يرتبط نشاط أي مؤسسة ارتباطًا وثيقًا بالصيانة والمعالجة الوثائق الأولية. من الضروري الإبلاغ والحساب مدفوعات الضرائباتخاذ القرارات الإدارية. في المقالة ، سننظر في ماهية ذلك - التوثيق الأساسي في المحاسبة - وكيفية معالجته.

مفاهيم أساسية

التوثيق الأساسي في المحاسبة - ما هو؟ ويطلق عليها دليل على حقيقة العمولة تنعكس على الورق. في الوقت الحاضر ، يتم تجميع العديد من المستندات بتنسيق النظام الآلي"1 ج". تجهيز الوثائق الأوليةيتضمن تسجيل ومحاسبة المعلومات حول المعاملات التجارية المكتملة.

المحاسبة الأولية هي المرحلة الأولية لتسجيل الأحداث التي تحدث في المؤسسة. المعاملات التجارية هي الإجراءات التي تنطوي على تغييرات في حالة الأصول أو رأس مال المنظمة.

معالجة الوثائق الأولية في المحاسبة: مثال على مخطط

كقاعدة عامة ، في المؤسسات ، يعني مفهوم "العمل مع التوثيق":

• الحصول على البيانات الأولية.
• المعلومات قبل المعالجة.
• موافقة الإدارة أو المختصين المخولين بأمر من المدير.
• معاد.
• القيام بالإجراءات اللازمة لإجراء معاملة تجارية.

تصنيف

هناك مرة واحدة وتراكمية المستندات الأولية. علاجالمعلومات الواردة في مثل هذه الأوراق لديها عدد من الميزات.

تهدف التوثيق لمرة واحدة إلى تأكيد الحدث مرة واحدة. وفقًا لذلك ، يتم تبسيط إجراءات معالجتها بشكل كبير. يتم استخدام الوثائق التراكمية لفترة زمنية معينة. كقاعدة عامة ، فإنه يعكس عملية أجريت عدة مرات. في هذه الحالة ، متى معالجة الوثائق الأوليةيتم نقل المعلومات منه إلى سجلات خاصة.

متطلبات التوثيق

يتم إعداد الوثائق الأساسية في وقت العملية أو بعد اكتمالها مباشرة.

يتم انعكاس المعلومات على نماذج موحدة خاصة. في حالة عدم وجود نماذج معتمدة ، يمكن للمؤسسة تطويرها بشكل مستقل.

مراحل معالجة وثائق المحاسبة الأولية

يوجد في كل مؤسسة في الولاية موظف مسؤول عن التعامل مع المعلومات الأولية. يجب أن يعرف هذا الاختصاصي القواعد ، ويلتزم بصرامة بمتطلبات القانون وتسلسل الإجراءات.

مراحل معالجة الوثائق الأوليةنكون:

• التاكسي. هو تقييم للمعاملة ينعكس على الورق ، ويشير إلى المبالغ المرتبطة بتنفيذها.
• التجمع. في هذه المرحلة ، يتم توزيع المستندات اعتمادًا على الخصائص المشتركة.
• احالة حساب. أنها تنطوي على تعيين الخصم والائتمان.
• إطفاء. لمنع إعادة السداد على وثائق المحاسبة الأوليةص تشير إلى "مدفوعة".

أخطاء في المستندات

يمكن أن تحدث لأسباب مختلفة. في الأساس ، يرجع ظهورهم إلى الموقف غير المبالي للموظف تجاه العمل الذي يؤديه ، وأمية المتخصص ، وخلل المعدات.

لا ينصح بشدة تصحيح المستندات. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، من المستحيل الاستغناء عن تصحيح الأخطاء. اعترف عيب على محاسب التوثيق الأساسييجب إصلاحه مثل هذا:

• اشطب الإدخال غير الصحيح بخط رفيع بحيث يكون مرئيًا بوضوح.
• اكتب المعلومات الصحيحة فوق الخط المشطوب.
• ضع علامة "تصحيح لتصديق".
• حدد تاريخ التعديل.
• ضع توقيع.

استخدام العوامل التصحيحية غير مسموح به.

التعامل مع المستندات الواردة

تشمل معالجة الأوراق الواردة ما يلي:

• تعريف نوع الوثيقة. تحتوي الأوراق المحاسبية دائمًا على معلومات حول المعاملات التجارية المكتملة. على سبيل المثال ، تتضمن فاتورة وأمرًا للاستلام مالإلخ.
• التحقق من تفاصيل المتلقي. يجب أن تكون الوثيقة موجهة إلى شركة معينة أو موظفها. من الناحية العملية ، يحدث أن يتم إصدار مستندات شراء المواد خصيصًا للشركة ، على الرغم من عدم إبرام العقد مع المورد.
• التحقق من التوقيعات والأختام. يجب أن يتمتع الأشخاص الموقعون على الوثيقة بصلاحية القيام بذلك. إذا لم تكن الموافقة على الأوراق الأساسية من اختصاص الموظف ، فإنها باطلة. بالنسبة للمطبوعات ، غالبًا ما تحدث الأخطاء في الممارسة العملية في تلك المؤسسات التي لديها العديد من الأختام. يجب أن تتوافق المعلومات الموجودة في البصمة مع نوع المستند الذي تقف عليه.
• التحقق من حالة المستندات. في حالة الكشف عن تلف في الأوراق أو عدم وجود أي أوراق ، من الضروري وضع قانون ، يجب إرسال نسخة منه إلى الطرف المقابل.
• التحقق من صحة الحدث المنعكس في المستند. يجب على موظفي المؤسسة تأكيد المعلومات حول حقيقة المعاملة. يتم اعتماد المستندات الخاصة بقبول الأشياء الثمينة من قبل مدير المستودع ، ويتم تأكيد شروط العقد من قبل المسوق. في الممارسة العملية ، هناك حالات عندما يتلقى المورد فاتورة للبضائع التي لم تتسلمها الشركة.
• تحدد الفترة التي ينتمي إليها المستند. عند معالجة الأوراق الأولية ، من المهم عدم مراعاة نفس المعلومات مرتين.
• تعريف قسم المحاسبة. عند استلام الوثائق الأولية ، من الضروري تحديد الأغراض التي سيتم استخدام القيم المسلمة. يمكن أن تكون بمثابة أصول ثابتة ، ومواد ، وأصول غير ملموسة ، وسلع.
• تحديد السجل فيه
• تسجيل الورق. يتم إجراؤه بعد كل الفحوصات.

العمل مع الأوراق الصادرة

تختلف معالجة هذا النوع من الوثائق إلى حد ما عما ورد أعلاه.

بادئ ذي بدء ، يقوم الموظف المعتمد في المؤسسة بتشكيل نسخة مسودة من المستند الصادر. على أساسها ، يجري وضع مسودة ورقة. يتم إرسالها إلى المدير للموافقة عليها. ومع ذلك ، يمكن لموظف آخر لديه السلطة المناسبة أيضًا الموافقة على مسودة المستند.

بعد التصديق ، يتم إعداد المشروع وفقًا للقواعد المعمول بها وإرساله إلى المستلم.

تخطيط سير العمل

هذه المرحلة ضرورية لضمان الاستلام الفوري للوثائق وإرسالها ومعالجتها. بالنسبة للتنظيم المختص لتداول المستندات في المؤسسة ، يتم تطوير جداول خاصة. تشير إلى:

• مكان وتاريخ تسجيل الأوراق الابتدائية.
• الاسم الكامل وموقع الشخص الذي أعد المستندات وقدمها.
• الحسابات تتم على أساس الأوراق.
• وقت ومكان تخزين الوثائق.

سجلات المحاسبة

هم ضروريون لتسجيل الوثائق الأولية. في الوقت نفسه ، يتم لصق علامة محاسبية على الأوراق. من الضروري منع إعادة تسجيل المستندات.

يمكن تخزين الأوراق المالية الأولية في سجلات إلكترونية. ومع ذلك ، بناءً على طلب الوكالات الحكومية أو الأطراف المقابلة ، يجب على المؤسسة تقديم نسخ ورقية.

ميزات استرداد المستندات

حاليًا ، لا يوجد إجراء واضح لاستعادة الأوراق في اللوائح. في الممارسة العملية ، تشمل هذه العملية الأنشطة التالية:

• تعيين لجنة للتحقيق في أسباب ضياع المستندات أو إتلافها. إذا لزم الأمر ، يجوز لرئيس المؤسسة إشراك وكالات إنفاذ القانون في الإجراء.
• الاتصال منظمة مصرفية، للأطراف المقابلة للحصول على نسخ المستندات الأولية.
• تصحيح إقرار ضريبة الدخل. ترجع الحاجة إلى تقديم تقرير محدث إلى حقيقة أن التكاليف غير الموثقة لا يتم الاعتراف بها كمصروفات للأغراض الضريبية.

في حالة فقدان الوثائق الأولية ، ستحسب IFTS مقدار التخفيضات الضريبية بناءً على الأوراق المتاحة. في هذه الحالة ، هناك احتمال أن تطبق مصلحة الضرائب تدابير المسؤولية في شكل غرامة.

الأخطاء الشائعة في عملية إصدار الأوراق الابتدائية

كقاعدة عامة ، يرتكب الأشخاص المسؤولون عن مسك السجلات الانتهاكات التالية:

• املأ النماذج التي لم يتم توحيدها أو اعتمادها من قبل رئيس المؤسسة.
• فهي لا تشير إلى التفاصيل أو تعكسها بأخطاء.
• إنهم لا يصادقون على المستندات بتوقيعهم ولا يسمحون للموظفين الذين ليس لديهم سلطة التوقيع على الأوراق.

وثائق تؤكد وقائع الهيئة المعاملات التجاريةمهم للغاية بالنسبة للمؤسسة. يجب التعامل مع تصميمه بعناية فائقة. أي خطأ يمكن أن يؤدي إلى عواقب سلبية.

المستندات الأساسية مطلوبة لتأكيد تنفيذ المعاملات التجارية. في الواقع ، هذا مصدر بيانات للمحاسبة في الشركة. إن التواجد والتنفيذ الصحيح للمؤسسة الأساسية هو مفتاح النجاح في إتمام عمليات التدقيق الضريبي والتدقيق والانعكاس الصحيح لدوران الحسابات محاسبة، وبالتالي ، بالضبط.

تم تحديد المتطلبات التي يجب أن تمتثل لها المستندات الأولية في المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402 "بشأن المحاسبة". يتطلب التفاصيل التالية:

• اسم المستند
• تاريخ إعداد
• اسم الشركة أو الملكية الفردية
• وصف يعكس جوهر الصفقة التجارية
• القيمة النقدية و / أو الطبيعية للصفقة التجارية
• الوحدات
• مع فك وبيان المواقف

في أغلب الأحيان ، يتم تعيين رقم للوثيقة ، وفي العديد من الأشكال يكون إلزاميًا وضعها في الأسفل. الترقيم ، كقاعدة عامة ، يتم تنفيذه من بداية العام.

لاحظ أن الحاجة إلى وضع أشكال معينة تعتمد على تفاصيل النشاط وشكل الضرائب وخصائص السياسة المحاسبية لمنظمة معينة.

التسجيل الابتدائي

توثيق الحقائق النشاط الاقتصادييحدث وقت تكليفهم أو فور الانتهاء على الورق و / أو الوسائط الإلكترونية. نماذج الوثائق التي يمكن للشركة تطويرها بشكل مستقل ، باستثناء المنظمات الحكوميةالذين يتعين عليهم استخدام النماذج المعتمدة قانونًا. من المهم أن تتذكر أن المستندات الموحدة ، التي ينص القانون على استخدامها ، يجب تعبئتها.

إذا لزم الأمر ، قم بإجراء التغييرات ، يجب أن يتم التصديق عليها من خلال التوقيع. شخص مسؤول، تحتاج أيضًا إلى تحديد التاريخ. هناك وثائق يحظر تعديلها بموجب القانون.

تختلف الأغراض المختلفة ، وغالبًا ما تكون خمس سنوات على الأقل. معظم الوثائق المتعلقة أجورمخزنة حتى 75 سنة.

وفقًا لمكان تكوينها ، تنقسم الوثائق الأولية إلى خارجية وداخلية ، ووفقًا لغرضها - إلى وثائق إدارية ومبررة. مثال على وثيقة إدارية. تؤكد الوثيقة الداعمة عملية محددة ، على سبيل المثال ، فعل قبول للعمل المنجز. هناك مستندات تجمع بين الخصائص الإدارية والممتلكات النفي ، أي مجتمعة ، مثال على ذلك هو شهادة حساب أجر الإجازة.

مستندات محاسبة الأصول الثابتة والسلع والمواد

بوليصة الشحن (TN) - وثيقة تثبت البيع أو الإصدار. يضع البائع شكلين من أشكال TN ، ويحتفظ بأحدهما لنفسه كأساس للشطب ، وينقل الآخر إلى المشتري ، الذي هذا منيعطي الحق في قبول السلع والمواد للمحاسبة.

نموذج موحد TN - TORG-12. يحتوي الركن الأيمن العلوي على أكواد إحصائية. إذا كانت الشحنة قادمة من فرع ، فيجب الإشارة إلى عنوانها في عمود "العنوان الفعلي". أيضًا ، يتم كتابة جميع المعلومات حول المنتج في TN - الاسم وأرقام المقالات ورمز المنتج وشكل التغليف وعدد الأماكن في الدفعة ووحدة القياس ورمزها والوزن في مكان واحد والإجمالي والوزن الصافي والإجمالي والسعر و التكلفة الإجمالية. إذا كانت السلع والمواد ، فيجب أن تنعكس أيضًا في TN. في TN هناك أعمدة مع إجماليات الأعمدة عند الضرورة. عدد أوراق TN ثابت ، إذا كان هناك عدة أوراق. في الجزء السفلي ، يجب عليك إدخال بيانات الأشخاص المسؤولين.

تسجيل العمليات في محاسبة أنظمة التشغيل

تسجيل العمليات في محاسبة المواد

خدمات المستندات المحاسبية

يتم وضعه بموجب قانون يمكن تسميته بشكل مختلف - الخدمات المقدمة والعمل المنجز وقبول العمل وتقديمه ؛ من المهم أن يتم توضيح الصياغة المناسبة في العقد الخاص بهذه الخدمات. يتم استلام نسخة واحدة من النموذج من قبل العميل ، والأخرى تبقى مع المقاول. لا يوجد شكل موحد للفعل.

في القانون ، بالإضافة إلى التفاصيل الإلزامية الأخرى ، يجب تحديد الفترة التي تم تقديم الخدمات خلالها إذا تم توفيرها بتردد معين. سجل مثال: "توفير خدمات التنظيف لشهر كانون الثاني (يناير) 2018".

المستندات النقدية

وثائق محاسبة العمليات المصرفية

وثائق الرواتب

الوثائق الرئيسية التي تستخدم كأساس لحساب الأجور مذكورة أدناه:

المستندات الخاصة بمحاسبة الضرائب والرسوم

معظم الوثائق الموضحة أعلاه أساسية لـ محاسبة الضرائب. على سبيل المثال ، يتم تضمين مبالغ أعمال الخدمات المقدمة وسندات الشحن في حساب ضريبة الدخل ، كما يتم حساب المساهمات في الأموال على أساس مستندات كشوف المرتبات.

بشكل منفصل ، أود أن أقول عن الفاتورة. هذا هو النموذج الذي يعمل على حساب ضريبة القيمة المضافة. تعد صحة واكتمال ملء جميع تفاصيل هذا المستند أمرًا بالغ الأهمية ، وإلا فقد ترفض السلطات الضريبية قبول مبلغ الخصم. تفاصيل مهمة - إذا تم إجراء الشحنة عن طريق فرع ، فمن الضروري الإشارة إلى نقطة التفتيش الخاصة به ، وليس المؤسسة الأم. تبقى نسخة واحدة من الوثيقة مع المقاول (البائع) ، والثانية يحتفظ بها المشتري.

يعد الاهتمام بتصميم مستندات المحاسبة الأولية هو المفتاح للتكوين الصحيح لسجلات المحاسبة.

سجلات المحاسبة

السجلات المحاسبية هي وسيلة لتنظيم وتنظيم البيانات المتعلقة بأنشطة أعمال الشركة التي يتم الحصول عليها من المستندات الأولية. يتم تنظيم متطلبات السجلات بموجب المادة 10 من القانون الاتحادي رقم 402. يمكن للمؤسسة أن توافق بشكل مستقل على أنواع السجلات المطلوب تقديمها. يمكن إجراء الصيانة على الورق أو إلكترونيًا التوقيع الإلكتروني. يتم تسجيل هذه المعلومات في السياسة المحاسبية.

أمثلة على سجلات المحاسبة هي دفتر الأستاذ العام وسجل الفواتير الصادرة وما إلى ذلك.

تحتوي السجلات على التفاصيل التالية:

• اسم التسجيل
• فترة
• اسم الشركة
• التجميع الزمني و / أو المنهجي للعناصر المحاسبية (التواريخ ، أسماء عناصر التكلفة ، الأقسام ، إلخ.)
• الوحدات
• توقيع الشخص / الأشخاص المسؤولين ومناصبهم

هناك عدة تصنيفات لسجلات المحاسبة:

• حسب طبيعة السجلات:

1. التسلسل الزمني - تنعكس البيانات عند تنفيذ المعاملات التجارية (على سبيل المثال ، السجلات).
2. منهجي - يتم تجميع المعلومات على أساس الإسناد إلى حسابات محاسبية محددة (تحليل فرعي).
3. مدمج - يتم الاحتفاظ بالسجل على أساس مبدأ منهجي بالترتيب الزمني ، يجمع بين النقطتين الأوليين (مثال هو دفتر الأستاذ العام).

• بواسطة مظهر:

1. كتب.
2. أوراق مجانية.
3. البطاقات.

ترجع مشكلة الحساب الأساسي الآن بشكل أساسي إلى حقيقة أن المعاملات مع الأفراد ورجال الأعمال الفرديين تحتل مكانًا مهمًا في حجم الأعمال ، والأدلة الوثائقية الصادرة عنهم غالبًا ما تكون غير موحدة ومميزة. برامج المحاسبة، ولكن ليس كل رائد أعمال يستطيع تحمل تكاليفها.

إجابة

يعد إعداد مجموعة متنوعة من مستندات المحاسبة الأساسية جزءًا لا يتجزأ من ممارسة الأعمال اليومية لأي مؤسسة. أساسي مستندات المحاسبةالمستخدمة في الأفراد و الأنشطة المالية. في هذا المقالسنتحدث عن إعداد وتخزين هذه الوثائق.

من المقال سوف تتعلم:

النماذج الإلزامية لوثائق المحاسبة الأولية

تحتوي المستندات الأساسية على معلومات محاسبية ، يتم على أساسها تأكيد تنفيذ إجراءات الإدارة أو العمليات التجارية. في الأنشطة الاقتصادية والتنظيمية للشركة ، يتم استخدام هذه الأوراق على نطاق واسع.

في جدا نظرة عامةيمكن تصنيف تدفق المستندات لأي منظمة إلى ثلاث مجموعات كبيرة:

• وثائق الإدارة.من خلال أوراق العمل الخاصة بهذه المجموعة ، يتم استلام ونقل قرارات الإدارة الإدارية. وهي تشمل أيضًا أوراقًا تحتوي على معلومات تُستخدم في تجميع التقارير المختلفة. في المقابل ، بناءً على هذه التقارير ، يتم اتخاذ قرارات الإدارة ؛
• وثائق الموظفين.تحتوي هذه الأوراق على معلومات حول موظفي المؤسسة ، وبيانات عن سجلات الموظفين ، وكذلك عن تنظيم العمل مع الموظفين. يتضمن هذا أيضًا معلومات حول تناوب الموظفين ، وبيانات عن التغييرات في المناصب ، وفصل الموظفين. يتم أيضًا تضمين معلومات حول المكافآت والعقوبات في هذه المجموعة. أخيرًا ، تعد جداول الإجازات والموظفين وجميع سجلات الموظفين الأولية نوعًا آخر من وثائق الموظفين.
• المستندات المحاسبية والمالية.تحتوي هذه الأوراق على معلومات حول الاقتصادية و أنشطة الإنتاجالشركات. تشمل هذه المجموعة التخطيط والمحاسبة والتحليل و القوائم المالية، مختلف العقود واللوائح وجميع وثائق المحاسبة الأولية.

النماذج القياسية لوثائق المحاسبة الأولية

في عام 2017 ، توجد أشكال مختلفة من المستندات الأولية في كل من الموظفين وفي أعمال مكتب المحاسبة. يتضمن ذلك أيضًا المستندات الداعمة والداعمة التي تحتوي على معلومات أولية حول أنواع مختلفةالأنشطة التنظيمية والاقتصادية للمنظمة. في ضوء حقيقة أن المستندات الأولية التي تم إعدادها وفقًا للقواعد المعمول بها لها أهمية قانونية ، تصبح هذه الأوراق تأكيدًا لحقيقة إجراء تنظيمي أو حقيقة معاملة تجارية معينة ، ويتم تعبئتها فورًا بعد هذه الحقيقة قد حدثت.

قائمة نماذج وثائق المحاسبة الأولية

يتم الاحتفاظ بسجلات الموظفين والمحاسبة على أساس النماذج القياسية للوثائق الأولية. لذا فإن البيانات أوراق العملمقسمة على التوالي إلى الوثائق الأولية للموظفين والمحاسبة.

على سبيل المثال ، تتضمن سجلات الموظفين الأساسيين البطاقة الشخصية للموظف ، أو طلب تقديم إجازة أو أمر نقل موظف ، أو طاقم عمل ، أو جدول إجازة ، أو أمر بالرفض ، أو أمر للإرسال في رحلة عمل ، أو شهادة سفر ، أو إذا استمرت المنظمة في استخدامها في عام 2017 ، تصدر أوامر لمكافأة الموظفين ومعاقبتهم.

أنواع مستندات المحاسبة الأولية أكثر تنوعًا. على سبيل المثال ، تشمل هذه البيانات لتسجيل ساعات العمل ، والتسويات مع الموظفين فيما يتعلق بالأجور ، وشهادات النقد و عمليات التداول، المقبوضات النقدية المستلمة نتيجة التسويات مع فرادىعند إجراء المعاملات ووثائق التسوية والدفع وسجلات الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة وغير ذلك الكثير.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه يمكن تقسيم المستندات الأولية حسب أصلها إلى خارجية و داخلي. خارجي ، أي الواردة من مصادر خارجية هي أوامر دفع متنوعة وطلبات دفع وطلبات أوامر وفواتير. داخلي ، أي تم إنشاؤه داخل الشركة ، من أربعة أنواع: إداري ، ومحاسبي ، وتنفيذي ، ومجتمعة.

اقرأ أيضا:

في عام 2017 ، تظل الوثيقة الرئيسية ، التي على أساسها إنشاء أرشيفات المنظمات وتخزين المستندات الأولية من جميع الأنواع التي تمت مناقشتها أعلاه ، هي القانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر 2004 رقم 125 FZ. على النحو التالي من هذا قانون تشريعي، لا يتم تحديد شروط تخزين وثائق الأعمال من خلال اللوائح الفيدرالية فحسب ، بل من خلال اللوائح الأخرى.

تطبيق نماذج مستندات المحاسبة الأولية

مع مقدمة قبل بضع سنوات لملف قانون اتحاديأصبح "في المحاسبة" اختياريًا لاستخدام شكل مستندات المحاسبة الأولية الموجودة في الألبومات أشكال موحدةأساسي توثيق المحاسبة. في هذا الصدد ، نشأ سؤال طبيعي أمام موظفي خدمة الموظفين والمحاسبة والمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة - هل يجب عليهم تطوير نماذجهم الخاصة أو الاستمرار في استخدام النماذج القديمة التي تمت الموافقة عليها من قبل لجنة الإحصاء الحكومية؟

تطبيق النماذج القديمة

من أجل تطوير إصداراتهم الخاصة من أشكال وثائق المحاسبة الأولية ، يحتاج موظفو هذه الأقسام إلى معرفة وخبرة خاصة. عندما تقرر تطوير النماذج الخاصة بك ، فإنك تحتاج إلى تقييم مدى ملاءمة هذه الخطوة بوضوح.

لا تزال النماذج الموحدة الحالية ذات صلة وتؤدي وظيفتها المحاسبية. علاوة على ذلك ، إذا كانت كافية لعمليات الأعمال في المنظمة ، فلا فائدة من التحول إلى أشكال جديدة.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أيضًا أن موظفي الهيئات التنظيمية أكثر تساهلًا تجاه الأشكال القديمة ويتحيزون ضد الأشكال الجديدة. في حالة نشوء نزاع عمالي ، سيكون من الأسهل كسبه إذا استخدمت الأشكال القديمة من الوثائق الأولية.

حجة أخرى لصالح النماذج القديمة هي أنه إذا احتفظت بسجلات باستخدام البرامج ، فإن الاستمرار في استخدام النماذج الموحدة لن يتطلب تغييرات في الأنظمة الحالية.

بالنسبة لبعض الشركات ، أولاً وقبل كل شيء ، الانضمام للمغامراتأو فروع الشركات الأجنبية في روسيا ، فإن الانتقال إلى أشكال جديدة يمكن أن يكون وثيق الصلة بالموضوع. الحقيقة هي أنه يتعين عليهم الاحتفاظ بالسجلات في وقت واحد وفقًا لقوانين بلدهم ووفقًا لـ التشريع الروسي. إن تطوير النماذج الخاصة بهم ، والتي ستأخذ في الاعتبار جميع التفاصيل التي تتطلبها تشريعات كلا البلدين ، سيساعدهم على تجنب الصياغة المزدوجة للوثائق.

ضع في اعتبارك أنه حتى لو اخترت الاحتفاظ بها عمل مكتبيباستخدام النماذج القديمة ، سيتعين عليك إجراء بعض التعديلات عليها. على سبيل المثال ، قم بإزالة رموز OKUD و OKPO ، وقم بإزالة الرابط إلى مرسوم لجنة الدولة للإحصاء ، وخصص مساحة لفك تشفير توقيع الشخص الذي يوقع على الوثيقة (أسماء العائلة والأحرف الأولى) ، إلخ.

تطبيق أشكال جديدة

يجب أن تكون الخطوة الأولى في تطوير النماذج الجديدة هي تعريف المنفذ لهذه المهمة. بموجب القانون ، تقع مسؤولية تطوير مثل هذه الأشكال على عاتق الشخص المشارك في المحاسبة. المشكلة هي أن الوثائق الأولية لا تشمل فقط أوراق المحاسبةولكن أيضا الأفراد. قد لا يعرف موظف المحاسبة كل تعقيدات إدارة سجلات الموظفين. لذلك ، من الضروري إشراك موظف في قسم شؤون الموظفين في تطوير أشكال جديدة.

توصيتنا لإنشاء نماذج موحدة للمؤسسة هي أنه يجب صياغة جزء النموذج من النموذج بإيجاز شديد ، مع تجنب إمكانية التفسير المزدوج للنص. يُنصح باستخدام القوالب والاستنسلات والعبارات والتعبيرات القياسية: "يتم تعيين التحكم في تنفيذ (اسم المستند) إلى (الموضع واسم العائلة) ،" فيما يتعلق بـ .... "،" مع مراعاة .. ."، "مرتكز على ...".

لا تتسرع في التخلي عن تلك النماذج التي يتم استخدامها غالبًا - ورقة زمنية ، وجدول إجازة ، وجدول موظفين - يمكنك إنشاء نماذج جديدة بناءً عليها. إذا وجدت أن النماذج القديمة مثقلة بالبيانات ، فيمكنك تبسيطها وإزالة بعض الأسطر أو الأعمدة أو المعلومات الزائدة عن الحاجة.

لنأخذ مثالا. يوجد نموذج قياسي رقم T-3 " التوظيف". يحتوي على أعمدة 6 و 7 و 8 ، مصممة لإصلاح البدلات المحددة للموظف. إذا لم تكن هناك حاجة لهذه الأعمدة ، فيمكن إزالتها.

كل يوم تقوم الشركة بالعديد من العمليات. يصدر المحاسبون فواتير للأطراف المقابلة ويرسلون لهم الأموال ، ويحسبون الرواتب ، والعقوبات ، ويحسبون الاستهلاك ، ويعدون التقارير ، وما إلى ذلك. ويتم إصدار عشرات المستندات من مختلف الأنواع يوميًا: الإدارية ، والتنفيذية ، والابتدائية. المجموعة الأخيرة لها أهمية كبيرة لأنشطة المؤسسة.

ما هي "المستندات الأساسية"؟

يجب تأكيد كل حدث من أحداث الحياة الاقتصادية للمنظمة بالورق. يتم تشكيلها في وقت العملية أو بعد اكتمالها مباشرة. عند إعداد الترحيلات ، يتم إعداد التقارير على أساس المعلومات المحددة في مستندات المحاسبة الأولية. قائمتهم كبيرة. في هذه المقالة ، سننظر في المستندات الرئيسية والأكثر استخدامًا.

لماذا هناك حاجة أساسية؟

التوثيق الأساسي هو جزء لا يتجزأ من المحاسبة. كما ذكر أعلاه ، يتم تشكيلها في وقت المعاملة أو بعد انتهاء العملية مباشرة وهي دليل على حقيقة واحدة أو أخرى من حقائق الحياة الاقتصادية للمؤسسة.

قد تتضمن قائمة مستندات المحاسبة الأساسية لمعاملة واحدة ما يلي:

1. اتفاق.
2. يفحص.
3. شيك أمين الصندوق أو مستند دفع آخر.
4. بوليصة الشحن.
5. شهادة إتمام.

التفاصيل المطلوبة

حاليا ، هناك نماذج موحدة من وثائق المحاسبة الأولية. يتم استخدامها لعكس المعلومات حول عمليات مختلفة ، على التوالي ، تختلف قائمة الأعمدة فيها. وفي الوقت نفسه ، تحتوي جميع المستندات الأولية على تفاصيل إلزامية موحدة. فيما بينها:

1. الاسم التجاري.
2. عنوان المستند (إلى
3. تاريخ التكوين.
4. محتوى العملية التي تم إعداد المستند من أجلها. على سبيل المثال ، عند ملء فاتورة ، قد يشير العمود المقابل إلى "نقل المواد للمعالجة".
5. المؤشرات النقدية والطبيعية. تستخدم الأولى لتعكس التكلفة ، والأخيرة - الكميات والأوزان ، إلخ.
6. وظائف الموظفين المسؤولين ("محاسب رئيسي" ، "أمين مخزن" ، إلخ).
7. توقيعات الأشخاص المتورطين في الصفقة.

نقطة مهمة

الوثيقة الأولية التي تحتوي على جميع التفاصيل المطلوبة لها قوة قانونية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن استخدام الأوراق التي تم تنفيذها بشكل صحيح في الإجراءات القانونية كدليل على صحة (أو بطلان) المطالبات. يتم وضع العديد من الوثائق من قبل المقاولين. من الضروري التحقق بعناية من صحة التنفيذ وعدم وضع التوقيعات بأي حال من الأحوال للموردين (المقاولين ، وما إلى ذلك) ، إذا لم يفعلوا ذلك.

من الضروري تخزين الوثائق الأصلية بعناية.

هل تحتاج إلى طباعة أساسية؟

في الممارسة العملية ، يقوم العديد من الأطراف المقابلة بتقديم مطالبات حول عدم وجودها في نموذج TTN وبعض المستندات الأخرى. تذكر أنه منذ عام 2015 ، تم إعفاء معظم المنظمات من الالتزام بالحصول على الختم. يمكن لمثل هذه المؤسسات استخدامه وفقًا لتقديرها الخاص. إذا كان الأمر كذلك ، فيجب تسجيل المعلومات المتعلقة بوجودها في السياسة المحاسبية.

في حالة إصرار الطرف المقابل على استخدام الختم عند تسجيل الأساسي ، ويحق للشركة عدم وضعه لأسباب قانونية ، يجب إرسال إشعار كتابي مناسب للطرف المقابل مع إشارات إلى اللوائح التي تحكم هذه المشكلة.

معاهدة

إذا كان الطرف المقابل شريكًا طويل الأجل ، فمن الممكن تمامًا إبرام اتفاقية لعدة معاملات. في هذه الحالة ، من المهم تحديد المواعيد النهائية للوفاء بالالتزامات بوضوح ، وتسلسل وإجراءات الحساب ، والفروق الدقيقة الأخرى. يجوز أن يحرر العقد لبيع البضائع أو تقديم الخدمات أو أداء العمل. تجدر الإشارة إلى أن القانون المدني يسمح أيضًا بالإبرام الشفوي للاتفاق. ومع ذلك، في النشاط الرياديكقاعدة عامة ، يتم استخدام أشكال مكتوبة من العقود.

يفحص

في هذا المستند ، يشير المورد إلى المبلغ الذي سيتم تحويله إلى الطرف المقابل للمنتج أو الخدمة أو العمل. عند إجراء دفعة ، بشكل افتراضي ، من المفترض أن الشخص المعني يوافق على المعاملة.

يجب أن تتضمن الفاتورة:

1. عنوان الوثيقة.
2. اسم الخدمات (البضائع ، الأعمال) التي يتم الدفع لها.
3. سعر.
4. المبلغ الإجمالي.
5. بيانات الدفع.

حاليًا ، يتم تضمين القائمة الكاملة لمستندات المحاسبة في برنامج 1C ، بحيث تتم معالجتها تلقائيًا.

يرجى ملاحظة أن الفاتورة ليس لها قيمة خاصة للسلطات التنظيمية. في ذلك ، يحدد البائع السعر المحدد. من منصب المحاسب ، تعتبر الفاتورة أهم وثيقة أولية على أساسها مداخيل حسابية.

نوع الفاتورة عبارة عن فاتورة. تحتوي هذه الورقة على سطر خاص لتحديد مبالغ ضريبة القيمة المضافة.

وثائق الدفع

يمكنك تأكيد حقيقة الدفع بشيك أمين الصندوق أو أي مستند آخر مشابه. يؤكد الدفع حقيقة الدفع مقابل توريد المنتجات والخدمات والعمل. يتم تحديد نوع المستند المحدد اعتمادًا على طريقة الدفع: نقدًا أو عن طريق التحويل المصرفي.

يعد أمر الدفع أحد أكثر مستندات التسوية شيوعًا. إنه أمر من صاحب الحساب للمصرف بتحويل الأموال إلى الحساب المحدد. يمكن استخدام المستند عند الدفع مقابل الخدمات والسلع ودفع السلفة وسداد القرض وما إلى ذلك.

في حالة الاستقطاعات من الميزانية ، يتم ملء الحقل 22 "الرمز". في أمر دفعيشير هذا العمود إلى UIN ( معرّف فريد). بفضله ، تعترف السلطة المالية بالدافع.

يمكن ملء حقل "الرمز" في أمر الدفع بطرق مختلفة. يعتمد ذلك على كيفية وفاء الموضوع بالضبط بالالتزام بالميزانية: طوعًا أو بناءً على طلب السلطة التنظيمية.

بوليصة الشحن

يقوم المرسل بإعداد نموذج TTN. هي أساس نقل البضائع إلى المستلم. الوثيقة مؤلفة من 4 نسخ. وفقًا لـ TTN ، يأخذ البائع عملية البيع في الاعتبار ، ويصل المشتري - تسليم البضائع.

يرجى ملاحظة أن بوليصة الشحن يتم إعدادها عند نقل البضائع من خلال موارد الشركة الخاصة. إذا تم تنفيذ النقل من قبل شركة خارجية ، يتم إصدار نموذج 1-T.

آخر نقطة مهمة: يجب أن تتطابق المعلومات الواردة في TTN مع المعلومات الواردة في الفاتورة.

شهادة إتمام

يتم إعداد هذا المستند بين العميل والمورد. القانون هو تأكيد لأداء العمل ، وتقديم الخدمات بتكلفة متفق عليها ضمن الشروط المنصوص عليها في الاتفاقية. ببساطة ، هذا تقرير المقاول للعميل.

حاليًا ، لم تتم الموافقة على شكل موحد للقانون. للمؤسسة الحق في تطوير نموذج من تلقاء نفسها وإصلاحه في السياسة المحاسبية.

التفاصيل الرئيسية للقانون هي:

1. رقم وتاريخ القيد في الوثائق المحاسبية.
2. تاريخ إعداد.
3. تفاصيل العقد الذي تم تشكيل القانون بموجبه.
4. الوقت والحجم وتكلفة العمل.
5. تفاصيل الحساب الذي سيتم الدفع إليه.
6. اسم العميل والمقاول.
7. توقيعات أطراف الصفقة.

يتم دائمًا كتابة الفعل في نسختين.

نموذج M-15

يستخدم هذا الاختصار للإشارة إلى فاتورة لإصدار البضائع إلى أحد الأطراف. تجدر الإشارة إلى أن هذه الوثيقة ليست إلزامية ، ولكن غالبًا ما تستخدمها المؤسسات.

يتم إصدار فاتورة للإفراج عن المواد إلى الجانب إذا كان من الضروري نقل الأشياء الثمينة من المكتب الرئيسي (الرئيسي) إلى الأقسام البعيدة أو الشركات الأخرى (إذا كان هناك اتفاق خاص).

قواعد التسجيل f. م - 15

في الجزء الأول من الورقة ، يتم لصق رقم ، وفقًا لتدفق المستندات الخاص بالمؤسسة. هنا يجب عليك أيضًا الإشارة إلى الاسم الكامل للشركة و OKPO.

يعكس الجدول الأول تاريخ المستند ورمز المعاملة (إذا تم استخدام النظام المناسب) والاسم الوحدة الهيكلية، مجال نشاط المنشأة المصدرة للفاتورة.

وبالمثل ، يشار إلى معلومات حول المستلم والشخص المسؤول عن التسليم. فيما يلي رابط للمستند الذي تم إصدار الفاتورة بموجبه. يمكن أن يكون عقدًا أو طلبًا أو ما إلى ذلك.

في الجدول الرئيسي ، يشير العمودان 1 و 2 إلى الحساب الفرعي والرمز المحاسبي المحاسبة التحليليةجميع المواد المطلوب شطبها.

• اسم المواد التي تشير إلى الخصائص الفردية والعلامة التجارية والحجم والدرجة ؛
• رقم الصنف (إذا لم يكن موجودًا ، فلن يتم ملء الخلية) ؛
• كود الوحدة
• اسم وحدة القياس.
• كمية البضائع المنقولة ؛
• معلومات حول الأشياء الفعلية التي تم تحريرها من المستودع (تم ملؤها من قبل صاحب المتجر) ؛
• التكلفة الإجمالية للمواد
• السعر بدون ضريبة القيمة المضافة
• مبلغ ضريبة القيمة المضافة المخصصة ؛
• التكلفة الإجمالية مع ضريبة القيمة المضافة ؛
• عدد جرد المواد
• رقم جواز السفر (إن وجد) ؛
• رقم قياسي حسب بطاقة الحساب.

يتم التوقيع على الفاتورة من قبل المحاسب والموظف المسؤول عن الإفراج عن الأشياء الثمينة من المستودع والمستلم.

تقارير مسبقة في "1C"

يعد تكوين مستندات التقارير أحد أكثر الإجراءات شيوعًا للمحاسب. يتم إجراء العديد من التسويات نقدًا بواسطة مستندات مسبقة. وتشمل هذه نفقات السفر والمشتريات التجارية وما إلى ذلك.

غالبًا ما يتلقى موظفو المؤسسة أموالًا من مكتب النقد مقابل نفقات منزلية. بعد الحصول على الأشياء الثمينة الضرورية (على سبيل المثال ، القرطاسية) ، يقوم الموظفون بالإبلاغ وتقديم المستندات الداعمة إلى قسم المحاسبة.

يجب على المحاسب بدوره تسجيل جميع المصروفات في النظام المحاسبي. يفتح" تقارير النفقاتيمكنك "في" 1C "في قسم" البنك ومكتب النقد "، القسم الفرعي" مكتب النقد ". يتم تنفيذ تقديم مستند جديد بواسطة الزر" إنشاء ".

في الجزء العلوي من النموذج:

1. الاسم التجاري.
2. المستودع الذي ستقيد فيه الأشياء الثمينة المستلمة حديثًا.
3. موظف مسؤول عن الأموال المستلمة مقابل التقرير.

يحتوي المستند على 5 إشارات مرجعية. في قسم "السلف" ، حدد المستند الذي تم إصدار الأموال من أجله:

1. وثيقة المال.
2. مستهلك أمر نقدي.
3. الانسحاب من الحساب.

إذا تم شراء البضائع بالأموال الصادرة ، فإنها تنعكس في علامة التبويب التي تحمل الاسم نفسه. في قسم "الحاوية" ، أشر إلى معلومات حول الحاوية القابلة للإرجاع (على سبيل المثال ، زجاجات المياه). تعكس علامة التبويب "الدفع" معلومات حول النقد المدفوع للموردين لشراء شيء ما أو إصداره مقابل تسليم قادم.

يحتوي قسم "أخرى" على معلومات حول مصاريف السفر: البدل اليومي ، تكاليف الوقود ، التذاكر ، إلخ.

شكل "عالمي"

في قائمة مستندات المحاسبة الأولية ، هناك ورقة واحدة يمكن استخدامها في مجموعة متنوعة من المواقف. يتم استخدامه في تكوين كل من المحاسبة و إقرار ضريبي. هذا هو حول بيان المحاسبة. النموذج مطلوب ، إذا لزم الأمر ، لتصحيح الخطأ الذي حدث. بالإضافة إلى ذلك ، يعد المستند ضروريًا عند إجراء العمليات التي تتطلب شرحًا وانعكاسًا للحساب وتأكيدًا للمعاملات ، إذا لم تكن هناك أوراق أخرى.

فارق بسيط

تجدر الإشارة إلى أن الشركة لها الحق في تأكيد أداء المعاملات التي لا تتطلب تنفيذ النماذج المعيارية (المعيارية ، الموحدة) ، ليس بمساعدة شهادة ، ولكن من خلال مستندات محاسبية أولية مطورة بشكل مستقل. قائمة بها ، ومع ذلك ، يجب أن تكون ثابتة في السياسة الماليةشركات.

قواعد تجميع الشهادة

لم يتم اعتماد نموذج واحد موحد لهذا المستند. وفقًا لذلك ، يمكن للمتخصصين تجميعها في نموذج مجاني أو استخدام القوالب المطورة في المؤسسة. المعلومات الإلزامية التي يجب تضمينها في الشهادة تشمل:

1. معلومات عن المؤسسة.
2. تاريخ وأسباب التجميع.
3. المستندات المحاسبية الأساسية وسجلات المحاسبة المرفقة بها الشهادة.
4. توقيع الموظف المسؤول.

يمكنك الكتابة على ورقة A4 بيضاء عادية أو على ورق الشركة ذي الرأسية.

عند التجميع ، يجب أن تكون حريصًا جدًا على عدم ارتكاب الأخطاء. كلما كانت المرجع أكثر تفصيلاً ، قل عدد الأسئلة الإضافية التي يطرحها المفتشون.

يجب أن تحتوي الوثيقة ، بالطبع ، على معلومات موثوقة فقط. إذا تم العثور على أخطاء أثناء الكتابة ، فمن الأفضل أن تقوم بإعداد شهادة مرة أخرى.

ميزات التخزين

يجب الاحتفاظ بكل ما يتعلق بمستندات المحاسبة الأساسية في المؤسسة لمدة 5 سنوات على الأقل. يبدأ حساب هذه الفترة من تاريخ نهاية فترة التقرير التي صدرت فيها الأوراق.

بالإضافة إلى ذلك

يمكن إصدار الأساسي في ورق أو في شكل إلكتروني. في مؤخراعلى نحو متزايد ، تختار الشركات إدارة المستندات الإلكترونية. هذا أمر مفهوم: يستغرق الأمر وقتًا أقل بكثير لمعالجة الأوراق وإرسالها.

يجب أن تكون المستندات الإلكترونية مصدقة من خلال التوقيع الرقمي (معزز أو تقليدي - بالاتفاق بين الأطراف المقابلة).

مسؤولية

التوثيق الأساسي هو أهم عنصر في الحياة الاقتصادية للمؤسسة. في حالة عدم وجودها ، من المتوقع أن تكون الشركة عقوبات خطيرةمن قبل السلطات التنظيمية. كما سيتم فرض عقوبات في حالة اكتشاف أخطاء في الوثائق الأولية ، ومعلومات غير دقيقة.

وينطوي انتهاك اللوائح على عقوبة ليس فقط وفقًا لقانون الضرائب ، ولكن أيضًا وفقًا لقانون المخالفات الإدارية. إذا كانت هناك أسباب ، يمكن تقديم الجناة إلى العدالة. المسؤولية الجنائية.

خاتمة

يمكن استخدام مجموعة متنوعة من المستندات في عمل المؤسسة. في الوقت نفسه ، قد يكون لبعضها نموذج موحد ، وقد يتم تطوير البعض الآخر بشكل مستقل من قبل الشركة. بغض النظر عن ذلك ، يجب أن تكون جميع التفاصيل المطلوبة موجودة في المستندات.

تمارس بعض المؤسسات استخدام المستندات المجمعة. نحن نتحدث عن نماذج موحدة ، يتم استكمالها وفقًا لخصوصيات المنظمة.

من المهم أن تعكس الأنواع المختارة من الوثائق الأولية في السياسة المحاسبية للمؤسسة. في سياق أنشطة الشركة ، قد تنشأ الحاجة إلى وثائق جديدة. إذا تم تطويرها بواسطة المؤسسة ، فيجب ذكرها في السياسة المحاسبية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن للطرف المقابل أيضًا تطوير أشكال معينة من الأوراق المالية بشكل مستقل. من الضروري الإشارة في السياسة المالية إلى أن المؤسسة تقبل مثل هذه المستندات من الأطراف المقابلة.

لإصلاح العديد من المعاملات ، لا يجوز للمؤسسات استخدام نماذج موحدة من الوثائق الأولية. ومع ذلك ، إذا كنا نتحدث عن المعاملات النقدية ، فسيتم وضعها حصريًا من خلال الأوامر المعتمدة ووثائق الدفع الأخرى.

التوثيق الأساسي في المحاسبة

أهلا وسهلا بكم أيها القراء الأعزاء في مدونتي!

عادة ، أتحقق من بريد العمل الخاص بي كل يوم ، ولكن هذا الأسبوع لم ينمو معًا ، وتراكمت الكثير من الرسائل. قررت اليوم تفكيك الموضوع مقال جديدجاء من تلقاء نفسه. سنتحدث عن التوثيق الأساسي ، لأن هذا هو أساس السجلات وجزء مهم من عمل المحاسب.

خلال دراستي ، لم يكن هذا الموضوع هو الأهم ، وكان من الصعب إتقانه من الناحية النظرية ، لكن عندما حصلت على وظيفة ، كان علي أن ألحق به. دعونا نحلل جميع الفروق الدقيقة مسبقًا لتجنب الصعوبات في المستقبل. في الموضوع السابق ناقشنا سجلات المحاسبةأعلم أن الأمر معقد بعض الشيء ، لكن بعد مقال اليوم سيصبح أسهل قليلاً.

للتنقل بثقة في مستوى الوثائق الأساسية ، سننظر في:

• مفهوم وهدف التوثيق الأساسي للمؤسسة.
• التفاصيل والتغييرات الإلزامية على المستندات الأساسية مقبولة.
• المجموعات والأنواع ومستويات التفاصيل والتحرير المحتمل للمستندات.
• شروط الصلاحية وتخزين الوثائق الأولية.

الهدف الرئيسي هو تعلم تمييز المستند الأساسي عن بقية الأوراق التي لا تقل أهمية ، لتذكر تفاصيلها وأنواعها. أعدك أنه سيكون ممتعًا ، فلنبدأ!

كيفية العمل مع وثائق المحاسبة الأولية

للمبتدئين والمحاسبين ورجال الأعمال عديمي الخبرة ، أود أن أوضح مبادئ العمل مع وثائق المحاسبة الأولية.

تنقسم المستندات التي ستعمل معها إلى مجموعتين:

• وردت من شخص ما ؛
• قادم منك.

كيف تتعامل مع المستندات الواردة؟

1. تحديد: هل هذه الوثيقة محاسبة؟

يجب أن يحتوي المستند المقبول للمحاسبة على معلومات ضرورية للانعكاس في المحاسبة ، أي أنه يجب أن يحتوي على معلومات حول أي حدث تجاري حدث.

على سبيل المثال، إيصال الدفع"يتحدث" عن دفع شخص ما (إنفاق المال) ، والفاتورة - حول حركة السلع والمواد (الدخل - المصروفات) ، وما إلى ذلك ، ولكن ، على سبيل المثال ، لا يمكن لطلب موظف مع طلب إصدار سلفة بدون تأشيرة مدير يتم قبولها للعمل.

غير صحيح مستندات المحاسبةكل أنواع الملاحظات والمسودات ومقتطفات الصحف وما إلى ذلك. وكذلك المستندات المعدة بالمخالفة للقواعد المقررة لها.

2. تحديد ما إذا كانت هذه الوثيقة تنطبق على مؤسستك أم لا؟

بمعنى آخر ، يجب أن يكون المستند مرتبطًا بهذا المشروع ، أي أنه يجب أن يحتوي على تفاصيل مؤسستك ، أو يجب إصدارها لموظفك.

يحدث أنهم ، لأسباب مختلفة ، يقدمون لك مستندات لا تتعلق بهذه المنظمة. ربما يكون هذا مجرد خطأ. أو قد يكون أن الموظف يسعى بوعي إلى شطب مبالغ خاضعة للمساءلة من نفسه.

من الممكن أيضًا أن يتم إصدار مستندات شراء السلع والمواد (الأشغال والخدمات) بشكل متعمد هذه المؤسسةمن أجل الحصول على مبالغ إضافية لخصم الضرائب.

إذا كان التناقض بين نوع نشاطك وجوهر المستند لافتًا للنظر ، فمن الأفضل عدم أخذ هذا المستند في الاعتبار.

شيء آخر - ربما ليس لدى الطرف المقابل سبب لكتابة هذه الوثيقة لك ، أي ليس لديك علاقة تعاقدية معهم.

على سبيل المثال ، قامت شركة الإمداد بالطاقة بدفع فاتورة لك دون أن تدرك أن مؤسسة أخرى ، مثل المالك ، تدفع مقابل الكهرباء التي تستهلكها.

3. تحقق من التفاصيل.

الطرف المقابل هو المسؤول عن صحة التفاصيل الخاصة به. العديد من الشركات تستخدم الآن برامج الحاسوبوبالتالي ، كقاعدة عامة ، لا يخطئون في تفاصيلهم ، على الرغم من حدوث ذلك. ولكن يجب إعادة التحقق من التفاصيل الخاصة بك - فقد تحتوي غالبًا على أخطاء.

بشكل منفصل ، يجب أن يقال عن المستندات المكتوبة بخط اليد - بالإضافة إلى حقيقة وجود أخطاء فيها ، يحدث أيضًا أن المستند مزيف ، أي ، على سبيل المثال ، تم إصدارها نيابة عن مؤسسة غير موجودة.

يمكن التحقق مما إذا كانت هذه المؤسسة موجودة أم لا من خلال سجل دافعي الضرائب على الموقع الإلكتروني للجنة الضرائب في جمهورية كازاخستان.

يجب أن تكون التواقيع الموجودة في المستند أصلية ، أي للأشخاص الذين ينتمون إليهم ، ويجب أن يكون لهؤلاء الأشخاص الحق في التوقيع على هذه المستندات. لا يمكن توقيع المستندات بالفاكس.

يمكن أن يكون هناك عدة أختام في منظمة واحدة. تحقق مما إذا كان الختم قيد التشغيل هذا المستند. على سبيل المثال ، لا يجب ختم الفاتورة بعبارة "قسم الموارد البشرية".

يحدث أيضًا أن يتم إصدار مستند عن طريق الخطأ إلى منظمة مماثلة في الاسم. في جميع هذه الحالات ، يجب عليك الاتصال بهذه المنظمة والمطالبة بإعادة إصدار المستند.

4. هل وقع الحدث المسجل في المستند بالفعل؟

من المحتمل أن المورد لم يزودك بهذه العناصر أو لم يزودك بهذه الخدمات. أو ربما أصدر الطرف المقابل فاتورة بحجم أكبر وسعر أكبر وبالتالي المبلغ.

على سبيل المثال ، لم يتم تسليم البضائع المحددة في الفاتورة إلى المستودع الخاص بك. يجب على المتخصصين قبول (تأكيد) هذه الوثيقة. في هذا المثال ، يجب تأكيد ذلك من قبل مدير المستودع بتوقيعه عند استلام البضاعة.

ويجب مقارنة السعر والحجم وشروط الشراء بشروط العقد. إما أن يتم تأكيدها من قبل خبير اقتصادي - مسوق أو مورد.

5. تحديد الفترة التي تنتمي إليها الوثيقة.

يمكن أن تكون الفترات:

• الشهر الحالي،
• الربع الحالي
• هذا العام،
• الشهر الماضي،
• الربع الأخير،
• العام الماضي.

يعتمد ذلك على ما إذا كنت بحاجة إلى أخذ هذا المستند في الاعتبار. نعم ، يحدث أيضًا أنهم ، على سبيل المثال ، يحضرون فاتورة عن الفترة الماضية - من تقديرك قبولها للمحاسبة أم لا.

بشكل عام ، بالطبع ، أنت ملزم بقبول المستند للمحاسبة ، ولكن إذا قبلته ، فسوف يستلزم ذلك تعديل التقارير ، بما في ذلك التقارير الضريبية.

ومع ذلك ، إذا كانت تقارير الفترة الماضية السنة الحالية(الربع الأخير ، الشهر الماضي) ليس من الصعب تصحيحه ، إذًا قد يكون من الصعب جدًا تصحيح تقارير العام الماضي. الخيار لك؛

ربما كان لديك (لديك) هذا المستند بالفعل. ثم إما أن تكون هذه نسخة مكررة ، أو تم أخذ هذا المستند منك لشيء ما وتم إرجاعه الآن. احرص على عدم نشر نفس المستند مرتين. سيؤدي هذا إلى حدوث دوران مزدوج ، أي أنه سيزيد مبالغ معينة بشكل غير معقول.

6. تحديد قسم المحاسبة الذي ينتمي إليه المستند.

أقسام المحاسبة:

1. ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية،
2. بنك،
3. مواد،
4. بضائع،
5. أصول ثابتة،
6. الأشخاص المسؤولين ،
7. الموردين ،
8. المشترون ، إلخ.

كيفية التعامل مع المستندات الواردة

هناك تنظيم للوثائق حسب أقسام المحاسبة. يمكن قراءة هذا في أي كتاب محاسبة. على سبيل المثال ، كشف الحساب البنكي هو مستند من قسم "البنك" ، ويسمى أيضًا السجل الذي تحفظ فيه هذا المستند.

انه سهل. ولكن مع الوثائق المتعلقة بوصول البضائع والمواد ، فإن الوضع أكثر تعقيدًا.

حدد السلع والمواد المستلمة لشركتك: المواد ، البضائع ، الأصول الثابتة ، الموجودات غير الملموسةأم خدمة / عمل (وهذا يحدث)؟

مادة- هذا ما يستعمل في العمل وفي نفس الوقت يستهلك أي نهايات. على سبيل المثال ، من الورق والبنزين والأسمنت وما إلى ذلك. تغير المادة شكلها: كان هناك أسمنت - أصبح منتجًا ملموسًا.

المنتج ، على عكس المادة ، لا يستخدم في العمل ، يتم شراؤه من أجله مزيد من التنفيذ، أي للبيع. هذا هو اختلافه الوحيد. لكن من الناحية العملية ، يمكن أن يكون الورق والبنزين والأسمنت سلعة - اعتمادًا على ما نتاجر به.
يسمى دليل البضائع في برنامج 1C "التسمية".

الشيء الرئيسي- هذا نوع من الأدوات المستخدمة في العمل ، والتي ، على عكس المادة ، لا تغير شكلها المادي. أي أنه لا ينتهي ولا يستهلك.

على سبيل المثال ، هذه طاولة وكمبيوتر وسيارة وما إلى ذلك. وبعد بضع سنوات من التشغيل ، ستظل طاولة وجهاز كمبيوتر وسيارة. فقط في عملية التشغيل يحدث الاستهلاك (البلى) لنظام التشغيل.

في برنامج 1C ، يُطلق على نظام التشغيل اسم الأصول الثابتة.

يحدث أيضًا أن يتم إصدار مستند لخدمة معينة (عمل) ، كما لو كنت قد بيعت منتجًا. على سبيل المثال ، قامت محطة الخدمة بتغيير الزيت في محرك سيارتك ، وبدلاً من "تغيير الزيت" في الفاتورة ، يكتبون "زيت المحرك كذا وكذا وكذا وكذا بالسعر كذا وكذا".

اسأل نفسك السؤال: هل تلقينا هذا المنتج في متناول اليد بالفعل؟ لا. ثم - هذه خدمة (عمل) ويجب استلام هذه الوثيقة وفقًا لذلك.

7. في أي سجل (مجلة) سوف تقوم بحفظ هذه الوثيقة؟

حدد ذلك فورًا ، ويفضل وضع حاشية للمستند في مكانه فور معالجته. صحيح أنه لا يمكن "إزالة" المستند بعد - فهو لا يزال يتطلب بعض التنقيح أو توضيح بعض الظروف. من المستحسن أن يكون لديك مجلد منفصل لمثل هذه الأوراق أو درج منفصل.

يعتبر الكسل من أسوأ العيوب التي قد يعاني منها المحاسب. يمكن أن يتسبب وضع مستند جانباً "في وقت لاحق" في حدوث الكثير من المتاعب.

لذلك ، من الأفضل معالجة المستندات في أقرب وقت ممكن بعد الاستلام. يجب الانتهاء من المستندات المؤجلة لأسباب موضوعية بمجرد ظهور هذه الفرصة.

8. حدد: هل ستكون هناك أية أحداث مستقبلية متعلقة بهذه الوثيقة؟

قد يكون لبعض الوثائق بعض العواقب في المستقبل. على سبيل المثال ، قد يتسبب إخطار لجنة الضرائب في عواقب غير سارة في المستقبل: حجز الحساب ، إلخ. لذلك ، يجب التعامل مع هذه المستندات على الفور ، وتأجيل جميع الأمور الأخرى.

هناك أيضًا مستندات يمكن أن يكون لها عواقب غير سارة بعد تأكيد صحتها. على سبيل المثال ، يشير فعل المصالحة الخاص بك حسابات قابلة للدفع- قد يكون هذا هو الأساس لرفع دعوى قضائية ضد شركتك.

لذلك ، إذا لم تكن متأكدًا ، فمن الأفضل ترك هذه المستندات وفقًا لتقدير المدير. قد تتطلب المستندات الأخرى مستندات أخرى.

على سبيل المثال ، فواتير استلام البضائع بدون فاتورة. قد يكون الطرف المقابل سيصدر لك لاحقًا فاتورة عامة لفترة معينة أو كمية معينة من البضائع.

في هذه الحالة ، يجب تحصيل هذه الفواتير وبعد انتهاء الفترة أو استلام الحجم المتفق عليه مباشرة ، تذكير المورد بالفاتورة.

من الضروري هنا ذكر ما يلي: يجب على المحاسب أن يسيطر على استلام المستندات اللازمة في الوقت المناسب.

المستندات ، الإيصال المتوقع الذي تعرفه ، يجب أن يُطلب من الطرف المقابل أو الموظف المسؤول في حالة عدم الاستلام في المواعيد النهائية.

المصدر: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

المستندات الأساسية في المحاسبة

أساس القيود في سجلات المحاسبة هي وثائق المصدر.

يتم قبول المستندات الأساسية للمحاسبة إذا تم إعدادها وفقًا للنموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية ، وفقًا للائحة المحاسبية والتقارير المالية في الاتحاد الروسي، تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34n (بصيغته المعدلة في 26 مارس 2007 رقم 26 ن)

إذا لزم الأمر ، يمكن تضمين سطور وأعمدة إضافية في النموذج القياسي ، ولكن يتم توفير جميع التفاصيل الخاصة بها النموذج المعتمديجب حفظها. يجب إضفاء الطابع الرسمي على التغييرات التي يجب إجراؤها بالترتيب المناسب (التعليمات).

فقط أشكال المستندات المحاسبية لا تخضع للتغيير المعاملات النقديةوفقًا لإجراءات استخدام النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20.

توفر النماذج التي تمت الموافقة عليها من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا مناطق ترميز المعلومات التي يتم ملؤها وفقًا للمصنفات الروسية بالكامل.

الرموز التي لا توجد مراجع لها المصنفات الروسية(على سبيل المثال ، الأعمدة التي تحمل الاسم "نوع العملية") تهدف إلى تلخيص وتنظيم المعلومات عند معالجة البيانات عن طريق تكنولوجيا الكمبيوتر ويتم وضعها وفقًا لنظام الترميز المعتمد في المنظمة.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم قبول النماذج التي تم تطويرها بشكل مستقل بواسطة شركة صغيرة تحتوي على التفاصيل الإلزامية ذات الصلة المنصوص عليها في القانون الفيدرالي "بشأن المحاسبة" للمحاسبة.

يمكن فقط تطوير المستندات غير الواردة في ألبومات النماذج الموحدة بشكل مستقل.

تفاصيل وثائق المحاسبة الأولية

التفاصيل الإلزامية لوثائق المحاسبة الأولية تشمل:

• عنوان الوثيقة ؛
• تاريخ تجميعها.
• اسم المنظمة التي يتم إعداد الوثيقة نيابة عنها ؛
• محتوى الصفقة التجارية من حيث النوع والقيمة ؛
• أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن أداء الصفقة التجارية وصحة تنفيذها ؛
• التوقيعات الشخصية للأشخاص المذكورين.

يتم ضمان تنفيذ مستندات المحاسبة الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية ، ونقلها إلى قسم المحاسبة في الوقت المناسب للتفكير في المحاسبة ، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها ، من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها.

يتم اعتماد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين.

يتم التوقيع على المستندات التي تضفي الطابع الرسمي على المعاملات التجارية بالنقد من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين. وبدلاً من رئيس وكبير المحاسبين ، يمكن للمسؤولين الآخرين التوقيع على المستندات الأولية ، ولكن يجب اعتماد قائمتهم من قبل رئيس المنظمة والموافقة عليها مع كبير المحاسبين.

المستند الأساسي هو دليل مكتوب على معاملة تجارية (دفع مقابل البضائع ، وسحب نقدي مقابل تقرير ، وما إلى ذلك) ويجب إعداده في وقت العملية ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فور اكتمالها.

أنواع المستندات

يمكن تقسيم جميع المستندات الأولية إلى المجموعات التالية:

1. التنظيمي والإداري.
2. تبرئة
3. مستندات المحاسبة.

المستندات التنظيمية والإدارية هي أوامر وأوامر وتعليمات وتوكيلات وما إلى ذلك. تسمح هذه الوثائق بإجراء عمليات تجارية معينة.

تشمل المستندات الداعمة الفواتير والمطالبات أوامر الاستلاموشهادات القبول وما إلى ذلك. تعكس هذه المستندات حقيقة الصفقة التجارية وإدخال المعلومات الواردة فيها سجلات المحاسبة.

بعض الوثائق متساهلة ومبررة. وتشمل ، على سبيل المثال ، أمر النفقة النقدية ، بيان دفعإلخ.

مخطط تدفق الوثيقة في المنظمة

لإجراء المحاسبة الأولية بشكل صحيح ، يتم تطوير جدول سير العمل والموافقة عليه ، والذي يحدد الإجراء والشروط الخاصة بحركة المستندات الأولية داخل المؤسسة ، واستلامها من قبل قسم المحاسبة.

يجب التحقق من المستندات الأساسية التي يتلقاها قسم المحاسبة (المحاسب):

• في الشكل (اكتمال الوثيقة وصحتها ، ملء التفاصيل) ؛
• حسابيًا (حساب المبالغ) ؛
• حسب المحتوى (اتصال المؤشرات الفردية ، عدم وجود تناقضات داخلية).

سجلات المحاسبة

بعد القبول ، يتم نقل المعلومات من المستند الأساسي إلى سجلات المحاسبة ، ويتم وضع علامة على المستند نفسه لاستبعاد إمكانية استخدامه المزدوج (على سبيل المثال ، يتم وضع تاريخ القيد في السجل المحاسبي).

سجلات المحاسبة- هذه أوراق مُعدَّلة خصيصًا لتسجيل بيانات الاعتماد وتجميعها. يتم الاحتفاظ بها في كتب خاصة (مجلات) ، على أوراق وبطاقات منفصلة ، في شكل نسخ مطبوعة يتم الحصول عليها باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ، وكذلك على الأشرطة الممغنطة والأقراص والأقراص المرنة ووسائط الآلة الأخرى.

يجب أن تنعكس المعاملات التجارية في سجلات المحاسبة بترتيب زمني ويتم تجميعها وفقًا لحسابات المحاسبة المقابلة.

في المظهر ، سجلات المحاسبة هي:

1. الكتب (النقدية ، الرئيسية) ؛
2. البطاقات (محاسبة الأصول الثابتة ، محاسبة المواد) ؛
3. المجلات (صحائف مجانية أو رسومية).

وفقًا لأنواع السجلات المُنتجة ، يتم تقسيم السجلات إلى:

1. التسلسل الزمني (سجل) ؛
2. منهجي (دفتر الأستاذ العام للحسابات) ؛
3. مجتمعة (طلبات المجلات).

حسب درجة تفصيل المعلومات الواردة في سجلات المحاسبة فهي:

1. اصطناعي (دفتر الأستاذ العام للحسابات) ؛
2. تحليلي (بطاقات) ؛
3. مجتمعة (أوامر المجلات).

يجب أن تتم الإدخالات في المستندات الأولية بوسائل تضمن سلامة هذه السجلات للوقت المحدد لتخزينها في الأرشيف.

يمكن إعداد مستندات المحاسبة الأولية والموجزة على الورق ووسائط الكمبيوتر. في الحالة الأخيرة ، المنظمة ملزمة بإنتاج نسخ من هذه المستندات على نفقتها الخاصة وسائط ورقيةللمشاركين الآخرين في المعاملات الاقتصادية ، وكذلك بناءً على طلب الهيئات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، والمحكمة ومكتب المدعي العام.

للأرشفة ، يتم تحديد المستندات بترتيب زمني ، وإكمالها ، وربطها ، وحفظها في مجلدات. تقديم الوثائق إلى الأرشيف مصحوب بشهادة.

عند تخزين سجلات المحاسبة ، يجب حمايتها من التصحيحات غير المصرح بها. يجب إثبات تصحيح الخطأ في السجل المحاسبي وتأكيده بتوقيع الشخص الذي أجرى التصحيح مع توضيح تاريخ التصحيح.

الأشخاص الذين تمكنوا من الوصول إلى المعلومات الواردة في سجلات المحاسبة والبيانات المالية الداخلية مطالبون بالحفاظ على الأسرار التجارية. من أجل الكشف عنها ، فإنها تتحمل المسؤولية المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي.

تصحيح الأخطاء في المستندات الأولية والسجلات المحاسبية. وفقا للفن. 9 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" لا يجوز إجراء تصحيحات على الوثائق النقدية والمصرفية.

لا يمكن إجراء تصحيحات على مستندات المحاسبة الأولية الأخرى إلا بعد الاتفاق مع المشاركين في المعاملات التجارية ، والتي يجب تأكيدها بتوقيعات نفس الأشخاص الذين وقعوا على المستندات ، مع الإشارة إلى تاريخ التصحيحات.

يتم شطب متطلبات المستند الأساسي ، الذي يخضع للتصحيح ، بخط واضح ولكن رفيع ، بحيث تكون القيمة الأصلية (المحتوى) للمتطلب المصحح مرئية. بجانبه ، يتم كتابة ملاحظة مكتوبة بخط اليد "للاعتقاد أنه تم التصحيح" ، ويتم التصديق على التصحيح بتوقيع الشخص الذي قام بالتصحيح ، مع الإشارة إلى اللقب والأحرف الأولى من الاسم.

شروط تخزين مستندات المحاسبة الأولية

وفقا للفن. 17 من القانون الاتحادي "في المحاسبة" المنظمات مطالبة بالحفاظ على وثائق المحاسبة الأولية ، وسجلات المحاسبة و القوائم الماليةضمن الحدود الزمنية الموضوعة وفقًا لقواعد تنظيم أرشيفات الدولة ، ولكن خمس سنوات على الأقل.

استعادة الوثائق الأولية

لا يحتوي التشريع الخاص بالمحاسبة على قواعد محددة بوضوح تنظم إجراءات استعادة المستندات الأولية في حالة فقدها.

في عدد من اللوائح ، يتم تحديد شروط تخزين مستندات المحاسبة الأولية فقط. لا يحدد التشريع ما يجب على المنظمة فعله في حالة فقدان المستندات لأسباب خارجة عن إرادتها. في خطاب UMNS لروسيا إلى موسكو بتاريخ 13 سبتمبر 2002 رقم 26-12 / 43411 ، يوصى به لرئيس المنظمة في حالة فقد أو إتلاف المستندات الأولية:

• تعيين لجنة ، بأمر ، للتحقيق في أسباب فقدان الوثائق الأولية ، وإتلافها ، والمشاركة فيها ، عند الضرورة ، ودعوة ممثلين عن سلطات التحقيق والأمن والإشراف على حرائق الدولة ؛
• اتخاذ الإجراءات اللازمة لاستعادة تلك المستندات الأولية التي تخضع للترميم والتخزين خلال الفترة التي يحددها القانون. على سبيل المثال ، يمكن الحصول على نسخ من كشوف التدفقات النقدية على الحسابات المصرفية من البنوك حيث يتم فتح حسابات المنظمة ؛ يمكن طلب العقود والأفعال والفواتير من الأطراف المقابلة ، إلخ.

ولكن ليس من الممكن دائمًا الحصول على نسخ مكررة من جميع المستندات المفقودة ، على سبيل المثال ، إذا كان هناك عدد كبير من الأطراف المقابلة ، بسبب عدم وجود الموردين (المشترين) في عناوين معروفة سابقًا ، أو بسبب عدم وجود مثل هذه جهات الاتصال. وبالتالي ، لأسباب موضوعية ، لن تتمكن المنظمة من استعادة جميع المستندات الأساسية المفقودة.

سؤال عملي: ماذا تفعل في هذه الحالة؟ هل يجب إخطار مصلحة الضرائب؟

وفقًا لعدد من الخبراء ، ليس من الضروري إخطار مفتشية الضرائب ، خاصة وأن هذا لن يساعد في تجنب المسؤولية المحتملة ، وقد يؤدي عدم وجود مستندات أولية إلى دفع غرامة وفقًا للفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

في هذه القضيةدافع الضرائب لديه ثلاثة خيارات:

1. إذا أمكن ، قم باستعادة المستندات المفقودة (جزئيًا على الأقل).
2. عمل إدخالات تصحيحية للنفقات غير الموثقة وعكس التصحيحات في إقرار ضريبة الدخل المنقح لـ السنة المشمولة بالتقريربعد كل شيء ، لا يتم الاعتراف بالمصروفات التي لم يتم توثيقها في المحاسبة الضريبية كمصروفات.
3. إتاحة الفرصة لممثلي مصلحة الضرائب في حالة التدقيق الضريبيتحديد المبالغ المستحقة للميزانية عن طريق الحساب بناءً على البيانات المتاحة لدافعي الضرائب ، وكذلك على أساس البيانات الخاصة بدافعي الضرائب المماثلين الآخرين (الفقرة 7 ، الفقرة 1 ، المادة 31 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

حجز المستندات الأساسية

لا يمكن الاستيلاء عليها إلا من قبل هيئات التحقيق ، والتحقيق الأولي ، ومكتب المدعي العام ، والمحاكم ، مصلحة الضرائبوهيئات الشؤون الداخلية على أساس قراراتها وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي.

بموجب خطاب من وزارة المالية في جمهورية روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية رقم 16/176 بتاريخ 26 يوليو 1991 ، فإن التعليمات الخاصة بإجراءات الاستيلاء من قبل مسؤول الدولة مكتب الضرائبالمستندات التي تشهد على إخفاء (بخس) الربح (الدخل) أو إخفاء أشياء أخرى من الضرائب من الشركات والمؤسسات والمنظمات والمواطنين.

محاسب رئيسي أو غيره تنفيذييحق للمنظمات ، بإذن وحضور ممثلي الجهات التي تقوم بمصادرة المستندات ، عمل نسخ منها توضح سبب الحجز وتاريخه.