: rachunkowość, podatki, prawo gospodarcze

PODSTAWOWE DOKUMENTY RACHUNKOWOŚCIOWE- (angielski podstawowe dokumenty księgowe) - pisemne zaświadczenie o popełnieniu faktów z życia gospodarczego. Odzwierciedlają one dane wykorzystywane do księgowości. Wymagania dla P.u.d. odzwierciedlone w ustawie federalnej „O…… Encyklopedyczny słownik finansowy i kredytowy

Podstawowe dokumenty księgowe- 1. Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te służą jako podstawowe dokumenty księgowe, na podstawie których prowadzona jest rachunkowość ... Źródło: Ustawa federalna z ... ... Oficjalna terminologia

Dokumenty księgowe Encyklopedia prawa

Zobacz podstawowe dokumenty księgowe... Wielki słownik prawa

Podstawowe dokumenty księgowe- wszystkie przeprowadzane transakcje biznesowe muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi, które są podstawowymi dokumentami księgowymi, na podstawie których prowadzona jest księgowość ... Encyklopedyczny słownik-podręcznik szefa przedsiębiorstwa

Skonsolidowane dokumenty księgowe- patrz Podstawowe dokumenty księgowe... Encyklopedia prawa

Książki

• Handel. Księga biurowa księgowego przedsiębiorstwa handlowego + CD, Agafonova M.N. handel prowizyjny, sieć handlowa i mały sklepik praktyczny przewodnik Pomagamy założyć i prowadzić księgowość...

Banki dzisiaj na żywo

Artykuły oznaczone tym znakiem zawsze aktualne. Śledzimy to

I udziela odpowiedzi na komentarze do tego artykułu wykwalifikowany prawnik I sam autor artykuły.

Dokumenty źródłowe raport księgowy- najważniejsze ogniwo w obiegu dokumentów każdej firmy. Bez nich nie będzie możliwe nie tylko prawidłowe obliczenie wszystkich przychodów-rozchodów i wpływów, ale także prawidłowe obliczenie (a tym bardziej zatwierdzenie podatku) odliczeń do Urząd podatkowy. Co to jest „podstawowy” i jakie są do niego wymagania? Rozwiążmy to.

Konieczne jest zrozumienie, co jest ogólnie rozumiane przez tę definicję. Tak więc podstawowe dokumenty księgowe są potwierdzeniem transakcji gospodarczych przeprowadzonych w przedsiębiorstwie, które przyniosły jakikolwiek efekt ekonomiczny. Jest to dokument uzupełniający - na przykład jakiś rodzaj faktury.

Dokumenty te są ważne nie tylko dla rachunkowości w dziedzinie rachunkowości. Są one niezbędne do zachowania zgodności z przepisami podatkowymi i potwierdzania wszystkich realizowanych transakcji. Za pomocą dokumentów pierwotnych można określić wielkość zobowiązań firmy wobec państwa. Organy podatkowe będą żądać tych zaświadczeń w celu weryfikacji poprawności wyliczeń.

Dokumenty pierwotne muszą być wystawione niezwłocznie w momencie przeprowadzenia operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Ale to drugie - tylko wtedy, gdy nie jest możliwe załatwienie formalności w procesie.

A warto pamiętać, że takie pojedynki są wysoce odradzane i dozwolone tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Co to jest „podstawowy”

Tego typu dokumenty to takie, które potwierdzają zrealizowane już działania o charakterze gospodarczym. Na przykład zakup nowej tokarki. Bez dokumentacja pierwotna, mogących potwierdzić określoną czynność, niemożliwe jest zapisanie wydatku/przychodu lub otrzymania czegoś w księdze.

Dokumenty podstawowe mogą być zarówno elektroniczne, jak i papierowe - nie ma różnicy. Jedyną cechą takiego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami jest to, że wymaga potwierdzenia podpis elektroniczny. Jednak niektóre firmy mogą ograniczać wykorzystanie możliwości cyfrowych. Na podstawie umowy lub w niektórych przypadkach regulowane przez prawo, można wymagać dostarczenia jedynie papierowej „podstawowej”.

Podstawowy dokument księgowy musi zawierać wszystkie niezbędne informacje do księgowości biznesowej. W przeciwnym razie mogą wystąpić problemy związane z podatkiem. Jeśli nie możesz potwierdzić żadnego wydatku lub dochodu, kwota odliczeń może wzrosnąć.

Taki dokument jest dowodem na to, że w gospodarce organizacji podjęto jakiekolwiek działania, które wpłynęły na kondycję ekonomiczną.

Wykaz dokumentów księgowych

Co ciekawe, ustawodawstwo nie reguluje konkretnych dokumentów, więc możesz wybierać spośród wielu dopuszczalnych opcji. Pozwoli to dostosować wygodę raportowania. Ale co to w ogóle za „pierwotny”?

1. Traktat. Zawiera szczegółowe warunki transakcji biznesowej. Wymienia wszystkie niuanse finansowe i odpowiedzialność wszystkich zaangażowanych stron za wdrożenie.
2. Lista rzeczy do spakowania. Wykaz wszystkich wykonanych usług lub przekazanych towarów. Zapisywane przez każdego uczestnika transakcji - konieczne będzie wykonanie kopii.
3. Akt przeniesienia-akceptacji. Potwierdza wykonanie usługi w w pełni, a jego jakość spełnia wymagania. Akt ten potwierdza akceptację wykonanej pracy, a co za tym idzie pełną akceptację klienta.
4. Świadectwo odbioru przelewu nr OS-1. W przeciwieństwie do poprzedniego dokumentu służy do ustalania zdarzeń z wejściem-wyjściem środków trwałych.
5. Sprawdzać. Potwierdzenie chęci zapłaty za produkt lub usługę. Faktura może zawierać dodatkowe warunki oraz ceny za świadczone usługi. Ponadto ten dokument umożliwia zwrot pieniędzy.
6. Odcinek wypłaty. Stosowany w rozwiązywaniu zadania gospodarcze związane z personelem. Oznacza to, że te stwierdzenia uwzględniają wszystkie sytuacje związane z wynagrodzeniem. W lista płac konieczne jest uwzględnienie nie tylko tak naprawdę wynagrodzenia. Ale także wszystkie premie, nadgodziny, zachęty i inne pieniężne „zastrzyki” dla pracownika.
7. Dokumenty gotówkowe. Niezbędne do rozliczania transakcji finansowych związanych ze sprzedażą towarów lub usług. Do tej kategorii zalicza się nie tylko księgę kasową, ale także wpływy i wydatki.

Przeczytaj także:

Co powinien zrobić pożyczkobiorca, jeśli jego bankowi wierzycielowi cofnięto licencję?

Oczywiście wszystkie te dokumenty są sporządzane na różne sposoby w zależności od ustalonych zasad i procedur. Podstawowe zasady są zdefiniowane i należy ich przestrzegać podczas tworzenia podstawowego.

Klasyfikacja dokumentów pierwotnych

Istnieje kilka sposobów kategoryzacji zapisów księgowych. To znacznie upraszcza definicję i bezpośredni przepływ pracy.Grupowanie odbywa się zgodnie z pewnymi zasadami i cechami.

Tak więc podstawowe dokumenty są podzielone na:

1. Po uzgodnieniu. Wyróżnieni administracyjnie - pełnomocnictwa i nakazy zapłaty; wykonawczy / uniewinniający - listy płac i akty wykonanej pracy; dokumentacja księgowość- zestawienia, obliczenia i referencje; połączone - zlecenia gotówkowe, raporty zaliczkowe i reklamacje; i formy ścisła odpowiedzialność- prenumeraty, książeczki kwitów i tak dalej.
2. Według zawartości danych. Uwzględniono rzeczywiste dokumenty podstawowe - zlecenia gotówkowe i czeki; i skonsolidowane dokumenty podstawowe - raporty kasowe za określony okres i wyciągi.
3. Poprzez odzwierciedlenie transakcji biznesowych. Istnieją jednorazowe - raporty kasowe; i kumulatywne - wyciągi i karty limit-ogrodzenie.
4. Miejsce kompilacji. Dzielą się one na wewnętrzne (wszystkie wydawane przez organizację) i zewnętrzne (otrzymywane od dostawców, zleceniodawców itp.).

Ta wyczerpująca klasyfikacja odzwierciedla prawie wszystkie podstawowe dokumenty, z którymi dział księgowości może się zetknąć podczas przygotowywania raportów.

Rejestry księgowe dla szkół podstawowych

Każdy podstawowy dokument otrzymany przez dział księgowości musi zostać zarejestrowany. Dlatego istnieją specjalne rejestry księgowe. Są to specjalne stoły liczące wykonane w określonej formie. Są one niezbędne do zbierania informacji o transakcjach handlowych na rachunkach i nie gubią się w gąszczu zaświadczeń, faktur itp.

Rejestry księgowe są różne. Z reguły są one podzielone na następujące kategorie:

1. Po uzgodnieniu. Obejmuje to chronologiczny (dokumenty są rejestrowane w miarę ich pojawiania się), systematyczny (pierwotny jest rejestrowany z uwzględnieniem jego cech grupowania). Kombinacja tych dwóch typów nazywana jest rejestrami synchronicznymi – w idealnym przypadku tym właśnie powinna zajmować się księgowość.
2. Podsumowując dane. Ta kategoria obejmuje rejestry zintegrowane (od szczegółowych do ogólnych) i zróżnicowane (od ogólnych do szczegółowych).
3. Z wyglądu. Wszystko jest bardzo proste - oddziela je fizyczna forma rejestru. Może to być w formie karty, książki, nośnika elektronicznego i tak dalej.

Właściwe prowadzenie rejestrów księgowych znacznie uprości zadanie i uchroni przed wieloma problemami.

Wymagania dotyczące dokumentacji podstawowej

Ponieważ podstawowa jest ważną częścią obiegu dokumentów księgowych, należy bardzo uważać na jej konserwację i wypełnianie. Istnieją pewne wymagania, normy i standardy, których należy przestrzegać.

Przeczytaj także:

Jak zacząć handlować na giełdzie – wybierz brokera

Co powinno być w pierwszej kolejności

Podstawowy Dokumenty księgowe muszą być tworzone według pewnych standardów, aby organy podatkowe akceptowały je bez problemów iw przyszłości nikt nie miał problemów. Dlatego w podstawowym konieczne jest podanie następujących informacji:

1. Nazwa określonego dokumentu.
2. Data przygotowania.
3. Nazwa podmiotu, który (lub w imieniu którego) wykonuje tę lub inną czynność.
4. Jaki jest sens transakcji biznesowych?
5. liczniki transakcji biznesowych. Dostępne w gotówce lub w naturze. Jeśli jest naturalny, należy wskazać, co jest mierzone.
6. Osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg operacji i przygotowanie do niej dokumentów. Koniecznie zaznacz pozycje.
7. Podpisy oskarżonych, ich imiona i nazwiska oraz inne informacje, które pomogą ich zidentyfikować.

Obecność wszystkich tych danych jest niezbędna nie tylko do potwierdzenia, że ​​operacja faktycznie została przeprowadzona. Informacje określone w dokumencie pozwolą w razie potrzeby zweryfikować wszystkie wskaźniki, patrz aktorzy i wyjaśnić kilka kwestii.

Zasady sporządzania dokumentacji podstawowej

Należy pamiętać, że przy tworzeniu takich dokumentów nie wystarczy tylko wziąć pod uwagę dane, które powinien zawierać. Normy określają pewne zasady prowadzenia i tworzenia takich pism. Jeśli zostaną naruszone lub inspektorzy podatkowi pojawiają się wątpliwości - będziesz musiał nie tylko przerobić dokument, ale także zapłacić dużą grzywnę. Zwłaszcza jeśli naruszenie nie jest pierwszym.

1. Pisz ściśle bez błędów (w tym interpunkcyjnych) i plam. Unikaj literówek w dokumentach elektronicznych.
2. Można użyć dowolnego długopisu. Ale wskazane jest, aby wybrać takie, które nie będą się rozmazywać podczas pisania - spowoduje to rozcieńczenie brudu na papierze, co jest niedopuszczalne.
3. Konieczne jest sporządzenie dokumentów już w przypadku przypuszczeń, że zostanie przeprowadzona jakaś transakcja biznesowa. W Ostatnia deska ratunku(co jest wysoce odradzane) możesz sporządzić i wystawić prawybory natychmiast po operacji.
4. Absolutnie wszystkie obliczone dane przedstawione w formie cyfrowej muszą być zduplikowane słownie.
5. Jeśli w formularzu podstawowym nie ma danych do uzupełnienia danych, należy umieścić tam myślnik. Puste wiersze są surowo zabronione.

Należy pamiętać, że im bardziej odpowiedzialny będzie księgowy w wypełnianiu podstawowych dokumentów, tym mniej problemów będzie miała organizacja w przyszłości.

A co jeśli błąd został już popełniony?

W sytuacji, w której konieczne jest poprawienie tego lub innego dokumentu podstawowego, należy wiedzieć, co można, a czego nie można zrobić. Tak więc, poprawiając błędy, możesz:

1. Przekreśl błędne dane i wpisz obok nich prawidłowe. Pamiętaj, aby podpisać osobę, która poprawiła informacje, a także zaznaczyć „Poprawione, aby uwierzyć” oraz konkretną datę wprowadzenia poprawki.
2. Dokonaj dodatkowych wpisów. Stosuje się, jeśli zrealizowano łączną wartość transakcji, ale w rezultacie okazała się ona nieco wyższa. W takim przypadku pozostałą część należy wpisać nowy dokument i uwzględnić je w bieżącym lub kolejnym okresie sprawozdawczym.
3. Wykonaj odwrócenie. To znaczy popraw wpis za pomocą wartości ujemnych: wpisz błędne dane czerwoną pastą, a następnie wskaż obok poprawne dane.

Każdego dnia firma wykonuje wiele operacji. Księgowi wystawiają kontrahentom faktury i przesyłają im pieniądze, naliczają wynagrodzenia, kary, naliczają amortyzację, sporządzają raporty itp. Codziennie wystawianych jest kilkadziesiąt dokumentów różnego rodzaju: administracyjnych, wykonawczych, podstawowych. Ta ostatnia grupa ma duże znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.

Co to są „dokumenty podstawowe”?

Każde wydarzenie z życia gospodarczego organizacji musi być potwierdzone papierowo. Powstaje w momencie operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Sporządzanie księgowań, raportowanie odbywa się na podstawie informacji określonych w podstawowych dokumentach księgowych rachunkowości. Ich lista jest duża. W tym artykule rozważymy główne, najczęściej używane dokumenty.

Dlaczego potrzebna jest podstawówka?

Dokumentacja pierwotna jest integralnym elementem rachunkowości. Jak wspomniano powyżej, powstaje w momencie transakcji lub bezpośrednio po zakończeniu operacji i jest dowodem realności takiego czy innego faktu z życia gospodarczego przedsiębiorstwa.

Lista podstawowych dokumentów księgowych dla jednej transakcji może obejmować:

1. Porozumienie.
2. Sprawdzać.
3. Czek kasowy lub inny dokument płatniczy.
4. List przewozowy.
5. Świadectwo ukończenia.

Wymagane szczegóły

Aktualnie jest ujednolicone formy podstawowe dokumenty księgowe. Służą do odzwierciedlenia informacji o różnych operacjach, odpowiednio, lista kolumn w nich jest inna. Tymczasem wszystkie podstawowe dokumenty zawierają jednolite obowiązkowe szczegóły. Pomiędzy nimi:

1. Nazwa firmy.
2. Tytuł dokumentu (do
3. Data powstania.
4. Treść operacji, dla której sporządzany jest dokument. Na przykład podczas wypełniania faktury odpowiednia kolumna może wskazywać „Przekazanie materiałów do przetworzenia”.
5. Wskaźniki pieniężne i naturalne. Te pierwsze służą do odzwierciedlenia kosztów, drugie - ilości, wag itp.
6. Stanowiska odpowiedzialnych pracowników („główny księgowy”, „magazynista” itp.).
7. Podpisy osób zaangażowanych w transakcję.

Ważny punkt

Podstawowy dokument zawierający wszystkie wymagane dane ma moc prawną.

Należy pamiętać, że prawidłowo sporządzone dokumenty mogą być wykorzystane w postępowaniu sądowym jako dowód zasadności (lub nieważności) roszczeń. Wiele dokumentów sporządzają kontrahenci. Należy dokładnie sprawdzić poprawność wykonania iw żadnym wypadku nie składać podpisów dla dostawców (kontrahentów itp.), jeśli tego nie zrobili.

Konieczne jest staranne przechowywanie oryginalnej dokumentacji.

Potrzebujesz pierwotnego wydruku?

W praktyce wielu kontrahentów twierdzi, że nie ma go na formularzu TTN i niektórych innych dokumentach. Przypomnijmy, że od 2015 roku większość organizacji została zwolniona z obowiązku posiadania pieczęci. Takie przedsiębiorstwa mogą z niego korzystać według własnego uznania. Jeśli tak, to informacja o jego obecności musi zostać zarejestrowana w polityce rachunkowości.

W przypadku, gdy kontrahent nalega na użycie pieczęci przy rejestracji pierwotnej, a spółka ma prawo nie umieszczać jej z przyczyn prawnych, kontrahentowi należy przesłać odpowiednie pisemne zawiadomienie z linkami do przepisy prawne regulujące tę kwestię.

Traktat

Jeśli kontrahent jest partnerem długoterminowym, całkiem możliwe jest zawarcie umowy na kilka transakcji. W takim przypadku ważne jest, aby jasno określić terminy wypełnienia zobowiązań, kolejność i procedurę obliczania oraz inne niuanse. Umowa może zostać sporządzona w celu sprzedaży towarów, świadczenia usług lub wykonania pracy. Warto dodać, że prawo cywilne dopuszcza również ustne zawarcie umowy. Jednak w działalność przedsiębiorcza Z reguły stosuje się pisemne formy umów.

Sprawdzać

W tym dokumencie dostawca wskazuje kwotę, którą należy przekazać kontrahentowi za produkt, usługę lub pracę. Dokonując płatności domyślnie przyjmuje się, że podmiot wyraża zgodę na transakcję.

Faktura musi zawierać:

1. Tytuł dokumentu.
2. Nazwa usług (towarów, prac), za które dokonywana jest płatność.
3. Cena.
4. całkowita kwota.
5. Szczegóły płatności.

Obecnie cała lista dokumentów księgowych jest zawarta w programie 1C, więc są one przetwarzane automatycznie.

Należy pamiętać, że faktura nie ma szczególnej wartości dla organów regulacyjnych. Sprzedający ustala w nim ustaloną cenę. Z pozycji księgowego faktura jest najważniejszym podstawowym dokumentem, na podstawie którego zapisy księgowe.

Rodzaj faktury to faktura. Ten dokument zawiera specjalną linię do określania kwot podatku VAT.

Dokumentacja płatności

Fakt zapłaty można potwierdzić czekiem kasjerskim lub innym podobnym dokumentem. Płatność potwierdza fakt zapłaty za dostawę produktów, usług, pracy. Konkretny typ dokumentu dobierany jest w zależności od sposobu płatności: gotówką lub przelewem bankowym.

Jednym z najpopularniejszych dokumentów rozliczeniowych jest polecenie zapłaty. Jest to zlecenie posiadacza rachunku dla banku, aby przelać środki na wskazany rachunek. Dokument może być wykorzystany przy płatności za usługi, towary, przy wpłacie zaliczki, spłacie kredytu itp.

W przypadku potrąceń do budżetu wypełnia się pole 22 „Kod”. W polecenie zapłaty ta kolumna wskazuje UIN ( unikalny identyfikator). Dzięki niemu organ skarbowy rozpoznaje płatnika.

Pole „Kod” w zleceniu płatniczym można wypełnić na różne sposoby. To zależy od tego, jak dokładnie podmiot wywiązuje się z obowiązku wobec budżetu: dobrowolnie lub na wniosek organu regulacyjnego.

List przewozowy

Formularz TTN sporządza nadawca. jest podstawą do przekazania towaru odbiorcy. Dokument sporządza się w 4 egzemplarzach. Zgodnie z TTN, sprzedający bierze pod uwagę sprzedaż, a kupujący - dostawę towaru.

Należy pamiętać, że list przewozowy sporządzany jest przy przewozie towaru środkami własnymi firmy. Jeśli transport jest wykonywany przez firmę zewnętrzną, wydawany jest formularz 1-T.

Inny ważny punkt: informacje w TTN muszą być zgodne z informacjami na fakturze.

Świadectwo ukończenia

Dokument ten jest sporządzany między klientem a dostawcą. Akt jest potwierdzeniem wykonania pracy, świadczenia usług po uzgodnionym koszcie na warunkach określonych w umowie. Mówiąc najprościej, jest to raport wykonawcy dla klienta.

Obecnie nie została zatwierdzona ujednolicona forma ustawy. Przedsiębiorstwo ma prawo samodzielnie opracować formularz i naprawić go w polityce rachunkowości.

Główne szczegóły aktu to:

1. Numer i data rejestracji w dokumentacji księgowej.
2. Data przygotowania.
3. Szczegóły umowy, zgodnie z którą akt jest tworzony.
4. Czas, objętość, koszt pracy.
5. Dane konta, na które zostanie dokonana płatność.
6. Nazwa klienta i wykonawcy.
7. Podpisy stron transakcji.

Akt sporządza się zawsze w dwóch egzemplarzach.

Formularz M-15

Skrót ten używany jest w odniesieniu do faktury za wydanie towaru stronie. Należy zauważyć, że ten dokument nie jest obowiązkowy, ale jest często używany przez przedsiębiorstwa.

Faktura za wydanie materiałów na stronę wystawiana jest w przypadku konieczności przeniesienia kosztowności z siedziby głównej (centrali) do odległych oddziałów lub innych firm (jeśli istnieje specjalna umowa).

Zasady rejestracji f. M-15

W pierwszej części artykułu umieszcza się numer, zgodnie z obiegiem dokumentów przedsiębiorstwa. W tym miejscu należy również podać pełną nazwę firmy oraz OKPO.

Pierwsza tabela odzwierciedla datę dokumentu, kod transakcji (jeśli stosowany jest odpowiedni system), nazwę jednostka strukturalna, przedmiot działalności przedsiębiorstwa wystawiającego fakturę.

Podobnie wskazana jest informacja o odbiorcy i osobie odpowiedzialnej za dostawę. Poniżej link do dokumentu na podstawie którego wystawiana jest faktura. Może to być umowa, zlecenie itp.

W tabeli głównej kolumny 1 i 2 wskazują subkonto rozliczeniowe i kod rachunkowość analityczna wszystkie materiały do ​​odpisania.

• nazwa materiałów wskazująca indywidualne cechy, markę, rozmiar, gatunek;
• numer pozycji (jeżeli go nie ma, komórka nie jest wypełniana);
• kod jednostki;
• nazwa jednostki miary;
• ilość przekazywanych towarów;
• informacje o rzeczywistych przedmiotach wydanych z magazynu (wypełnia magazynier);
• całkowity koszt materiałów;
• Cena bez VAT;
• kwota przydzielonego podatku VAT;
• całkowity koszt z VAT;
• numer inwentarzowy materiałów;
• numer paszportu (jeśli istnieje);
• numer ewidencyjny zgodnie z kartą do konta.

Faktura podpisywana jest przez księgową, pracownika odpowiedzialnego za wydanie kosztowności z magazynu oraz odbiorcę.

Raporty z wyprzedzeniem w „1C”

Tworzenie dokumentów sprawozdawczych jest jednym z najczęstszych działań księgowego. Wiele rozliczeń dokonywanych w gotówce odbywa się na podstawie dokumentów alimentacyjnych. Należą do nich koszty podróży, zakupy biznesowe itp.

Często pracownicy przedsiębiorstwa otrzymują środki z kasy wydatki domowe. Po zdobyciu niezbędnych kosztowności (na przykład artykułów piśmiennych) pracownicy zgłaszają się i dostarczają dokumenty potwierdzające do działu księgowości.

Z kolei księgowy musi rejestrować wszystkie wydatki w systemie księgowym. Otwarty" Raporty wydatków„w” 1C ”możesz w sekcji„ Bank i kasa ”, podsekcja„ Kasa ”. Wprowadzenie nowego dokumentu odbywa się za pomocą przycisku„ Utwórz ”.

Na górze formularza znajdują się:

1. Nazwa firmy.
2. Magazyn, w którym nowo otrzymane kosztowności zostaną zaksięgowane.
3. Pracownik, który odpowiada za środki otrzymane na podstawie zgłoszenia.

Dokument zawiera 5 zakładek. W sekcji „Zaliczki” wybierz dokument, na który wydano środki:

1. dokument pieniężny.
2. Materiał eksploatacyjny nakaz pieniężny.
3. Wypłata z konta.

Jeśli towary zostały zakupione za wydane środki, są one odzwierciedlone na karcie o tej samej nazwie. W sekcji „Kontener” podaj informację o pojemniku zwrotnym (np. butelki na wodę). Zakładka „Płatność” odzwierciedla informacje o gotówce wypłaconej dostawcom za zakup obiektu lub wystawionej na poczet zbliżającej się dostawy.

Sekcja „Inne” zawiera informacje nt koszty podróży: diety, koszty paliwa, bilety itp.

Forma „uniwersalna”.

Na liście podstawowych dokumentów księgowych znajduje się jeden dokument, który można wykorzystać w różnych sytuacjach. Jest używany w tworzeniu zarówno rachunkowości, jak i sprawozdawczość podatkowa. To jest o oświadczenie rozliczeniowe. Formularz jest wymagany w razie potrzeby do poprawienia popełnionego błędu. Ponadto dokument jest niezbędny przy wykonywaniu operacji wymagających wyjaśnienia, odzwierciedlenia obliczeń, potwierdzenia transakcji, jeśli nie ma innych dokumentów.

Niuans

Warto powiedzieć, że firma ma prawo potwierdzać wykonanie transakcji, które nie wymagają wykonywania standardowych (standardowych, ujednoliconych) formularzy, nie za pomocą certyfikatu, ale poprzez niezależnie opracowane podstawowe dokumenty księgowe. Należy jednak ustalić ich wykaz Polityka finansowa firmy.

Zasady sporządzania certyfikatu

Nie zatwierdzono jednolitego formularza dla tego dokumentu. W związku z tym specjaliści mogą skompilować go w dowolnej formie lub skorzystać z szablonów opracowanych w przedsiębiorstwie. Obowiązkowe informacje, które muszą znaleźć się w certyfikacie to:

1. Informacje o przedsiębiorstwie.
2. Data i powody kompilacji.
3. Podstawowe dokumenty księgowe i rejestry księgowe, do których dołączony jest certyfikat.
4. Podpis odpowiedzialnego pracownika.

Możesz pisać na zwykłej białej kartce A4 lub na firmowym papierze firmowym.

Podczas kompilacji należy bardzo uważać, aby nie popełnić błędów. Im bardziej szczegółowa referencja, tym mniej dodatkowych pytań mają inspektorzy.

Dokument powinien oczywiście zawierać tylko rzetelne informacje. Jeśli podczas pisania zostaną znalezione błędy, bardziej celowe jest ponowne sporządzenie certyfikatu.

Funkcje przechowywania

Wszystko, co dotyczy podstawowych dokumentów księgowych, musi być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej 5 lat. Obliczenie tego okresu rozpoczyna się od daty zakończenia okresu sprawozdawczego, w którym dokumenty zostały wyemitowane.

Dodatkowo

Podstawowy może być wydany w formie papierowej lub w formacie elektronicznym. W Ostatnio Firmy coraz częściej decydują się na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Jest to zrozumiałe: przetwarzanie i wysyłanie dokumentów zajmuje znacznie mniej czasu.

Dokumenty elektroniczne muszą być poświadczone podpisem cyfrowym (wzmocnionym lub konwencjonalnym - na podstawie umowy między kontrahentami).

Odpowiedzialność

Dokumentacja pierwotna jest najważniejszym elementem życia gospodarczego przedsiębiorstwa. W przypadku jego braku firma jest oczekiwana poważne sankcje przez organy regulacyjne. Kary nakładane będą również w przypadku wykrycia błędów w dokumentacji podstawowej, niedokładnych informacji.

Złamanie przepisów pociąga za sobą karę nie tylko według Ordynacji podatkowej, ale także według Kodeksu wykroczeń administracyjnych. Jeśli istnieją podstawy, sprawcy mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności. odpowiedzialność karna.

Wniosek

W pracy przedsiębiorstwa można wykorzystywać różnorodne dokumenty. Jednocześnie część z nich może mieć ujednoliconą formę, a część może być rozwijana samodzielnie przez firmę. Niezależnie od tego jednak wszystkie wymagane dane muszą znaleźć się w dokumentach.

Niektóre przedsiębiorstwa praktykują stosowanie połączonych dokumentów. Mowa o formularzach ujednoliconych, uzupełnianych zgodnie ze specyfiką organizacji.

Ważne jest, aby odzwierciedlić wybrane rodzaje dokumentacji podstawowej w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa. W toku działalności firmy może zaistnieć potrzeba uzyskania nowych dokumentów. Jeżeli zostały opracowane przez przedsiębiorstwo, należy je wymienić w polityce rachunkowości.

Należy pamiętać, że kontrahent może również samodzielnie opracować określone formy zabezpieczeń. Konieczne jest wskazanie w polityce finansowej, że przedsiębiorstwo akceptuje takie dokumenty od kontrahentów.

Aby naprawić wiele transakcji, organizacje mogą nie używać ujednoliconych form podstawowej dokumentacji. Jeśli jednak chodzi o transakcje gotówkowe, wówczas są one wydawane wyłącznie na podstawie zatwierdzonych zleceń i innych dokumentów płatniczych.

Podstawą wykonania jest dokumentacja pierwotna wpisy księgowe do ksiąg rachunkowych. Formularze te mają na celu udokumentowanie na papierze wiarygodności faktu transakcji biznesowej, która doprowadziła do zmiany sytuacja ekonomiczna przedsiębiorstwa. Rejestracja podstawowej organizacji jest regulowana przez prawo. Każdy szablon musi spełniać wymagania ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ.

Formy i rodzaje dokumentacji pierwotnej

Formy podstawowych dokumentów stosowanych przez podmioty gospodarcze mogą być ujednolicane i rozwijane przez strony transakcji niezależnie. Lista standardowych formularzy, które są obowiązkowe do stosowania w konkretne sytuacje zatwierdzone przez prawo. W takich próbkach organizacje nie są uprawnione do samodzielnej zmiany struktury lub treści. Nieujednolicone dokumenty mogą być tworzone przez firmę, z uwzględnieniem specyfiki jej działalności. Podlegają zatwierdzeniu przez lokalne akty spółki.

Klasyfikacja dokumentacji pierwotnej obejmuje podział na formy użytku wewnętrznego i zewnętrznego. Dokumenty wewnętrzne opisują transakcje mające wpływ na działalność jednej instytucji – firmy, która sporządziła ten certyfikat. Te zewnętrzne mają na celu naprawienie transakcji i ich wyników między dwoma lub więcej uczestnikami.

Dla formularzy wewnętrznych typowy jest podział na następujące grupy:

1. Typ administracyjny - służy do wydawania instrukcji i instrukcji jednostkom strukturalnym i personelowi.
2. Wersja wykonawcza szablonów służy do wyświetlania transakcji, które zostały wykonane w bieżącym okresie.
3. Dokumenty księgowe - ich celem jest usystematyzowanie całego kompleksu zdarzeń i podsumowanie otrzymanych informacji dokumentalnych (uderzającym przykładem są rejestry księgowe).

DO rejestry księgowe obejmują książki i czasopisma, karty księgowe. Dokumentację tego typu można podzielić na podgatunki różniące się sposobem wypełniania i prowadzenia:

• chronologiczny - wszystkie operacje w nich ukazane są w ścisłej zgodności z rzeczywistą chronologią wydarzeń;
• systematyczny (przykład - księga kasowa);
• łączny;
• analityczny;
• syntetyczne, polegające na podziale kwot według uogólnionych kont księgowych.

Podstawowa dokumentacja może przybrać formę umowy między kontrahentami, faktury do zapłaty, listu przewozowego, aktów przyjęcia i dostarczenia zrealizowanych zadań. Dokumenty podstawowe obejmują komplet formularzy rozliczeń z personelem. Ta kategoria obejmuje karty czasu pracy, listy płac.

NOTATKA! Księgowanie i zbywanie aktywów przedsiębiorstwa jest sformalizowane przy użyciu podstawowego. Ta kategoria dokumentów charakteryzuje się obecnością standardowych formularzy. Wcześniej były one obowiązkowe dla wszystkich podmiotów gospodarczych. Teraz każda organizacja sama decyduje, czy skorzystać z zalecanych formularzy, czy opracować własne szablony.

Szczególna uwaga w praktyka księgowa podane do kasy. Jest ujednolicony. Zmiana zestawu danych lub struktury szablonu może prowadzić do pozbawienia nawet podpisanej formy mocy prawnej. Ta grupa obejmuje wszystkie rodzaje dokumentów, które pokazują odbiór pieniędzy w kasie, ich dyspozycję. Wśród nich są również książeczka kasowa, który podsumowuje cały kompleks działań z gotówką.

Klasyfikacja przedsiębiorstw pierwotnych według etapów przedsiębiorczości

W zależności na jakim etapie ten moment przedsiębiorstwo jest zlokalizowane, stosuje się określone formy podstawowej dokumentacji księgowej. Zwykle transakcje, pod względem dostarczania dokumentów, można podzielić na trzy etapy.

1. Ustalenie warunków transakcji. Partnerzy negocjują, wypracowując konsensus, który będzie odpowiadał obu stronom. Pieniądze i towary nie przechodzą jeszcze z rąk do rąk, usługi nie są jeszcze świadczone, praca nie jest wykonywana, ale wszystko jest gotowe do rozpoczęcia interakcji. Wynikiem tego etapu będą następujące typy szkół podstawowych:
   • umowa (możliwe różne formy);
   • faktura do zapłaty.
2. Nagroda za transakcję. Płatności można dokonać w inna forma. Ten ważny punkt jest ustalany przez główne źródło potwierdzające przelew pieniędzy:
   • jeżeli wpłata nie była dokonana gotówką, to zostanie potwierdzona wyciągiem z rachunku bieżącego, czekiem z terminala płatniczego itp.;
   • jeśli pieniądze zostały przelane „gotówką”, potwierdzenie będzie odbiór gotówki, ścisły formularz sprawozdawczy lub pokwitowanie zlecenia odbioru gotówki.
3. Przekazywanie towarów, świadczenie usług, wykonywanie pracy. Ona zapłaciła, teraz czas na wypełnienie zobowiązań przez drugą stronę. Fakt, że zrobiła to w dobrej wierze, a pierwsza strona nie ma żadnych roszczeń, zostanie potwierdzony następującymi podstawowymi dokumentami:
   • list przewozowy (jeżeli towary zostały przeniesione);
   • paragon (może być wystawiony razem z paragonem lub iść jako jeden dokument);
   • akt świadczonych usług (lub wykonanej pracy).

Dokumenty te są wymagane do przedstawienia podatku, ponieważ potwierdzają wydatki poniesione przez pierwszą stronę, co ma bezpośredni wpływ na podstawę opodatkowania.

Kontrola, przechowywanie i organizacja księgowości dokumentów pierwotnych

Rachunkowość dokumentacji podstawowej powinna być zorganizowana w taki sposób, aby każdy formularz przechodził przez system rejestracji w przedsiębiorstwie. Jest to konieczne, aby zminimalizować ryzyko utraty zaświadczeń i innych formularzy. Urzędnik lub inna osoba odpowiedzialna uruchamia logi rejestracyjne dokumentacji. Wszystkie przychodzące formularze są przetwarzane jako przychodzące. Wychodzące to formularze, które powstają w ramach przedsiębiorstwa (niezależnie od tego, czy będą wydawane osoby trzecie lub zostać w firmie).

Dokumentacja przychodząca musi przejść przez kilka etapów księgowości i rejestracji:

1. przyjęcie.
2. wstępna obróbka.
3. Podział według rodzajów formularzy i ich przeznaczenia.
4. Rejestracja w księgach rachunkowych wraz z umieszczeniem stempla na dokumencie i nadaniem numeru przychodzącego z datą przyjęcia.
5. Wizyta kierownictwa firmy (dyrektor, przeglądając korespondencję przychodzącą, spisuje na niej uchwały).
6. Wykonanie dokumentu.

Aby zorganizować efektywny system zarządzania dokumentami i zapewnić kontrolę nad bezpieczeństwem formularzy, konieczne jest opracowanie i zatwierdzenie harmonogramu obiegu dokumentów wraz z nomenklaturą spraw. W harmonogramie konieczne jest ujawnienie etapów rejestracji, rejestracji dokumentów, procedury ich przekazania do przechowywania, wskazanie ram czasowych, wymienienie pracowników odpowiedzialnych za każdy krok.

Konieczne jest przechowywanie podstawowej dokumentacji wykonanej i odzwierciedlonej w rachunkowości przez co najmniej 5 lat. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558 podaje klasyfikację formularzy ze względu na termin ich składania do archiwum:

• dokumentacja administracyjna musi być dostępna przez 75 lat (jeżeli polecenia i polecenia mają wpływ na prowadzenie podstawowej działalności spółki) lub 5 lat, o ile forma odzwierciedla rozstrzygnięcie kwestii administracyjnych;
• formularze towarzyszące realizacji transakcji gospodarczych podlegają przechowywaniu przez okres 3-5 lat.

ODNIESIENIE! Ustawa nr 402-FZ w art. 29 okres przechowywania jest ograniczony do 5 lat. Prawo podatkowe nakazuje zapewnić bezpieczeństwo i dostępność dokumentacji księgowej przez co najmniej 4 lata.

Dla formularzy przewidziane są szczególne warunki i okresy przechowywania:

1. Dokumenty, za pomocą których odzwierciedlono kapitalizację aktywów podlegających amortyzacji, nie mogą być archiwizowane przez 4 lata od daty umorzenia tej nieruchomości.
2. Jeżeli dokumentacja pierwotna została sporządzona w okresie powstania straty, która służy do obniżenia kwoty podatku dochodowego, to musi być przechowywana do czasu ustania wpływu na podstawę opodatkowania skutków takiej nieopłacalności.
3. Podstawowe operacje charakteryzujące na wystąpieniu należności, musi być przechowywany przez 4 lata od momentu uznania niespłaconego długu za nieściągalny (jeżeli taki fakt ma miejsce).

Dla formularze elektroniczne okresy przechowywania są takie same jak w przypadku dokumentów papierowych. Procedura umorzenia pierwotnego powinna być przeprowadzona przy udziale specjalnie utworzonej komisji.

Zatwierdzanie pierwotnych formularzy dokumentacji

Nieujednolicona dokumentacja pierwotna może być opracowywana przez podmioty gospodarcze niezależnie. W przypadku takich formularzy głównym kryterium zgodności z normami prawa jest zgodność ze standardami ustawy nr 402-FZ w zakresie obowiązkowych szczegółów:

• tytuł dokumentu;
• Data rejestracji;
• informacje o firmie składające się na formularz, za pomocą którego można zidentyfikować przedsiębiorstwo;
• treść wyświetlanej transakcji handlowej wskazująca wycenę przedmiotu transakcji;
• redukcja mierników naturalnych i wartości ilościowych;
• podpisy osób odpowiedzialnych urzędnicy(z obowiązkowym podaniem stanowiska i imienia i nazwiska).

PAMIĘTAĆ! Aby używać samodzielnie opracowanych szablonów jako podstawowej dokumentacji, konieczne jest ich zatwierdzenie lokalnym aktem przedsiębiorstwa.

Dokumenty kasowe i płatnicze należą do grupy ściśle regulowanych formularzy. Przedsiębiorstwa, na zlecenie własne lub inne, nie są uprawnione do usuwania z nich linii, komórek lub zmiany struktury. Przedsiębiorstwa mogą wprowadzać własne poprawki do niezunifikowanych szablonów, dodawać i usuwać bloki informacji. Na samorozwój nowe formularze mogą być oparte na standardowych próbkach.

Aby zatwierdzić podstawowy, możesz pobrać jego przykłady w osobnej aplikacji do zasad rachunkowości. Druga opcja - dla każdego formularza szef wydaje zamówienie dla przedsiębiorstwa. W treści zarządzenia wskazano informację o wprowadzeniu nowych form dokumentacji do rachunkowości, które muszą być sporządzone według jednego szablonu. Same formularze są dołączone do zamówienia w formie niezależnych aplikacji.

Jeśli organizacja zamierza użyć do refleksji poszczególne operacje standardowe formularze, które są zalecane przez odpowiednie departamenty, to formularze te nie muszą być zatwierdzane aktami wewnętrznymi. Aby naprawić taką decyzję, wystarczy dokonać wpisu w polityce rachunkowości dotyczącego stosowania standardowych szablonów.

Przy wprowadzaniu nowych formularzy dokumentów do systemu zarządzania dokumentami wskazane jest ich zatwierdzenie w drodze zlecenia.

O czym zawsze powinien pamiętać księgowy?

Idealny stan dokumentacji pierwotnej jest warunkiem koniecznym braku problemów w trakcie audyty podatkowe i rewizje, dowód niewinności w sporze z kontrahentem itp. Przedstawiamy kilka ważne niuanse, o czym zawsze powinien pamiętać księgowy podczas pracy z dokumentami podstawowymi.

1. Podstawowy jest jedynym dowodem. Bez podstawowej dokumentacji niemożliwe jest udowodnienie faktów dostawy, kosztów, spełnienia lub niespełnienia warunków transakcji. Asystentem nie zostanie też sąd – zdarzają się precedensy, kiedy powodowie odmawiali lub pozwani rezygnowali ze swoich roszczeń z powodu braku dowodów niektórych etapów transakcji z powodu braku szeregu dokumentacji pierwotnej.

   WAŻNY! Bez „pierwotnego” w rzadkich przypadkach możliwe jest udowodnienie faktu świadczenia usług: sąd może wziąć pod uwagę dodatkowe opinie biegłych i dokumentację uzupełniającą. Jeżeli zostanie wykonany fakt wykonania dzieła, brak aktu podpisanego przez klienta nie zwalnia go z zapłaty.

2. Lepiej bez błędów, ale drobne wady nie są obarczone. Zmorą każdego księgowego jest odmowa zwrotu podatku VAT z powodu błędnych danych w dokumentach pierwotnych. Ale jeśli błędy są niewielkie, potrącenia nie należy odmawiać. Znaczenie błędów reguluje część 2 art. 9 prawo federalne z dnia 06 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości”. Organy podatkowe potwierdziły to pismem z dnia 12 lutego 2015 r. nr GD-4-3/ [e-mail chroniony]). Najważniejsze, aby przedstawione dane dokładnie świadczyły o fakcie zapłaty i dostawy towaru (świadczenia usług). Jeśli więc np. list przewozowy nie zawiera odniesienia do umowy lub nie jest wskazana waga ładunku, jest to wada, ale nie powód do odmowy VAT. Ale jeśli brakuje nazwy i daty dokumentu, całkowitego kosztu towarów i szeregu innych obowiązkowych danych, sąd może uznać taką transakcję za nierealną.
3. Uwaga na fałszywy podpis! Jeżeli podpisy osób odpowiedzialnych na dokumentach zostaną sfałszowane lub dokument zostanie podpisany przez osobę, która nie ma do tego uprawnień, taki prymat nie zostanie uznany przez władze. Ponadto bardzo ważne jest, aby podpis był własnoręczny – faksymile będą nieważne.
4. Podstawowy z błędem nie jest zastępowany. Jeśli np. faktury, w których stwierdzono błąd, można przepisać, wystawiając nowy, poprawiony dokument z tymi samymi danymi, to ten numer nie będzie działał z dokumentacją pierwotną. Pomimo tego, że czasami sądy uznają dokumenty korygujące, lepiej jest poprawić błąd zgodnie z regułami art. 7 ustawy „Prawo o rachunkowości” - w dokumencie wpisać datę korekty i poświadczyć podpisami osób upoważnionych.
5. Tłumaczenie nie zawsze jest potrzebne. Oczywiście podstawowa jest kompilowana w języku państwowym. Ale czasami tłumaczenie poszczególnych słów z języka obcego jest nieodpowiednie, na przykład, jeśli jest to nazwa marki lub produktu.
6. Elektroniczna podstawka - tylko z EDS. Dziś nie trzeba ograniczać się do papierowej formy dokumentacji pierwotnej, prawo dopuszcza również nośniki elektroniczne. Ale będzie utożsamiany z papierem tylko wtedy, gdy będzie poświadczony kwalifikowanym podpisem cyfrowym. Niekwalifikowany EDS jest dozwolony tylko w niektórych, specjalnie określonych szczególnych przypadkach, a podstawowy nie jest w nich uwzględniony.