Firmowa karta bankowa to nowoczesność urządzenie przenośne płatność, dzięki której pracownicy mogą dokonywać zakupów i płacić rachunki na rzecz organizacji niemal w każdym miejscu i o każdej porze. Powiemy Ci, czym są korporacyjne karty bankowe, czym różnią się od zwykłych, a także procedura ich wydawania i użytkowania.

Co to są karty firmowe

Pracownicy stale muszą coś płacić w imieniu i interesie swoich organizacji: reprezentatywnych i koszty podróży, rachunki od dostawców, media, materiały biurowe, bilety podróżne itp.

Aby uniknąć płacenia podobne wydatki na własny koszt pracownicy są zmuszeni skontaktować się z kasą organizacji w celu wystawienia rozliczenia suma pieniędzy, a także składać raporty dotyczące już wydanych środków. W takim przypadku należy przestrzegać limitu określonego w punktach 5 i 6 Rozporządzenia Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 7 października 2013 r. Nr 3073-U w przypadku wypłaty środków z kasy w ramach jednego umowa (100 000 rubli).

Ściągawka do artykułu od redakcji BUKH.1S dla tych, którzy nie mają czasu

1. Karta firmowa- rodzaj kart bankowych debetowych i kredytowych, który umożliwia pracownikom firmy samodzielne opłacanie gościnności, podróży i innych wydatków bezpośrednio związanych działalność gospodarcza organizacje.

2. Pieniądze na karcie firmowej są pieniędzmi samej organizacji, a podczas korzystania z karty pieniądze są automatycznie wydawane z jej rachunku bieżącego.

3. Karty firmowe są debetowe i kredytowe, imienne i na okaziciela, rublowe i walutowe.

4. Poinformuj organy podatkowe i środków pozabudżetowych Organizacje nie mają obowiązku wydawania kart firmowych.

5. Kart firmowych można używać zarówno do wypłat gotówki, jak i do płatności bezgotówkowych.

6. Organizacja samodzielnie zatwierdza procedurę zgłaszania środków wypłaconych i przelanych z karty firmowej.

Zatem standardowe wydawanie pieniędzy na koncie wiąże się z pewnymi niedogodnościami: kosztami czasu, formalnościami i ograniczeniami kwoty Pieniądze. Dużo wygodniejszą i nowocześniejszą alternatywą dla tej metody wydawania pieniędzy pracownikom jest korzystanie przez nich z firmowych kart bankowych.

Karta firmowa to rodzaj bankowych kart debetowych i kredytowych, które umożliwiają pracownikom przedsiębiorstwa samodzielne opłacanie gościnności, podróży i innych wydatków bezpośrednio związanych z działalnością gospodarczą organizacji.

Pieniądze na takiej karcie są pieniędzmi samej organizacji, a podczas korzystania z karty pieniądze są automatycznie wydawane z jej rachunku bieżącego. Alternatywnie z rachunku karty, z którym powiązana jest karta firmowa. Dlatego karty firmowe często mają limit wypłat i wydawania środków, aby zapobiec dużym stratom.

Prawo do korzystania z kart firmowych może posiadać jeden pracownik organizacji (np. Główny księgowy) i kilka. Zazwyczaj karty firmowe posiadają dyrektor, księgowy, sekretarz, a także ci pracownicy, których działalność wiąże się z regularnymi wyjazdami służbowymi.

Karty korporacyjne dzielą się na następujące typy:

Obciążyć– do obliczeń wykorzystywane są środki własne organizacji. W takim wypadku istnieje możliwość podłączenia kredytu w rachunku bieżącym – jeżeli fundusze własne, bank udostępnia organizacjom pożyczone środki w pewnym stopniu.

Kredyt– pracownicy wypłacają i płacą pieniędzmi nie od samej organizacji, ale pożyczonymi środkami należącymi do instytucji kredytowej.

Mogą być też karty spersonalizowane(są wydawane konkretnemu pracownikowi i mogą być używane tylko przez niego) oraz karty na okaziciela(bez nazwy, płatności i wypłaty z tych kart dozwolone są każdej osobie okazującej kartę do zapłaty).

Ponadto istnieją karty korporacyjne w rublach i walutach obcych. Rejestracja tego ostatniego jest uzasadniona w szczególności wówczas, gdy konieczne staje się pokrycie wydatków związanych z zagranicznymi wyjazdami służbowymi pracowników.

Rejestracja kart firmowych

Procedurę wydawania i otrzymywania kart firmowych regulują Regulamin Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 grudnia 2004 r. nr 266-P „W sprawie wydawania kart płatniczych i transakcji dokonywanych przy ich użyciu”. Karty firmowe wydawane są przez banki na podstawie odpowiedniego wniosku organizacji.

Firmowa karta bankowa nie jest konto bankowe, ale jest tylko środkiem płatniczym (punkt 1.12 Regulaminu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 grudnia 2004 r. Nr 266-P). Dlatego otwarcie karty firmowej jest możliwe tylko wtedy, gdy organizacja posiada istniejące rachunki bankowe. Bez ważnego konta nie ma możliwości otrzymania karty.

Kartę firmową można powiązać z istniejącym rachunkiem bieżącym lub otworzyć dla takiej karty osobne konto. Jeśli organizacja otworzy specjalne konto karty, pieniądze na niej będą przechowywane autonomicznie i niezależnie od pieniędzy na rachunku bieżącym. Do jednego konta można podłączyć kilka kart firmowych.

Organizacje nie mają obowiązku informowania organów podatkowych i funduszy pozabudżetowych o wydaniu kart firmowych. Nie mają jednak obowiązku powiadamiania o otwarciu rachunków kart, gdyż obowiązek ten został zniesiony ustawą federalną nr 52-FZ z dnia 2 kwietnia 2014 r.

Otwierając rachunek karty dla karty firmowej, do wniosku o jego otwarcie (w imieniu osoby prawnej) dołącza się zwykle wyciąg z Jednolitego Państwowego Rejestru Podmiotów Prawnych, wniosek przyszłego posiadacza karty firmowej o wydanie kartę, jego paszport oraz pełnomocnictwo dla posiadacza karty z prawem do dysponowania środkami zgromadzonymi na karcie. Specjalny wykaz dokumentów ustala bank.

Bank oferuje również ustalenie określonych limitów odpisywania środków z karty. Dla każdej karty można ustawić indywidualne limity. Mogą mieć charakter stały lub tymczasowy. Na przykład w porozumieniu z organizacją bank może zabronić posiadaczom kart firmowych obciążania karty kwotą przekraczającą 10 000 rubli tygodniowo.

Karty firmowe

Jak myślisz, co utrudnia powszechne korzystanie z firmowych kart bankowych?

Korzystanie z kart firmowych

Kart firmowych można używać zarówno do wypłat gotówki, jak i do płatności bezgotówkowych. Ponadto, aby przeprowadzić te operacje, pracownicy nie muszą pisać żadnego wniosku, a kierownictwo nie musi wydawać osobnego dokumentu administracyjnego (klauzula 6.3 Dyrektywy Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 11 marca 2014 r. nr 3210 -U). Nie ma konieczności przelewania pieniędzy z banku do kasy firmy i wystawiania ich do rozliczenia. Wypłacając gotówkę z karty firmowej, nie musisz także przelewać tych pieniędzy przez kasę.

Pieniądze korzystające z karty mogą zostać wypłacone i przelane na inne konto przez pracownika w dowolnym momencie, gdy zajdzie taka potrzeba. Szczególnym przypadkiem takiej potrzeby jest podróż służbowa.

Pracownik udając się w podróż służbową może płacić kartą firmową za bilety podróżne, paliwo i smary, pokoje hotelowe, obsługę stołówki i kawiarni, a także wszelkie związane z tym wydatki gościnne. Dodatkowo, jeśli posiadasz firmową kartę walutową, pracownik przebywający poza Rosją może swobodnie wypłacić walutę obcą z takiej karty.

Wszystkie pieniądze odpisane w ten sposób z karty firmowej automatycznie uznawane są za wydane na konto delegowanego pracownika. Pracownik powracający z podróży służbowej musi jedynie zgłosić poniesione wydatki ujednolicona forma Nr AO-1.

Jednocześnie nie jest konieczne sporządzanie raportów ze wszystkich przypadków wydatkowania środków z karty. Ustawodawstwo nie zawiera takich zasad. Dlatego też pracownik ma prawo do jednorazowego zgłoszenia zaliczkowego wszystkich przypadków wypłaty i wydania środków z karty. Dostarczanie dokumentów potwierdzających (rachunki gotówkowe, bilety podróżne itp.) występuje w ogólnym porządku.

Organizacja niezależnie zatwierdza procedurę raportowania środków wypłaconych i przelanych z karty firmowej. Częstotliwość przekazywania takich raportów zaliczkowych do działu księgowości jest również ustalana przez samą organizację, biorąc pod uwagę charakter jej działalności gospodarczej.

Aby móc korzystać z firmowej karty bankowej, pracownik musi posiadać spersonalizowaną kartę firmową lub znajdować się na liście pracowników organizacji, którzy mają prawo posługiwać się niezarejestrowanymi kartami firmowymi. Lista ta jest zatwierdzana przez kierownika organizacji.

Przez główna zasada Ze względu na istotę karty firmowej nie można jej używać do celów:

• wypłata wynagrodzeń pracownikom;
• wypłata świadczeń i wynagrodzeń pracownikom;
• nabywanie towarów i usług na cele osobiste niezwiązane z działalnością gospodarczą organizacji.

Ale ta reguła nie oznaczają, że środków z karty firmowej nie można przeznaczyć na powyższe cele. W rzeczywistości mogą, ponieważ ustawodawstwo nie zawiera żadnych ograniczeń w korzystaniu z kart firmowych. Jednocześnie wypłata pieniędzy z karty na cele nie określone potrzebami samej organizacji musi zostać odpowiednio sformalizowana. Aby więc zapłacić wynagrodzenie, księgowy może wypłacić pieniądze z karty i wpłacić je do kasy organizacji za pomocą karty kredytowej. zamówienie gotówkowe.

Pracownicy mogą używać kart firmowych także do celów osobistych (nie da się tego prześledzić ani w porę zapobiec), ale wiąże się to z marnotrawstwem. Należy ją pokryć z wynagrodzenia pracownika.

BUKH.1S otworzył kanał w komunikatorze Telegram. Ten kanał codziennie pisze z humorem o głównych wiadomościach dla księgowych i użytkowników programów 1C. Aby zostać subskrybentem kanału, musisz zainstalować komunikator Telegram na swoim telefonie lub tablecie i dołączyć do kanału: https://t.me/buhru (lub wpisać @buhru w pasku wyszukiwania w Telegramie). Wiadomości o podatkach, księgowości i 1C - natychmiast w Twoim telefonie!

Rozliczanie płatności za towary, pracę lub usługi przy użyciu karty firmowej różni się od tradycyjnego rozliczania kwot zaliczek. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Jak rozliczyć pieniądze na karcie firmowej

Specjalny rachunek karty (SCA) jest niezależnym kontem firmy, odrębnym od jej konta. Rozliczenie wszystkich transakcji na tym rachunku przy użyciu kart firmowych musi być prowadzone na rachunku syntetycznym 55 „Konta specjalne w bankach”. Dla wygodniejszego rozliczania transakcji kartami firmowymi, konto syntetyczne otworzyć subkonto pierwszego zamówienia „Konto Specjalnej Karty Firmowej”. Na tym jednak nie kończy się uszczegółowienie obiektu księgowego.

W przypadku otwarcia kilku rachunków kart (dla każdej karty firmowej) dla każdego rachunku karty zostaje otwarte subkonto.

Istnieje możliwość wydania kilku kart firmowych do jednego rachunku karty. Korzystają z nich różni pracownicy, którzy mają prawo dokonywać wpłat w ramach ogólnego limitu wpłat. W takim przypadku sensowne jest otwarcie subkont drugiego rzędu dla pracowników.

Roboczy plan kont jest elementem rachunkowości (ust. 4 PBU 1/2008). Należy także opisać system subkont otwieranych dla rachunku 55. Roboczy plan kont zazwyczaj znajduje się w załączniku do zarządzenia zatwierdzającego politykę rachunkowości.

Przelewając środki z rachunku bieżącego na specjalny rachunek karty firmowej należy dokonać następującego wpisu:

— kwota w rublach jest przelewana z głównego rachunku bieżącego firmy na rachunek karty firmowej.

Podstawą wpisu jest wyciąg z rachunku karty potwierdzający zaksięgowanie środków.

Na podstawie wyciąg bankowy zawierające informacje o danych karty, księgowy dokonuje wpisu o odpisaniu środków. W w tym przypadku umorzenie polega na wydaniu należnych kwot posiadaczowi karty firmowej. Okablowanie wygląda następująco:

— środki są odpisywane ze specjalnego rachunku karty w celu raportowania.

Środki pobrane ze specjalnego rachunku firmowego w wyniku transakcji dokonanej przy użyciu karty firmowej uważa się za wydane pracownikowi na rachunek. W terminie, zgodnie z przepisami o korzystaniu z kart firmowych, pracownik ma obowiązek złożyć zaliczkowe sprawozdanie z wydatkowania środków pieniężnych z karty firmowej.

Na podstawie zatwierdzonego raportu zaliczkowego księgowy umorze dług osoby odpowiedzialnej, skapitalizuje nabyte przez niego pozycje inwentarza i przypisze do rachunków kosztów kwoty opłaconej podróży lub wydatków służbowych:
DEBET 10, 20, 26, 44, 60 KREDYT 71
— odpisane w ciężar wydatków na potrzeby gospodarstwa domowego (podróż służbowa pracownika).

Przykład
Moonstone LLC wysyła inżyniera R.A. Ozerov w podróży służbowej od 13 do 14 maja. Pracownikowi wydano kartę firmową. 12 maja poleceniem zapłaty na kartę przekazano 50 000 rubli.

Podczas podróży służbowej pracownik:
— 13 maja zapłaciłem kartą za bilety lotnicze o wartości 15 000 RUB;
— 14 maja zapłaciłem za nocleg w hotelu 5600 rubli;
— 14 maja wypłaciłem 1400 rubli w gotówce. (w ramach należnej mu diety).

W księgach rachunkowych firmy te wpisy na karcie firmowej zostaną odzwierciedlone w następujący sposób.

12 maja:
Subkonto DEBIT 55 „Konto specjalnej karty firmowej” KREDYT 51
— 50 000 rubli. — odzwierciedla kwotę przelaną z rachunku bieżącego firmy na rachunek karty;
13 maja:
Subkonto DEBIT 71 KREDYT 55 „Konto specjalnej karty firmowej”
— 15 000 rubli. — środki zostały spisane ze specjalnego rachunku karty na podstawie raportu R.A. Ozerow zapłaci za bilety lotnicze;
14 maja
Subkonto DEBIT 71 KREDYT 55 „Konto specjalnej karty firmowej”
— 5600 rubli. — środki zostały spisane ze specjalnego rachunku karty na podstawie raportu R.A. Ozerov zapłaci za zakwaterowanie w hotelu;
Subkonto DEBIT 71 KREDYT 55 „Konto specjalnej karty firmowej”
—1400 rubli. — środki zostały spisane ze specjalnego rachunku karty na podstawie raportu R.A. Ozerov (dieta dzienna).

Po potwierdzeniu przez pracownika wydatków i przesłaniu do działu księgowości zatwierdzonego raportu zaliczkowego na karcie firmowej wraz z dołączonymi do niej dokumentami, księgowy dokona następujących wpisów:
DEBET 44 KREDYT 71
— 22 000 rubli. (15 000 RUB + 5 600 RUB + 1 400 RUB) - koszty podróży pracownika (podróże, zakwaterowanie, diety) odpisuje się w koszty.

Po tym wpisie konto 71 zostanie automatycznie zamknięte, a saldo na koncie 55 subkonta „Specjalnego konta karty firmowej” będzie odpowiadać kwocie niewykorzystanej przez pracownika - 28 000 rubli. (50 000 RUB - 22 000 RUB).

Jeżeli pracownik nie złoży w terminie raportu zaliczkowego wraz z dokumentami uzupełniającymi, należy dokonać następującego wpisu:
DEBET 94 KREDYT 71
— kwotę niezwróconą w terminie zalicza się na poczet braków i strat z tytułu uszkodzenia przedmiotów wartościowych.

Kiedy firma ustali winę pracownika i wysokość wyrządzonej przez niego szkody, należy dokonać następujących wpisów:
DEBET 73 KREDYT 94
— uwzględniono dług winnego pracownika w celu zrekompensowania niedoboru.

Po wpłaceniu pieniędzy w gotówce w kasie księgowy dokonuje następującego wpisu:
DEBET 50 KREDYT 73
— uzupełniany jest brak gotówki w kasie.

Kiedy korzystać z konta 57 „Przelewy w drodze”

Wyciągi bankowe mogą nie być odbierane codziennie. W niektórych przypadkach księgowy może dowiedzieć się o przepływie pieniędzy na karcie wcześniej z raportu zaliczkowego pracownika. Osoby odpowiedzialne należy zapisać i dołączyć do raportu z wydatków nie tylko podstawowego Dokumenty księgowe, ale także pokwitowania z bankomatów i terminali za wypłaty lub wpłaty gotówkowe.

W sytuacji, gdy nie ma jeszcze wyciągu, ale raport zaliczkowy został już zatwierdzony, wskazane jest odzwierciedlenie przepływu pieniędzy za pomocą rachunku 57 „Przelewy w tranzycie”. Oznacza to, że na podstawie raportu wstępnego dokonujemy następujących wpisów:
DEBET 71 KREDYT 57
- pieniądze zostały wydane na konto;

DEBET 57 KREDYT 71
— osoba odpowiedzialna zdeponowała pieniądze w celu zaksięgowania ich na firmowej karcie bankowej.

Po otrzymaniu oświadczenia:

— odzwierciedlone jest obciążenie środków z rachunku;

Subkonto DEBIT 55 „Konto specjalnej karty firmowej” KREDYT 57
— uwzględniany jest wpływ środków na rachunek karty firmowej.

Dług osoby odpowiedzialnej umarzamy na podstawie zatwierdzonego raportu zaliczkowego.

W zależności od rodzaju wydatków wybieramy rachunek obciążony, a rachunkiem odpowiadającym będzie zawsze rachunek 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi”:
DEBET 20 (10, 26, 44, 60) KREDYT 71
— wydatki osoby odpowiedzialnej są odpisywane.

Przykład
12 maja dział księgowości JSC Sweets of the East przeniósł V.S. na kartę firmową. Vatruskina 100 000 rub. 13 maja Watruszkin kupował wówczas towar na potrzeby firmy sprzedaż detaliczna o wartości 85 000 rubli. (w tym VAT - 12 966,10 rubli). Tego samego dnia wypłacił gotówkę - 1000 rubli. Ale on nie potrzebował pieniędzy. Następnego ranka pracownik wpłacił je z powrotem na kartę za pośrednictwem terminala bankomatowego.

14 maja Vatrushkin przesłał do działu księgowości raport wstępny wraz z dokumentami uzupełniającymi:
— faktura, faktura i dowód dostawy za zakupiony towar;
— dowód wypłaty z bankomatu;
— Paragon z bankomatu potwierdzający przelew środków na kartę firmową.

W księgach rachunkowych firmy te transakcje zakupu towarów zostaną odzwierciedlone w następujący sposób:
DEBET 41 KREDYT 71
— 72.033,90 rub. (85 000 rubli - 12 966,10 rubli) - towar zostaje przyjęty do rozliczenia na podstawie raportu wstępnego i dowodu dostawy;

DEBET 19 KREDYT 71
— 12.966,10 rub. — odliczony podatek VAT przedstawiony przez dostawcę (faktura);

DEBET 71 KREDYT 57
— 1000 rubli. — osoba odpowiedzialna pobrała gotówkę z rachunku karty firmowej;

DEBET 57 KREDYT 71
— 1000 rubli. — osoba odpowiedzialna wpłaciła środki pieniężne na kartę. W wyniku tych zapisów na koncie 71 powstało saldo w wysokości 85 000 rubli;

DEBET 68 KREDYT 19
— 12.966,10 rub. — podlega odliczeniu podatku VAT od zakupionego towaru.

Przed otrzymaniem wyciągu bankowego księgowy dokonuje następujących wpisów:
DEBET 71 KREDYT 57
— 85 000 rubli. - odzwierciedlone należności osobę odpowiedzialną, co na chwilę obecną nie jest potwierdzone wyciągiem bankowym na specjalnym rachunku karty firmowej.

Wpisy po otrzymaniu wyciągu bankowego:
Subkonto DEBIT 57 KREDYT 55 „Specjalne konto karty firmowej”
— 85 000 rubli. — ze specjalnego rachunku karty odpisano środki na opłacenie towarów;

DEBET 57 KREDYT 55
— 1000 rubli. — pobrano gotówkę z karty firmowej;

DEBET 55 KREDYT 57
— 1000 rubli. — środki pieniężne zostały zdeponowane na karcie.

Po tych wpisach konto 71 zostanie automatycznie zamknięte, podobnie jak konto 57, a saldo na koncie 55 subkonta „Specjalnego konta karty firmowej” będzie odpowiadać kwocie niewykorzystanej przez pracownika - 15 000 rubli. (100 000 rub. - 85 000 rub. - 1000 rub. + 1000 rub.).

Podatek dochodowy od osób fizycznych od kwot przekazywanych na karty firmowe

Pieniądze przekazywane na karty firmowe są środkami rozliczalnymi. Można nimi płacić za towary (pracę, usługi), które są produkowane w interesie firmy (kupującego, klienta). Środki na kartach firmowych należą do firmy, a nie do pracowników (Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Północno-Zachodniego z dnia 18 lipca 2011 r. nr A05-11476/2010). W konsekwencji osoba odpowiedzialna nie ma charakteru gospodarczego, a otrzymane przez nią kwoty nie są uznawane za przedmiot opodatkowanie podatku dochodowego od osób fizycznych(Artykuł 41 i ust. 1 art. 209 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Kwoty takie stanowią dług osoby odpowiedzialnej wobec spółki.

Uwaga: wielokrotne powtarzanie operacji wypłaty i zwrotu tych samych kwot na karcie firmowej bez wydawania pieniędzy na cele uzgodnione z pracodawcą może wskazywać, że pracownik wykorzystuje należne kwoty do celów osobistych. W Regulaminie korzystania z kart firmowych można napisać, że tego typu transakcje będą równoznaczne z pożyczką przy odpowiednich formalnościach i zapłacie odsetek. W takim przypadku transakcje wypłaty gotówki i wpłaty zostaną odzwierciedlone na koncie 66 „Rozliczenia dla pożyczki krótkoterminowe i pożyczki.”

I. Sukocheva,
ekspert ds. rachunkowości i podatków

Kartę firmową można wydać na drobne zakupy na bieżące potrzeby przedsiębiorstwa lub do wykorzystania w podróżach służbowych. Karty dostępne są w trzech wersjach:

1. Obciążyć– ten instrument płatniczy pozwala na wykorzystanie środków, które zostały wcześniej zaksięgowane na koncie powiązanym z kartą plastikową. Jeżeli dostępne saldo użytkownika nie będzie wystarczające, nie będzie on mógł pożyczyć dodatkowych środków z banku.
2. Kredyt– obsługująca instytucja bankowa ustala limit karty, w ramach którego użytkownicy mogą płacić za zakupy.
3. Karty debetowe z możliwością debetu. Płacąc taką kartą, klienci korporacyjni mogą korzystać nie tylko ze środków dostępnych na rachunku, ale także z przyznanego przez bank limitu kredytowego. Spłata pożyczki nastąpi automatycznie po pierwszym zaksięgowaniu środków na karcie.

Funkcje płatności kartą firmową

Wydany instytucja finansowa karta firmowa pozostaje jej własnością, a znajdujące się na niej pieniądze należą do firmy, dla której plastik został wydany. Klient otrzymuje wyłącznie uprawnienia do posługiwania się kartą w zakresie płatności, dokonywania operacji uznawania i wydatkowania środków zgromadzonych na rachunku karty. Karta plastikowa wydana przez bank nie jest rozliczana przez firmę.

WAŻNY! W Urząd podatkowy Firma nie ma obowiązku zgłaszania otwarcia karty firmowej (debetowej lub kredytowej). Funkcja ta przypisana jest instytucjom bankowym świadczącym usługi wydawania i obsługi tego rodzaju produktów płatniczych.

Pracownicy mają obowiązek składać pracodawcy pisemne raporty o ruchu na karcie firmowej w każdym przypadku wypłaty z niej środków lub przeprowadzenia za jej pomocą transakcji wydatkowych. Zasoby pieniężne przekazane na tego typu karty są uwzględniane w księgowości firmy jako część kwot rozliczeniowych. Odpowiedzialni pracownicy, którym nadano prawo do dysponowania kartą firmową, zobowiązani są do:

• z częstotliwością ustaloną przez przedsiębiorstwo w celu sporządzania raportów o przepływie środków na kartach firmowych, składaj raport końcowy (organizacja może opracować własny wzór raportu lub zaprosić pracowników do wypełnienia);
• przechowuj wszystkie dokumenty potwierdzające każdą operację i dołączaj je do protokołu (czeki, akty, faktury).

Dział księgowości po otrzymaniu raportów od odpowiedzialnych urzędników na temat wydatkowania środków z kart firmowych weryfikuje dane z wyciągami bankowymi. W przypadku stwierdzenia braków wynikających z nieuzasadnionego lub niewłaściwego wydania środków z karty firmowej, firma może wstrzymać kwotę szkody od pracownika, jeśli spełniony zostanie szereg warunków:

• wielkość szkody spowodowanej działaniem odpowiedzialna osoba szkody można wiarygodnie określić;
• udokumentowano winę konkretnego pracownika;
• Na podstawie wyników wewnętrznego dochodzenia szef spółki wydał postanowienie o wstrzymaniu kwoty niedoboru;
• od chwili stwierdzenia faktu wystąpienia braków lub uszkodzeń do dnia wydania nakazu potrącenia określonej kwoty z wynagrodzenia sprawcy nie upłynął więcej niż miesiąc;
• rzekome potrącenia nie są kwestionowane przez osobę zawinioną.

WAŻNY! Kartami firmowymi nie można posługiwać się w celu wydawania wynagrodzeń i świadczeń socjalnych pracownikom.

Liczba kart firmowych dla jednej firmy nie jest ograniczona. Organizacja może zamówić w banku kilka kart spersonalizowanych lub niespersonalizowanych i powiązać je z jednym lub różnymi kontami. Dla każdej karty plastikowej istnieje możliwość ograniczenia wysokości wydatków poprzez ustalenie indywidualnej wartości limitu.

Za pomocą karty firmowej możesz dokonywać następujących transakcji kosztowych:

• pokrycie wydatków pracowników odbywających podróże służbowe;
• realizacja transferów na rzecz obiektów użyteczności publicznej;
• prowadzenie rozliczeń z kontrahentami;
• zakup aktywów o niskiej wartości;
• opłacanie rachunków za usługi bezpośrednio związane z działalnością spółki.

Procedura płatności i limit wydatków

Aby praca z kartami w firmie przebiegała sprawnie, zaleca się monitorowanie wykorzystania przez pracowników zasobów kart firmowych. W tym celu możliwe jest zatwierdzenie lokalnej ustawy regulującej schemat płatności za kartę oraz częstotliwość sporządzania raportów z wydanych pieniędzy.

Wewnętrzne regulacje dotyczące korzystania z karty firmowej realizują szereg zadań:

• minimalizuje ryzyko sporów z organami podatkowymi w sprawach wypłaty gotówki z kart;
• zatwierdza wykaz sytuacji, w których pracodawca ma prawo wystąpić z roszczeniami wobec odpowiedzialnego pracownika z tytułu sprzeniewierzenia pieniędzy, stwierdzonych braków lub nadużyć;
• sprawia, że ​​proces ukrywania braków kart przed winnymi jest możliwie przejrzysty i zrozumiały.

W zatwierdzonych przez przedsiębiorstwo zasadach korzystania z kart firmowych należy ustalić limity poszczególnych rodzajów wydatków, zatwierdzić listę pracowników uprawnionych do dostępu do pieniędzy na kartach plastikowych i ustalić ramy czasowe takiego dostępu. Ustawa lokalna musi zawierać wzór raportu z wydatkowania środków z karty oraz termin jego przekazania do działu księgowości. Pracownicy uprawnieni do dokonywania płatności kartami firmowymi zobowiązani są do wystawienia paragonu, aby zachować w tajemnicy kod PIN do karty przed osobami trzecimi.

NOTATKA! W stanowisko wewnętrzne w sprawie trybu korzystania z firmowych kart płatniczych należy umieścić rozdział opisujący zasady odpowiedzialności personelu uprawnionego do posługiwania się firmowymi kartami plastikowymi z tytułu naruszeń o charakterze finansowym.

Jeżeli firma otworzyła kartę kredytową lub debetową z debetem, wówczas ustalony na niej limit pieniężny może zostać zwiększony kosztem zasobów banku obsługującego. W takim przypadku przedsiębiorstwo będzie miało zobowiązania kredytowe zanim instytucja finansowa.

PAMIĘTAĆ! Pożyczkę uznaje się za otrzymaną dopiero po umorzeniu środków pieniężnych lub niepieniężnych z kredytu. To właśnie w tym momencie krótkoterminowe zobowiązania kredytowe powinny zostać odzwierciedlone w rachunkowości w wysokości wykorzystanego limitu kredytowego.

Osoby rozliczające, jeżeli korzystają z kart korporacyjnych, nie podlegają limitom określonym przez Bank Centralny w Rozporządzeniu nr 3073-U z dnia 7 października 2013 r.

Księgowość, wpisy

Nie należy uwzględniać faktu wydania pracownikowi firmowej karty płatniczej wpisy księgowe firmy. Zaksięgowania dokonywane są w przypadku dokonania transakcji przy użyciu tego typu karty. Wszystkie rozliczenia z wykorzystaniem tych instrumentów płatniczych wykazywane są na rachunku 55. Dane z raportów osób uprawnionych do wydawania środków z kart zapisywane są na 71 rachunkach. Analityka prowadzona jest w podziale na rachunki kart i osobno dla każdej osoby odpowiedzialnej.

Wszystkie transakcje księgowe można odzwierciedlić w następującej korespondencji:

1. D55 – K51– środki na rachunku karty zostały uzupełnione z rachunku bieżącego firmy.
2. D55 – K66– zobowiązania kredytowe wobec banku powstały w wyniku nadmiernego wydatkowania środków dostępnych na firmowej karcie kredytowej.
3. D91 – K55– z karty firmowej zostały odpisane środki w celu zapłaty prowizji na rzecz banku.
4. D71 – K55– pracownik dokonał transakcji debetowej przy użyciu karty firmowej.
5. D25 (lub 26, 60, 10, 44, 76) – D71 brane są pod uwagę kwoty wskazane w raporcie osoby odpowiedzialnej.
6. Jeżeli wykorzystano limit kredytowy, naliczone od niego odsetki wykazywane są poprzez zaksięgowanie D91 – K66.
7. D66 – K55– kredyt na karcie firmowej został spłacony.

Jeżeli środki na rachunku karty zostaną uzupełnione walutą obcą, wówczas ich salda zostaną włączone daty raportowania należy ponownie ocenić. Różnice kursowe powstałe w trakcie tej procedury wykazywane są na 91 rachunkach.

Jeżeli dział księgowości firmy nie ma szybkiego dostępu do wyciągów bankowych do rachunków kart, zapisów księgowych dokonuje się przy udziale rachunku 57:

• D71 – K57– osoba odpowiedzialna dokonała wydatku z karty;
• D57 – K55– odzwierciedla dane z raportu osoby odpowiedzialnej oraz wyciągu bankowego o wydatkowaniu środków z karty firmowej.

Ostatnie księgowanie tworzone jest w dniu otrzymania dokumentów potwierdzających przeniesienie rachunku od obsługującej instytucji finansowej. Jeżeli pracownik nie był w stanie udokumentować wydatków, które poczynił z karty, wówczas wydatki te są wykazywane na wyciągu bankowym poprzez księgowanie D73 – K55. Kwoty te muszą albo zostać potwierdzone przez pracownika w celu ustalenia faktu, że tak jest wykonalność ekonomiczna lub zwrócony przez osobę odpowiedzialną.

Zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i przedstawiciele małych i średnich przedsiębiorstw często mają wydatki z tym związane działalność przedsiębiorcza, bo bez nich normalne funkcjonowanie biznes jest po prostu niemożliwy. Ponadto wszystkie materiały eksploatacyjne i transakcje przychodzące muszą być uważnie monitorowane przez księgowych i odzwierciedlane w dokumentach sprawozdawczych. I na przykład w dużych przedsiębiorstwach menedżer musi finansować kilka działów, które płacą za określone towary i usługi. To właśnie dla wygody płatności banki oferują karty firmowe. Następnie porozmawiamy o tym, do czego służy karta firmowa osoby prawne.

Co to jest

Firmowa karta bankowa osoby prawnej to: w prostych słowach, plastik bankowy powiązany z rachunkiem bieżącym przedsiębiorcy. W rzeczywistości fizycznie niewiele różni się od kart plastikowych, do których jesteśmy przyzwyczajeni, niemniej jednak ma kilka własnych cech, a także swój specjalny cel. Korzystając z karty firmowej, pracownicy mają możliwość płacenia za towary i usługi na potrzeby przedsiębiorstwa w Rosji lub za granicą.

Należy pamiętać, że karta firmowa nie jest przeznaczona do przelewów wynagrodzenie i świadczenia społeczne.

Dlaczego firma musi wystawić bankowy instrument płatniczy? W rzeczywistości jest to integralny instrument płatniczy, ponieważ każda firma prawie codziennie przeprowadza jakieś transakcje kosztowe, a każdej z nich towarzyszy duży obieg dokumentów, co komplikuje pracę księgowego. Karta bankowa płatnicza połączona z rachunkiem bieżącym osoby prawnej pozwala uprościć system płatności i skuteczniej śledzić wszystkie wydatki.

Nawiasem mówiąc, nie sposób nie zauważyć, że przedsiębiorca może wydać kilku pracownikom kilka nieosobowych kart bankowych, przy czym każda karta jest powiązana z jednym kontem głównym, a przy przeprowadzaniu transakcji kosztowych środki będą pobierane z ogólny rachunek bieżący osoby prawnej. Ponadto menedżer może ustawić określony limit dla każdej indywidualnej karty.

Sto to karta firmowa: definicja

Dlaczego osoby prawne korzystają z plastiku płatniczego?

Każda firma niewątpliwie ma swój powód wydawania kart płatniczych. Jednakże użycie firmowych kart bankowych może być wymagane w następujących przypadkach:

• wydatki pracowników oddelegowanych;
• wydatki na rozrywkę;
• płatność za usługi komunalne;
• rozliczenia z dostawcami;
• płatność za artykuły papiernicze;
• zapłata za inne usługi związane z działalnością gospodarczą.

Jak widać karta firmowa to uniwersalne narzędzie, za pomocą którego można płacić za towary i usługi. Oznacza to, że w rzeczywistości jest to ten sam instrument płatniczy, z którego korzysta większość ludzi osoby, ale tylko karty firmowe służą do płacenia nie na osobiste potrzeby pracowników, ale na potrzeby ekonomiczne przedsiębiorstwa.

Korporacyjna karta kredytowa: funkcje usług

Zakres usługi finansowe banki są dość szerokie i odpowiednio dla osób fizycznych i prawnych, każdego przedsiębiorcy fakultatywnie może wydać karta debetowa lub kredyt. W związku z tym debet jest łatwiejszy do zarejestrowania, ponieważ nie posiada limitu kredytowego, zatem wszelkie wydatki będą dokonywane w ramach salda rachunku bieżącego przedsiębiorcy.

Zbiorowy karta kredytowa wydawane jest na osobisty wniosek osoby prawnej. Karta z limit kredytowy pozwala na pokrycie bieżących wydatków przedsiębiorstwa kosztem fundusze kredytowe słoik. Limit kredytowy ustalany jest przez instytucję finansową dla każdego klienta indywidualnie, przy uwzględnieniu średnich miesięcznych obrotów okres rozliczeniowy. W związku z tym limit kredytowy nie może przekraczać wysokości miesięcznych wpływów na karcie.

Przy okazji, osoby prawne, podobnie jak osoby fizyczne, mają obowiązek płacić bankowi odsetki za wykorzystanie limitu kredytowego.

Rejestracja karty firmowej

Jeśli więc Twoja firma potrzebuje plastikowego instrumentu płatniczego, możesz go łatwo otworzyć Bank komercyjny. Jako emitent powinieneś wybrać instytucję finansową, w której posiadasz rachunek bieżący. Nawiasem mówiąc, warto od razu określić krąg urzędników, którzy otrzymają plastikową zapłatę, czyli pracownicy firmy odpowiedzialność zawodowa które są powiązane z transakcjami wydatków. Na przykład karta jest zwykle potrzebna dyrektorowi i jego zastępcy, głównemu księgowemu i innym urzędnikom.

Aby więc otrzymać plastik, należy przede wszystkim skontaktować się z bankiem i napisać wniosek o wydanie karty. Swoją drogą, dla klienci korporacyjni bank oferuje kilka produktów, m.in Różne rodzaje karty plastikowe. Zanim to zrobisz właściwy wybór musisz dokładnie przestudiować taryfy usług, metody uzupełniania konta, limity, stopy procentowe dla kart kredytowych, warunków przeliczania walut, okresu ważności i innych niuansów.

Nawiasem mówiąc, jeśli przedstawiciel zarządu przedsiębiorstwa wydaje kilka kart powiązanych z jednym kontem, to musi zebrać dane od wszystkich pracowników, którzy w przyszłości będą korzystać z plastiku. Oznacza to, że bank musi podać dane paszportowe pracowników.

Pamiętaj, że najpóźniej w ciągu 7 dni od otrzymania plastiku musisz poinformować urząd skarbowy o założeniu konta.

Funkcje użytkowania

Procedura korzystania z kart firmowych musi zostać zatwierdzona przez kierownictwo firmy. Dlatego też rekomenduje się stworzenie regulaminów dotyczących trybu posługiwania się kartami firmowymi. Przepisy te muszą zawierać kilka informacji:

• lista dozwolonych transakcji kartami plastikowymi;
• limit miesięcznych wydatków na każdego pracownika, w zależności od jego obowiązków służbowych;
• okres, w którym pracownik korzysta z instrumentu płatniczego;
• tryb i terminy składania raportów z transakcji wydatkowych;
• wykaz dokumentów, które pracownik ma obowiązek przedstawić jako sprawozdanie z wydatków;
• przedstawienie pokwitowania zabezpieczenia danych dostępowych do rachunku karty (zachowanie PIN-u w tajemnicy);
• odpowiedzialność za naruszenie zasad sytuacji.

Należy pamiętać, że zasady otwierania i korzystania z rachunków kart osób prawnych reguluje prawo, tj Kodeks Pracy, Kod podatkowy, Prawo federalne i regulaminy Banku Centralnego.

Podajmy przykład: otwierając rachunek karty w przedsiębiorstwie, przedstawiciel zarządu musi wydać polecenie, na podstawie którego określona lista urzędników będzie korzystać z karty płatniczej na służbie. Pracownicy firmy muszą zapoznać się z tym poleceniem, a oni z kolei muszą złożyć kierownictwu wniosek o wydanie kart plastikowych w celu dokonania określonych wydatków. Ponadto księgowy ma obowiązek prowadzić dziennik, w którym będzie prowadził zapisy dotyczące akceptacji i wydawania kart płatniczych określonym pracownikom, wskazując wysokość wydatków i cel płatności.

Należy zaznaczyć, że na koniec miesiąca bank ma obowiązek przekazać posiadaczowi karty raport o przepływie środków, czyli o transakcjach przychodzących i wychodzących.

I w końcu Specjalna uwaga Należy pamiętać, że pracownicy firmy mają obowiązek przedstawienia pełnego raportu z poniesionych wydatków. Dokumenty księgowe obejmują faktury, wpływy gotówkowe, dowody sprzedaży, dokumenty, które wskażą przeznaczenie Pieniądze. Nawiasem mówiąc, wypłata gotówki z karty płatniczej nie jest zabroniona, jedynym zastrzeżeniem jest to, że w przypadku wykorzystania tych środków należy również przedstawić pełny raport w postaci zleceń płatniczych, wpływów gotówkowych i dowodów sprzedaży. Pracownicy, którzy niewłaściwie wykorzystali środki, powinni zostać ukarani w następujący sposób: kwota środków, o której nie wpłynął raport do działu księgowości, zostanie potrącona z wynagrodzenia pracownika.

Korzystanie z kart firmowych

Zapisy księgowe

Księgowy musi uważnie monitorować wszystkie transakcje przychodzące i wychodzące w firmie. Obecnie księgowość prowadzona jest w specjalistycznym programie 1C. Według ustalonych zasad zapisy księgowe dla kart firmowych rozliczane są na specjalistycznym koncie nr 55. W przypadku kart plastikowych transakcje będą wyglądać następująco:

• D-t 55.04, K-t 51 – wpływ środków na rachunek karty;
• D-t 71.01, K-t 55.04 – operacja kosztowa;
• Dt 91.02, Kt 55.04 – prowizja w instytucji finansowej.

Zalety korporacyjnych kart płatniczych

Przede wszystkim należy to zauważyć karta płatnicza to uniwersalny instrument płatniczy, z którego można korzystać w Rosji i za granicą. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorstw, które często wysyłają swoich pracowników za granicę. Rzeczywiście w tym przypadku nie muszą wymieniać waluty, aby zapłacić za towary i usługi obca waluta, konwersja odbywa się automatycznie.

Plastikowe karty firmowe mają także inne oczywiste zalety:

1. Ręczny lub urzędnik firma nie musi za każdym razem kontaktować się z bankiem, aby otrzymać potrzebną kwotę na określone wydatki, m.in. na organizację podróży służbowej dla pracowników.
2. Obsługa kart firmowych jest tańsza niż prowizja za otrzymanie środków z banku.
3. Wystarczy otworzyć jedno konto karty w banku i otrzymać kilka kart płatniczych dla pracowników, którzy w ramach swoich obowiązków realizują transakcje kosztowe na potrzeby firmy.
4. Dzięki kartom plastikowym łatwo jest śledzić wydatki pracowników.
5. Konto karty możesz doładować na kilka sposobów, w tym także zdalnie, korzystając z usług internetowych.
6. Korzystając z kart bankowych, możesz otrzymać gotówkę o każdej porze dnia, ponieważ bankomaty działają przez całą dobę, ale oddziały banków działają według określonego harmonogramu.
7. Jeśli posiadasz kartę firmową, procedura odbioru środków przez pracowników znacznie upraszcza pracę działu księgowego; aby otrzymać gotówkę, wystarczy otrzymać paragon plastikowa karta, procedura wypłaty gotówki jest dłuższa.
8. Wreszcie ostatnią zaletą jest bezpieczeństwo, bo środki na konto karty są niezawodnie chronione przed oszukańczymi działaniami osób trzecich, prawie niemożliwa jest ich kradzież, nawet w przypadku zgubienia karty, a także łatwe jej zablokowanie i ponowne wydanie.

Swoją drogą główną zaletą karty jest to, że wystarczy raz skontaktować się z bankiem i napisać wniosek o wydanie w przyszłości w ciągu 3 lat, można z niej korzystać bez dodatkowych wizyt w instytucjach finansowych. Następnie po upływie terminu ważności można zamówić nowy plastik.

Dzięki temu dla każdego przedsiębiorcy będzie oczywiste, dlaczego karty firmowe są potrzebne. Pozwalają dokładnie monitorować wydatki pracowników i skracają czas potrzebny na wydanie gotówki w celu przeprowadzenia transakcji wydatkowych. Dodatkowo pozyskanie plastiku bankowego będzie proste i szybkie w każdym banku komercyjnym.

W lutym przeprowadziliśmy webinar na temat „Jak korzystać z karty firmowej”. Wydawać by się mogło, że temat już dawno wyczerpany. Nie bardzo. Otrzymaliśmy mnóstwo odpowiedzi i pytań od przedsiębiorców.

Rzeczywiście istnieje wiele niuansów w tym temacie, których księgowi zwykle nie podzielają. Dlatego dla tych, którzy nie mogli obejrzeć filmu, przygotowaliśmy wersję tekstową: czym jest karta firmowa, jak można z niej korzystać, jakie dokumenty sprawozdawcze są potrzebne i co zrobić, jeśli ich nie ma. Czytaj poniżej.

Karta korporacyjna to karta wydawana przez bank i powiązana z nią rachunek bieżący Twoja firma.

Czasami dla karty firmowej otwierane jest osobne konto, ale jest ono również powiązane z firmą. Jedyna różnica w przypadku osobnego konta jest taka, że ​​przed zakupem czegokolwiek będziesz musiał przelać pieniądze z konta głównego na takie konto.

Tak naprawdę płacenie kartą firmową to dokładnie taka sama operacja, jak płacenie fakturą, tylko wygodniejsza, bo można zapłacić na miejscu.

Karty korporacji mogą być nazwane lub nienazwane. Imienna karta jest przypisana do konkretnego pracownika, np. dyrektora. Jeżeli taką kartą zapłacił inny pracownik, odpisy w dalszym ciągu trafią na konto dyrektora, co oznacza, że ​​będzie on odpowiedzialny za zakupy.

Z kart nienazwanych mogą korzystać wszyscy pracownicy firmy, najważniejsze jest śledzenie, kto dokładnie dokonuje zakupów. Jeśli posiadasz taką kartę, poproś pracowników, którzy mają dostęp do karty, o zebranie wszystkich dokumentów transakcyjnych.

Co zrobić z kartą firmową

Wypłacaj lub wpłacaj pieniądze, płać dostawcom, opłacaj rozrywkę i koszty podróży. W każdym sklepie najważniejsze jest, aby nie zapomnieć dokumentów dotyczących każdej transakcji.

Z karty firmowej możesz korzystać za granicą. Przeliczenie na walutę obcą nastąpi automatycznie według wewnętrznego kursu Twojego banku w rublach. Dane dotyczące płatności za granicą i dane odzwierciedlone w rachunkowości będą się różnić. To nie jest tak: zgodnie z normami prawnymi wszystkie obliczenia są odzwierciedlane w rublach według kursu wymiany Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia raportu zaliczkowego.

Możliwa jest także płatność on-line. Płacąc za usługę w Internecie, przy zakupie produktu należy przesłać dokument świadczenia usługi - dowód dostawy lub dowód zakupu gotówki i sprzedaży. Po prostu zapisz te dokumenty lub wyślij je bezpośrednio do swojego księgowego.

Jakie wydatki na karcie firmowej zmniejszają podatek?

Nie wszystkie wydatki na karcie firmowej zmniejszają kwotę podatku od ceny zakupu. Aby uwzględnić wydatki na karcie, muszą one być uzasadnione ekonomicznie: zakup musi odpowiadać rodzajowi prowadzonej przez Ciebie działalności i generować w przyszłości zysk dla firmy.

Na przykład, jeśli jesteś firmą transportową zajmującą się transportem towarów, filcowe buty lub pościel będą dziwnym wydatkiem. Nie da się uzasadnić takiego zakupu korzyściami dla swojej firmy.

A jeśli Twoja firma zajmuje się handlem bielizną pościelową i pościel lub tkaninę kupiłeś gdzieś za gotówkę lub kartą, będzie to bezpośredni koszt bieżącej działalności.

Bez problemu każda firma może kupić meble, artykuły papiernicze, sprzęt biurowy i wszystko, co w jakiś sposób uzasadnia jej działalność.

iPhone jest również w porządku, jeśli pomaga w codziennym prowadzeniu firmy. Na przykład:

• Tylko ten telefon posiada programy, z których korzystasz na co dzień w pracy;
• jesteś w ciągłym ruchu, wszystkie informacje przechowywane są w Twoim telefonie;
• Łatwiej i bardziej opłaca się kupić iPhone'a dla siebie, niż zatrudniać na stałe sekretarkę, która będzie wykonywać te same funkcje: dzwonić, przypominać, podpowiadać i budzić.

Kota w biurze trudno wziąć pod uwagę, bo urzędnikom skarbowym trzeba będzie udowodnić, że własnymi łapami powiększy liczbę klientów.

Komu należy się zgłosić i co się stanie, jeżeli tego nie zrobimy?

Wszystkie spółki LLC, JSC i inne firmy posiadające dowolny system podatkowy muszą zgłaszać wydatki wydane z karty firmowej. Niepotwierdzone zakupy będą podlegać składkom ubezpieczeniowym i podatkom.

Jeśli masz indywidualnego przedsiębiorcę w uproszczonym systemie podatkowym „dochody”, Patent i UTII, nie musisz się w ogóle zgłaszać, ponieważ urząd skarbowy nie będzie sprawdzał części wydatkowej na potrzeby rachunkowość podatkowa, ale nie masz obowiązków księgowych.

Indywidualni przedsiębiorcy korzystający z uproszczonego systemu podatkowego „dochody minus wydatki” i OSNO mogą uwzględnić wydatki firmy w wydatkach - w tym celu należy zapisać dokumenty dotyczące zakupów dla firmy.

Przedsiębiorcy indywidualni mogą także płacić kartą firmową za wszelkie zakupy osobiste, nie ma za to żadnych kar, po prostu takie wydatki nie będą miały wpływu na podatek.

Jakie dokumenty należy zgromadzić?

Może to być: list przewozowy, akt świadczenia usług, towar oraz odbiór gotówki i forma ścisłe raportowanie, polecenie odbioru gotówki i inne. Zależy co otrzymałeś – produkt czy usługę.

Dokumenty muszą zawierać następujące dane:

– nazwę, numer seryjny i datę wystawienia dokumentu;

– nazwa organizacji lub pełna nazwa przedsiębiorcy, NIP;

– cały wykaz i ilość usług lub towarów;

- wielkość płatności;

– stanowisko, nazwisko i inicjały sprzedającego, jego podpis własnoręczny oraz ewentualna pieczątka firmowa.

Jeśli na paragonie znajduje się cała lista zakupów, nie musisz dodatkowo otrzymywać paragonu sprzedaży. Przykłady takich paragonów można znaleźć w Auchan, Ikei i innych dużych sklepach. Poproś o umieszczenie pieczęci na takim czeku - wtedy będzie to pełnoprawny dokument zamknięcia.

W mniejszych sklepach płacąc kartą, sprzedawcy wystawiają zwykły paragon fiskalny, który wydawany jest wszystkim osobom fizycznym. Nie zapomnij poprosić o paragon sprzedaży. Jeśli masz uproszczony system podatkowy, możesz go uwzględnić bez żadnych problemów pełny koszt zakupy z takiego czeku zaliczane są do wydatków. W przypadku OSNO można uwzględnić jedynie kwotę bez podatku VAT. Podatku takiego nie można odliczyć i uwzględnić przy obliczaniu podatku dochodowego.

Po spędzeniu czasu za granicą księgowy poprosi o dodatkowe dokumenty przetłumaczone na język rosyjski. Trzeba przetłumaczyć każdą linijkę, ale nie jest konieczne zwracanie się do profesjonalnych usług językowych, wystarczy, że przetłumaczysz to samodzielnie za pomocą Tłumacza Google.

Oprócz dokumentów potwierdzających zakup, do celów księgowych należy przygotować raport wstępny. Jest to dokument generowany po każdym zakupie kartą firmową. Raport taki może mieć formę standardową lub indywidualną – możesz go opracować dla firmy.

Zgodnie z prawem raport zaliczkowy musi zostać wygenerowany przez pracownika, który dokonał zakupu. Ale w praktyce dobry księgowy zrobi to sam – będzie szybciej i pozwoli uniknąć błędów.

Czy mogę wypłacić gotówkę za pomocą karty firmowej?

Jeśli wypłacisz pieniądze za pomocą karty, bank odzwierciedli operację w następujący sposób: wydanie środków na konto. Oznacza to, że zakupy za wypłacone pieniądze również muszą być potwierdzone dokumentami i raport wstępny. Dotyczy to tylko firm.

Przedsiębiorcy indywidualni nie muszą zgłaszać się do wypłat gotówki i zwracać niewydane pieniądze z powrotem na swoje konto. Ich wysokość zostanie odzwierciedlona jako wypłata środków osobistych indywidualnego przedsiębiorcy. Nie dotyczy to jednak pracowników pracujących dla przedsiębiorców indywidualnych.

Ile gotówki możesz wypłacić, nie narażając się na podejrzenia ze strony banku?

Uważa się, że jednorazowo do 600 tysięcy rubli to bezpieczna kwota. Kiedy wypłacisz więcej, aktywowany zostanie monitoring finansowy banku. Jeśli monitoring finansowy wykryje, że coś jest nie tak, może zablokować konto do czasu, aż bank nie będzie przekonany, że wszystko jest w porządku. Będą prosić o dokumenty, a nawet mogą nalegać na osobistą obecność.

A co powiesz na wpłatę pieniędzy na swoje konto?

Możesz wpłacić pieniądze na swoje konto tylko w trzech przypadkach:

• udzielić pożyczki firmie;
• zwrócić środki;
• przekaż wpływy ze sprzedaży swoich produktów lub usług.

W przypadku firm każda wpłata musi posiadać dokument. W przypadku zwrotu rozliczonych środków - jest to raport zaliczkowy, który odzwierciedla, że ​​pieniądze wyemitowane przez spółkę nie zostały wykorzystane w pełni. Aby zaciągnąć pożyczkę, dokumentem towarzyszącym będzie umowa pożyczki, która określa kwotę, termin płatności i okres spłaty. W przypadku przychodów detalicznych księgowy tworzy zlecenie gotówkowe.

W przypadku przedsiębiorców indywidualnych oprócz wpłaty środków osobistych konieczne jest także udokumentowanie wpłaty pieniędzy przy użyciu karty firmowej. Wpłaty środków osobistych od przedsiębiorców indywidualnych nie podlegają opodatkowaniu.

Często zaleca się wpłatę pieniędzy na konto za pośrednictwem oddziału banku, gdzie cel wpłaty będzie jasno określony. Faktem jest, że przy wpłacaniu pieniędzy za pośrednictwem bankomatu cel wpłaty nie jest wskazany w komentarzach. Ale cel trzeba określić, bo fiskus może mieć wątpliwości, czy wpłacane pieniądze powinny podlegać opodatkowaniu. Podczas rachunkowości ważne jest, aby księgowy natychmiast poprawnie odzwierciedlił przepływ pieniędzy na odpowiednich rachunkach księgowych.

Aby uniknąć nieporozumień, informuj księgowego z wyprzedzeniem o każdym uzupełnieniu konta za pomocą karty firmowej, ponieważ każdy taki wkład jest odzwierciedlany w banku bez komentarza, a każda sytuacja jest inaczej odzwierciedlana w księgowości.

Pamiętaj: jeśli chcesz kupić coś dziwnego za pomocą karty firmowej, zapytaj księgowego, zachowaj paragon i zabierz dokumenty końcowe. Lub kliknij zielony przycisk „Połącz” i dołącz do Buttona: nasi księgowi sami przypomną Ci o brakujących dokumentach, bezpiecznie obniżą podatki i wyjaśnią ryzyko.

Zasugerowała to Elena Balashova, księgowa w Knopce.

Marina Shilyaeva, marketerka, powiedziała wszystkim.

Wszystkie artykuły ogłaszamy na Telegramie. Znajdziesz tam także aktualności, porady i life hacki dla przedsiębiorców. Dołącz do nas :)