5.3. المحاسبة عن التسويات مع الأشخاص المسؤولين (المستوى 2) الأشخاص المسؤولون هم موظفو المؤسسة الذين تلقوا مبالغ نقدية للإبلاغ عن النفقات الإدارية والتجارية ونفقات السفر القادمة. يتم إصدار الدفعات المقدمة لإعداد التقارير فقط للأشخاص العاملين في

الأشخاص المسؤولون هم جميعًا، دون استثناء، موظفون بدوام كامل في المنظمة (يعملون بموجب عقد عمل) والذين تلقوا مبالغ نقدية مقدمًا من مكتب النقد. كقاعدة عامة، يتم تقديم الأموال النقدية إلى التقرير الفرعي لتغطية نفقات السفر القادمة، وكذلك لدفع ثمن القرطاسية المنزلية والبريد والنفقات المرتبطة بشراء المواد للبيع بالجملة الصغيرة في بيع بالتجزئةواحتياجات الأعمال الأخرى.

يتم إصدار الأموال الموجودة في الحساب بناءً على أوامر نقدية للحساب ويجب إنفاقها بدقة للغرض المقصود منها. وبالإضافة إلى ذلك، لا يمكن تصنيف النقد الخاضع للمساءلة كدخل. فردي- موظف في المجتمع . في هذه الحالة، يتم إعادة حساب نفقات الشخص المسؤول، التي تتم بالعملة الأجنبية، بالروبل بسعر صرف البنك المركزي للاتحاد الروسي، المحدد في تاريخ الموافقة على التقرير المسبق.

تعني التسويات مع الأشخاص المسؤولين، أولاً، مبالغ ضئيلة من الأموال المخصصة للموظفين من أجل تنفيذ وظائف الوساطة في المنظمة، وثانيًا، استحالة تنفيذها بطريقة غير نقدية. تتميز جميع العمليات المتعلقة بالتسويات مع الأشخاص المسؤولين بقائمة محدودة ومعروفة مسبقًا ودرجة عالية إلى حد ما من انتظام ارتكابها.

من بين المستندات الداخلية المستخدمة في التسويات مع الأشخاص المسؤولين قوائم الأشخاص المسؤولين المعتمدين من قبل إدارة المؤسسة، وتقديرات نفقات التمثيل، وأوامر الموافقة على هذه التقديرات، والتقارير المسبقة، بالإضافة إلى سجلات تسجيل التقارير. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت هناك حقائق حول إرسال الموظفين في رحلات عمل إلى المؤسسة، فيجب أن تكون أوامر الإدارة ذات الصلة متاحة أيضًا. بدوره النظام تحكم داخلي، من بين أمور أخرى، في بدون فشليجب أن تتضمن المبادئ الأساسية التي تحدد إجراءات إجراء الحسابات المنصوص عليها رسميًا السياسة المحاسبيةالمنظمات.

يتم إضفاء الطابع الرسمي على المعاملات النقدية هنا من خلال الأشكال القياسية المشتركة بين الإدارات الابتدائية الوثائق المحاسبيةللمؤسسات والمنظمات. يتم إصدار النقد من المكاتب النقدية للمؤسسات وفقًا للإيصالات النقدية. شكل موحد N KO-2 أو المستندات الأخرى المنفذة حسب الأصول، بما في ذلك قسائم الدفع وطلبات إصدار الأموال والفواتير، مع فرض ختم على هذه المستندات مع تفاصيل أمر صرف الحساب.

ويتم إصدار النقد مقابل تقرير المصاريف المرتبطة برحلات العمل في حدود المبالغ المستحقة لمسافري الأعمال لهذه الأغراض. يتم توقيع المستندات الخاصة بإصدار الأموال من قبل رئيس المؤسسة أو كبير محاسبيها أو غيرهم من الأشخاص المعتمدين. عند إصدار الأموال للإنفاق مذكرة نقديةيطلب أمين الصندوق تقديم جواز سفر أو وثيقة أخرى تثبت هوية المستلم، ويكتب اسم ورقم الوثيقة، ومن قام بإصدارها ومتى تم إصدارها.

بالنسبة للأموال المستلمة، يجب على الأشخاص المسؤولين إعداد تقرير مسبق مع المستندات الداعمة للبضائع المشتراة. تشمل المستندات الداعمة إيصالات المبيعات وتذاكر السفر، والتي يتم تقديمها إلى المحاسب. إذا لم تتم إضافة البضائع المشتراة إلى الحساب، فسيتم إضافة المبلغ الخاضع للمحاسبة إلى إجمالي الدخل السنوي للشخص المسؤول. في الوقت نفسه، يتم تحديد الإجراء نفسه لإصدار والإبلاغ عن استخدام المبالغ الخاضعة للمساءلة بأمر من رئيس المنظمة.

يتعين على الموظفين الذين حصلوا على مبالغ نقدية في الحساب، في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد انتهاء الفترة التي صدرت لها، أو من يوم عودتهم من رحلة عمل، تقديم تقرير عن المبالغ التي تم إنفاقها إلى المحاسبة إدارة المنشأة وإجراء التسوية النهائية عليها. نموذج التقرير المسبق موحد ويرد في مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 1 أغسطس 2001 N 55 "عند الموافقة على النموذج الموحد لوثائق المحاسبة الأولية N AO-1" التقرير المسبق ". يتم إصدار النقد مقابل التقرير موضوعه تقرير كامل لشخص محاسب معين عما سبق أن صدر له مسبقا. ويتم تدقيق التقرير من قبل قسم المحاسبة.

تتم الموافقة على التقرير المسبق الذي تم التحقق منه من قبل الرئيس أو الشخص المعتمد ويتم قبوله للمحاسبة. يتم تسليم رصيد السلفة غير المستخدمة من قبل الشخص المسؤول إلى مكتب النقد في المنظمة وفقًا للأمر النقدي الوارد بالطريقة المحددة. يتم إصدار تجاوز الإنفاق على التقرير المسبق إلى الشخص المسؤول بموجب أمر نقدي للحساب. بناءً على بيانات التقرير المسبق المعتمد، يقوم قسم المحاسبة بشطب المبالغ المالية الخاضعة للمحاسبة بالطريقة المقررة.

يتضمن نظام الرقابة داخل المنظمة على التسويات وجود قائمة بالموظفين المعتمدين من قبل الرئيس والذين يحق لهم الحصول على أموال خاضعة للمساءلة، وهو إجراء معتمد لتقديم طلبات مكتوبة لإصدار الأموال مع الإشارة إلى أسباب هذا الإصدار والامتثال من قبل موظفو المؤسسة مع المواعيد النهائية المحددة لتقديم التقارير عن المبالغ الصادرة، وكذلك المواعيد النهائية لسداد الأموال المتبقية.

بالإضافة إلى ذلك، لا يمكننا التحدث عن أي نوع من الرقابة إلا إذا لم يكن لدى الشركة متأخرات على الأموال الخاضعة للمساءلة، والامتثال للحظر المفروض على إصدار الأموال للموظفين الذين لم يبلغوا عن المبالغ المستلمة مسبقًا، والمحاسبة التحليلية لنفقات السفر والضيافة، وتسجيل المستندات الداعمة المناسبة المرفقة بالتقارير المسبقة، بالإضافة إلى تأييد التقارير المسبقة.

الآن أما بالنسبة لرحلات العمل. رحلة العمل هي رحلة يقوم بها الموظف بأمر من رئيس المؤسسة لأداء مهمة رسمية خارج مكان العمل الدائم. في حالة إرسال المواطن في رحلة من قبل مؤسسة ليس لديه علاقات عمل معها، وبالتالي لا يخضع للتبعية الإدارية لرئيس هذه المؤسسة، لا يمكن اعتبار هذه الرحلة رحلة عمل. يتم إضفاء الطابع الرسمي على اتجاه الموظف في رحلة عمل من خلال إصدار شهادة سفر صادرة على أساس أمر.

يتم الاعتراف بمصاريف السفر كتكاليف مرتبطة بإدارة الإنتاج ونفقات النموذج الأنواع العاديةأنشطة. الاعتراف بنفقات السفر كمصروفات تتكبدها المنظمة وفقًا لقواعد تكوين معلومات عن النفقات في المحاسبة المنظمات التجارية، يتم تنفيذه على أساس لائحة المحاسبة "نفقات المنظمة" (PBU 10/99)، التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 6 مايو 1999 N 33n.

عندما يدفع صاحب العمل لدافعي الضرائب نفقات السفر داخل الدولة وخارجها، فإن الدخل الخاضع للضريبة لا يشمل البدلات اليومية المدفوعة ضمن الحدود المقررة وفقًا لأحكام هذا القانون. التشريعات الحالية، بالإضافة إلى النفقات المستهدفة المتكبدة والموثقة بالفعل للسفر من وإلى الوجهة، ورسوم خدمة المطار، ورسوم العمولة، ونفقات السفر إلى المطار أو محطة القطار في نقاط المغادرة أو الوجهة أو النقل، للأمتعة، ونفقات الإيجار المباني السكنية، ودفع تكاليف خدمات الاتصالات، والحصول على جواز سفر أجنبي رسمي وتسجيله، والحصول على التأشيرات، وكذلك المصاريف المرتبطة بالتبادل العملة النقديةأو شيك في البنك نقدًا بالعملة الأجنبية.

إذا لم يقدم المكلف المستندات التي تؤكد سداد نفقات استئجار مسكن، فإن مبالغ هذه الدفعة تعفى من الضريبة في الحدود المقررة وفقاً للقانون. أي ما لا يزيد عن 700 روبل عن كل يوم تقضيه في رحلة عمل على أراضي الاتحاد الروسي وما لا يزيد عن 2500 روبل عن كل يوم تقضيه في رحلة عمل إلى الخارج.

في الوقت نفسه، ينطبق نفس الإجراء الضريبي على المدفوعات المقدمة للأشخاص الذين هم في السلطة أو التبعية الإدارية للمنظمة (إذا كان هناك عقد عمل)، وكذلك أعضاء مجلس الإدارة أو أي هيئة مماثلة في المنظمة. وصول الشركة للمشاركة في اجتماع مجلس الإدارة أو مجلس الإدارة أو أي هيئة أخرى مماثلة لهذه الشركة.

يجب أن نتذكر أن مبلغ نفقات السفر إلى مكان رحلة العمل والعودة مدرج في نفقات المنظمة بدون ضريبة القيمة المضافة. ل مصاريف السفر، على وجه الخصوص، تشمل تكلفة السفر إلى مكان رحلة العمل والعودة عن طريق الجو والبحر والسكك الحديدية والطرق، بما في ذلك تكلفة الخدمات ما قبل البيعالتذاكر ورسوم استخدام الفراش ونفقات استئجار السكن. التخفيضات الضريبيةتتم على أساس الفواتير الصادرة عن البائعين عندما يشتري دافع الضرائب السلع والخدمات ويؤكد الدفع الفعلي لمبالغ الضريبة. بالإضافة إلى ذلك، تخضع مبالغ الضرائب للاسترداد ضمن الحدود التي ينص عليها القانون.

في القضية قيد النظر قال الخصوماتتتم على أساس وثائق السفر للعينة المحددة. تذكرة السفر التي يخصص فيها مبلغ الضريبة على خط منفصل، هو أساس خصم مبالغ ضريبة القيمة المضافة المدفوعة على خدمات السفر إلى مكان رحلة العمل والعودة، دون فاتورة. لا ينبغي لشركات الطيران إصدار الفواتير هنا.

يتم قبول مبالغ ضريبة القيمة المضافة المدفوعة عند نقل موظفي المنظمة بالسكك الحديدية مع تنظيم العمل التناوبي للخصم على أساس تذاكر السكك الحديدية، حيث يتم تمييز مبلغ ضريبة القيمة المضافة في سطر منفصل. الأمر نفسه ينطبق على الإلكترونية تذاكر السفر. ومع ذلك، فمن الضروري هنا أن نأخذ في الاعتبار أن الخصم ممكن فقط إذا تم تخصيص ضريبة القيمة المضافة على وجه التحديد التكلفة الإجماليةتذكرة ويتم تقديمها بالأرقام. في الحالات التي يتم فيها ذكر ضريبة القيمة المضافة ببساطة على التذكرة (بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة)، قد تنشأ صعوبات خطيرة في الحصول على خصم.

نوع آخر شائع من التسويات مع الأشخاص المسؤولين هو تسويات نفقات الضيافة. تشمل نفقات التمثيل نفقات دافعي الضرائب للاستقبال الرسمي والحفاظ على ممثلي المنظمات الأخرى المشاركة في المفاوضات من أجل إقامة التعاون المتبادل والحفاظ عليه، وكذلك المشاركين الذين وصلوا إلى اجتماعات مجلس الإدارة.

تشمل نفقات الضيافة نفقات إقامة حفل استقبال رسمي لهؤلاء الأشخاص، ونقل هؤلاء الأشخاص إلى مكان الحدث التمثيلي والعودة، وخدمة البوفيه أثناء المفاوضات، ودفع مقابل خدمات المترجمين الذين ليسوا من موظفي دافعي الضرائب. ولا يشمل ذلك نفقات تنظيم الترفيه أو الترفيه أو الوقاية من الأمراض أو علاجها. في الوقت نفسه، يتم تضمين مصاريف الترفيه خلال فترة التقرير في مصاريف أخرى بمبلغ لا يتجاوز 4 في المائة من تكاليف العمالة لدافعي الضرائب خلال فترة التقرير هذه.

السجلات المحاسبة الاصطناعيةحيث تنعكس المعاملات ذات المبالغ الخاضعة للمحاسبة، وهي دفتر الأستاذ العام وقائمة التدفق النقدي في النموذج رقم 4 والسطر ورقة التوازن"آخر الحسابات المستحقة"، والتي من المتوقع دفعها خلال 12 شهرًا"، دفتر يومية الطلب رقم 7 وسجلات المحاسبة الأخرى للحساب 71.

بموجب أمر وزارة المالية رقم 94ن بتاريخ 31/10/2000 والذي وافق على لائحة الحسابات وتعليمات تطبيقها، يجب إجراء المحاسبة التحليلية للتسويات مع الأشخاص المسؤولين لكل مبلغ يصدر بموجب التقرير.

للقيام بذلك، من أجل تلخيص المعلومات المتعلقة بالتسويات مع الموظفين من حيث المبالغ الصادرة لهم مقابل تقرير عن النفقات الإدارية والاقتصادية وغيرها من النفقات، تستخدم المنظمات الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين". يتم خصم الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" عن المبالغ الصادرة بموجب التقرير بالمراسلة مع الحسابات النقدية. بالنسبة للمبالغ التي أنفقها الأشخاص المسؤولون، يتم قيد الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" في المراسلات مع الحسابات التي تأخذ في الاعتبار التكاليف والقيم المكتسبة، أو حسابات أخرى، حسب طبيعة النفقات المتكبدة.

تنعكس المبالغ الخاضعة للمحاسبة التي لم يتم إرجاعها من قبل الموظفين في الوقت المحدد في رصيد الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" وخصم الحساب 94 "النقص والخسائر الناجمة عن الأضرار التي لحقت بالأشياء الثمينة". يتم شطبها من الحساب 94 "النقص والخسائر الناجمة عن الأضرار التي لحقت بالأشياء الثمينة" إما إلى الخصم من الحساب 70 "التسويات مع الموظفين مقابل الأجور" إذا كان من الممكن خصمها من أجور الموظف، أو إلى الخصم من الحساب 73 "التسويات مع الموظفين" "للعمليات الأخرى" إذا لم يكن هناك إمكانية للخصم من راتب الموظف.

وتقوم المنظمة بمعظم التسويات من خلال الحساب الجاري كيان قانونيفي البنك. ولكن في كثير من الأحيان، إذا لزم الأمر، لإجراء حسابات لاحتياجات المنظمة، يتم إصدار الأموال مقابل التقرير إلى الموظف. توضح المقالة محاسبة التسويات مع الأشخاص المسؤولين.

تسجيل إصدار الأموال بموجب التقرير

تم تحديد إجراءات إصدار النقد تعليمات بنك روسيا رقم 3210-U. في البند 6.3، لتنفيذ هذا الإجراء، من الضروري:

• لديك وثيقة إدارية لكيان قانوني (IP) أو بيان مكتوب من الموظف؛
• إصدار أمر المصروفات النقدية (RKO) في شكل KO-2.

نحن نقدم عينة من ملء الطلب وفقًا لمتطلبات الإجراء.

يتم إصدار الأموال لفترة محدودة، وبعد ذلك يجب على الموظف تقديم تقرير مسبق (فيما يلي - AO) مع المستندات التي تؤكد النفقات. لا توجد مثل هذه الحدود الزمنية. كقاعدة عامة، يتم تعيينه في قانون محلي.

لنأخذ مثالا على أمر.

يمكن إصدار المبالغ الخاضعة للمساءلة على البطاقة المصرفية للموظف وما إلى ذلك بطاقة للشركاتالمنظمات (رسائل رقم 02-03-10 / 37209، رقم 03-11-11 / 42288)، والتي يجب أن ينص عليها قانون محلي.

أساس النقل هو أيضًا تطبيق الموظف الذي يحتوي، بالإضافة إلى المعلومات الإلزامية (البند 6.3 من الإجراء)، على تفاصيل البطاقة المصرفية.

هام: في أمر دفعفي سطر "الغرض من الدفع" يجب أن تكتب: الأموال المحولة مسؤولة ("الدفعة المقدمة لاحتياجات العمل").

المحاسبة عن التسويات مع الأشخاص المسؤولين

يمكن للموظف الذي أبرم معه عقد مع كيان قانوني أن يعمل كشخص مسؤول. عقد التوظيفأو عقد القانون المدني (الرسالة رقم 29-Р-Р-6/7859).

هام: من أجل استبعاد مطالبات المؤمنين، من المستحسن إصلاح قائمة الموظفين في القانون المحلي للمنظمة، وكذلك الإشارة إلى هذا الاحتمال في عقود القانون المدني.

الأشخاص المسؤولون في مجال المحاسبة هم في المقام الأول الحساب 71 (الأمر 94 ن).

يلخص الجدول المحاسبة عن التسويات مع الأشخاص المسؤولين (لفترة وجيزة) في المحاسبة:

تقرير عن المبالغ المستلمة

الإجراء هو:

1. ويجب تقديم التقرير المسبق بالمبالغ المصروفة إلى قسم المحاسبة للتحقق منها.
2. وبعد التحقق تتم الموافقة عليه من قبل رئيس المنظمة.
3. ومن ثم يتم إجراء التسوية النقدية النهائية مع المحاسب.

عند التسوية النهائية، يقوم الموظف بإرجاع الأموال غير المنفقة، وإذا تم إنفاق أكثر مما كان مخططا له، يتم دفع الإنفاق الزائد له، ولكن بعد موافقة إدارة المؤسسة.

نموذج التقرير المسبق (AO-1) موحد ( قرار لجنة الإحصاء الولائية رقم 55). منذ عام 2013، لم يكن إلزاميًا (القانون رقم 402-FZ) ويمكن تطويره من قبل منظمة ذات محتوى التفاصيل المطلوبةالوثيقة الأولية.

يتم إعداد التقرير في نسخة واحدة: يتم ملء جزء منه من قبل المسؤول، والآخر - شخص مسؤولالشركات. ويجب أيضًا إرفاق المستندات التي تؤكد النفقات.

لا يتم خصم المبلغ من الموظف إلا بعد موافقة الرئيس على التقرير.

يتم تسليم الرصيد غير المستخدم من السلفة إلى مكتب النقد في المنظمة بموجب أمر نقدي وارد، ويتم دفع الإنفاق الزائد إلى الموظف بموجب أمر نقدي للمصروفات أو تحويله إلى بطاقة الراتب.

إذا تم اتخاذ قرار بعدم اقتطاع من راتب الموظف المبالغ الصادرة لاحتياجات المنظمة التي لم يقدم لها هيئة الأوراق المالية، يتم الاعتراف بالمبالغ غير المعادة كدخل له وتخضع لأقساط التأمين وضريبة الدخل الشخصي.

لذلك، يمكن إصدار النقد للموظف بموجب التقرير نقدا و عن طريق التحويل المصرفي. إجراءات إصدار الإصدار متطابقة في أي حال. إجراءات تأكيد استخدام الأموال الصادرة هي نفسها في كلتا الحالتين. معظم الأخطاء الشائعةعندما تكون المحاسبة عن التسويات مع الأشخاص المسؤولين ناتجة عن عدم الامتثال للمتطلبات القانونية. إذا كنت قد قرأت هذه المقالة، فإن احتمال حدوث مثل هذه الانتهاكات سيكون صفراً.