/

Procedura wypełniania podstawowych dokumentów księgowych. Wykaz podstawowych dokumentów księgowych i zasady ich wykonywania

Wszystkie wpisy w księgowość dokonane na podstawie odpowiednich dokumentów uzupełniających.

Dokument(informacja udokumentowana) to informacja utrwalona na materialnym nośniku, zawierająca szczegóły umożliwiające jej identyfikację. Jak nośnik materiału wolno używać dowolnego przedmiotu materialnego, nadającego się do utrwalenia i przechowywania na nim informacji mowy, dźwięku lub obrazu, także w postaci przetworzonej. Jednakże do celów papierowych w księgowości stosuje się wyłącznie papierowe lub maszynowe nośniki informacji. Norma ta zawarta jest w Rozporządzeniu w sprawie rachunkowości i sprawozdawczości w Federacji Rosyjskiej (zatwierdzonym zarządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 1998 r. Nr 34n z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami). W tym drugim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzenia na własny koszt kopii takich dokumentów w formie papierowej dla pozostałych uczestników. transakcje biznesowe, a także na wniosek organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, sądu i prokuratury.

Dokumenty księgowe sporządzane są głównie według ujednoliconych formularzy, które ze względu na konieczność usprawnienia przepływu informacji w gospodarce narodowej, zapewnienia porównywalności danych księgowych i sprawozdawczych różnych organizacji (lub jednej organizacji za różne okresy), ich kompletności i rzetelności, uniknięcia powielania informacji.

Dokumentacja księgowa stanowi część systemu dokumentacji zarządczej organizacji zgodnie z art Klasyfikator ogólnorosyjski dokumentacja zarządcza (OKUD), zatwierdzona dekretem o standardzie państwowym Rosji z dnia 30 grudnia 1993 r. nr 229.

Ogólnie Dokumenty księgowe Można podzielić na trzy poziomy: pierwotna dokumentacja księgowa, rejestry księgowe i sprawozdawcza dokumentacja księgowa. Gradacja ta jest w pełni zgodna z definicją obiegu dokumentów w rachunkowości, kolejnością i logiką dokumentacji działalność gospodarcza organizacje.

Podstawowe dokumenty księgowe, na podstawie których prowadzona jest księgowość, to dokumenty rejestrujące fakty transakcji gospodarczej.

Rejestry księgowe mają na celu usystematyzowanie i gromadzenie informacji zawartych w dokumentach podstawowych przyjętych do rachunkowości, aby odzwierciedlić je w rachunkach księgowych i sprawozdaniach finansowych.

Sprawozdania finansowe reprezentuje pojedynczy system Informacje o nieruchomościach, pozycja finansowa organizacji i wynikach jej działalności gospodarczej, zestawionych na podstawie danych księgowych ustalone formy(zgodnie z PBU 4/99 „Oświadczenia księgowe organizacji”, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 43n z dnia 07.06.99 i rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 67n z dnia 22.07.03 „W sprawie form sprawozdań księgowych” z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami).

Na każdym poziomie dokumenty nie są jednorodne. Skala prac księgowych w organizacji na wszystkich etapach przetwarzania dokumentów zależy od wielkość przepływu dokumentów- liczba dokumentów otrzymanych przez organizację i tworzonych przez nią przez określony czas. Jednocześnie struktura obiegu dokumentów jest interesująca pod względem składu, przeznaczenia i rodzajów dokumentów.

Więc, kompozycja zwyczajowo dzieli się dokumenty na przychodzące(przychodzące do organizacji), wychodzące (oficjalne dokumenty przekazywane przez organizację respondentom zewnętrznym) oraz wewnętrzny(zespół dokumentów urzędowych, który nie wykracza poza organizację, która je przygotowała).

Dokument odpowiada statusowi urzędnika, Jeśli został stworzony przez osobę prawną lub fizyczną, sporządzony i poświadczony w określony sposób.

Klasyfikacja dokumentów ze względu na skład i analiza ich struktury na tej podstawie pozwala ocenić stosunek wolumenu wewnętrznego i zewnętrznego obiegu dokumentów w organizacji, przeanalizować stopień autonomii przedsiębiorstwa(po obliczeniu stosunku jednostek informacji przychodzącej i informacji wewnętrznej), oceń działalność organizacji, do której odwołuje się otoczenie zewnętrzne (wg udziału dokumentów wychodzących).

Po wcześniejszym umówieniu

dokumenty dzielą się na administracyjne, wykonawcze, połączone i dokumenty księgowość.

kierowniczy dokumenty zawierają zamówienia, instrukcje dotyczące produkcji, wykonywania niektórych operacji biznesowych (zalecenie kierownika przedsiębiorstwa i osób przez niego upoważnionych do wykonywania operacji gospodarczych).

Wykonawczy dokumenty poświadczają fakt dokonania transakcji gospodarczych. Obejmują one zamówienia odbioru(akty odbioru) materiałów; akty przyjęcia i zbycia środków trwałych; dokumenty dotyczące odbioru od pracowników wyrobów gotowych itp. dokumenty wykonawcze podpisane przez osoby odpowiedzialne za wykonywanie czynności gospodarczych i za prawidłowość ich zapisania w dokumentach. Na przykład szefowie warsztatów, kierownicy magazynów (magazyniści), brygadziści itp.

Łączny dokumenty mają charakter administracyjny i wykonawczy. Należą do nich dochody i wydatki. zamówienia gotówkowe; wyciągi płacowe dotyczące wydawania wynagrodzeń pracownikom przedsiębiorstwa; raporty wydatków osoby odpowiedzialne (oddelegowane) itp.

Dokumenty księgowe są zestawiane w przypadku, gdy nie ma innych dokumentów do ewidencji transakcji biznesowych lub podczas podsumowywania i przetwarzania dokumentów wykonawczych i administracyjnych. Należą do nich certyfikaty, arkusze dystrybucyjne, obliczenia rezerw, sprawozdania finansowe itd.

Taka klasyfikacja ujawnia konieczność dokumentowania szeregu transakcji gospodarczych, których rejestracja w większości przypadków jest ignorowana przez praktykujących księgowych. Zatem czynności księgowego związane z realizacją obliczeń metodologicznych, zgodnie z zasadą rejestracji, muszą być potwierdzone odpowiednimi dokumentami księgowymi i poświadczone podpisem głównego księgowego.

Przez okres zarejestrowanych transakcji gospodarczych

dokumenty stosowane w rachunkowości dzielą się na jednorazowe i kumulacyjne.

Jeden raz dokumenty podstawowe sporządzają każdą transakcję biznesową i są kompilowane w jednym kroku.

Łączny dokumenty są kompilowane przez pewien okres poprzez ciągłe gromadzenie jednorodnych transakcji biznesowych. Na koniec okresu obliczają sumy dla odpowiednich wskaźników. Przykłady dokumentów kumulacyjnych: dwutygodniowe, miesięczne zlecenia pracy; karty limitowe do wydania materiałów z magazynów przedsiębiorstwa itp. Dokumenty zbiorcze są elementem pierwszego etapu systematyzacji i uogólnienia informacji księgowych.

Według stopnia uogólnienia informacji

dokumenty księgowe dzielą się na podstawowe i podsumowujące.

Podstawowy Dokumenty sporządzane są dla każdej transakcji w momencie jej zakończenia. Należą do nich dokumenty dotyczące odbioru materiałów przez przedsiębiorstwo i ich wydania z magazynów przedsiębiorstwa do warsztatów; w sprawie wysyłki produktów do klientów; w sprawie naliczania wynagrodzeń pracownikom za wytworzone produkty, wykonaną pracę lub świadczone usługi itp.

Dokumenty podsumowujące uogólniać wskaźniki, odpowiednio je grupując, usystematyzując na podstawie dokumentów pierwotnych (na przykład lista płac dla pracowników warsztatów, przedsiębiorstwa jako całości itp.). Dokumenty skonsolidowane różnią się od dokumentów skumulowanych tym, że dokument skonsolidowany tworzony jest na podstawie dokumentów pierwotnych i stanowi ich podsumowanie, natomiast dokument skumulowany jest dokumentem pierwotnym kompilowanym stopniowo. Skonsolidowane dokumenty obejmują również całość rejestry księgowe rachunkowości, a ostateczny skonsolidowany dokument można uznać za sprawozdanie finansowe.

Początkowym etapem dokumentowania sytuacji ekonomicznej w organizacji jest podstawowa księgowość , który jest pierwszym etapem percepcji i rejestracji systemu poszczególne operacje charakteryzujące procesy i zjawiska gospodarcze zachodzące w przedsiębiorstwie. Jej przedmiotem są: pozyskiwanie, pozyskiwanie i wydatkowanie zasobów materialnych; wykorzystanie zasobów paliw i energii; znormalizowane i przepracowane godziny; produkcja pracowników akordowych; koszty produkcji; przemieszczanie półproduktów i pozostałości Praca w toku; wielkość produkcji, jej wysyłka i sprzedaż; rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, klientami, bankami, władzami finansowymi, założycielami itp. Na tym etapie prace księgowe wstępne informacje nt procesy biznesowe i zjawiska zachodzące w wielu obszarach, w warsztatach, magazynach, punktach przyjęcia i wysyłki produkt końcowy i inne działy przedsiębiorstwa znajdują odzwierciedlenie w dokumentach pierwotnych.

Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te pełnią rolę podstawowych dokumentów księgowych, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Dokumenty źródłowe, stosowane w opisie transakcji gospodarczych, stanowią pojedynczy zbiór informacji przetwarzanych przy użyciu tych samych metod postępowania księgowego. Jednocześnie część dokumentów jest sformalizowana na poziomie sektorowym lub ogólnogospodarczym. Dokumenty te sporządzane są na formularzach ujednoliconego formularza zatwierdzonego przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej lub ministerstwa i departamenty sektorowe.

formularze wydziałowe podstawowy dokumentacja księgowa są obowiązkowe do stosowania jedynie w organizacjach podległych tym działom, jednakże jeżeli forma dokumentu odpowiada potrzebom innych organizacji, mogą je przyjąć.

We wszystkich innych przypadkach organizacje są zobowiązane do samodzielnego opracowania formularzy podstawowych dokumentów księgowych w ilości i formie, w jakiej są one niezbędne do odzwierciedlenia działalności gospodarczej spółki. Jednocześnie dokumenty tworzone samodzielnie przez organizację muszą być sformalizowane w taki sposób, aby ich treść w pełni zapewniała niezbędne informacje zadania księgowe.

Podstawowe wymagania dotyczące formy dokumentu pierwotnego:

1. Pozwala rzetelnie opisać pojedynczy fakt z życia gospodarczego organizacji

2. Struktura dokumentu pozostaje niezmienna przez długi czas, jeśli warunki organizacji są w miarę stabilne.

3. Wyklucza się niejednoznaczność w interpretacji informacji zawartych w dokumencie.

4. Wiadomość jest szyfrowana w celu ułatwienia przetwarzania i zapewnienia bezpieczeństwa informacji.

5. Miary informacji zawarte w dokumencie (pieniężnym i/lub naturalnym) zapewniają niezbędną wiarygodność, dokładność i jasność informacji. Należy unikać nadmiernej szczegółowości lub udoskonalenia danych, a także ich niedostateczności.

6. Dokument uzupełnia inne dokumenty, a nie powiela je.

7. Dokument zawiera jak najmniej zbędnych – zwykle nie wykorzystywanych informacji, które zawarte są w oryginalnej formie „na wszelki wypadek”.

8. Forma dokumentu jest dogodna do jego przetwarzania w środowisku stosowanej formy.

9. Forma dokumentu jest dogodna do prezentacji i przetwarzania w środowisku elektronicznym (na komputerze).

10. Forma jest taka sama dla wszystkich jednorodnych faktów działalności gospodarczej w różnych działach organizacji (w tym izolowanych).

11. Zestawione terminowo.

Opracowując formularze pierwotnych dokumentów księgowych, należy wziąć pod uwagę przepisy art. 9 ustawy federalnej nr 129 z dnia 21 listopada 1996 r. „O rachunkowości” (ze zmianami i uzupełnieniami).

Punkt 2 tego artykułu. stanowi, że do rachunkowości przyjmuje się podstawowe dokumenty księgowe, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy, a dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, muszą zawierać następujące obowiązkowe dane:

a) nazwę dokumentu;

b) datę sporządzenia dokumentu (dokument niedatowany nie ma mocy prawnej, dodatkowo w tym przypadku trudno przypisać fakt prowadzenia działalności gospodarczej konkretnemu okres raportowania dla celów rachunkowości finansowej i podatkowej);

c) nazwę organizacji, w imieniu której sporządzany jest dokument;

e) przyrządy pomiarowe transakcji gospodarczych w ujęciu fizycznym i pieniężnym;

f) nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za transakcję gospodarczą i prawidłowość jej wykonania;

g) podpisy osobiste wskazanych osób (istnieje także możliwość ich rozszyfrowania).

Listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych zatwierdza kierownik organizacji w porozumieniu z głównym księgowym. Ponadto dokumenty służące do przetwarzania transakcji biznesowych w gotówce, podpisują kierownik organizacji i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione.

Podstawowy dokument księgowy musi zostać sporządzony w momencie zawarcia transakcji, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu.

Wymagania głównego księgowego dokumentacja transakcji biznesowych i poddania się księgowości wymagane dokumenty i informacje są obowiązkowe dla wszystkich pracowników organizacji. Bez podpisu głównego księgowego, gotówka i dokumenty rozliczeniowe, finansowe i zobowiązania kredytowe uznane za nieważne i nie powinny być przyjęte do realizacji.

Podstawowe dokumenty księgowe można sporządzać na nośnikach papierowych i maszynowych. W tym drugim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzenia na własny koszt kopii takich dokumentów w formie papierowej dla innych uczestników transakcji biznesowych, a także na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, sąd i prokuratura.

Aby kontrolować i usprawniać przetwarzanie danych o transakcjach gospodarczych, w oparciu o podstawowe dokumenty księgowe, skonsolidowane dokumenty księgowe do których zaliczają się w szczególności księgi kasowe, raporty towarowe, rejestr transakcji gospodarczych, zlecenia pamiątkowe, dzienniki zamówień, Księga Główna i inne rejestry księgowe. Ostatecznym skonsolidowanym dokumentem jest sprawozdanie finansowe.

©2015-2019 strona
Wszelkie prawa należą do ich autorów. Ta strona nie rości sobie praw do autorstwa, ale zapewnia bezpłatne korzystanie.
Data utworzenia strony: 2016-04-15

Od poprawności projektu dokumentu pierwotnego i informacji w nim zawartych zależy jakość projektu dokumentu pierwotnego księgowość i dalsze wnioski z tego płynące.

Informacje zawarte w dokumentach podstawowych przyjętych do rachunkowości są gromadzone i usystematyzowane w rejestrach księgowych, których formy lub wymagania są zatwierdzone. uprawniony organ. Dane ksiąg rachunkowych w formie zgrupowanej przekazywane są do sprawozdania finansowego.

Kierownictwo określa osoby, które mają prawo do podpisania Dokumenty księgowe. W takim przypadku można ustalić hierarchię podpisów w zależności od zajmowanego stanowiska, kwoty pieniędzy, zakresu i charakteru operacji.

Przedsiębiorstwa lub organizacje korzystające z podpisów elektronicznych powinny ustanowić odpowiednie zabezpieczenia i kontrole dotyczące prawa do używania podpisów elektronicznych i dostępu do nich.(17)

Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów pierwotnych

1. Wpisów w dokumentach pierwotnych należy dokonywać tuszem, ołówkiem chemicznym, pastą do długopisów, przy pomocy maszyn do pisania, urządzeń mechanicznych i innych środków zapewniających bezpieczeństwo tych akt w czasie wyznaczonym na ich przechowywanie w archiwum.

Zabrania się używania prostego ołówka do pisania.

  • 2. Dokumenty muszą być sporządzone starannie, a tekst i cyfry napisane wyraźnie i czytelnie.
  • 3. Dokument musi zawierać wszystkie szczegóły. Jeśli któryś z wymaganych elementów nie jest wypełniony, w jego miejsce wstawiana jest myślnik. Obowiązkowe dane są wypełnione bezbłędnie.
  • 4. W dokumenty pieniężne kwota jest podana cyfrowo i słownie.
  • 5. Dokumenty pierwotne muszą być poświadczone własnoręcznymi podpisami kierownika organizacji, głównego księgowego lub osób upoważnionych.
  • 6. Dokumenty pierwotne muszą zawierać odpisy podpisów osób upoważnionych.
  • 7. Dokumenty pierwotne muszą być opatrzone pieczęcią organizacji, jeżeli formularz to przewiduje i aktualne ustawodawstwo. (18)

Kierownik organizacji w porozumieniu z głównym księgowym musi zatwierdzić w formie zamówienia listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych.

Terminowe i wysokiej jakości wykonanie podstawowych dokumentów księgowych, ich przekazanie w ustalonych terminach do odzwierciedlenia w rachunkowości, a także wiarygodność danych w nich zawartych, zapewniają osoby, które sporządziły i podpisały te dokumenty.

Przepływ dokumentów pierwotnych w księgowości (kompilacja lub odbiór od innych podmiotów gospodarczych, przyjęcie do księgowości, przetworzenie, przekazanie do archiwum) powinien być również uregulowany harmonogramem zatwierdzonym zarządzeniem kierownika.

Aby ostrzec zarówno menedżerów, jak i wykonawców przed nieprzewidzianymi negatywnymi konsekwencjami oraz aby zaoszczędzić czas na wyszukiwaniu informacji, należy po otrzymaniu dokumenty normatywne stworzenie bazy rejestracji dokumentów pierwotnych.

Oznacza to, że wszystkie dokumenty pierwotne wystawione i wypełnione księgowo muszą mieć swój własny identyfikator - kod (jednorazowy, niepowtarzalny numer), który jest im nadawany po obowiązkowej rejestracji w jednym z dzienników rejestracyjnych, które należy otworzyć w każdym przedsiębiorstwie.

Procedura kompletowania dokumentów:

  • - Zgodność ze wszystkimi ustalonymi szczegółami i formami dokumentów;
  • -dokładność, przejrzystość prezentacji treści transakcji gospodarczych w dokumentach;
  • - terminowość rejestracji transakcji gospodarczych, jasne, dokładne i czytelne pisanie tekstu;
  • -skreślanie wolnych miejsc w przypadku braku rekwizytów;
  • - oznaczenie kwot cyfrowo i słownie we wszystkich dokumentach wartościowych; skreślenie błędów tak, aby było widoczne przekreślenie i poświadczenie poprawności tekstu podpisem osoby wystawiającej dokument;
  • -poprawki są niedozwolone.(27)

Dokumenty pierwotne utworzone metodą zmechanizowaną wymagają specjalnego potwierdzenia wiarygodności otrzymanych danych, tj. autoryzacja i ochrona zarejestrowanych danych przed nieuprawnionym otrzymaniem informacji na ich temat. Faksem można przesłać dowolny dokument, ale nie podstawowy dokument księgowy, gdyż nie posiada on potwierdzenia jego autentyczności. Odpowiedzialność za terminowe i wysokiej jakości tworzenie dokumentów oraz ich przekazywanie w ustalonych terminach w celu późniejszego odzwierciedlenia w rachunkowości ponoszą osoby, które sporządziły i podpisały te dokumenty.

Podstawowe konto dla Zakład produkcyjny- jest to informacyjna podstawa zarządzania, której jakość zależy bezpośrednio od jakości rachunkowości. Rachunkowość podstawowa to kompleks informacji i operacji logicznych z dokumentami towarzyszącymi dowolnym materiałom i przepływy finansowe oraz ich elementy od wejścia do wyjścia z obiektów produkcyjnych i gospodarczych przedsiębiorstwa i firmy jako całości.

Dokumenty pierwotne są więc nośnikami informacji o wszelkich obiektach i podmiotach produkcyjnych, gospodarczych oraz ich wzajemnych powiązaniach, a także pozwalają na wszechstronną ocenę wszystkich czynników kontrolnych: ilościowych, jakościowych, finansowych.(12)

Cała podstawowa dokumentacja jest potwierdzeniem działalność finansowa firmy. Te dokumenty księgowe będą przede wszystkim wymagane przez organy regulacyjne podczas weryfikacji. Dlatego też nakładane są zwiększone wymagania dotyczące konserwacji i przechowywania takich dokumentów.

Dokumentacja pierwotna, lub jak to nazywają wirtuozi księgowi, podstawowa, jest dowodem spraw finansowych firmy. Co więcej, mając moc prawną, dokumenty te mogą albo pomóc firmie w kontrowersyjnych kwestiach, albo ją pokrzyżować. Dokumentami tymi są: umowa, faktura, dokumenty płatnicze, list przewozowy, faktura, dowód sprzedaży i inne.

Formy dokumentów pierwotnych są ujednolicone. W razie potrzeby do formularza dodawane są dodatkowe linie, zachowując jednocześnie główne. Wskazuje to rozporządzenie w sprawie rachunkowości i księgowości w Federacji Rosyjskiej (rozporządzenie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. nr 34n (zmienione 26 marca 2007 r. nr 26n). Wyjątek stanowią formularze do prowadzenia transakcje gotówkowe(Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 24 marca 1999 r. nr 20).

Wszelkie zmiany i uzupełnienia wprowadzone do standardowego formularza są zatwierdzane zarządzeniem kierownika firmy.

Organizacja samodzielnie opracowuje formularze dokumentów podstawowych, jeśli wymaganego formularza nie ma w katalogu ujednoliconych formularzy. Warunek obowiązkowy: formularze muszą zawierać niezbędne dane.

  1. Jak nazywa się dokument.
  2. Po skompilowaniu.
  3. Informacje o organizacji, która przygotowała dokument.
  4. Wskaż, co obejmuje konkretna transakcja biznesowa w tym dokumencie, koszt transakcji (w gotówce lub w naturze).
  5. Wyliczenie osób odpowiedzialnych za sporządzenie dokumentu pod obowiązkowym podpisem.

Powyższe szczegóły są wymienione w ustawie federalnej „O rachunkowości”.

Wszystkie podstawowe dokumenty należy terminowo przekazać do działu księgowości. Przestrzeganie chronologii wprowadzania informacji jest jednym z głównych warunków prawidłowej rachunkowości.

Dla wygodnego rozliczania cała podstawowa jest podzielona na grupy - tabelę:

Nazwa grupy Co jest wliczone
Dokumenty organizacyjno-administracyjne Należą do nich zarządzenia, pełnomocnictwa, instrukcje. Oznacza to, że są to dokumenty, które dają „zielone światło” transakcjom biznesowym.
dokumentów potwierdzających Arkusze narzutowe, akty przyjęcia i dostawy, przychodzące zamówienia gotówkowe - potwierdzają fakt transakcji biznesowej. Dane zawarte w tych dokumentach podlegają obowiązkowemu wpisowi do ksiąg rachunkowych.
Dokumenty księgowe Stosuje się je w przypadku braku standardowych ujednoliconych formularzy, przy zbiorczym przetwarzaniu dokumentów uzupełniających i administracyjnych. Na przykład, potwierdzenie wypłaty Jest uważany zarówno za dokument administracyjny, jak i uzasadniający. Oświadczenie o zapłacie jednocześnie sygnalizuje potrzebę dokonania płatności zgodnie z wykazem i potwierdza dokonanie płatności.

I kolejny świetny wynalazek. obsługa księgowa- Harmonogram dokumentacji. Uwaga: forma harmonogramu powinna znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości organizacji.

Harmonogram pracy

Odpowiednie wiersze i kolumny odzwierciedlają dane o ruchach dokumentów sprawozdawczych. Ogromnym plusem tego harmonogramu jest to, że wszystkie wystawiane dokumenty są pod kontrolą. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o dokonaniu odpowiednich wpisów.

Wypełniamy regulamin

Zacznijmy od tego, że pierwotna, przekazana do działu księgowości, musi zostać sprawdzona. Co sprawdzić:

  1. Objętość wypełnienia (wszystkie niezbędne linie i sekcje są wypełnione).
  2. Poprawność wypełnienia (wpisane dane muszą odpowiadać miejscu wpisu, niedopuszczalne są sprzeczności w danych).
  3. Wiarygodność informacji (sprawdzanie operacji matematycznych, zgodność z dokumentami towarzyszącymi).

Zweryfikowany dokument podlega wpisowi do ksiąg rachunkowych.

Wskazówka: aby uniknąć błędu polegającego na ponownym odzwierciedleniu dokumentu w księgowości, wykonaj następujące czynności. NA Odwrotna strona formularz wskazuje datę i numer rejestracji w rejestrze.

Jak wypełnić podstawowe dokumenty księgowe w 2017 r

  • Wszystkie wpisy dokonane w głównych dokumentach księgowych muszą mieć długoterminowy bezpieczeństwo.
  • Dopuszczalne jest używanie dokumentów papierowych wraz z dokumentami elektronicznymi, które muszą być podpisane podpisem cyfrowym ( prawo federalne 402-FZ z 06.12.2011).
  • Stosowanie druku jest obowiązkowe w przypadku tych dokumentów, w których przewidziano na to miejsce.

Od 04.07.2015 otrzymałem prawo do pracy bez okrągłej pieczęci spółki akcyjne i stowarzyszenia z ograniczona odpowiedzialność(Ustawa federalna 82-FZ z dnia 04.06.2015). Sprawdź, co jest napisane w Karcie odnośnie używania pieczęci. Jeśli spółka w dalszym ciągu będzie posługiwać się pieczęcią, nie są wymagane żadne zmiany w statucie. Termin dokonania takich zmian w statucie spółki nie jest określony przez prawo. Ale nie warto zwlekać ze zmianami, aby nie wprowadzić wielu sprzeczności do dokumentów finansowych.

  • Porównanie wskaźników pieniężnych i naturalnych. Nie trzeba wskazywać obu na raz, wystarczy jeden (ustawa federalna 402-FZ). Zdarza się, że wygodniej jest wskazać dowolny wskaźnik (np. przy przemieszczaniu materiałów w firmie stosuje się wskaźnik naturalny). W akcie przyjęcia i świadczenia usług wygodniej jest podać jedynie informację o kosztach, jednak aby uniknąć nieporozumień, dodatkowo podawane są rodzaje usług.
  • Obecność podpisu odpowiedzialna osoba. Prawo Federacji Rosyjskiej nie mówi nic o podpisie faksymiliowym na dokumentach pierwotnych. W piśmie Federalnej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej nr 3-1.11.469 z dnia 23 września 2008 r. uwzględniono stanowisko służby podatkowej w sprawie faksów na dokumentach.
  • Waluta, w której sporządzony jest dokument. Główny jednostka walutowa- rubel. Nawet jeśli warunki umowy mówią o jednostkach konwencjonalnych. Ponieważ wszystkie operacje księgowe są wyceniane w rublach (FZ 402-FZ z 12.06.2011). Nikt nie zabrania tworzenia dodatkowych kolumn wskazujących kwoty w walucie obcej, ale kolumna wskazująca kwotę w rublach musi być obowiązkowa. W przeciwnym razie istnieje ryzyko odliczeń kosztów i odliczeń podatku VAT.

Lista dokumentów podstawowych

Traktat

Pojęcie „umowy” reguluje art. 420 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej. Umowa jest umową o powstaniu (zmianie) lub wygaśnięciu praw i obowiązków pomiędzy stronami. Każda ze stron musi dokładnie zapoznać się z warunkami umowy. Po uzgodnieniu zostaje złożony podpis i pieczęć każdej ze stron. Umowa jako dokument podstawowy ma pełną moc prawną, każda ze stron musi posiadać jeden podpisany egzemplarz. Wszystkie punkty określone w treści muszą zostać wypełnione przez strony umowy zgodnie ze swoimi zobowiązaniami. Sytuacje kontrowersyjne rozwiązać polubownie lub w drodze postępowania sądowego.

I jedna chwila. Nie w każdej sytuacji zawarcie umowy stanowi uznanie wzajemnych praw i obowiązków. Czek otrzymany przy zakupie produktu lub usługi jest uwzględniany w tej samej umowie.

Sprawdzać

Faktura otrzymana od sprzedawcy towarów lub usług dotyczy podstawowych dokumentów księgowych. Kupujący dokonuje płatności na podstawie kwoty wskazanej na fakturze. W dokumentach płatniczych pożądane jest odniesienie do tego dokumentu (przykładowo w płatności znajduje się sformułowanie „płatność zgodnie z fakturą nr 35/7 z dnia 31 stycznia 2017 r.”). Nie są wykluczone sytuacje, w których trudno będzie udowodnić, że płatność została dokonana specjalnie pod konkretny rachunek.

Dla kupującego towar (usługę) przedstawiona faktura stanowi swego rodzaju gwarancję, że sprzedawca nie zmieni ustalonej ceny w wyznaczonym terminie (1–5 dni). Okres ważności faktury do zapłaty jest określony przez sprzedawcę. Podczas termin kupujący dokonuje płatności.

Faktura do zapłaty

Jeśli płatność nie jest możliwa z wielu powodów (na przykład problemy z siecią komputerową księgową, koszty ogólne), zaleca się powiadomienie sprzedawcy o sytuacji, najlepiej z wyprzedzeniem. Istnieje możliwość zmiany daty wystawienia faktury, jednak warunki zakupu pozostaną takie same.

Dokumenty płatnicze

Do tego typu dokumentów księgowych zalicza się: czeki płatnicze (towarowe, gotówkowe), przekazy pieniężne, wymagania dotyczące płatności.

Kupując towary (usługi) za gotówkę w kasie organizacji, zdecydowanie należy zachować paragon fiskalny i przekazać go do działu księgowości.

odbiór gotówki

Jeżeli na czeku nie wskazano, za co płatność dokonywana jest gotówką, do czeku kasjera należy dołączyć dowód sprzedaży. Zawiera spis zakupionych towarów (usług), wskazuje, w jakiej ilości i po jakiej cenie dokonano płatności. Dowód sprzedaży jest opatrzony pieczątką sprzedawcy, podpisem osoby odpowiedzialnej za sprzedaż towaru (usługi).

dowód sprzedaży bez odbiór gotówki jest uznawany za dokument podstawowy, ponieważ indywidualny przedsiębiorca ma prawo pracować bez kasy fiskalnej (z obowiązkowym warunkiem wystawienia paragonu sprzedaży).

Dowód sprzedaży wystawiony przez indywidualnego przedsiębiorcę bez użycia kas fiskalnych

Wskazuje to ustawa Federacji Rosyjskiej 54-FZ „W sprawie stosowania kas fiskalnych przy realizacji rozliczeń gotówkowych i rozliczeń za pomocą karty płatnicze„(istotne w 2017 r.).

Płacąc za towary (usługi) pomiędzy osoby prawne list przewozowy wystawiany jest za pośrednictwem rachunku bieżącego.

Lista rzeczy do spakowania

Każda ze stron jest sporządzana według wzoru (wymagana jest obecność podpisu osób odpowiedzialnych i pieczęci). Kwoty gotówkowe wskazane w liście przewozowym i na fakturze muszą się zgadzać. W niektórych przypadkach wygodnie jest skorzystać z podpisu faksowego, fakt ten zdecydowanie powinien zostać zapisany w umowie o dostawę towarów (usług).

W przypadku zapłaty zgodnie z wystawioną fakturą za towar (usługę) wystawiane jest polecenie zapłaty za pośrednictwem rachunku bieżącego.

Nakaz zapłaty

Jest to ujednolicona forma dokumentu, najczęściej wypełniana w technologii komputerowej. Płatność przygotowaną do zapłaty można przekazać do banku za wersja papierowa lub używając specjalnego programu bankowego„Clint-Bank” (który jest znacznie szybszy). Przed wysyłką należy sprawdzić wszystkie dane odbiorcy, aby uniknąć nieporozumień, zwłaszcza jeśli współpracujesz z kontrahentem po raz pierwszy. Pamiętaj, aby podać szczegółowe informacje za co płacisz. To będzie przydatne szczegółowy opis, z obowiązkowym podaniem danych rachunku (data, numer).

Wezwanie do zapłaty to podstawowy dokument, w którym wierzyciel żąda od dłużnika spłaty zadłużenia za pośrednictwem banku.

Żądanie zapłaty

Istnieje żądanie bez akceptacji: w tym przypadku pieniądze są pobierane z konta dłużnika automatycznie. Wymóg akceptacji zakłada istnienie akceptacji dłużnika. Umowa może jednak przewidywać warunki zwrotu powstałego długu, w takim przypadku zwrot długu za pośrednictwem banku odbywa się bez akceptacji.

Formularz faktury stosowany jest w przypadkach, w których ewidencjonowany jest podatek VAT.

Faktura

Sporządź je na listach przewozowych, aktach. Powodem wystawienia faktury jest także wpłata zaliczki na podstawie umowy. Odliczenie podatku VAT następuje na podstawie faktur oraz faktur dołączonych do faktur. Warto wspomnieć, że wszyscy podatnicy VAT mają obowiązek wystawiania faktur. Wypełnianie formularzy jest znacznie wygodniejsze dzięki automatycznym programom.

Dokonywanie zmian

przy kasie i dokumenty bankowe wprowadzanie zmian jest surowo zabronione (art. 9 ustawy federalnej Federacji Rosyjskiej „O rachunkowości”).

Dopuszczalne jest dokonywanie zmian w innych dokumentach pierwotnych, pod warunkiem jednak, że wszyscy uczestnicy transakcji gospodarczej byli świadomi wprowadzanych zmian. Zaznajomienie uczestników ze zmianami potwierdzają ich podpisy ze wskazaniem daty wprowadzenia zmian.

Korektę dokonuje się w następujący sposób: błędny wpis w dokumencie starannie przekreśla się cienką linią. Jednocześnie przekreślenie jest wyraźnie czytelne. Nad poprawką lub obok niej wpisuje się poprawną wersję wpisu. Obok przekreślonego lub tam, gdzie jest wystarczająco dużo wolnego miejsca, umieszcza się napis „Uwierz w poprawę”. Podana jest pełna nazwa. osoba, która dokonała zmiany, data i podpis.

Ile lat przechowywać dokumentację księgową

Składowanie

Najlepszym miejscem do przechowywania danych podstawowych jest archiwum. Ważne jest odpowiednie przygotowanie dokumentów do archiwizacji:

  • Sortuj w porządku chronologicznym.
  • Kompletny zestaw według typu.
  • Oprawianie i segregowanie dokumentów w teczki.
  • Uzupełnienie notatki towarzyszącej.

Ważne jest, aby zapewnić bezpieczeństwo rejestry księgowe z nieautoryzowanych poprawek. Korekta błędów może być dokonana wyłącznie w sposób urzędowy, z podpisem osoby, która dokonała zmiany. Dla Twojej informacji w rejestrach gromadzone są informacje o dokumentach podstawowych przyjętych do księgowości.

Tutaj także była tajemnica handlowa: jest to zawartość rejestrów. Ujawnianie informacji o treści jest karalne zgodnie z prawem Federacji Rosyjskiej.

Czas przechowywania

Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej „O rachunkowości” (art. 17), a także ustawodawstwo archiwalne(Zarządzenie Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558) określa okres przechowywania dokumentów firmowych. W przypadku podstawowych dokumentów księgowych okres ten wynosi co najmniej 5 lat.

Okres przechowywania liczy się od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym dokument został umieszczony w archiwum.

Jeżeli organizacja naruszyła warunki przechowywania surowca pierwotnego, organy kontrolne mają prawo nałożyć kary (art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Wysokość grzywny wynosi od 10 tysięcy do 40 tysięcy rubli, w zależności od stopnia naruszenia.

Nawiasem mówiąc, do kontroli organów podatkowych istotne będą tylko dokumenty sprzed trzech lat. W przypadku braku podstawowej organizacji starszego okresu inspektorom nie przysługuje kara grzywny zgodnie z art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Obsługa księgowa firmy ma obowiązek nie tylko prowadzić kompetentną ewidencję dokumentów pierwotnych, ale także dbać o ich bezpieczeństwo. Tylko w tym przypadku roszczenia usługi podatkowe okazać się bezpodstawne.


Dokumenty podstawowe są wymagane w celu potwierdzenia realizacji transakcji biznesowych. W rzeczywistości jest to źródło danych do księgowości w firmie. Obecność i prawidłowy projekt pierwotnego jest kluczem do pomyślnego zakończenia audyty podatkowe, audyt i prawidłowe odzwierciedlenie obrotów na rachunkach księgowych, a zatem dokładne.

Wymagania, jakie muszą spełniać dokumenty pierwotne, określono w art. 9 ustawy federalnej nr 402 „O rachunkowości”. Wymaga następujących szczegółów:

  • nazwa dokumentu
  • Data przygotowania
  • nazwa firmy lub jednoosobowa działalność gospodarcza
  • opis odzwierciedlający istotę transakcji gospodarczej
  • wartość pieniężna i/lub naturalna transakcji biznesowej
  • jednostki
  • z dekodowaniem i wskazaniem pozycji

Najczęściej dokumentowi przypisany jest numer, w wielu formach obowiązkowe jest jego zapisanie. Numeracja z reguły odbywa się od początku roku.

Należy pamiętać, że konieczność sporządzenia niektórych formularzy zależy od specyfiki działalności, formy opodatkowania i cech polityka rachunkowości konkretna organizacja.

Rejestracja podstawowa

Dokumentacja faktów związanych z działalnością gospodarczą następuje w momencie ich zlecenia lub bezpośrednio po sporządzeniu na nośnikach papierowych i/lub elektronicznych. Formy dokumentów, które firma może opracować samodzielnie, z wyjątkiem organizacje rządowe którzy są zobowiązani do korzystania z prawnie zatwierdzonych formularzy. Ważne jest, aby o tym pamiętać ujednolicone dokumenty, których użycie przewiduje prawo, należy wypełnić.

Jeżeli zaistnieje konieczność wprowadzenia zmian, należy je poświadczyć podpisem osoby odpowiedzialnej i podać także datę. Istnieją dokumenty, których zmiana jest prawnie zabroniona.

Różne cele są różne, najczęściej jest to co najmniej pięć lat. Większość dokumentów dot wynagrodzenie przechowywane do 75 lat.

Ze względu na miejsce powstania dokumenty pierwotne dzielą się na zewnętrzne i wewnętrzne, a ze względu na ich przeznaczenie na administracyjne i uzasadniające. Przykładem dokumentu administracyjnego jest. Dokument potwierdzający potwierdza konkretną operację, na przykład akt odbioru wykonanej pracy. Istnieją dokumenty, które łączą w sobie zarówno właściwości administracyjne, jak i odciążające, tj. łącznie przykładem jest zaświadczenie obliczające wynagrodzenie urlopowe.

Dokumenty do ewidencji środków trwałych oraz towarów i materiałów

List przewozowy (TN) – dokument potwierdzający sprzedaż lub wydanie. Sprzedający sporządza dwa formularze TN, jeden zatrzymuje dla siebie jako podstawę do obciążenia, a drugi przekazuje kupującemu, któremu ten formularz daje prawo do przyjęcia towarów i materiałów do rozliczenia.

Ujednolicona forma TN - TORG-12. W prawym górnym rogu znajdują się kody statystyczne. Jeżeli przesyłka pochodzi z oddziału, w kolumnie „adres rzeczywisty” należy podać jej adres. Również wszystkie informacje o produkcie są zapisane w TN - nazwa, numery artykułów, kod produktu, forma opakowania, liczba miejsc w partii, jednostka miary i jej kod, waga w jednym miejscu oraz masa całkowita, netto i brutto , cena i całkowity koszt. Jeśli towary i materiały, powinno to również zostać odzwierciedlone w TN. W TN w razie potrzeby znajdują się kolumny z sumami kolumn. Jeśli jest ich kilka, liczba arkuszy TN jest stała. Na dole należy wpisać dane osób odpowiedzialnych.

Rejestracja operacji w księgowości systemu operacyjnego


Rejestracja operacji w rachunkowości materiałów


Usługi dokumentów księgowych

Sporządza go akt, który można nazwać inaczej - świadczonymi usługami, wykonaną pracą, przyjęciem i wydaniem pracy; ważne jest, aby w umowie o świadczenie tych usług zamieścić odpowiednie sformułowania. Jeden egzemplarz formularza otrzymuje Klient, drugi pozostaje u Wykonawcy. Nie ma jednolitej formy aktu.

W akcie m.in wymagane szczegóły, należy określić okres, przez jaki usługi były świadczone, jeżeli są świadczone z określoną częstotliwością. Przykład zapisu: „Świadczenie usług sprzątania za styczeń 2018 r.”

Dokumenty gotówkowe


Dokumenty dotyczące rachunkowości operacji bankowych


Dokumenty płacowe

Główne dokumenty stanowiące podstawę do obliczenia wynagrodzeń wymieniono poniżej:


Dokumenty dotyczące rozliczania podatków i opłat

Większość dokumentów opisanych powyżej ma charakter podstawowy rachunkowość podatkowa. Przykładowo kwoty za świadczone usługi i listy przewozowe są uwzględniane w kalkulacji podatku dochodowego, a składki na fundusze naliczane są także na podstawie dokumentów płacowych.

Osobno chciałbym powiedzieć o fakturze. Jest to formularz służący do obliczenia podatku VAT. Bardzo ważna jest poprawność i kompletność wypełnienia wszystkich szczegółów. ten dokument, W przeciwnym razie Organy podatkowe może odmówić przyjęcia kwoty do odliczenia. Ważny szczegół - jeśli wysyłka realizowana jest przez oddział, konieczne jest wskazanie jego punktu kontrolnego, a nie organizacji macierzystej. Jeden egzemplarz dokumentu pozostaje u wykonawcy (sprzedającego), drugi u kupującego.

Dbałość o projekt podstawowych dokumentów księgowych jest kluczem do prawidłowego tworzenia rejestrów księgowych.

Rejestry księgowe

Rejestry księgowe są środkiem usystematyzowania i uporządkowania danych o działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, uzyskanych z dokumentów pierwotnych. Wymagania dotyczące rejestrów reguluje art. 10 ustawy federalnej nr 402. Przedsiębiorstwo może samodzielnie zatwierdzić, jakie rodzaje rejestrów zastosować. Konserwację można przeprowadzić w formie papierowej lub elektronicznej za pomocą podpis elektroniczny. Informacje te są ujęte w polityce rachunkowości.

Przykładami rejestrów księgowych są księga główna, rejestr wystawionych faktur itp.

Rejestry zawierają następujące dane:

  • zarejestruj nazwę
  • okres
  • Nazwa firmy
  • chronologiczne i/lub systematyczne grupowanie obiektów księgowych (daty, nazwy pozycji kosztowych, działy itp.)
  • jednostki
  • podpis osoby/osób ​​odpowiedzialnych i ich stanowiska

Istnieje kilka klasyfikacji rejestrów księgowych:

  • Ze względu na charakter zapisów:
  1. Chronologiczny - dane odzwierciedlane są w trakcie dokonywania transakcji biznesowych (np. rejestry).
  2. Systematyczne – informacje grupowane są na podstawie przyporządkowania do poszczególnych kont księgowych (analiza subconto).
  3. Łączone – ewidencja prowadzona jest w oparciu o zasadę systematyki w porządku chronologicznym, łącząc dwa pierwsze punkty (przykładem jest księga główna).
  • Z wyglądu:
  1. Książki.
  2. Darmowe prześcieradła.
  3. Karty.

    4. Problem z rachunkiem podstawowym wiąże się obecnie przede wszystkim z faktem, że znaczące miejsce w obrotach zajmują transakcje z osoby oraz indywidualni przedsiębiorcy, których zaświadczenia dokumentacyjne często nie są ujednolicone, szczególne programy księgowe, ale nie każdy przedsiębiorca może sobie na nie pozwolić.

    Odpowiedź

Udział