أي محاسب يعرف ذلك وثائق المصدرتحتاج إلى الاحتفاظ بها لفترة زمنية معينة. في الشركات الكبرىهناك أرشيفات خاصة لتخزين المجلدات مع المستندات المحاسبية. مع ظهور إدارة المستندات الإلكترونية ، لا يمكن طباعة جزء معين من المستندات ، ولكن لا يمكن تخزينها في شكل إلكتروني. بغض النظر عن طريقة التخزين المختارة الوثائق الأوليةيجب أن تعمل ضمن المواعيد النهائية القانونية. سنخبر عنهم أدناه.

معلومات عامةفيما يتعلق بشروط تخزين المستندات الأولية الواردة في القانون الاتحادي بتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ. ينص هذا الجزء من القانون التشريعي على أنه يجب الاحتفاظ بالسجل الأولي لمدة خمس سنوات على الأقل. قد يكون المصطلح أعلى - وما هو بالضبط العمر الافتراضي لوثيقة معينة ، سيخبرنا أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي. يحتوي هذا المستند على جدول مع فترات الاحتفاظ الابتدائية مستندات المحاسبة, سجلات الضرائبووثائق الموظفين وغيرها من الوثائق. يحتوي الجدول على 1،003 مناصب مع شروط حسب أنواع المستندات.

لم تتغير فترة تخزين المستندات الأولية في المحاسبة في عام 2017.

لا تخلط بين فترات الاحتفاظ بالمستندات الأولية وفترات الاحتفاظ بالمستندات محاسبة الضرائب. على سبيل المثال ، الفاتورة عبارة عن مستند ضريبي ، ويمكن تخزينها لمدة أربع سنوات فقط (الفقرة 8 بند 1 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

ضع في اعتبارك أن فترة تخزين المستندات الأولية في قسم المحاسبة لا يتم احتسابها من تاريخ إعداد المستند ، ولكن من بداية سنة إعداد التقارير الجديدة (خطاب من وزارة المالية في الاتحاد الروسي).

على سبيل المثال ، تم تحرير الفاتورة بتاريخ 08/24/2017. وفقا للقوانين الحد الأدنى من المدىالتخزين خمس سنوات. هذا يعني أنه لا يمكن إتلاف مثل هذه الفاتورة قبل 01/01/2023.

تعتمد فترة الاحتفاظ ببعض المستندات على حقيقة التحقق. على سبيل المثال، تقارير النفقاتيجب أن تبقى لمدة خمس سنوات. إذا لم تتحقق منها السلطات الضريبية خلال هذه الفترة ، تزداد الفترة (أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558).

يتم تعيين الحد الأقصى لفترة التخزين لوثائق الموظفين (أوامر ، بطاقات للموظفين) ، ووثائق الرواتب المختلفة. يجب الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة 75 عامًا على الأقل.

قم بتخزين المستندات الإلكترونية في Diadoc - إنها أكثر أمانًا من الكمبيوتر الشخصي. يتم تخزين جميع المستندات في نسخ متعددة على خوادم مختلفة ، مما يجعل من المستحيل فقدان المعلومات. قم بتقييم إمكانيات Diadoc مجانًا في إطار العرض الترويجي "Unlimited for 2 months".

شروط تخزين المستندات الإلكترونية

ينص القانون على أنه يمكن إصدار المنظمة الأولية في شكل ورقي وفي شكل إلكتروني (الجزء 5 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ). إذا تم تنفيذ المستند الإلكتروني وفقًا للقانون ، تسري عليه نفس فترات الاحتفاظ بالنسخة الورقية.

لا يوجد برنامج واحد لتخزين المستندات في شكل إلكتروني. وبالتالي ، يمكن تخزين أوامر الدفع في النظام المصرفيعميل البنك. يمكن تخزين المستندات الأساسية ، مثل بوليصة الشحن ، و UPD ، والأفعال ، في ملفات برنامج محاسبةأو خدمة تتم من خلالها إدارة المستندات الإلكترونية. أيضا التخزين المستندات الإلكترونيةربما في أرشيف إلكتروني خاص أو في السحابة. يمكنك تخزين المستندات الإلكترونية بطرق مختلفة ، وتتمثل مهمة كبير المحاسبين في ضمان سلامتها وقابليتها للقراءة حتى بعد مرور سنوات.

لذا ، دعنا نلخص. بالنسبة إلى السؤال حول الحد الأدنى لفترة تخزين مستندات المحاسبة الأولية التي يحددها القانون ، يمكننا الإجابة بأمان - خمس سنوات. يمكن حساب فترات الاحتفاظ بالمستندات الإلكترونية من فترات الاحتفاظ بالمستندات الورقية. تتطابق هذه التواريخ. يجب أن تنعكس الطريقة المختارة لتخزين المستندات في السياسة المحاسبية.

ماذا أنظمةمن الضروري الاسترشاد في تحديد شروط تخزين الوثائق المحاسبية للمنظمة؟ هل أحتاج إلى ربط جميع المستندات؟ محاسبةالمخزنة في قسم المحاسبة بالمنظمة؟

في هذه القضية ، نتخذ الموقف التالي:

عند تحديد شروط تخزين المستندات ، يجب أن تسترشد المؤسسة بما يلي: القانون N 402-FZ ، قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، قانون 07/24/2009 N 212-FZ ، قائمة مستندات الأرشفة الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها في الدورة من أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى شروط التخزين ، التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية المؤرخ 25 أغسطس 2010 N 558.
يمكن تجميع المستندات التي لم يتم نقلها إلى أرشيف المؤسسة (مع مدة صلاحية تصل إلى 10 سنوات شاملة) بترتيب زمني وتثبيتها ، على سبيل المثال ، في مجلدات. في هذه الحالة ، يجب أن يكون للمجلد عنوان حالة.

تبرير المنصب:

شروط تخزين المستندات المحاسبية

أساسي مستندات المحاسبة، سجلات المحاسبة ، البيانات المحاسبية (المالية) ، تقارير التدقيقحول هذا الموضوع يخضع للتخزين من قبل الكيان الاقتصادي للفترات المحددة وفقًا لقواعد تنظيم أعمال الأرشفة الحكومية ، ولكن ليس أقل من خمس سنوات بعد السنة المشمولة بالتقرير (الجزء 1 من المادة 29 من القانون الاتحادي بتاريخ 06.12.2011 N 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، من الآن فصاعدًا - القانون N 402-FZ).

يتم تحديد شروط تخزين المستندات الإلكترونية (السجلات) بنفس الطريقة المتبعة في الوثائق التي يتم إنشاؤها على الورق. حيث الكيانات الاقتصاديةيجب تخزين مستندات السياسة المحاسبية ، ومعايير الكيان الاقتصادي ، والمستندات الأخرى المتعلقة بتنظيم وصيانة المحاسبة ، بما في ذلك الأدوات التي تضمن استنساخ المستندات الإلكترونية ، وكذلك التحقق من صحة التوقيع الإلكتروني لمدة خمس سنوات على الأقل بعد السنة التي تم استخدامها فيها لتجميع البيانات المحاسبية (المالية) للمرة الأخيرة (الجزء 2 من المادة 29 من القانون N 402-FZ).

عند تحديد فترات التخزين المحددة لوثائق المحاسبة الفردية ، يجب أن يسترشد المرء بقائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين ، المعتمدة بأمر من الوزارة لثقافة روسيا مؤرخ في 25 أغسطس 2010 N 558 (من الآن فصاعدًا - القائمة). تم تطوير هذه القائمة والموافقة عليها وفقًا لأحكام الجزء 3 من الفن. 6 ، الجزء 1 ، ق. 17 من القانون الاتحادي المؤرخ 22 أكتوبر 2004 N 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي"(من الآن فصاعدًا - القانون رقم 125-FZ).

وفقًا للبند 1.4 من القائمة ، يتم حساب شروط تخزين المستندات اعتبارًا من 1 يناير من العام الذي يلي عام انتهاء عملهم المكتبي.
على سبيل المثال:

المستندات المحاسبية الأولية ومرفقاتها التي تثبت حقيقة ارتكابها المعاملات التجاريةوقدمت الأساس ل سجلات محاسبية (المستندات النقديةوالكتب المستندات المصرفية، بذرة البنك دفاتر الشيكاتوالمذكرات والجداول الزمنية والإشعارات المصرفية ومتطلبات التحويل وأعمال القبول والتسليم وشطب الممتلكات والمواد والإيصالات والفواتير والتقارير المسبقة والمراسلات وما إلى ذلك) مخزنة لمدة 5 سنوات ، تخضع للتحقق (التدقيق) (المادة 362 من القائمة) ؛

المستندات (محاضر ، أعمال ، حسابات ، بيانات ، استنتاجات) حول إعادة تقييم الأصول الثابتة ، وتحديد استهلاك الأصول الثابتة ، وتقييم قيمة ممتلكات المنظمة يتم الاحتفاظ بها بشكل دائم (المادة 429 من القائمة) ؛

يعمل على نقل الحقوق إلى العقاراتويتم تخزين المعاملات معها من السابق إلى صاحب الحق الجديد (من رصيد إلى رصيد) بشكل دائم (المادة 432 من القائمة) ؛

العقود والاتفاقيات غير المحددة في مواد منفصلة من القائمة - بعد 5 سنوات من انتهاء العقد والاتفاق (المادة 436 من القائمة). اتفاقيات الهدايا ، للتأجير ، على سبيل المثال ، يتم تخزينها بشكل دائم (المواد 439 ، 449 من القائمة).

كما يجب أن يؤخذ في الاعتبار ذلك 8 ص .1 فن. يحدد رقم 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي فترة أربع سنوات لتخزين بيانات المحاسبة والمحاسبة الضريبية وغيرها من المستندات اللازمة لحساب الضرائب ودفعها ، بما في ذلك المستندات التي تؤكد استلام الدخل والنفقات (للمؤسسات والأفراد رواد الأعمال) ، وكذلك دفع (استقطاع) الضرائب.

نلفت الانتباه أيضًا إلى حقيقة أن بعض النفقات لأغراض ضريبة الدخل تؤخذ في الاعتبار على مدى فترة طويلة ، على سبيل المثال ، الأصول الثابتة (PP) و الأصول غير الملموسة(الأصول غير الملموسة) ، أو ذات الطابع المؤجل (لا تؤخذ في الاعتبار في فترة حملها ، ولكن في وقت بيع الأصول (المادة 268 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي)).

الاستهلاك هو محاسبة موحدة خلال فترات استخدام الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة للمصروفات التي تشكل تكلفتها الأولية (المواد 256 ، 257 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). يشير قانون الضرائب للاتحاد الروسي إلى إمكانية محاسبة النفقات فقط إذا تم توثيقها.

في هذا الصدد ، توضح وزارة المالية الروسية أن فترة تخزين الوثائق الأولية تعكس التكوين التكلفة الأصليةالممتلكات القابلة للاستهلاك ، فقرات ثابتة. 8 ص .1 فن. يجب حساب 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي (4 سنوات) من لحظة الانتهاء من الاستهلاك في المحاسبة الضريبية (لاقتناء هذه الممتلكات) (خطابات وزارة المالية الروسية بتاريخ 12.02.2016 N 03 -03-06 / 1/7604 بتاريخ 04.26.2011 ن 03-06 / 1/270). أي لأغراض المحاسبة الضريبية ، من الضروري تخزين المستندات الأولية التي تؤكد تكوين التكلفة الأولية للأصول الثابتة القابلة للاستهلاك والأصول غير الملموسة لمدة 4 سنوات على الأقل بعد استهلاكها الكامل.

في الوقت نفسه ، لاحظ المتخصصون في الإدارة المالية أيضًا أنه وفقًا للقائمة ، يتم تخزين المستندات الخاصة بتحديد استهلاك الأصول الثابتة بشكل دائم.

وزارة المالية الروسية توضح إجراءات تطبيق الفقرات. 8 ص .1 فن. يشير رقم 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، في خطاب بتاريخ 30.03.2012 N 03-11-11 / 104 ، إلى أن فترة الأربع سنوات تبدأ بعد فترة الإبلاغ (الضريبة) التي تم فيها استخدام المستند آخر مرة للضريبة إعداد التقارير وضريبة الاستحقاق والدفع وتأكيد الدخل المستلم والمصروفات المتكبدة. تم تحديد موقف مماثل في قرار هيئة رئاسة محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 24 يوليو 2012 N 3546/12.

يجب أيضًا أن يؤخذ هذا الموقف القانوني لمحكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي في الاعتبار عند تضمين النفقات:

خسائر في شكل مبالغ ديون معدومة (البند 2 ، البند 2 ، المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، قرارات محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 09.10.2012 N VAC-5055/12 ، بتاريخ 09.06 .2012 N VAC-7081/12). يجب أن تكون المستندات الأساسية التي تؤكد حدوثها متاحة في تاريخ محاسبة الخسارة ؛

الخسائر المذكورة في الفقرات. 2 ، 3 م. 268 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، والتي تحدد اعتبارًا من تاريخ بيع الممتلكات و حقوق الملكية(لمزيد من المعلومات ، راجع خطاب مصلحة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 16 فبراير 2015 N GD-4-3 / 2251 @).
في وقت التنفيذ ، تؤخذ النفقات أيضًا في الاعتبار في شكل:

أسعار اقتناء (إنشاء) ممتلكات أخرى ، على سبيل المثال ، أرض, القيم المادية(البند 2 ، البند 1 ، المادة 268 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) ؛

تكلفة المخزونات ، والممتلكات الأخرى في شكل فائض تم تحديده أثناء الجرد ، و (أو) الممتلكات المستلمة مجانًا ، و (أو) الممتلكات المستلمة أثناء تفكيك أو تفكيك الأصول الثابتة المسحوبة من الخدمة ، والإصلاح ، والتحديث ، وإعادة الإعمار ، والتقنية إعادة التجهيز أو التصفية الجزئية للأصول الثابتة (البند 2 ، البند 1 ، المادة 268 ، الفقرة الثانية ، البند 2 ، المادة 254 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) ؛

أسعار اكتساب حقوق الملكية والنفقات المرتبطة باكتسابها (البند 2.1 ، البند 1 ، المادة 268 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) ؛

تكلفة شراء البضائع المشتراة.

لذلك ، عند تحديد فترات التخزين للمستندات التي تؤكد تكاليف الحصول على (إنشاء) الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة ، والممتلكات الأخرى ، وحقوق الملكية ، والسلع المشتراة ، من الضروري مراعاة أحكام المادة. 268 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
الطبيعة المؤجلة لتكاليف الشراء هي أيضا أوراق قيمة، نظرًا لأن تاريخ نفقات اقتناء الأوراق المالية هو تاريخ بيعها أو التخلص منها (الفقرة 7 ، الفقرة 7 ، المادة 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). لذلك ، يجب الاحتفاظ بالمستندات التي تؤكد نفقات اقتناء الأوراق المالية للفترات المحددة وفقًا لأحكام الفقرات. 7 ص .7 م. 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي (قرارات محكمة الاستئناف للتحكيم التاسع بتاريخ 19 مارس 2013 N 09AP-2671/13 ، FAS لمنطقة موسكو بتاريخ 19 يوليو 2013 N F05-7106 / 13 في القضية N A40 -74496/2012).

عند تحديد شروط تخزين المستندات ، يجب أيضًا مراعاة أن دافعي أقساط التأمين مطالبون بضمان سلامة المستندات التي تؤكد حساب ودفع أقساط التأمين لمدة ست سنوات (الفقرة 6 ، الجزء 2 ، المادة 28 من القانون الاتحادي المؤرخ 24 يوليو 2009 N 212-FZ).

من الناحية العملية ، ليس من الممكن دائمًا عزل المستندات المحاسبية التي يمكن الاحتفاظ بها لمدة أربع أو خمس أو ست سنوات. لذلك ، في المحاسبة ، من المستحسن تطبيق فترة احتفاظ لا تقل عن ست سنوات لجميع المستندات (إذا كانت أكثر من شروط لأجل طويلغير محدد في القائمة).

إجراء تخزين المستندات في العمل المكتبي

يجب على الكيانات الاقتصادية ضمان سلامة الوثائق خلال فترات تخزينها (الجزء 1 من المادة 17 من القانون رقم 125-FZ). في الوقت نفسه ، من الضروري ضمان ظروف التخزين الآمنة لوثائق المحاسبة وحمايتها من التغييرات (الجزء 3 من المادة 29 من القانون N 402-FZ). يتم تنظيم تخزين المستندات المحاسبية من قبل رئيس الموضوع (الجزء 1 من المادة 7 من القانون N 402-FZ).

عند تنظيم تخزين مستندات المحاسبة والمحاسبة الضريبية ، من الضروري الاسترشاد بقواعد تنظيم تخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والمستندات الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات المحلية والمنظمات التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 N 526 (المشار إليها فيما يلي باسم القواعد) واللوائح الخاصة بالوثائق وسير العمل في المحاسبة ، والتي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 29 يوليو ، 1983 N 105 (المشار إليها فيما يلي باسم اللائحة N 105) (إلى الحد الذي لا يتعارض فيه مع التشريعات التشريعية ذات الصلة وغيرها من القوانين التنظيمية الصادرة لاحقًا). انظر أيضًا معلومات وزارة المالية الروسية بتاريخ 11.09.2015 N PZ-13/2015.

وفقا للفقرة 2 من الفن. رقم 13 من القانون رقم 125-FZ ، يحق للكيانات القانونية إنشاء أرشيفات لغرض تخزين المستندات الأرشيفية التي تم تكوينها في سياق أنشطتها ، بما في ذلك لغرض تخزين واستخدام المستندات الأرشيفية التي ليست ملكًا للدولة أو البلدية. هذا يعني أن إنشاء الأرشيف هو حق ، ولكنه ليس التزامًا للكيانات الاقتصادية. نفس الشيء مكتوب في الفقرة 1.4 من القواعد.

وبالتالي ، يحدد الكيان الاقتصادي إجراء تخزين المستندات الأولية بشكل مستقل. في الوقت نفسه ، يمكن للكيانات الاقتصادية نقل المستندات للتخزين إلى محفوظات الولاية والبلديات من خلال إبرام اتفاقيات مناسبة قابلة للسداد معها (الجزء 3 من المادة 15 ، الجزء 3 من المادة 21 من القانون رقم 125-FZ).

وفقًا للفقرة 2.3 من القواعد ، يجب أن يخزن أرشيف المنظمة وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي (المادة 5 من القانون N 125-FZ) ، ووثائق الموظفين ووثائق فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات). هذا الجزء من صندوق الأفلام الوثائقية هو صندوق أرشيفية المنظمة.

يتم تخزين مستندات فترات التخزين المؤقتة (حتى 10 سنوات شاملة) في التقسيمات الفرعية الهيكلية للمنظمة وبعد انتهاء فترات التخزين الخاصة بهم عرضة للتلف ، بعد إلزاميفحص قيم المستندات (البنود 4.6-4.13 من القواعد). قبل فحص القيمة ، يُحظر إتلاف المستندات (البند 4.5 من القواعد).

في حالات استثنائية ، بقرار من رئيس المنظمة ، يتم نقل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) إلى أرشيف المنظمة وفقًا لأوصاف الحالات أو المستندات أو وفقًا لتسمية الحالات (بند 4.2 من القواعد).

وهكذا ، فإن الوثائق الأرشيفية للمنظمة تتشكل مبدئيًا في جميع أقسامها الهيكلية (في العمل المكتبي) ، وبعد ذلك ، بعد فحص قيم المستندات ، يتم نقلها إلى أرشيف المنظمة للتخزين أو إتلافها. .

في كل وحدة هيكلية للمنظمة ، يتم تجميع المستندات المتشابهة في المحتوى والمتعلقة بنفس المشكلة لأنشطة المنظمة في ملفات (وحدات التخزين) (البنود 2.9 ، 3.3 من القواعد).

عند تشكيل قضية ، من الضروري الامتثال للمتطلبات المنصوص عليها في البند 4.20 من القواعد.

وفقًا للبند 4.19 من القواعد ، تم الانتهاء من فترات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) من خلال العمل المكتبي ، بما في ذلك الموظفين ، بعد الانتهاء تقويم سنوي، التي تم إدخالها فيها ، يتم إعدادها لنقلها إلى أرشيف المنظمة وتخضع للتسجيل والوصف.

اعتمادًا على شروط التخزين ، يتم إجراء التسجيل الكامل أو الجزئي للحالات. تخضع حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) والموظفين للتسجيل الكامل.

تشمل الأعمال الورقية:

حفظ مستندات الحالة أو ربطها (يتم تخزين المستندات غير المنسقة في مجلدات صلبة مغلقة أو في صناديق) (البند 4.21 من القواعد) ؛

ترقيم أوراق الحالة (البند 4.22 من القواعد) ؛

إعداد ورقة أدلة للقضية بالشكل المنصوص عليه في الملحق رقم 8 للقواعد (البند 4.23 من القواعد) ؛

إعداد جرد داخلي لوثائق القضية (الملحق N 27 من القواعد) (البند 4.30 من القواعد) ؛

تغطية القضية (الملحق N 28 من القواعد) (البنود 4.24-4.29 من القواعد).

يتم نقل القضايا إلى أرشيف المنظمة حسب قوائم الجرد المجمعة في الأقسام الهيكلية.

من البند 4.19 من القواعد ، يترتب على ذلك أن حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) والموظفين الذين أكملتهم أعمال المكتب يخضعون للتسجيل الكامل (ملف أو ملزم ، ترقيم أوراق الحالة ، وضع ورقة من دليل القضية ، وما إلى ذلك) قبل نقل أرشيف المنظمة.

فيما يتعلق بالحالات التي تحتوي على مستندات لفترات تخزين مؤقتة (أقل من 10 سنوات) ، لم يتم إنشاء مثل هذا الأمر من قبل القواعد. على النحو التالي من البند 4.2 من القواعد ، لا يتم نقل مثل هذه الحالات إلى الأرشيف. يتم تخزينها في التقسيمات الفرعية الهيكلية للمنظمة وبعد انتهاء فترة التخزين عرضة للتدمير بالطريقة المنصوص عليها. الاستثناء الوحيد هو الحالات التي يتم فيها ، بقرار من رئيس المنظمة ، نقل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) إلى أرشيف المنظمة. ثم يتم نقل الحالات التي تصل فترة التخزين فيها إلى 10 سنوات إلى الأرشيف بعد نهاية السنة التقويمية التي تم فتحها فيها ، وتخضع مثل هذه الحالات للتسجيل الكامل.

وهكذا ، في الحالة العامةالشرط الرئيسي للحالات التي تحتوي على مستندات مع فترة استبقاء أقل من 10 سنوات هو تجميعها وتنفيذها وفقًا للإجراء المنصوص عليه في البند 4.20 من القواعد.

ووفقًا لهذا الإجراء ، يتم وضع المستندات في الملف التي تتوافق في محتواها مع عنوان القضية ، بينما يُحظر تجميع المسودات ونسخ نسخ من المستندات في ملفات ، وكذلك المستندات المراد إرجاعها. أي أن جميع الحالات ، بغض النظر عن شروط تخزين المستندات فيها ، يجب أن يكون لها عنوان.

عند إنشاء حالة ، يجب استيفاء المتطلبات التالية:

يجب تجميع مستندات التخزين الدائم والمؤقت في حالات منفصلة. على الفور ، نلاحظ أنه يجب تجميع مستندات التخزين المؤقت بشكل منفصل: في الحالات التي تزيد فيها فترة التخزين عن 10 سنوات ؛ ملفات ذات مدة صلاحية تصل إلى 10 سنوات شاملة ؛

تضمين نسخة واحدة من كل مستند في الحالة ؛

تجميع المستندات الخاصة بسنة تقويمية واحدة في حالة ؛

الاستثناء هو: تمرير القضايا. قضايا المحاكم؛ الملفات الشخصية التي يتم تكوينها خلال فترة عمل الشخص في المنظمة بأكملها ؛ وثائق الهيئات المنتخبة ولجانها الدائمة والمجموعات النيابية التي تم تجميعها خلال فترة الدعوة ؛ توثيق المنظمات التعليمية، والتي يتم تشكيلها خلال العام الدراسي ؛ الوثائق المسرحية التي تميز الأنشطة المسرحية في الموسم المسرحي ؛ حالات الأفلام والمخطوطات وتاريخ الحالات.

يجب تجميع أوامر الموظفين في حالات وفقًا لفترات التخزين المحددة لهم ؛

المستندات الموجودة في الملفات الشخصية مرتبة ترتيبًا زمنيًا عند استلامها ؛

الحسابات الشخصية لـ أجوريتم تجميع الموظفين في حالات منفصلة وترتيبهم أبجديًا حسب الألقاب والأسماء وأسماء العائلات.

يجب ألا تحتوي العلبة على الورق على أكثر من 250 ورقة بسمك لا يزيد عن 4 سم.

في رأينا ، يمكن تجميع المستندات التي لم يتم نقلها إلى أرشيف المنظمة (مع مدة صلاحية تصل إلى 10 سنوات شاملة) بترتيب زمني وتثبيتها ، على سبيل المثال ، في مجلدات. في هذه الحالة ، يجب أن يكون للمجلد عنوان حالة. لا تحتوي القواعد على متطلبات أخرى لمثل هذه الحالات. لا يتعارض هذا الإجراء مع البند 6.4 من اللائحة N 105.

بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558 ، تمت الموافقة على قائمة جديدة لوثائق الأرشفة الإدارية المعيارية التي تم تشكيلها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين ( فيما يلي - قائمة 2010 ، القائمة الجديدة).

تختلف القائمة الجديدة عن قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين ، والتي تمت الموافقة عليها من قبل الأرشيف الفيدرالي في 6 أكتوبر 2000 والمعترف بها بأمر من الأرشيف الفيدرالي في 26 أغسطس 2010 رقم 63 غير صالح (يُشار إليه فيما يلي باسم قائمة 2000) ، وهو حجم أكبر بكثير - تقريبًا مرتين - وبالتالي عدد أكبر من عناوين المستندات مع الإشارة إلى فترات الاحتفاظ بها. بالإضافة إلى ذلك ، تغيرت أيضًا فترات الاحتفاظ ببعض المستندات.

نحن نقدم لك مراجعة قصيرةالأنواع الجديدة من الوثائق المدرجة في قائمة 2010 ، والتي تحظى بأكبر قدر من الاهتمام لخدمات توثيق الإدارة - الأمانات ، والمكاتب ، والإدارات العامة ، إلخ.

لقد تغير هيكل القائمة بشكل طفيف ، وظل عدد الأجزاء (12) على حاله ، ولم تخضع أسماؤها لتغييرات كبيرة. وتجدر الإشارة إلى أن المبادئ التوجيهية لتطبيق قائمة 2000 تتكون من ثلاثة أقسام:

1. أحكام عامة.

2. هيكل القائمة وإجراءات تطبيقها.

3. تنظيم اختيار وتسجيل الوثائق للتخزين والإتلاف.

في القائمة الجديدة ، تم الاحتفاظ فقط بقسم "أحكام عامة" مع وصف لهيكل الوثيقة. الاستثناء من توجيهات القسم 3 مفهوم تمامًا ، منذ ذلك الحين تم وصف قواعد اختيار المستندات للتخزين والتدمير بالتفصيل في القواعد الأساسية لتشغيل أرشيف المنظمات ، والتي تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية في 6 فبراير 2002. يحتوي القسم الثاني من المبادئ التوجيهية لتطبيق قائمة عام 2000 على تفسيرات تفصيلية حول إجراءات تطبيق فترة التخزين "الدائم" من قبل المنظمات التي تعتبر مصادر لاقتناء محفوظات الدولة والبلديات وليست كذلك. على وجه الخصوص ، عدد المقالات مع وثائق فترة التخزين الدائم التي يجب تخزينها في المنظمات من جميع أشكال الملكية ، والتي لا تدخل وثائقها إلى الدولة ، وأرشيفات البلدية ، قبل التصفيةهذه المنظمات. لا تتضمن القائمة الجديدة هذه القائمة ، ويتم تقليل التوضيحات إلى بضع حواشي في نهاية المستند:

لا يمكن أن تقل مدة الصلاحية "لحين الحاجة" عن عام واحد.

تعني العلامة "EPK" ("CEC" ، "EC") أن بعض المستندات يمكن أن تُنسب إلى فترة التخزين "بشكل دائم".

<**>هنا وتحت العلامات النجمية<**>يعني أنه في حالة تصفية المنظمات التي ليست مصادر لاقتناء أرشيفات الدولة والبلديات ، يتم قبول المستندات للتخزين الدائم على أساس مجموعة مختارة من المنظمات والوثائق.

وتغيير آخر مهم: في الفقرة 1.4 من المبادئ التوجيهية لتطبيق قائمة 2000 ، قيل عنها الطابع المعياري (أي إلزامي)المستند: "القصد من القائمة أن تستخدم كملف الوثيقة التنظيمية الرئيسيةعند تحديد شروط التخزين والاختيار للتخزين وإتلاف الإدارة المستندات القياسية، أي. مشتركة لجميع أو معظم المنظمات (بما في ذلك المنظمات غير الحكومية) ". القائمة الجديدة لا تحتوي على مثل هذا المؤشر. ومع ذلك ، لا ينبغي أن ننسى أن قائمة 2010 تمت الموافقة عليها بأمروزارة الثقافة الروسية ، وتم تسجيل هذا الأمر من قبل وزارة العدل الروسية في 8 سبتمبر 2010 برقم 18380 ، والذي ، بالطبع ، يعطي الوثيقة طابعًا معياريًا.

بالمناسبة

لاحظ أن الفقرة 1.3 من قائمة 2010 ، التي تمت الموافقة عليها بالفعل بموجب قرار لجنة الخبراء المركزية والتفتيش في الأرشيف الفيدرالي الصادر في 15 سبتمبر 2009 ، ولكن لم تتم الموافقة عليها بعد من قبل وزارة الثقافة الروسية ، تمت صياغتها على النحو التالي: القائمة مخصصة لاستخدامها كـ الوثيقة التنظيمية الرئيسيةعند تحديد شروط التخزين والاختيار لتخزين وإتلاف الوثائق الإدارية الأرشيفية القياسية. وفي الفقرة 1.4 ، تم إدراج الحالات عند تطبيق قائمة 2010:

● عند وضع قوائم خاصة بالصناعة للوثائق التي تشير إلى فترات الاحتفاظ بها ، فضلاً عن التسميات النموذجية للحالات ؛

● عند تحديد تكوين وشروط تخزين وثائق الأرشفة الإدارية المعيارية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، في عملية تطوير مجموعات القضايا ، في تشكيل القضايا ؛

● عند اختيار ونقل الوثائق الأرشيفية للتخزين الدائم في محفوظات الولاية والبلديات ؛

● في العمل العملي للجان خبراء المراجعة (EPC) لأرشيفات الدولة الفيدرالية والسلطات التنفيذية المخولة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي في مجال الأرشفة ، وكذلك لجان الخبراء المركزية (CEC) ولجان الخبراء (EC) في المنظمات.

قدمت الوثيقة إرشادات مفصلة حول كيفية تطبيق فترات الاحتفاظ المؤقتة والدائمة للسجلات ، على غرار قائمة عام 2000.

وردت تعليمات مهمة في الفقرة 2.5 من النسخة المنقحة من قائمة 2010: "لتحديد شروط تخزين المستندات ، من الضروري ، بعد العثور على المادة المقابلة في القائمة ، إجراء مراجعة للحالات ورقة تلو الأخرى. لا يجوز اختيار الملفات للتخزين أو الإتلاف إلا من خلال العناوين في قوائم الجرد أو على أغلفة الحالات.

إذا كانت نفس أنواع المستندات الواردة في هذه القائمة وفي قائمة معينة للوثائق الصناعية أو التسمية التقريبية للحالات لها فترات احتفاظ مختلفة ، فيجب اتباع هذه القائمة. في بعض الحالات ، قد يتم تطبيق فترة احتفاظ أعلى ، كما هو موضح في قائمة المستندات الصناعية أو التسمية التقريبية للحالات.

وفقًا للبند 2.11 من هذه الطبعة انخفاض مدة الصلاحيةالتي أنشأتها القائمة ، محظور.

كما قدم Rosarchive توضيحات أخرى لم تنعكس في النسخة النهائية من القائمة الجديدة.

تنظيم نظام الإدارة

القسم 1.1 يسمى في القائمة الجديدة "الإدارة" ، وليس "الأنشطة الإدارية" ، كما كان في قائمة 2000. التنفيذ والتخزين الحالي للعديد من أنواع المستندات في هذا القسم هو مسؤولية خدمات حفظ السجلات ، لذلك نحن سيحاول التحدث بالتفصيل عن الإضافات التي تم إجراؤها على القسم.

أوامر الإدارة

إذا كانت مؤسستك لديها منظمة رئيسية ، فسيكون من المفيد معرفة أن Art. تحدد المادة 6 من قائمة 2010 فترة تخزين دائمة للتعليمات من المنظمات والوثائق الأعلى لتنفيذها ، ولكن إذا كانت التعليمات تتعلق بالقضايا التشغيلية للنشاط ، فإن فترة تخزينها هي 5 سنوات EPC.

بالنسبة لتعليمات إدارة المنظمة للوحدات الهيكلية والوثائق الخاصة بتنفيذها ، يجب الاحتفاظ بها لمدة 5 سنوات من قبل EPC (المادة 7 من قائمة 2010) ، ووفقًا لمذكرة Art. 7 ، فترة تخزين الأوامر الصادرة بتأشيرة على وثيقة تقابل فترة تخزين الوثيقة. على سبيل المثال ، أمر المدير التنفيذيبشأن إعداد اتفاقية بشأن تقديم المساعدة العلمية والتقنية لأي شركة روسية ، يتم وضعها في رسالة واردة تحتوي على طلب للحصول على هذه المساعدة ، وموجهة إلى التقسيم الفرعي الهيكلي للمنظمة ، يجب الاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات EPC ، لأن. وفقا للفن. 493 من قائمة 2010 ، المراسلات من هذا النوع لها مثل هذا العمر الافتراضي.

ملحوظة.في ممارسة الأعمال ، تقدم بطلب الموافقة على التأشيرة(بموافقة داخلية على المستند) ، ولكن في هذا الشرط ، وفقًا للفقرة 3.24 من GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "، بما في ذلك عنوان الوظيفة ، والتوقيع الشخصي ، ونسخة من التوقيع رسميالذي يوافق على المستند وتاريخ الموافقة و لا يوجد ما يشير إلى أي تعليمات في التأشيرات. في الممارسة العملية ، لا تصدر تعليمات من الإدارة عن طريق التأشيرة ، ولكن دقةفي المستند.

المستندات الإدارية

تنص المادة 21 من قائمة 2010 على الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بتنفيذ الوثائق الإدارية لمدة 5 سنوات من EPC.

إذا كان في الفن. 72 من قائمة 2000 ، تم تحديد فترة تخزين واحدة - دائمة - للكتب وسجلات تسجيل جميع الوثائق الإدارية والتنظيمية للمنظمة ، ثم في الفن. 258 قسمًا 1.5 "الدعم الوثائقي لإدارة وتنظيم تخزين المستندات"من القائمة الجديدة ، يتم إعطاء فترات التخزين لسجلات التسجيل بشكل منفصل لكل مجموعة من الوثائق الإدارية:

	الكتب والبطاقات (قواعد البيانات) والسجلات وسجلات التسجيل والمراقبة:		(1) مخزنة من قبل المنظمة. تخضع للقبول في الدولة ، وأرشيفات البلدية ، إذا كان من الممكن استخدامها كجهاز مرجعي علمي (2) في العقوبات التأديبية ، والإجازات السنوية مدفوعة الأجر ، والعطلات المتعلقة بالتدريب ، والواجب ، ورحلات العمل الداخلية والخارجية قصيرة الأجل - 5 ص.
	أ) المستندات الإدارية للنشاط الرئيسي (الأساسي)
	ب) الوثائق الإدارية الخاصة بالموظفين (2)
	ج) الوثائق الإدارية الخاصة بالأنشطة الإدارية والاقتصادية

كما ترى ، يجب الاحتفاظ بنماذج التسجيل ما دامت المستندات مسجلة فيها - فهذه قاعدة مهمة جدًا لعملنا ، والتي اقترحتها ممارسة الأعمال منذ فترة طويلة ، وهي مكرسة الآن في وثيقة تنظيمية.

القواعد والتعليمات واللوائح

تنص المادة 31 من قائمة 2010 على أن المراسلات المتعلقة بتطبيق القواعد والتعليمات واللوائح والتوصيات يجب أن تبقى لمدة 5 سنوات من قبل EIC.

تنص المواد 33-35 من قائمة 2010 على فترة تخزين واحدة - 5 سنوات لـ EPC - للمراسلات في مجالات النشاط الرئيسية (الأساسية) ذات المستوى الأعلى ، مع المرؤوسين (المرؤوسين) والمنظمات الأخرى.

ظهرت العديد من أنواع المستندات الجديدة في القسم 1.2 "القواعد التنظيمية للإدارة".

المستندات التأسيسية ومستندات التسجيل وإعادة التنظيم والتصفية

تحدد المادة 37 من قائمة 2010 فترة واحدة لتخزين الوثائق بشأن تسجيل الدولة وإنهاء الأنشطةالكيان القانوني ، وفي المادة 38 - شخص طبيعي مثل رجل أعمال فردي- 15 عامًا من EPC بعد انتهاء الأنشطة ؛ الاستثناء الوحيد هو حلوليجب أن يتم الاحتفاظ بها بشكل دائم.

ملحوظة.كما هو مذكور في التفسيرات الخاصة بقائمة 2010 ، في حالة تصفية المنظمات التي ليست مصادر لاقتناء أرشيفات الدولة والبلديات ، يتم قبول الوثائق للتخزين الدائم على أساس مجموعة مختارة من المنظمات والوثائق. القسم 255 1.5 "الدعم الوثائقي لإدارة وتنظيم تخزين المستندات"تنص قائمة 2010 على أن استنتاجات الدولة والمحفوظات البلدية بشأن تكوين وثائق منظمة مخصخصة ومصفاة تخضع للتخزين الدائم.

مادة منفصلة (40) تسلط الضوء على رسائل المعلومات والإشعارات والإخطارات حول التسجيلفي سلطات التسجيل ذات الصلة - لديهم فترة صلاحية مدتها 5 سنوات.

تحدد المادة 48 من قائمة 2010 فترة حفظ المراسلات حول إعادة التنظيم وإعادة التسميةالمنظمات والتحويل من نظام إلى آخر - 5 سنوات من EPC.

الترخيص

تحدد المادة 96 من قائمة 2010 فترة الاحتفاظ بوثائق الترخيص ، وترد قائمة مفصلة بها في عمود "نوع الوثيقة":

اللوائح المتعلقة بالتقسيمات الهيكلية ، على الهيئات الجماعية والخبراء والهيئات الأخرى للمنظمة

أزالت المادة 56 من القائمة الجديدة جميع الشكوك حول فترة الاحتفاظ بالأحكام الخاصة بالتقسيمات الفرعية التي تشكل جزءًا من أكبر الانقسامات الهيكلية:

المستندات المتعلقة بوضع تقييد الوصول إلى المستندات

تم تخصيص العديد من مواد القائمة الجديدة للوثائق حول المعلومات السرية. على وجه الخصوص ، قائمة المعلومات واللوائح والوثائق الأخرى المتعلقة بإنشاء نظام الأسرار التجارية والرسمية والمهنية في المنظمة ، وفقًا للفن. 62 من قائمة 2010 ، يجب الاحتفاظ بها بشكل دائم<**>.

إلى القسم 1.5 "الدعم الوثائقي لإدارة وتنظيم تخزين المستندات"التي سنتحدث عنها بالتفصيل لاحقًا ، تتضمن ثلاث مقالات جديدة تنظم فترات الاحتفاظ بالمستندات المتعلقة بنظام السرية:

● المادة 207 - تحدد فترة 5 سنوات للاحتفاظ بخطط العمل لحماية الأسرار التجارية في المنظمة (بعد استبدالها بأخرى جديدة) ؛

● المادة 208 - تحدد نفس فترة تخزين المستندات (القوائم ، الطلبات ، الاستنتاجات) بشأن التسجيل وقبول خدمة أصحاب المعلومات السرية (بعد إلغاء التسجيل) ؛

● المادة 209 - تحدد نفس - 5 سنوات - فترة تخزين المستندات (القوائم ، الالتزامات ، الإيصالات) للأشخاص الذين تعهدوا بعدم الكشف عن معلومات الوصول المقيد (بعد إزالة القيود المفروضة على الوصول إلى المعلومات).

التوظيف

تحدد المادة 73 من قائمة 2010 فترة احتفاظ لمدة 3 سنوات للمراسلات بشأن تطوير وتغيير جداول التوظيف (بعد الموافقة).

التوكيلات

الآن ليست هناك حاجة إلى اللجوء إلى مصادر أخرى للمعلومات بحثًا عن فترات التخزين للتوكيلات: وفقًا للفن. 60 من 2010 قائمة التوكيلات الصادرة للتنفيذ أنواع معينةيجب الاحتفاظ بأنشطة الفروع والمكاتب التمثيلية لمدة 5 سنوات EPC بعد انتهاء صلاحيتها ، ووفقًا للمادة. 61 من قائمة 2010 ، تخضع التوكيلات لتمثيل مصالح المنظمة للتخزين الدائم<**>.

الشيكات المنظمة

في ملاحظة للفن. يشير 173 من قائمة 2010 إلى فترة تخزين الوثائق التدقيق الداخليالمنظمات:

الشهادات وشهادات الملكية

بالإضافة إلى الفن. 185 من قائمة 2010 ، التي أكدت فترة التخزين الدائم للشهادات وشهادات الملكية والحيازة واستخدام الممتلكات وتسجيل وإعادة تسجيل الأسماء التجارية وعلامات الخدمة ، تم تقديم مادتين جديدتين:

• المادة 186 ، التي تحدد فترة دائمة لتخزين المستندات (المراسيم والتوكيلات والطلبات والاستنتاجات والقرارات) للشهادات والشهادات ؛

● المادة 187 التي تنص على المراسلات الخاصة بتأسيس حقوق الملكية القانونية و فرادىيجب تخزين 5 لترات. EPC بعد إصدار شهادة الملكية.

قضايا إنفاذ القانون ، الخبرة القانونية

القسم يكمله الفن. 190 ، الذي يحدد فترة تخزين المراسلات المتعلقة بقضايا إنفاذ القانون - 5 سنوات من EPC.

إذا أصبح من الضروري إجراء فحص قانوني للوثائق ، فيجب أن نتذكر أنه وفقًا للفن. 192 من قائمة 2010 ، يجب أن تحتفظ EIC بالوثائق (الاستنتاجات ، الشهادات ، المراسلات) للفحص القانوني لمدة 5 سنوات.

تسمية شؤون المنظمة والوحدة الهيكلية

يجب الاحتفاظ بتسميات شؤون المنظمة ، كما كان من قبل ، باستمرار. ولكن الآن ، بدلاً من الصياغة المعممة "وثائق بشأن تنظيم الوثائق في عمل مكتب المنظمة" ، والتي تشمل الفن. 67 من قائمة 2000 ، تم إدراج التسميات والقوائم ومصنفات الحالات والوثائق ؛ القائمة الجديدة تشمل الفن. 200 ، الذي يحدد فترات محددة لتخزين التسميات الموحدة لشؤون المنظمة وتسميات التقسيمات الهيكلية:

مراقبة تنفيذ المستندات

في ممارسة عمل الخدمات الكتابية ، يتم تشكيل المستندات عند إزالة المستندات من السيطرة وتمديد المواعيد النهائية لتنفيذها. حتى الآن ، لم يتضح كم من الوقت ينبغي تخزينها. تتضمن قائمة 2010 الفن. 203 ، والتي بموجبها تكون فترة تخزين هذه المستندات سنة واحدة بعد إزالة المستندات ذات الصلة من السيطرة.

ملحوظة.من غير المفهوم تمامًا كيف ، في الممارسة العملية ، سيرصد موظفو المكاتب الاحتفاظ بهذه المستندات. تتم إزالة المستندات المختلفة من التحكم في أوقات مختلفة - من الصعب جدًا تتبع انتهاء صلاحية فترة التخزين لمدة عام واحد لكل مستند بشكل منفصل. سيكون من المعقول أكثر حساب فترة التخزين من 1 يناير من العام التالي للسنة التي انتهى فيها عمل المكتب على هذه الوثائق.

في الفن. 258d من قائمة 2010 ، تم تحديد فترة 3 سنوات لتخزين السجلات (البطاقات) لرصد تنفيذ المستندات.

إرسال المستندات بالبريد

لا تتسرع في إتلاف قوائم التوزيع الإلزامي للوثائق فور استبدالها بأخرى جديدة! وتنص المادة 204 من قائمة 2010 على فترة احتفاظ مدتها 3 سنوات لهذه القوائم.

تأخذ القائمة الجديدة في الاعتبار حتى هذه الحالات النادرة مثل انتهاك قواعد إرسال المستندات. تحدد المادة 205 فترة تخزين المراسلات حول هذه المسألة - سنة واحدة.

تحدد المادة 259 ج من قائمة 2010 فترة 3 سنوات لتخزين المستندات المحاسبية عن عدم (تلف) المستندات (المرفقات) في المواد البريدية.

أشكال التقارير الصارمة

تحددها القائمة الجديدة ومدة تخزين التقارير وتصرفات استخدام وتدمير النماذج مساءلة صارمة. حسب الفن. 208 من قائمة 2010 ، يجب الاحتفاظ بهذه الوثائق لمدة ثلاث سنوات. لاحظ أن نفس فترة التخزين تحددها Art. 259 من القائمة الجديدة ولوثائق المحاسبة ذات أشكال الإبلاغ الصارمة.

التوقيع الرقمي الإلكتروني

تم تخصيص العديد من مقالات قائمة 2010 لأمن المعلومات ومكافحة الفيروسات وحماية التشفير. تحدد أكثر من عشرة مقالات شروط تخزين المستندات المتعلقة باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني وشهادات مفتاح التوقيع. إذا لزم الأمر ، يمكنك بسهولة تعيين فترات الاحتفاظ لهذه المستندات وفقًا لقائمة 2010.

تنظيم تخزين الوثائق الأرشيفية

في قائمة عام 2010 ، تم التعامل مع مسألة تنظيم التخزين الأرشيفي للوثائق بشكل أفضل بكثير مما تم إجراؤه في قائمة 2000.

مقارنة بالفن. 74 من قائمة 2000 بشأن شروط تخزين قوائم جرد الحالات في فن مماثل. 248 من القائمة الجديدة توفر المزيد من المعلومات والإيضاحات الإضافية. بخاصة:

● في ملاحظة للفن. 248 يحتوي على إشارة مهمة للغاية أن قوائم جرد حالات التخزين الدائم الانقسامات الهيكليةيجب الاحتفاظ به 3 سنواتبعد موافقة EPC أو EC للقسم السنوي الموحد للمخزون ؛

● إنشاء المادة 248 أ التخزين الدائم لسجلات الحالات من قبل الموظفين، وتنص الملاحظة على هذه المقالة على أنه بعد تصفية المنظمة ، يجب نقل هذه المخزونات للتخزين الدائم في أرشيف الدولة أو البلدية.

في الفن. 251 من قائمة 2010 ، بالإضافة إلى وثائق المحاسبة لإصدار الحالات للاستخدام المؤقت ، يشار إلى وثائق المحاسبة سحب الحالاتوالمستندات إصدار قوائم الجردللاستخدام المؤقت. فترة الاحتفاظ لجميع الوثائق لا تزال 3 سنوات. لكن هناك استثناء واحد: في حاشية Art. 251 يشير إلى فترة التخزين لأعمال إصدار الحالات للاستخدام المؤقت منظمات أخرى- 5 سنوات EPC.

ظل العمر الافتراضي للعقود والاتفاقيات مع المؤسسات الأرشيفية والمنظمات الأخرى بشأن المسائل الأرشيفية والعمل المكتبي ، وفقًا للفن. 254 من قائمة 2010 ، السابقة - 5 سنوات من EPC ، لكن الملاحظة على هذه المادة تستكمل بشرح مهم: اتفاقيات تخزين الوديع للوثائق ، اتفاقيات قبول ونقل المستندات للتخزين الدائم ، اتفاقيات التعاون يجب تخزينها باستمرار.

تحدد المادة 256 من قائمة 2010 فترة تخزين المراسلات المتعلقة بأعمال المكتب والمسائل الأرشيفية - 5 سنوات. EPC.

إذا قامت المنظمة بإعداد تقارير وشهادات عن حجم سير العمل ، فيجب أن يؤخذ في الاعتبار أن Art. 257 من قائمة 2010 ، من المقرر الاحتفاظ بهذه المستندات لمدة عام واحد.

في الفن. 258 و يوفر تخزينًا لمدة عام واحد من سجلات تسجيل الطلبات والأوامر وأوامر نسخ المستندات.

أخيرًا ، الفن. 259 جرامًا ، يشترط تخزين قراءات أدوات قياس درجة الحرارة والرطوبة (وهو أمر مهم بشكل خاص في غرف تخزين الأرشيف) لمدة عام واحد.

ظهرت مقالتان جديدتان في القسم الذي يحدد فترات الاحتفاظ: كتب ومجلات الوسائط الإلكترونية ، وشهادات التوقيعات الرقمية الإلكترونية ، ونسخ قواعد البيانات ، وما إلى ذلك. (المادة 260) والكتب (المجلات) من سجلات المستندات والوسائط الإلكترونية المحتوية على معلومات سرية (المادة 261). إذا كان لدى المنظمة أنواع المستندات المدرجة ، فيجب عليك قراءة المقالات المشار إليها في قائمة 2010 بعناية.

التخطيط وإعداد التقارير

في القسم 2.2 "التخطيط المستمر"بدلاً من مادة واحدة عن فترة تخزين أوامر الحكومة (المادة 89 من قائمة 2000) ، تم تضمين العديد من المواد التي تحدد فترات تخزين المستندات المتعلقة بتنفيذ العقود الحكومية والبلدية لتوريد السلع ، أداء العمل ، وتقديم الخدمات ، وكذلك وثائق العطاء (المواد 273-279 قائمة 2010).

المواد 280-284 من قائمة 2010 مخصصة للوثائق المتعلقة بالمشاركة في المسابقات للحصول على المنح.

تحدد المادة 287 من قائمة 2010 فترة تخزين دائمة للخطط المعتمدة من قبل إدارة المنظمة ، وبرامج التدابير في مجالات النشاط مثل القضاء على حالات الطوارئ والكوارث الطبيعية وأنواع العمل العاجلة.

لم يتغير العمر الافتراضي للخطط السنوية للوحدات الإنشائية (5 سنوات) ، ولكن في ملاحظة للفن. يوضح 290 من قائمة 2010 أنه في حالة عدم وجود خطط عمل سنوية للمنظمة ، يجب الاحتفاظ بها بشكل دائم.

تم تحديد فترة تخزين للخطط الفردية للموظفين - وفقًا للفن. 291 يجب تخزينها لمدة عام.

بشكل منفصل ، من الجدير بالذكر حول الإبلاغ عن المستندات وفترات الاحتفاظ بها، لأن قد تكون المعالجة والتخزين الحالي لبعضها من مسؤولية خدمة حفظ السجلات.

قدَّم مقال جديدبشأن شروط تخزين تقارير الفروع والمكاتب التمثيلية والشركات التابعة:

تحدد المادة 475 من قائمة 2010 فترة التخزين للتقارير السنوية عن عمل الأقسام الهيكلية للمنظمة - 5 سنوات ، وفي حالة عدم وجود تقارير سنوية ربع سنوية عن عمل المنظمة - بشكل دائم.

التقارير الفردية للموظفين ، وفقا للفن. يجب الاحتفاظ بـ 476 من قائمة 2010 لمدة عام واحد.

لا تنسى التقارير المتعلقة بتنفيذ العقود الحكومية والبلدية لتوريد السلع ، وأداء العمل ، وتقديم الخدمات (المادة 471) ، وكذلك التقارير المتعلقة بتنفيذ المنح (المادة 273 من قائمة 2010).

العلاقات الاقتصادية والعلمية والثقافية وغيرها

إذا كانت لشركتك علاقات اقتصادية وعلمية وثقافية وغيرها مع المنظمات الدولية أو تخطط للانضمام إلى هذه المنظمات ، فيجب عليك الدراسة بعناية القسم 5.1 "تنظيم الاتصالات"اذكر عام 2010 وانتبه إلى التغييرات التي حدثت فيه.

أولا ، الفن. 482 حددت فترة دائمة لتخزين الوثائق الإدارية للمنظمات الدولية التي المنظمة عضو فيها ؛ ثانياً ، الفن. 483 يحدد فترة 5 سنوات لتخزين المراسلات المتعلقة بالمشاركة في أنشطة المنظمات الدولية.

يتضمن القسم عدة مقالات جديدة. على سبيل المثال ، Art. 500 من قائمة 2010 ، تم تحديد فترة احتفاظ دائمة للوثائق المتعلقة بالأنشطة المبتكرة للمنظمة.

تقارير المتخصصين عن المشاركة في أعمال المنظمات الدولية ، وفقا للفن. يجب الاحتفاظ بـ 501 بشكل دائم<**>.

للمراسلات مع المنظمات الأجنبية بشأن قضايا النشاط الاقتصادي الأجنبي ، يتم تحديد فترة تخزين لمدة 15 عامًا لـ EPC (المادة 502) ، وللمراسلات مع المنظمات الروسيةعلى نفس القضايا - 5 سنوات من EPC (المادة 503).

فترة التخزين للمراسلات الخاصة بتسليم الصادرات والواردات ، وفقًا للفن. 507 من قائمة 2010 ، تختلف اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على الشخص الذي تتعامل معه المراسلات:

خدمة المعلومات

إذا تم تكليف الخدمة الكتابية بمسؤولية الحفاظ على المراسلات مع الأموال وتخزينها وسائل الإعلام الجماهيرية، يجب ألا يغيب عن البال أن الفن. 515 القسم 6.1 "جمع (الحصول على) المعلومات والتسويق"تحدد قائمة 2010 فترة التخزين للمراسلات مع وسائل الإعلام حول تغطية الأنشطة الرئيسية (الأساسية) للمنظمة - 5 سنوات من EPC ، وتتطلب المادة 516 تخزين المراجعات النقدية والتفنيد لنفس الفترة معلومات خاطئةحول أنشطة المنظمة.

قد يُطلب من السكرتير إعداد خطابات ترجمة للأدب الأجنبي والتقدم بطلب للحصول على ترجمات لمقالات من كتب ومجلات أجنبية. في هذه الحالة ، يجب أن تعلم أن مدة تخزين هذه المستندات ، وفقًا للفن. 523 و 524 من قائمة 2010 هي سنة واحدة.

النظام الداخلي للمنظمة

إلى القسم 10.1 "الامتثال للوائح الداخلية للأنشطة"تتضمن قائمة 2010 عدة مقالات جديدة:

● حسب الفن. 775 العمر الافتراضي للكتب ومجلات المطبوعات وقوالب الأختام والطوابع ظلت كما هي - باستمرار<**>، يتم تحديد نفس فترة التخزين بموجب المادة المحددة ول مطبوعات طبق الأصل;

● وفقًا للمادة. 780 لم يتغير العمر الافتراضي لدفاتر التسجيل (المحاسبة للإصدار) للشهادات والتصاريح وهي 3 سنوات ، يتم تحديد فترة التخزين نفسها بموجب المادة المحددة لدفاتر التسجيل بطاقات هوية;

● تم إجراء إضافة مماثلة في المادة التي تحدد فترة التخزين (سنة واحدة) لشهادات القبول لأشكال الشهادات والتصاريح ، وشهادات الإنفاق لإتلاف الشهادات ، والتصاريح ، وظهورها: وفقًا للفن. 781 في غضون عام واحد ، يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بشهادات القبول للنماذج بطاقات هوية.

في العدد القادم من المجلة ، سنتحدث عن تغيير فترات الاحتفاظ ببعض الوثائق فيما يتعلق بإدخال القائمة القياسية الجديدة.

.

يتم طرح هذا السؤال من قبل جميع رواد الأعمال ، دون استثناء ، الذين فتحوا مؤخرًا مشروعًا ولم يفهموا تعقيدات النظام. إذن ما هي مدة الاحتفاظ بوثائق LLC ، سنة أو سنتين أو أكثر؟ يمكنك فهم هذه القضية بالتفصيل من خلال قراءة النقاط القانون الاتحاديرقم 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي".

تختلف فترات الاحتفاظ بوثائق المحاسبة. ما الذي يمكن قوله من خلال تجميع كل النقاط الفرعية معًا؟ يجب الاحتفاظ بمستندات المحاسبة في شركة ذات مسؤولية محدودة على الأقل طالما كان هناك احتمال أن يتطلبها التدقيق الضريبي. وفقًا للمادة 89 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، فإن فترة لا تتجاوز ثلاث سنوات قبل قرار إجراء هذا التدقيق بالذات تخضع للتحقق. أي أننا نخزن بالتأكيد لمدة ثلاث سنوات ، ثم يبدأ الأمر الأكثر إثارة للاهتمام.

المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، الفقرة الفرعية 8 من الفقرة 1 تخبرنا بوضوح أن دافعي الضرائب مطالبون بالاحتفاظ بوثائق تؤكد حساب الضريبة لمدة أربع سنوات وليس أقل. هذا كل شيء أيها السادة. ليس ثلاث سنوات ، بل أربع سنوات ، نقوم بتخزين الوثائق المحاسبية بعناية ونتأكد من عدم فقد أي ورقة.

ما هي المستندات المحددة التي نفضلها ونحتفظ بها باعتبارها قرة أعيننا؟

• بيانات المحاسبة الضريبية ؛
• المستندات التي تؤكد الدخل ؛
• دليل موثق للنفقات ؛
• دليل على استقطاع الضرائب ؛

تؤكد المحاسبة أيضًا قواعد تخزين الوثائق الأولية. حسب الطلب "حول محاسبة»رقم 129-FZ يجب الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية على النحو المحدد في قواعد أرشيف الدولة. ولكن ليس أقل من خمس سنوات بعد تجميع التقارير المحاسبية لآخر مرة.

ما يحدث؟ وحقيقة أنك ملزم بالحفاظ على المستندات بصرامة للفترة التي يمكن فيها طلب التحقق من صحة المستندات من قبل مصلحة الضرائب. هذه ثلاث سنوات. إذا لم يكن لديك ، نتيجة الفحص ، مستندات عمرها خمس سنوات ، فقد يتم تغريمك بسبب التخزين غير السليم للوثائق ولا شيء أكثر من ذلك.

لكن ليس كل شيء بهذه البساطة والشفافية في غابة المحاسبة والضرائب. هناك وثائق يجب الاحتفاظ بها لفترة أطول بكثير من الفترات التي ناقشناها للتو. ما هي هذه الوثائق؟

1. المستندات الأولية لاقتناء الممتلكات. نحتفظ بهذه المستندات طالما نريد. لما هذا. أولا ، الاستهلاك. ثانيًا ، عند بيع عقار ، عليك أن تأخذ تأكيدًا في مكان ما لقيمته الأولية 7 ولا تنسَ أيضًا ضريبة الأملاك.
2. أصول ثابتة. بالنسبة للشركات غير المربحة ، تنص المادة 283 من قانون الضرائب على قاعدة تخفيض القاعدة الضريبيةالفترة الحالية بسبب خسائر الفترة الضريبية السابقة. بطبيعة الحال ، يجب أن تؤكد الوثائق ذلك. يمكن أن تؤخذ الخسائر في الاعتبار لمدة عشر سنوات لاحقة ، مما يعني أن المستندات يجب أن تكون بالترتيب المناسب (المادة 283 ، الفقرة 4). لمفتشي الضرائب الحق في طلب مستندات أولية تؤكد النتيجة المالية لتأكيد بيانات الخسائر المبينة في الإقرار المقدم.
3. بالنسبة للمؤسسات الريفية التي تعمل بضريبة زراعية واحدة ، من الضروري أيضًا الاحتفاظ بوثائق الخسائر خلال كامل فترة شطبها. المادة 346.6 الفقرة 5 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
4. للأشخاص الذين يعملون على ما يسمى ب "التبسيط" ، الخزانات الأرضية. المادة 346.18 الفقرة 7 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
5. لشطب اليأس الحسابات المستحقةمن الضروري أيضًا أن يكون لديك مستندات أساسية داعمة لخدمة الضرائب. يحرم إتلاف المستندات الثبوتية الشركة من حق الاعتراف بالديون المعدومة كمصروف ، لأنه لن يكون هناك ما يؤكد المبلغ.
6. لن نتحدث كثيرًا عن الشركات المساهمة ، حيث لا يزال السؤال مطروحًا كم من الوقت ضروري للاحتفاظ بوثائق شركة ذات مسؤولية محدودة ، وليس شركة OJSC. لذلك ، باختصار ، من الضروري تخزين المستندات لإعداد التقارير الضريبية في JSC - البيانات المالية السنوية ، وكذلك الميثاق طالما أن الشركة موجودة. في حالة تصفية الشركة ، يتم إرسال المستندات إلى أرشيف الدولة. أنت بحاجة إلى اتفاقية مبرمة مع الأرشيف مسبقًا في هذا الإجراء. إذا لم يكن هناك اتفاق من هذا القبيل ، فإن المستند الخاص بموظفي الشركة فقط يدخل في الأرشيف. أما مكان تخزين باقي المستندات ، فيقرره رئيس لجنة التصفية ، أو ربما أمين الإفلاس.
7. يتعين على الشركة الاحتفاظ بالإقرارات الضريبية السنوية لمدة 10 سنوات على الأقل. ربع سنوي - خمس سنوات ، هذا في حضور سنوي.
8. في حالة عدم وجود تقارير ربع سنوية ، يتم الاحتفاظ بالتقارير الشهرية أيضًا لمدة خمس سنوات على الأقل.
9. يجب الاحتفاظ بدفاتر المشتريات والمبيعات والفواتير لمدة خمس سنوات كاملة من تاريخ آخر قيد في المجلة. البند 15.27 من قواعد الاحتفاظ بسجلات المحاسبة. في قائمة مستندات الإدارة القياسية ، يوجد بند يتعلق بالفواتير ، ينص على أنه يجب تخزين هذه الفواتير بالذات لمدة خمس سنوات وهذا كل شيء.

مرة أخرى، الخدمات الضريبيةأثناء عمليات التفتيش ، يجب أن يسترشدوا بالتشريع الخاص بالضرائب والرسوم. ولم يتم تضمين القائمة.

استنتاج ديلام: ما هي المدة التي تحتاجها للاحتفاظ بالوثائق ذات المسؤولية المحدودة؟ اتضح أن ما لا يقل عن خمس سنوات ، ومن حيث الأصول الثابتة ، وبشكل عام ، طوال فترة وجود الشركة. من الضروري النظر في فترة تخزين المستندات من الأول من يناير التالي للسنة التي تم إنشاؤها فيها.

كيف تخزن المستندات الورقية؟

في السياسة المحاسبيةيجب أن تحدد المؤسسة كيف وأين يجب تخزين الوثائق ، وكذلك الشخص المسؤول عن تنفيذ هذه الفقرة أو حتى لجنة تتألف من أكثر الموظفين المؤهلين.

بالمناسبة ، ليس من الضروري الاحتفاظ بالوثائق في المكتب. لا يحظر القانون اختيار أماكن أخرى للتخزين ، على سبيل المثال ، شركات الأرشيف المتخصصة. و هنا شركة مساهمةمطلوبًا بموجب القانون للاحتفاظ بوثائق مثل تقارير سنويةوالميثاق حيث يقع المكتب الرئيسي بالضبط. بالمناسبة ، يُسمح بتخزين الوثائق في شكل إلكتروني بموجب القانون مع تحذير بسيط بأن المستندات ستحتوي بالضرورة التوقيع الإلكترونيالشخص المسؤول عن إعداد الوثيقة. لتخزين الوثائق في شكل إلكتروني ، تقوم الشركة بإنشاء معلومات نظام الشركات. يتم تقديمه من قبل مركز إصدار الشهادات ، والذي يضمن استخدام التوقيع الإلكتروني في المستندات الإلكترونية.

تتدهور مستندات التخزين طويلة الأجل وتتلاشى بمرور الوقت. من أجل أن تكون محتوياتها قابلة للقراءة ، يجب على الأشخاص المسؤولين عن التخزين الحرص عليها وعمل نسخ في الوقت المناسب.

عندما يتم تصفية الشركة ، يتم أرشفة المستندات الخاضعة للتخزين طويل الأجل. إذا تم إعادة تنظيم الشركة ، يتم نقل المستندات إلى المنظمة الخلف. عندما يتم إنشاء شركة جديدة ، فإنها تتلقى الملفات الشخصية للموظفين الذين تم نقلهم إلى الهيكل الجديد والوثائق المتعلقة بنطاق الشركة الجديدة.

إتلاف الوثائق. لتدمير مستند ، يجب عليك أولاً وضع قانون سيوقعه رئيس الشركة ، وعندها فقط يمكنك المتابعة مباشرة إلى إتلاف المستندات. علاوة على ذلك ، في العمل ليس من الضروري إعادة كتابة بعناية كل ورقة من الأوراق التي سيتم تدميرها. يكفي إعادة كتابة اسم المجموعات المتجانسة. يجب النظر إلى ما يعتبر مجموعات متجانسة بشكل مستقل. على سبيل المثال ، الفواتير - يمكن اعتبارها مستندات متجانسة ، وما إلى ذلك.

كيف أتلف المستندات بشكل صحيح؟

فقط احترق؟ الجواب غير صحيح. في هذه الحالة ، يمكنك التعامل تمامًا مع المشكلات المتعلقة بالخدمات البيئية.
هل تريد إعادة التدوير كورقة نفايات؟ الخيار جيد ، لكن ليس هناك ما يضمن أن الشركة المنافسة لن تمتلك المستندات ، وهو أمر غير جيد. لمنع حدوث ذلك ، يجب نقل المجلدات التي تحتوي على مستندات لإعادة التدوير مع فاتورة. علاوة على ذلك ، يجب أن يتم تصدير المستندات تحت إشراف موظف في الشركة مسؤول عن تخزين المستندات.

كما أنه من المستحيل التخلص منه ببساطة لأنه بموجب القانون ، يلتزم صاحب العمل بالحفاظ على سرية البيانات الشخصية للموظفين.

ماذا تبقى؟ الأصح هو استخدام آلة خاصة لتدمير الورق. بشكل عام ، الأمر متروك لك لتقرير كيفية التخلص من الأوراق الزائدة.

من أجل تجنب الرغبة في تخفيف أرشيفك الوثائقي قبل الموعد المحدد ، سأضيف أن عدم وجود سجلات أو فواتير محاسبية للفترة الضريبية يعتبر انتهاكًا جسيمًا ويعاقب عليه بغرامة قدرها خمسة آلاف روبل.

وهذا إذا كانت المستندات مفقودة لأحد الفترة الخاضعة للضريبة. في الحالات الأكثر شدة ، لن تكون الغرامة 5000 روبل ، بل 15000 روبل.

إذا تم التقليل من قيمة القاعدة الضريبية بفعل فقدان المستندات التي تؤكد الدخل ، سيدفع دافع الضرائب غرامة قدرها 10 في المائة من مبلغ الضريبة غير المسددة ولا تقل عن نفس 15000 روبل.
بالمناسبة ، في القانون الجنائي هناك نقاط تتعلق بالحفاظ على مستندات المحاسبة. إذا ثبت تلف المستندات بدافع المصلحة الشخصية ، فقد يُسجن الشخص المعني لمدة عام على الأقل. إذا كانت هناك رغبة في التعرف على هذه الفقرة بمزيد من التفصيل ، فراجع المادة 352 ، الفقرة 1 ، من القانون الجنائي للاتحاد الروسي لمزيد من التفاصيل.

أيضًا ، ضع في اعتبارك أن ممثلي السلطات الأرشيفية لهم الحق في التحقق من التخزين المناسب للوثائق الأرشيفية في مؤسستك. وهنا ، وفقًا للمادة 13.20 من قانون الاتحاد الروسي بشأن انتهاكات قواعد التخزين والمحاسبة والاستحواذ ، وكذلك استخدام المستندات الأرشيفية ، يمكن معاقبتك بغرامة تتراوح من 300 إلى 500 روبل أو غرامة إدارية فرض.

مدير الشركة مسؤول عن إنشاء أماكن لتخزين المستندات والأرشفة على وجه الخصوص رئيس الحساباتيجب تخزين هذه المستندات نفسها بطريقة منظمة ونقلها بشكل صحيح إلى الأرشيف.

ينظمها قانون "المحاسبة" رقم 402 و قانون الضرائبالترددات اللاسلكية. يجب أن يعرف كل محاسب ورجل أعمال عدد سنوات المحاسبة و المستندات الضريبية. ستؤدي مخالفات التخزين والتخلص إلى عقوبات.

قد تحدد القوانين التشريعية فترة مختلفة لتخزين المستندات. في هذه الحالة ، من الضروري التركيز على المدة القصوى. تضع كل منظمة قواعدها ولوائحها الخاصة للاستخدام. يأخذ ذلك بعين الاعتبار القوانين المنظمة لأنشطة الشركة وشكلها التنظيمي.

اعتمادًا على أنشطة الشركة ، يلزم تخزين المستندات من عام واحد حتى نهاية عمر الشركة. المؤسسات المالية المرتبطة بإصدار القروض والاعتمادات إجازة الوثائق حتى بعد انقضاء فترة الاحتفاظ بموجب القانون. لكل منظمة هناك قواعد عامةاستخدام البيانات الأرشيفية ، ولكن هناك اختلافات يجب مراعاتها.

تشمل قائمة المستندات الخاضعة للتخزين طويل الأمد ما يلي:

تنطبق المتطلبات البسيطة على رواد الأعمال الأفراد. طوال فترة وجود الملكية الفكرية ، يجب على المالك الاحتفاظ بتقارير سنوية للسلطات الضريبية وشهادة تسجيل. تظل التقارير المحاسبية السنوية والمعلومات المتعلقة بالموظفين في الأرشيف لمدة 75 عامًا. لا تنطبق المتطلبات الأخرى لرجل الأعمال.

الاكثر دوران الأموالالشركات ، كلما كان القانون أكثر صرامة. يجب الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية والضريبية لمدة 75 عامًا. المؤسسات الماليةتمديد فترة الاحتفاظ بسبب النزاعات المحتملة حول موضوع المدفوعات الالتزامات الائتمانية. لا يزال هناك عقد في أرشيف الوثائق التي تحتوي على معلومات حول الموظفين والفواتير والتسويات مع الموردين والموظفين.

تقوم الشركات المساهمة بتخزين المعلومات باستمرار حول رأس المال المصرح به ، وأسهم المؤسسين ، ومقدار الودائع ، والعائد على الأصول. الوثائق المحاسبية المقدمة إلى السلطات الضريبية ، والتسويات مع المساهمين والموظفين ، سجلت إيصالات نقدية كبيرة تظل لمدة 75 عامًا. يتم الاحتفاظ بالوثائق الأخرى وفقًا للقانون: حتى 10 سنوات أو أكثر.

أوراق محاسبية

يحدد قانون الضرائب فترة خمس سنوات لحفظ السجلات المحاسبية. يبدأ العد التنازلي من العام التالي ، بعد انتهاء صلاحية المستند نفسه. رئيس المؤسسة هو المسؤول عن تنظيم وأرشفة الوثائق. 402-FZ وأمر وزارة الثقافة رقم 558 بالموافقة على إمكانية تمديد حفظ الوثائق الأرشيفية.

ل أوراق المحاسبةتشمل المؤسسات:

تعد التقارير السنوية من بين الوثائق الأساسية للشركة ، لذلك يجب الاحتفاظ بها بشكل دائم. يتم نقل الأوراق التي يزيد عمرها عن 10 سنوات إلى أرشيف الشركة. إذا كانت مدة الحفظ أقل ، يتم تركها في الوحدة. بعد انقضاء قانون التقادم ، يتم إتلافها. وفي الوقت نفسه ، فإن المنظمة غير ملزمة بإنشاء أرشيف خاص للتوثيق.

إذا كانت الشركة كبيرة ولديها العديد من الأقسام الهيكلية ، فمن المستحسن تكوين أرشيف. يجب أن تكون هذه غرفة منفصلة ، ومجهزة وفقًا لقواعد تنظيم مستودع بيانات كلاسيكي. للراحة ، بناءً على محتوى الوثائق ، يتم تمييز أنواع الأرشفة:

• أوراق الإدارة
• المستندات الإلكترونية
• تقارير سنوية

يجب أن تكون وحدات الموظفين الفردية مسؤولة عن الحفاظ على النظام في الأرشيف.

المستندات الضريبية

يحدد القانون فترة الاحتفاظ بالوثائق لمدة أربع سنوات. يتحدث عن المستندات المحاسبية اللازمة لحساب الضرائب.

من الناحية النظرية ، كل شيء واضح ، ولكن من الناحية العملية ، المحاسبة و الوثائق الضريبيةلا فرق. هناك لبس حول فصل أنواع هذه الأوراق. لتجنب العقوبات ، تُنصح المؤسسات بالاحتفاظ بالمستندات الضريبية لمدة خمس سنوات.

تسمح المادة 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي بتحويل مبلغ الخسارة إلى فترات مستقبلية ، إذا تم تأكيد ذلك. وفقًا لهذا ، يجب أن تحتفظ المنظمة بالمستندات التي تثبت حدوث الضرر حتى يتم سداد مبلغ التخفيضات الضريبية.

يتم الاحتفاظ بالوثائق الضريبية لمدة 5 و 75 عامًا وبشكل دائم. أكبر مجموعة لها مدة صلاحية مدتها خمس سنوات. ويشمل:

• الإعلانات
• ضريبة الأراضي
• سجل الضرائب المستحقة والمدفوعة
• الأفعال الضريبية
• المراسلات المتعلقة بالضرائب والغرامات والعقوبات

إذا كانت البطاقات الضريبية والمعلومات المتعلقة بدخل الأفراد لا تحتوي على معلومات حول الحسابات الشخصية ، فسيتم تخزين هذه المستندات لمدة 75 عامًا.

يتطلب تخزين الوثائق أن تكون على دراية بالفترات عمليات التفتيش في الموقعمن مصلحة الضرائب. وعادة ما يتم احتجازهم كل ثلاث سنوات. في المرة القادمة التخلص من الوثائق من منتهي الصلاحيةالملاءمة ، من الضروري التحقق مما إذا كان قد تم تعيين عنصر التحكم التالي.

وثائق قسط التأمين

يتم تضمين أقساط التأمين أيضًا في المستندات المحاسبية للشركة. في السابق ، تم تحديد أمر التخزين بواسطة 212-FZ. وفقًا للقانون ، تم الاحتفاظ بوثائق مدفوعات التأمين لمدة ست سنوات. لكن في عام 2017 تم إلغاؤه. الآن يتم تنظيم إجراءات التخزين بموجب قانون الضرائب والقانون الاتحادي رقم 250.

يوضح الجدول 1 وثائق أقساط التأمين التي يجب أرشفتها.

الجدول 1. قائمة الوثائق وفترة الاحتفاظ.

اسم	الفترة (سنوات)
أوامر الدفع للمساهمات
دفعة ربع سنوية لصندوق التأمينات الاجتماعية
الحساب السنوي في FSS	في حين أن المنظمة
إبلاغ وحدة الاستخبارات المالية عن الشهر
رفع التقارير السنوية إلى وحدة الاستخبارات المالية	في حين أن المنظمة
الإيصالات والمخزونات التي تشير إلى الإرسال التقارير	مواكبة مع التقارير

تصرفات الأفراد

ينظم القانون الاتحادي رقم 125 ضمان التخزين الصحيح لوثائق الموظفين. ولتسهيل البحث عن المعلومات داخل الشركة ، يتم تشكيل وثائق الموظفين في ملفات. يحدث هذا في بداية سنة تقويمية جديدة. وبالتالي ، يتم ضمان ترتيب تخزين البيانات ، ويتم القضاء على الارتباك.

فترة تخزين الوثائق التي تتعلق بالبيانات الشخصية للموظف هي 50 و 75 سنة. وتشمل هذه جميع الأوراق التي تعكس العلاقة بين صاحب العمل والموظف. يمكن تصنيفها:

تحتفظ المنظمة بالأصل ونسخة من دفتر العمل حتى يطلبها الموظف السابق. مدة التخزين القصوى 50 سنة. وفقًا للتشريع الجديد ، إذا تم تسجيل شخص في شركة قبل عام 2003 ، فيمكن تخزين الكتاب لمدة تصل إلى 75 عامًا.

تجدر الإشارة إلى أنه لا يمكنك ترك نسخ من مستندات الموظف في مؤسسة إلا إذا وقع اتفاقية بشأن معالجة البيانات الشخصية. خلاف ذلك ، يعتبر التخزين غير قانوني ، وتصدر المنظمات غرامة.

يتم أرشفة البيانات الشخصية للموظفين المسجلين قبل عام 2003 لمدة 50 عامًا. لمن تم ترتيبه لاحقًا - 75 عامًا.

تم وصف قواعد التخزين في الفيديو:

يتم حفظ الأقل من كل شيء في المنظمة أجازة مرضيةوخطط العطلات. شهادة العجز المؤقت عن العمل تبقى لدى الشركة لمدة خمس سنوات. جدول الإجازة في غضون عام بعد استخدامه. يشير جدول التوظيف إلى المستندات الرئيسية للشركة ويتم تخزينها بشكل مستمر.

ماذا تفعل إذا انتهت فترة تخزين المستندات - الإتلاف

جميع الوثائق عرضة للتدمير عند انتهاء فترة الاحتفاظ القانونية. تقوم الشركة بالخطوات التالية قبل التدمير:

من الضروري اتباع القواعد الخاصة بالتخلص من مستندات المنظمة ، حيث أن انتهاكها يستلزم مسؤولية إدارية. وبالتالي ، فإن نقل الأوراق لإعادة التدوير مصحوب بفواتير للقبول والتسليم. تشير إلى التاريخ وعدد الحالات ووزنها النهائي.

يتم إجراء إتلاف المستندات في المنظمة سنويًا أو بالطريقة التي يحددها رئيس الشركة. تعرف وزارة المالية في الاتحاد الروسي التصرف في المستندات على أنه توصية وليس التزامًا على الشركة.

يجب استبعاد إمكانية التخلص من الأوراق الأرشيفية التي لم تنته صلاحيتها بعد. سيساعد الفحص الدقيق والشامل في هذه العملية.

كيفية تخزين المستندات بشكل صحيح

التنظيم السليم لتخزين وثائق المنظمة يتجنب المشاكل أثناء التحقق مفتشو الضرائب. يمكن للشركة تنظيم التخزين الخاص بها أو استخدام خدمات الشركات المتخصصة في أرشفة البيانات. عند إنشاء أرشيف في المكتب ، يتم استخدام غرفة منفصلة ، ويتم إصدار المستندات تحت إشراف كبير المحاسبين وفقًا لسجل مُعد مسبقًا.

الأرشفة الصحيحة للوثائق القديمة مهمة عند الفرز. المستندات التي تبقى في الشركة بشكل دائم - لأكثر من عشر سنوات - تخضع للتسجيل الكامل في السجل. يحدث مثل هذا:

• القضية مخيط ومربوط
• الصفحات مرقمة
• يتم وضع ورقة شهادة - تشير إلى عدد الصفحات التي تم إيداعها في القضية
• على الطلب
• يتم وضع غلاف الحالة مع تحديد اسم المؤسسة والرقم والعنوان

بعيدا وسائط ورقيةمن المهم تخزين الوثائق الإلكترونية بشكل صحيح. لا تختلف شروط تخزين البيانات في شكل إلكتروني عن الشروط القياسية.

ميزة هذه العملية هي السيطرة عليها الحالة الفنيةالمستندات الإلكترونية. يجب إجراء التدقيق كل خمس سنوات. إذا تم اكتشاف مشاكل ، فيجب تنظيم نقل البيانات من وسيط معيب إلى وسيط جديد. يتم الاتفاق على الإجراء مع رئيس المؤسسة.

كيفية تحضير المستندات للأرشفة:

يتم تنظيم شروط التخزين التالية:

• البيانات موجودة على وسيلتين إلكترونيتين على الأقل
• توفر الشركة الإمكانات الفنية لعرض البيانات ونسخها وحذفها ونقلها
• توفير نظام أمان موثوق به يستبعد إمكانية وصول المعلومات إلى أطراف ثالثة

مسؤولية حفظ السجلات

رئيس المؤسسة مسؤول مسؤولية كاملة عن تخزين الوثائق. يجب تنظيمها وفقًا للقواعد ، وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي. كبير المحاسبين هو أيضا شخص مسؤوللحفظ الأوراق المحاسبية الأولية ، القوائم الماليةوالمستندات.

125-FZ ينص على المسؤولية الإدارية والجنائية والمدنية للمسؤولين المذنبين بفقدان الوثائق (رئيس ، كبير المحاسبين). وفي الوقت نفسه ، إذا لم يثبت ذنبهم ، تزول المسؤولية.

قد يحدث فقدان الوثائق نتيجة للسرقة من قبل أطراف ثالثة ، كارثة طبيعية- حريق ، فيضان ، زلزال. في الحالة الأولى ، يجب تسجيل حقيقة السرقة من قبل الشرطة. في الثانية ، مطلوب أدلة موثقة من لجنة الخبراء لحالات الطوارئ.

عقوبة النقص في المستندات

ينظم القانون الاتحادي رقم 402 المحاسبة. وفقًا للقانون ، يتعين على جميع المنظمات الاحتفاظ بسجلات محاسبية وتخزينها وإتلافها. بالنسبة للشركات أو رواد الأعمال الذين يتجاهلون القانون ، يتم توفير المسؤولية الإدارية والغرامات.

انتهاك واحد سيكلف المنظمة 200-50.000 روبل. في التدقيق الضريبيكقاعدة عامة ، هناك أكثر من عشرة انتهاكات من هذا القبيل. يتم إصدار أصغر غرامة - 200 روبل لكل مستند - لشركة عندما لا تقدم الإقرارات الضريبية في الوقت المحدد.

يستلزم تقديم معلومات مشوهة أو عدم تقديم بيانات مالية فرض غرامة قدرها 300-500 روبل للمسؤولين و 3000-5000 عن الكيانات القانونية. 10 آلاف صادرة عن المنظمات إذا لم يكن لديهم:

في حالة عدم الامتثال المنتظم للمتطلبات ، تُفرض غرامة قدرها 30 ألف روبل ، وإذا أدت إلى انخفاض في القاعدة الضريبية - من 40 ألفًا. تشويه البيانات عن المقبوضات النقديةيعاقب بغرامة تتراوح بين 2000 و 5000 على مسؤول وعشرة أضعاف على كيان قانوني.

يضمن التنظيم السليم لتخزين بيانات المحاسبة والموظفين والضرائب ووثائق الشركة الأخرى الأداء الطبيعيوالتفاعل مع الهيئات التنفيذيةسلطات.

اكتب سؤالك في النموذج أدناه