المستندات الأساسية مطلوبة لتأكيد تنفيذ المعاملات التجارية. في الواقع ، هذا مصدر بيانات للمحاسبة في الشركة. يعد التواجد والتنفيذ الصحيح للأساسي هو مفتاح النجاح في إتمام عمليات التدقيق الضريبي والتدقيق والانعكاس الصحيح لدوران الحسابات محاسبة، وبالتالي ، بالضبط.

تم تحديد المتطلبات التي يجب أن تمتثل لها المستندات الأولية في المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402 "بشأن المحاسبة". يتطلب التفاصيل التالية:

• اسم المستند
• تاريخ إعداد
• اسم الشركة أو الملكية الفردية
• وصف يعكس الجوهر المعاملات التجارية
• القيمة النقدية و / أو الطبيعية للصفقة التجارية
• الوحدات
• مع فك وبيان المواقف

في أغلب الأحيان ، يتم تعيين رقم للوثيقة ، وفي العديد من الأشكال يكون إلزاميًا وضعها في الأسفل. الترقيم ، كقاعدة عامة ، يتم تنفيذه من بداية العام.

لاحظ أن الحاجة إلى وضع أشكال معينة تعتمد على تفاصيل النشاط وشكل الضرائب وخصائص السياسة المحاسبية لمنظمة معينة.

التسجيل الابتدائي

توثيق الحقائق النشاط الاقتصادييحدث وقت تكليفهم أو فور الانتهاء على الورق و / أو الوسائط الإلكترونية. نماذج الوثائق التي يمكن للشركة تطويرها بشكل مستقل ، باستثناء المنظمات الحكوميةالذين يتعين عليهم استخدام النماذج المعتمدة قانونًا. من المهم أن تتذكر أن المستندات الموحدة ، التي ينص القانون على استخدامها ، يجب تعبئتها.

إذا كان من الضروري إجراء تغييرات ، فيجب اعتمادها من خلال توقيع الشخص المسؤول ، ويجب أيضًا الإشارة إلى التاريخ. هناك وثائق يحظر تعديلها بموجب القانون.

تختلف الأغراض المختلفة ، وغالبًا ما تكون خمس سنوات على الأقل. معظم الوثائق المتعلقة أجورمخزنة حتى 75 سنة.

وفقًا لمكان تكوينها ، تنقسم الوثائق الأولية إلى خارجية وداخلية ، ووفقًا لغرضها - إلى وثائق إدارية ومبررة. مثال على وثيقة إدارية. تؤكد الوثيقة الداعمة عملية محددة ، على سبيل المثال ، فعل قبول للعمل المنجز. هناك مستندات تجمع بين الخصائص الإدارية والممتلكات النفي ، أي مجتمعة ، مثال على ذلك هو شهادة حساب أجر الإجازة.

مستندات محاسبة الأصول الثابتة والسلع والمواد

بوليصة الشحن (TN) - وثيقة تثبت البيع أو الإصدار. يضع البائع شكلين من أشكال TN ، ويحتفظ بأحدهما لنفسه كأساس للخصم ، وينقل الآخر إلى المشتري ، الذي هذا منيعطي الحق في قبول السلع والمواد للمحاسبة.

نموذج موحد TN - TORG-12. يحتوي الركن الأيمن العلوي على أكواد إحصائية. إذا كانت الشحنة قادمة من فرع ، فيجب الإشارة إلى عنوانها في عمود "العنوان الفعلي". أيضًا ، يتم كتابة جميع المعلومات حول المنتج في TN - الاسم وأرقام المقالات ورمز المنتج وشكل التغليف وعدد الأماكن في الدفعة ووحدة القياس ورمزها والوزن في مكان واحد والإجمالي والوزن الصافي والإجمالي والسعر و التكلفة الإجمالية. إذا كانت السلع والمواد ، فيجب أن تنعكس أيضًا في TN. في TN هناك أعمدة مع إجماليات الأعمدة عند الضرورة. عدد أوراق TN ثابت ، إذا كان هناك عدة أوراق. أدخل البيانات في الأسفل الأشخاص المسؤولين.

تسجيل العمليات في محاسبة أنظمة التشغيل

تسجيل العمليات في محاسبة المواد

خدمات المستندات المحاسبية

يتم وضعه بموجب قانون يمكن تسميته بشكل مختلف - الخدمات المقدمة والعمل المنجز وقبول العمل وتقديمه ؛ من المهم أن يتم توضيح الصياغة المناسبة في العقد الخاص بهذه الخدمات. يتم استلام نسخة واحدة من النموذج من قبل العميل ، والأخرى تبقى مع المقاول. لا يوجد شكل موحد للفعل.

في القانون ، بالإضافة إلى التفاصيل الإلزامية الأخرى ، يجب تحديد الفترة التي تم تقديم الخدمات خلالها إذا تم توفيرها بتردد معين. سجل مثال: "توفير خدمات التنظيف لشهر كانون الثاني (يناير) 2018".

المستندات النقدية

وثائق محاسبة العمليات المصرفية

وثائق الرواتب

الوثائق الرئيسية التي تستخدم كأساس لحساب الأجور مذكورة أدناه:

المستندات الخاصة بمحاسبة الضرائب والرسوم

معظم الوثائق الموضحة أعلاه أساسية لـ محاسبة الضرائب. على سبيل المثال ، يتم تضمين مبالغ أعمال الخدمات المقدمة وسندات الشحن في حساب ضريبة الدخل ، كما يتم حساب المساهمات في الأموال على أساس مستندات كشوف المرتبات.

بشكل منفصل ، أود أن أقول عن الفاتورة. هذا هو النموذج الذي يعمل على حساب ضريبة القيمة المضافة. تعد صحة واكتمال ملء جميع التفاصيل أمرًا بالغ الأهمية. هذا المستند، خلاف ذلك مصلحة الضرائبقد يرفض قبول مبلغ الخصم. تفاصيل مهمة - إذا تم إجراء الشحنة عن طريق فرع ، فمن الضروري الإشارة إلى نقطة التفتيش الخاصة به ، وليس المؤسسة الأم. تبقى نسخة واحدة من الوثيقة مع المقاول (البائع) ، والثانية يحتفظ بها المشتري.

يعد الاهتمام بتصميم مستندات المحاسبة الأولية هو المفتاح للتكوين الصحيح لسجلات المحاسبة.

سجلات المحاسبة

السجلات المحاسبية هي وسيلة لتنظيم وتنظيم البيانات المتعلقة بأنشطة أعمال الشركة التي يتم الحصول عليها من المستندات الأولية. يتم تنظيم متطلبات السجلات بموجب المادة 10 من القانون الاتحادي رقم 402. يمكن للمؤسسة أن توافق بشكل مستقل على أنواع السجلات المطلوب تقديمها. يمكن تنفيذ الإدارة على نسخة ورقيةأو إلكترونيًا باستخدام التوقيع الإلكتروني. يتم تسجيل هذه المعلومات في السياسة المحاسبية.

أمثلة على سجلات المحاسبة هي دفتر الأستاذ العام وسجل الفواتير الصادرة وما إلى ذلك.

تحتوي السجلات على التفاصيل التالية:

• اسم التسجيل
• فترة
• اسم الشركة
• التجميع الزمني و / أو المنهجي للعناصر المحاسبية (التواريخ ، أسماء عناصر التكلفة ، الأقسام ، إلخ.)
• الوحدات
• توقيع الشخص / الأشخاص المسؤولين ومناصبهم

هناك عدة تصنيفات لسجلات المحاسبة:

• حسب طبيعة السجلات:

1. التسلسل الزمني - تنعكس البيانات عند تنفيذ المعاملات التجارية (على سبيل المثال ، السجلات).
2. منهجي - يتم تجميع المعلومات على أساس الإسناد إلى حسابات محاسبية محددة (تحليل فرعي).
3. مدمج - يتم الاحتفاظ بالسجل على أساس مبدأ منهجي بالترتيب الزمني ، يجمع بين النقطتين الأوليين (مثال هو دفتر الأستاذ العام).

• في المظهر:

1. كتب.
2. أوراق مجانية.
3. البطاقات.

ترتبط مشكلة الحساب الأساسي الآن بشكل أساسي بحقيقة أن مكانًا مهمًا في معدل الدوران تشغله المعاملات فرادىوأصحاب المشاريع الفردية ، الذين غالبًا ما تكون شهاداتهم الوثائقية غير موحدة ، خاصة برامج المحاسبة، ولكن ليس كل رائد أعمال يستطيع تحمل تكاليفها.

إجابة

أساسي مستندات المحاسبة

(وثائق السجل الأساسي للمهندسين) - وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي بشأن المحاسبة ، المستندات الداعمة التي يجب استخدامها لإعداد جميع المعاملات التجارية التي تجريها المنظمة ، والتي يتم على أساسها ، والتي تم وضعها في ذلك الوقت من الصفقة التجارية أو مباشرة بعد إتمامها والتصديق على حقيقة المعاملة المقابلة. منذ تصميم P.u.d. هي بداية التسجيل المحاسبي للمعاملات التجارية ، فهي تشكل الأساس المعلومات المحاسبية، تزويد المحاسبة بالمعلومات اللازمة للانعكاس المستمر والمستمر للنشاط الاقتصادي للمنظمة. إلى P. يشمل الطلبات والعقود وشهادات القبول وأوامر الدفع والإيصالات النقدية و أوامر الصرفوبيانات الشحن والفواتير والأوامر والإيصالات وإيصالات المبيعات والمستندات الأخرى المماثلة. يتم تنظيم المعلومات الواردة في PUD وتجميعها في عملية الاحتفاظ بسجلات المحاسبة.

أساسيات حول P.O.D. أنشأها القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" ** (المادة 9). جراب. تؤخذ بعين الاعتبار إذا تم تجميعها في النموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة الأولية توثيق المحاسبة. P.ud. ، الشكل الذي لم يتم توفيره في هذه الألبومات ، يجب أن يحتوي على: اسم المستند ؛ تاريخ تجميعها. اسم المنظمة التي يتم وضعها نيابة عنها ؛ محتوى الصفقة التجارية ؛ عدادات المعاملات التجارية من الناحية المادية والنقدية ؛ أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن أداء المعاملات التجارية وصحة تسجيلها ؛ التوقيعات الشخصية للأشخاص المذكورين. فقط في حالة وجود جميع التفاصيل المدرجة في مستند المحاسبة ، يمكن اعتبار المستند P. التضمين في P.u.d. غير محظور. وغيرها ، بالإضافة إلى التفاصيل الإلزامية. يجوز للتشريع إنشاء متطلبات خاصةلتجميع أنواع معينة من P.u.d. على سبيل المثال ، يتم تحديد قواعد تجميع الفواتير من خلال إجراء الحفاظ على دفاتر المحاسبة لفواتير حسابات ضريبة القيمة المضافة ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 29 يوليو 1996 رقم 914.

نماذج من وثائق P.O.D. المستخدمة لتسجيل المعاملات التجارية التي لم يتم توفير النماذج القياسية للوثائق ، وكذلك نماذج المستندات للداخلية القوائم الماليةالموافقة عند اعتماد السياسة المحاسبية للمنظمة.

يمكن للشركات الصغيرة استخدام معيار inter أشكال الإدارات PUD ، وأشكال الإدارات ، وكذلك النماذج المطورة بشكل مستقل فيما يتعلق بالمعايير المقابلة ، والتي تحتوي على إلزامية وتضمن موثوقية الانعكاس في محاسبة المعاملات المنجزة. يتم التحقق من المذكرات اليومية التي يتلقاها قسم المحاسبة في مؤسسة تعتبر كيانًا تجاريًا صغيرًا للتأكد من اكتمالها وصحتها وفي المحتوى من وجهة نظر قانونية العمليات الموثقة والربط المنطقي للمؤشرات الفردية.

يتم الموافقة على قائمة الأشخاص مع P.u.d. بالاتفاق مع كبير المحاسبين. كقاعدة عامة ، هؤلاء الأشخاص هم موظفون في أقسام المحاسبة وإدارات التوريد والمبيعات والخدمات التعاقدية وبعض الخدمات الأخرى. P.o.d. ، والتي تستخدم لإضفاء الطابع الرسمي على المعاملات التجارية مع نقدا، موقعة من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين من قبلهم.

جراب. يجب أن يتم إعدادها في وقت إجراء المعاملة ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ، بعد إتمامها مباشرة. يتم ضمان تنفيذ PUD في الوقت المناسب وبجودة عالية ، ونقلها إلى تلك المنشأة للتأمل في المحاسبة ، وكذلك موثوقية البيانات الواردة فيها ، من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها. إجراء تصحيحات على النقد والبنك P.o.d. غير مسموح. في بقية P.u.d. لا يمكن إجراء التصحيحات إلا بالاتفاق مع المشاركين في المعاملات التجارية ، والتي يجب تأكيدها بتوقيعات نفس الأشخاص الذين وقعوا على هذه المستندات ، مع الإشارة إلى تاريخ إجراء التصحيحات.

للتحكم في معالجة البيانات المتعلقة بالمعاملات التجارية وتبسيطها على أساس P.u.d. يتم تجميعها. أنها تحتوي على بيانات عن المعاملات التجارية المسجلة في المستندات الأولية ، فضلا عن المؤشرات المجمعة الجديدة. من خلال تجميع مستندات المحاسبة الموحدة ، من الممكن تقليل عدد الإدخالات في حسابات المحاسبة. تتضمن المستندات الموجزة ، على سبيل المثال ، أوراق التجميع وجداول التطوير وأوراق توزيع التكلفة والتقارير أو البيانات المتعلقة بحركة المنتجات والمواد الخام والمواد وما إلى ذلك.

جراب. لا يجوز سحبها إلا من قبل هيئات التحقيق والتحقيق الأولي ومكتب المدعي العام والمحاكم وإدارات التفتيش الضريبي وشرطة الضرائب على أساس قراراتها وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي. في مثل هذه الحالات ، أو المنظمات الأخرى لها الحق ، بإذن وبحضور ممثلي الهيئات التي تقوم بسحب P.O.D. ، لعمل نسخ منها توضح سبب وتاريخ الانسحاب.

قاموس القانون الكبير. Akademik.ru. 2010.

شاهد ما هي "مستندات المحاسبة الأساسية" في القواميس الأخرى:

وثائق المحاسبة الأولية- (مستندات السجل الأساسية باللغة الإنجليزية) وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي بشأن المحاسبة ، والمستندات الداعمة التي يجب استخدامها لإعداد جميع المعاملات التجارية التي تجريها المنظمة ، والتي على أساسها ... موسوعة القانون

وثائق المحاسبة الأولية- (وثائق المحاسبة الأولية) دليل مكتوب على حقائق الحياة الاقتصادية. تعكس جميع البيانات المستخدمة في المحاسبة. جراب. يتم تجميعها إما في شكل موحد (المستندات المحاسبية ... ... القاموس الاقتصادي والرياضي

مستندات المحاسبة الأولية- دليل خطي على ارتكاب وقائع الحياة الاقتصادية. تعكس جميع البيانات المستخدمة في المحاسبة. جراب. يتم إعدادها إما في شكل موحد (مستندات المواد المحاسبية ، أوامر الدفع ، ... ... دليل المترجم الفني

وثائق المحاسبة الأولية- يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة بالوثائق الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة. يتم قبول المستندات المحاسبية الأولية لـ ... ... المفردات: المحاسبة ، الضرائب ، قانون الأعمال

المستندات المحاسبية الأولية- (وثائق المحاسبة الأولية باللغة الإنجليزية) - شهادة مكتوبة من لجنة حقائق الحياة الاقتصادية. تعكس البيانات التي يتم استخدامها للمحاسبة. متطلبات P.u.d. ينعكس في القانون الاتحادي "في ... ... قاموس الموسوعي المالي والائتماني

وثائق المحاسبة الأولية- 1. يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة من خلال المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة ... المصدر: القانون الاتحادي من ... ... المصطلحات الرسمية

مستندات المحاسبة موسوعة القانون

انظر وثائق المحاسبة الأساسية ... قاموس القانون الكبير

وثائق المحاسبة الأولية- يجب توثيق جميع المعاملات التجارية المنفذة من خلال المستندات الداعمة ، وهي مستندات محاسبية أولية ، يتم على أساسها الحفاظ على المحاسبة ... قاموس موسوعي - كتاب مرجعي لرئيس المؤسسة

وثائق المحاسبة الموحدة- راجع مستندات المحاسبة الأساسية ... موسوعة القانون

كتب

• تجارة. كتاب مكتبي لمحاسب مؤسسة تجارية + قرص مضغوط ، Agafonova M.N. تداول العمولة, شبكة التداولومتجر صغير دليل عمليمساعدتك في إعداد والمحافظة على المحاسبة الخاصة بك ...

البنوك اليوم لايف

المقالات المميزة بهذا الرمز دائما محدث. نحن نتابع هذا

ويعطي أجوبة على التعليقات على هذا المقال محام مؤهلو المؤلف نفسهمقالات.

وثائق المصدر تقرير محاسبي- الرابط الأهم في تدفق المستندات لأي شركة. بدونها ، لن يكون من الممكن فقط حساب جميع نفقات الدخل والإيصالات بشكل صحيح ، ولكن أيضًا لحساب الخصومات بشكل صحيح (والأكثر من ذلك - تأكيد الضريبة) مكتب الضرائب. ما هو "الأساسي" وما هي متطلباته؟ دعونا نفهم ذلك.

من الضروري فهم ما هو مفهوم بشكل عام من خلال هذا التعريف. لذا ، فإن مستندات المحاسبة الأساسية هي تأكيد للمعاملات الاقتصادية التي تم إجراؤها في المؤسسة والتي أحدثت أي تأثير اقتصادي. هذه وثيقة داعمة - على سبيل المثال ، نوع من الفاتورة.

هذه الوثائق مهمة ليس فقط للمحاسبة في مجال المحاسبة. إنها ضرورية للامتثال لقوانين الضرائب وتأكيد جميع المعاملات الجارية. بمساعدة المستندات الأولية ، من الممكن تحديد حجم التزامات الشركة تجاه الدولة. سوف تطلب السلطات الضريبية هذه الشهادات للتحقق من صحة الحسابات.

يجب إصدار المستندات الأولية فورًا في وقت العملية أو فور اكتمالها. لكن الأخير - فقط إذا لم يكن من الممكن التعامل مع الأعمال الورقية في هذه العملية.

ومن الجدير بالذكر أن عمليات الانسحاب هذه محبطة للغاية ولا يُسمح بها إلا في المواقف الاستثنائية.

ما هو "الأساسي"

هذا النوع من الوثائق هو تلك التي تؤكد الإجراءات التي تم تنفيذها بالفعل ذات الطبيعة الاقتصادية. على سبيل المثال ، شراء مخرطة جديدة. بدون الوثائق الأولية، قادرًا على تأكيد إجراء معين ، من المستحيل إدخال حساب / دخل أو استلام شيء ما في دفتر الأستاذ.

يمكن أن تكون المستندات الأساسية إلكترونية وورقية - لا يوجد فرق. الميزة الوحيدة لنظام إدارة المستندات الإلكترونية هذا هو أن التأكيد يتطلب التوقيع الإلكتروني. ومع ذلك ، قد تحد بعض الشركات من استخدام القدرات الرقمية. بموجب عقد أو في بعض الحالات ، ينظمها القانون، يمكنك طلب توفير ورقة "أساسية" فقط.

يجب أن يحتوي مستند المحاسبة الأساسي على الكل معلومات ضروريةللمحاسبة التجارية. خلاف ذلك ، قد تكون هناك مشاكل تتعلق بالضريبة. إذا لم تتمكن من تأكيد أي نفقات أو دخل ، فقد يزيد مقدار الخصومات.

مثل هذه الوثيقة هي دليل على حقيقة أن أي إجراء تم اتخاذه في اقتصاد المنظمة الذي أثر على الوضع الاقتصادي.

قائمة وثائق المحاسبة

ومن المثير للاهتمام أن التشريع لا ينظم مستندات محددة ، لذا يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الخيارات المقبولة. سيسمح لك ذلك بتعديل راحة إعداد التقارير. ولكن أي نوع من "الأولية" هناك على أي حال؟

1. معاهدة. يحتوي على شروط وأحكام محددة لمعاملة تجارية. يسرد جميع الفروق المالية ومسؤولية جميع الأطراف المعنية عن التنفيذ.
2. قائمة التعبئة. قائمة بجميع الخدمات المقدمة أو البضائع المنقولة. تم الحفظ بواسطة كل مشارك في المعاملة - ستحتاج إلى عمل نسخ.
3. شهادة قبول التحويل. يؤكد أن الخدمة قد تم إجراؤها في كليا، وجودته تفي بالشروط المنصوص عليها. يؤكد هذا القانون قبول العمل المنجز ، وبالتالي الموافقة الكاملة للعميل.
4. رقم شهادة قبول التحويل OS-1. على عكس المستند السابق ، يتم استخدامه في إصلاح الأحداث مع مدخلات ومخرجات الأصول الثابتة.
5. يفحص. تأكيد الرغبة في الدفع مقابل منتج أو خدمة. قد تشمل الفاتورة شروط إضافيةوأسعار الخدمات المقدمة. أيضًا ، يسمح لك هذا المستند بإعادة الأموال.
6. قسيمة الراتب. تستخدم في الحل المهام الاقتصاديةالأفراد ذات الصلة. أي أن هذه البيانات تأخذ في الاعتبار جميع حالات المكافآت. في كشف رواتبمن الضروري عدم إدراج الراتب في الواقع فقط. ولكن أيضًا جميع المكافآت ، والعمل الإضافي ، والحوافز ، و "الدفعات" النقدية الأخرى في الموظف.
7. المستندات النقدية. ضروري للمحاسبة عن المعاملات المالية لبيع السلع أو الخدمات. لا تشمل هذه الفئة دفتر النقدية فحسب ، بل تشمل أيضًا الإيصالات والنفقات.

اقرأ أيضا:

ما الذي يجب على المقترض أن يفعله إذا تم إلغاء ترخيص مصرفه الدائن؟

بطبيعة الحال ، يتم وضع كل هذه الوثائق بطرق مختلفة اعتمادًا على القواعد والإجراءات المعمول بها. يتم تحديد القواعد الأساسية ، ويجب اتباعها عند إنشاء أساسي.

تصنيف المستندات الأولية

هناك عدة طرق لتصنيف السجلات المحاسبية. هذا يبسط التعريف وسير العمل المباشر بشكل كبير. يحدث التجميع وفقًا لمبادئ وميزات معينة.

لذلك ، تنقسم المستندات الأولية إلى:

1. بالميعاد. الإدارة المتميزة - التوكيلات وأوامر الدفع ؛ تنفيذي / تبرئة - كشوف المرتبات وأعمال العمل المؤداة ؛ توثيق محاسبة- البيانات والحسابات والمراجع. مجتمعة - الطلبات النقدية والتقارير المسبقة والمطالبات ؛ وأشكال مساءلة صارمة- الاشتراكات ودفاتر الإيصالات وما إلى ذلك.
2. حسب محتوى البيانات. يتم تضمين المستندات الأولية الفعلية - الأوامر النقدية والشيكات ؛ والوثائق الأولية الموحدة - تقارير نقدية لفترة معينة وكشوف.
3. عن طريق عكس المعاملات التجارية. هناك تقارير نقدية لمرة واحدة ؛ والتراكمية - كشوف الحسابات وبطاقات الحد السياج.
4. مكان التجميع. وهي مقسمة إلى داخلية (جميعها صادرة عن المنظمة) وخارجية (مستلمة من الموردين والمتعاقدين الخارجيين وما إلى ذلك).

يعكس هذا التصنيف الشامل جميع المستندات الأولية التي قد يواجهها قسم المحاسبة عند إعداد التقارير.

سجلات المحاسبة الابتدائية

يجب تسجيل كل مستند أساسي يستلمه قسم المحاسبة. لذلك ، هناك خاص سجلات المحاسبة. هذه جداول عد خاصة مصنوعة في شكل معين. إنها ضرورية لجمع المعلومات حول المعاملات التجارية على الحسابات وعدم الخلط بين مجموعة من الشهادات والفواتير وما إلى ذلك.

سجلات المحاسبة مختلفة. كقاعدة عامة ، يتم تقسيمهم إلى الفئات التالية:

1. بالميعاد.وهذا يشمل التسلسل الزمني (يتم تسجيل المستندات كما تظهر) ، ومنهجية (يتم تسجيل الأساسي مع مراعاة خصائص التجميع الخاصة به). يُطلق على الجمع بين هذين النوعين اسم السجلات المتزامنة - من الناحية المثالية ، هذا ما يجب أن تفعله المحاسبة.
2. من خلال تلخيص البيانات.تشمل هذه الفئة السجلات المتكاملة (من الخاص إلى العام) والمتباينة (من العام إلى الخاص).
3. حسب المظهر.كل شيء بسيط للغاية - يتم فصلهم عن طريق الشكل المادي للسجل. يمكن أن يكون في شكل بطاقة أو كتاب أو وسائط إلكترونية وما إلى ذلك.

ستعمل الصيانة المناسبة لسجلات المحاسبة على تبسيط المهمة بشكل كبير والحماية من العديد من المشكلات.

متطلبات التوثيق الأساسي

نظرًا لأن العنصر الأساسي هو جزء مهم من تدفق مستند المحاسبة ، فمن الضروري توخي الحذر الشديد بشأن صيانته وتعبئته. هناك متطلبات وقواعد ومعايير معينة يجب اتباعها.

اقرأ أيضا:

كيف تبدأ التداول في البورصة - اختر وسيطًا

ما يجب أن يكون في الأول

أساسي مستندات المحاسبةيجب أن يتم إنشاؤها وفقًا لمعايير معينة بحيث تقبلها السلطات الضريبية دون مشاكل ، وفي المستقبل لا يواجه أحد أي مشاكل. لذلك ، في المرحلة الأولية ، من الضروري الإشارة إلى المعلومات التالية:

1. اسم الوثيقة المحددة.
2. تاريخ إعداد.
3. اسم الكيان الذي (أو بالنيابة عنه) يتم تنفيذ هذا الإجراء أو ذاك.
4. ما هو الهدف من الصفقة التجارية؟
5. متر المعاملات التجارية. متوفر نقدًا أو عينيًا. إذا كان طبيعيًا ، فمن الضروري الإشارة إلى ما يتم قياسه.
6. الأشخاص المسئولون عن حسن سير العملية وإعداد المستندات الخاصة بها. تأكد من الإشارة إلى المواقف.
7. توقيعات المتهمين وأسمائهم الكاملة ومعلومات أخرى تساعد في التعرف عليهم.

إن وجود كل هذه البيانات ضروري ليس فقط لتأكيد تنفيذ العملية بالفعل. المعلومات المحددة في الوثيقة سوف تسمح ، إذا لزم الأمر ، للتحقق من جميع المؤشرات ، الرجوع إلى ممثلينوتوضيح بعض النقاط.

قواعد لإعداد الوثائق الأولية

من المهم أن تتذكر أنه عند إنشاء مثل هذه المستندات ، لا يكفي مجرد مراعاة البيانات التي يجب أن تحملها. تحدد القواعد قواعد معينة للحفاظ على هذه الأوراق وإنشاءها. إذا انتهكت ، أو مفتشو الضرائبتنشأ شكوك - لن تضطر فقط إلى إعادة المستند ، ولكن أيضًا دفع غرامة كبيرة. خاصة إذا كانت المخالفة ليست الأولى.

1. اكتب بدقة بدون أخطاء (بما في ذلك علامات الترقيم) والبقع. تجنب الأخطاء المطبعية في المستندات الإلكترونية.
2. يمكن استخدام أي قلم. لكن يُنصح باختيار تلك التي لن تلطخ عند الكتابة - فهذا سيخفف الأوساخ على الورق ، وهو أمر غير مقبول.
3. من الضروري إعداد المستندات بالفعل في حالة الافتراضات بأنه سيتم تنفيذ نوع من المعاملات التجارية. في الحل الأخير(وهو أمر محبط للغاية) يمكنك إعداد وإصدار أساسي بعد العملية مباشرة.
4. يجب تكرار جميع البيانات المحسوبة المعروضة في شكل رقمي بالكلمات.
5. إذا لم تكن هناك بيانات لملء التفاصيل في النموذج الأساسي ، فمن الضروري وضع شرطة هناك. الأسطر الفارغة ممنوعة منعا باتا.

من المهم أن تتذكر أنه كلما كان المحاسب أكثر مسؤولية في ملء المستندات الأولية ، قلت المشاكل التي ستواجهها المنظمة في المستقبل.

ماذا لو تم ارتكاب خطأ بالفعل؟

في الحالة التي يكون فيها من الضروري تصحيح هذا المستند الأساسي أو ذاك ، من الضروري معرفة ما يمكن وما لا يمكن فعله. لذلك ، عند تصحيح الأخطاء ، يمكنك:

1. اشطب البيانات غير الصحيحة واكتب البيانات الصحيحة بجانبها. تأكد من توقيع الشخص الذي قام بتصحيح المعلومات ، بالإضافة إلى إشارة إلى "تم التصحيح للاعتقاد" والتاريخ المحدد الذي تم فيه إجراء التعديل.
2. قم بعمل إدخالات إضافية. يتم تطبيقه إذا تم تنفيذ القيم الإجمالية للمعاملات ، ولكن نتيجة لذلك تبين أنها أعلى قليلاً. في هذه الحالة ، يجب تسجيل الباقي في مستند جديدوأخذها في الاعتبار في فترة التقرير الحالية أو المقبلة.
3. قم بالعكس. أي ، قم بتصحيح الإدخال باستخدام القيم السالبة: اكتب البيانات الخاطئة في لصق أحمر ، ثم أشر إلى البيانات الصحيحة بجانبها.

كل يوم تقوم الشركة بالعديد من العمليات. يصدر المحاسبون فواتير للأطراف المقابلة ويرسلون لهم الأموال ، ويحسبون الرواتب ، والعقوبات ، ويحسبون الاستهلاك ، ويعدون التقارير ، وما إلى ذلك. ويتم إصدار عشرات المستندات من مختلف الأنواع يوميًا: الإدارية ، والتنفيذية ، والابتدائية. المجموعة الأخيرة لها أهمية كبيرة لأنشطة المؤسسة.

ما هي "المستندات الأساسية"؟

يجب تأكيد كل حدث من أحداث الحياة الاقتصادية للمنظمة بالورق. يتم تشكيلها في وقت العملية أو بعد اكتمالها مباشرة. عند إعداد الترحيلات ، يتم إعداد التقارير على أساس المعلومات المحددة في مستندات المحاسبة الأولية. قائمتهم كبيرة. في هذه المقالة ، سننظر في المستندات الرئيسية والأكثر استخدامًا.

لماذا هناك حاجة أساسية؟

التوثيق الأساسي هو جزء لا يتجزأ من المحاسبة. كما ذكر أعلاه ، يتم تشكيلها في وقت المعاملة أو بعد انتهاء العملية مباشرة وهي دليل على حقيقة واحدة أو أخرى من حقائق الحياة الاقتصادية للمؤسسة.

قد تتضمن قائمة مستندات المحاسبة الأساسية لمعاملة واحدة ما يلي:

1. عقد.
2. يفحص.
3. شيك أمين الصندوق أو مستند دفع آخر.
4. بوليصة الشحن.
5. شهادة إتمام.

التفاصيل المطلوبة

حاليا هناك أشكال موحدةوثائق المحاسبة الأولية. يتم استخدامها لعكس المعلومات حول عمليات مختلفة ، على التوالي ، تختلف قائمة الأعمدة فيها. وفي الوقت نفسه ، تحتوي جميع المستندات الأولية على تفاصيل إلزامية موحدة. فيما بينها:

1. الاسم التجاري.
2. عنوان المستند (إلى
3. تاريخ التكوين.
4. محتوى العملية التي تم إعداد المستند من أجلها. على سبيل المثال ، عند ملء فاتورة ، قد يشير العمود المقابل إلى "نقل المواد للمعالجة".
5. المؤشرات النقدية والطبيعية. تستخدم الأولى لتعكس التكلفة ، والأخيرة - الكميات والأوزان ، إلخ.
6. مناصب الموظفين المسؤولين ("محاسب رئيسي" ، "أمين مخزن" ، إلخ).
7. توقيعات الأشخاص المتورطين في الصفقة.

نقطة مهمة

الوثيقة الأولية التي تحتوي على جميع التفاصيل المطلوبة لها قوة قانونية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن استخدام الأوراق التي تم تنفيذها بشكل صحيح في الإجراءات القانونية كدليل على صحة (أو بطلان) المطالبات. يتم وضع العديد من الوثائق من قبل المقاولين. من الضروري التحقق بعناية من صحة التنفيذ وعدم وضع التوقيعات بأي حال من الأحوال للموردين (المقاولين ، وما إلى ذلك) ، إذا لم يفعلوا ذلك.

من الضروري تخزين الوثائق الأصلية بعناية.

هل تحتاج إلى طباعة أساسية؟

في الممارسة العملية ، يقوم العديد من الأطراف المقابلة بتقديم مطالبات حول عدم وجودها في نموذج TTN وبعض المستندات الأخرى. تذكر أنه منذ عام 2015 ، تم إعفاء معظم المنظمات من الالتزام بالحصول على الختم. يمكن لمثل هذه المؤسسات استخدامه وفقًا لتقديرها الخاص. إذا كان الأمر كذلك ، فيجب تسجيل المعلومات المتعلقة بوجودها في السياسة المحاسبية.

في حالة إصرار الطرف المقابل على استخدام الختم عند تسجيل الأساسي ، ويحق للشركة عدم وضعه لأسباب قانونية ، يجب إرسال إشعار كتابي مناسب للطرف المقابل مع روابط إلى أنظمةيحكم هذه القضية.

معاهدة

إذا كان الطرف المقابل شريكًا طويل الأجل ، فمن الممكن تمامًا إبرام اتفاقية لعدة معاملات. في هذه الحالة ، من المهم تحديد المواعيد النهائية للوفاء بالالتزامات بوضوح ، وتسلسل وإجراءات الحساب ، والفروق الدقيقة الأخرى. يجوز أن يحرر العقد لبيع البضائع أو تقديم الخدمات أو أداء العمل. تجدر الإشارة إلى أن القانون المدني يسمح أيضًا بالإبرام الشفوي للاتفاق. ومع ذلك، في النشاط الرياديكقاعدة عامة ، يتم استخدام أشكال مكتوبة من العقود.

يفحص

في هذا المستند ، يشير المورد إلى المبلغ الذي سيتم تحويله إلى الطرف المقابل للمنتج أو الخدمة أو العمل. عند إجراء دفعة ، بشكل افتراضي ، من المفترض أن الشخص المعني يوافق على المعاملة.

يجب أن تتضمن الفاتورة:

1. عنوان الوثيقة.
2. اسم الخدمات (البضائع ، الأعمال) التي يتم الدفع لها.
3. سعر.
4. المبلغ الإجمالي.
5. بيانات الدفع.

حاليًا ، يتم تضمين القائمة الكاملة لمستندات المحاسبة في برنامج 1C ، بحيث تتم معالجتها تلقائيًا.

يرجى ملاحظة أن الفاتورة ليس لها قيمة خاصة للسلطات التنظيمية. في ذلك ، يحدد البائع السعر المحدد. من منصب المحاسب ، تعتبر الفاتورة أهم وثيقة أولية على أساسها مداخيل حسابية.

نوع الفاتورة عبارة عن فاتورة. تحتوي هذه الورقة على سطر خاص لتحديد مبالغ ضريبة القيمة المضافة.

وثائق الدفع

يمكنك تأكيد حقيقة الدفع بشيك أمين الصندوق أو أي مستند آخر مشابه. يؤكد الدفع حقيقة الدفع مقابل توريد المنتجات والخدمات والعمل. يتم تحديد نوع المستند المحدد اعتمادًا على طريقة الدفع: نقدًا أو عن طريق التحويل المصرفي.

يعد أمر الدفع أحد أكثر مستندات التسوية شيوعًا. إنه أمر من صاحب الحساب للمصرف بتحويل الأموال إلى الحساب المحدد. يمكن استخدام المستند عند الدفع مقابل الخدمات والسلع ودفع السلفة وسداد القرض وما إلى ذلك.

في حالة الاستقطاعات من الميزانية ، يتم ملء الحقل 22 "الرمز". في أمر دفعيشير هذا العمود إلى UIN ( معرّف فريد). بفضله ، تعترف السلطة المالية بالدافع.

يمكن ملء حقل "الرمز" في أمر الدفع بطرق مختلفة. يعتمد ذلك على كيفية وفاء الموضوع بالضبط بالالتزام بالميزانية: طوعًا أو بناءً على طلب السلطة التنظيمية.

بوليصة الشحن

يقوم المرسل بإعداد نموذج TTN. هي أساس نقل البضائع إلى المستلم. الوثيقة مؤلفة من 4 نسخ. وفقًا لـ TTN ، يأخذ البائع عملية البيع في الاعتبار ، ويصل المشتري - تسليم البضائع.

يرجى ملاحظة أن بوليصة الشحن يتم إعدادها عند نقل البضائع من خلال موارد الشركة الخاصة. إذا تم تنفيذ النقل من قبل شركة خارجية ، يتم إصدار نموذج 1-T.

آخر نقطة مهمة: يجب أن تتطابق المعلومات الواردة في TTN مع المعلومات الواردة في الفاتورة.

شهادة إتمام

يتم إعداد هذا المستند بين العميل والمورد. القانون هو تأكيد لأداء العمل ، وتقديم الخدمات بتكلفة متفق عليها ضمن الشروط المنصوص عليها في الاتفاقية. ببساطة ، هذا تقرير المقاول للعميل.

حاليًا ، لم تتم الموافقة على شكل موحد للقانون. للمؤسسة الحق في تطوير نموذج من تلقاء نفسها وإصلاحه في السياسة المحاسبية.

التفاصيل الرئيسية للقانون هي:

1. رقم وتاريخ القيد في الوثائق المحاسبية.
2. تاريخ إعداد.
3. تفاصيل العقد الذي تم تشكيل القانون بموجبه.
4. الوقت والحجم وتكلفة العمل.
5. تفاصيل الحساب الذي سيتم الدفع إليه.
6. اسم العميل والمقاول.
7. توقيعات أطراف الصفقة.

يتم دائمًا كتابة الفعل في نسختين.

نموذج M-15

يستخدم هذا الاختصار للإشارة إلى فاتورة لإصدار البضائع إلى أحد الأطراف. تجدر الإشارة إلى أن هذه الوثيقة ليست إلزامية ، ولكن غالبًا ما تستخدمها المؤسسات.

يتم إصدار فاتورة للإفراج عن المواد إلى الجانب إذا كان من الضروري نقل الأشياء الثمينة من المكتب الرئيسي (الرئيسي) إلى الأقسام البعيدة أو الشركات الأخرى (إذا كان هناك اتفاق خاص).

قواعد التسجيل f. م - 15

في الجزء الأول من الورقة ، يتم لصق رقم ، وفقًا لتدفق المستندات الخاص بالمؤسسة. هنا يجب عليك أيضًا الإشارة إلى الاسم الكامل للشركة و OKPO.

يعكس الجدول الأول تاريخ المستند ورمز المعاملة (إذا تم استخدام النظام المناسب) والاسم الوحدة الهيكلية، مجال نشاط المنشأة المصدرة للفاتورة.

وبالمثل ، يشار إلى معلومات حول المستلم والشخص المسؤول عن التسليم. فيما يلي رابط للمستند الذي تم إصدار الفاتورة بموجبه. يمكن أن يكون عقدًا أو طلبًا أو ما إلى ذلك.

في الجدول الرئيسي ، يشير العمودان 1 و 2 إلى الحساب الفرعي والرمز المحاسبي المحاسبة التحليليةجميع المواد المطلوب شطبها.

• اسم المواد التي تشير إلى الخصائص الفردية والعلامة التجارية والحجم والدرجة ؛
• رقم الصنف (إذا لم يكن موجودًا ، فلن يتم ملء الخلية) ؛
• كود الوحدة
• اسم وحدة القياس.
• كمية البضائع المنقولة ؛
• معلومات حول الأشياء الفعلية التي تم تحريرها من المستودع (تم ملؤها من قبل صاحب المتجر) ؛
• التكلفة الإجمالية للمواد
• السعر بدون ضريبة القيمة المضافة
• مبلغ ضريبة القيمة المضافة المخصصة ؛
• التكلفة الإجمالية مع ضريبة القيمة المضافة ؛
• عدد جرد المواد
• رقم جواز السفر (إن وجد) ؛
• رقم قياسي حسب بطاقة الحساب.

يتم التوقيع على الفاتورة من قبل المحاسب والموظف المسؤول عن الإفراج عن الأشياء الثمينة من المستودع والمستلم.

تقارير مسبقة في "1C"

يعد تكوين مستندات التقارير أحد أكثر الإجراءات شيوعًا للمحاسب. يتم إجراء العديد من التسويات نقدًا بواسطة مستندات مسبقة. وتشمل هذه نفقات السفر والمشتريات التجارية وما إلى ذلك.

غالبًا ما يتلقى موظفو المؤسسة أموالًا من مكتب النقد مقابل نفقات منزلية. بعد الحصول على الأشياء الثمينة الضرورية (على سبيل المثال ، القرطاسية) ، يقوم الموظفون بالإبلاغ وتقديم المستندات الداعمة إلى قسم المحاسبة.

يجب على المحاسب بدوره تسجيل جميع المصروفات في النظام المحاسبي. يفتح" تقارير النفقاتيمكنك "في" 1C "في قسم" البنك ومكتب النقد "، القسم الفرعي" مكتب النقد ". يتم تنفيذ تقديم مستند جديد بواسطة الزر" إنشاء ".

في الجزء العلوي من النموذج:

1. الاسم التجاري.
2. المستودع الذي ستقيد فيه الأشياء الثمينة المستلمة حديثًا.
3. موظف مسؤول عن الأموال المستلمة مقابل التقرير.

يحتوي المستند على 5 إشارات مرجعية. في قسم "السلف" ، حدد المستند الذي تم إصدار الأموال من أجله:

1. وثيقة المال.
2. مستهلك أمر نقدي.
3. الانسحاب من الحساب.

إذا تم شراء البضائع بالأموال الصادرة ، فإنها تنعكس في علامة التبويب التي تحمل الاسم نفسه. في قسم "الحاوية" ، أشر إلى معلومات حول الحاوية القابلة للإرجاع (على سبيل المثال ، زجاجات المياه). تعكس علامة التبويب "الدفع" معلومات حول النقد المدفوع للموردين لشراء شيء ما أو إصداره مقابل تسليم قادم.

يحتوي قسم "أخرى" على معلومات حول مصاريف السفر: البدل اليومي ، تكاليف الوقود ، التذاكر ، إلخ.

شكل "عالمي"

في قائمة مستندات المحاسبة الأولية ، هناك ورقة واحدة يمكن استخدامها في مجموعة متنوعة من المواقف. يتم استخدامه في تكوين كل من المحاسبة و إقرار ضريبي. هذا هو حول بيان المحاسبة. النموذج مطلوب ، إذا لزم الأمر ، لتصحيح الخطأ الذي حدث. بالإضافة إلى ذلك ، يعد المستند ضروريًا عند إجراء العمليات التي تتطلب شرحًا وانعكاسًا للحساب وتأكيدًا للمعاملات ، إذا لم تكن هناك أوراق أخرى.

فارق بسيط

تجدر الإشارة إلى أن للمؤسسة الحق في تأكيد أداء المعاملات التي لا تتطلب تنفيذ النماذج القياسية (القياسية والموحدة) ، ليس بمساعدة شهادة ، ولكن من خلال مستندات المحاسبة الأولية المطورة بشكل مستقل. قائمة بها ، ومع ذلك ، يجب أن تكون ثابتة في السياسة الماليةشركات.

قواعد تجميع الشهادة

لم يتم اعتماد نموذج واحد موحد لهذا المستند. وفقًا لذلك ، يمكن للمتخصصين تجميعها في نموذج مجاني أو استخدام القوالب المطورة في المؤسسة. المعلومات الإلزامية التي يجب تضمينها في الشهادة تشمل:

1. معلومات عن المؤسسة.
2. تاريخ وأسباب التجميع.
3. المستندات المحاسبية الأساسية وسجلات المحاسبة المرفقة بها الشهادة.
4. توقيع الموظف المسؤول.

يمكنك الكتابة على ورقة A4 بيضاء عادية أو على ورق الشركة ذي الرأسية.

عند التجميع ، يجب أن تكون حريصًا جدًا على عدم ارتكاب الأخطاء. كلما كانت المرجع أكثر تفصيلاً ، قل عدد الأسئلة الإضافية التي يطرحها المفتشون.

يجب أن تحتوي الوثيقة ، بالطبع ، على معلومات موثوقة فقط. إذا تم الكشف عن أخطاء أثناء الكتابة ، فمن المستحسن إعداد شهادة مرة أخرى.

ميزات التخزين

يجب الاحتفاظ بكل ما يتعلق بمستندات المحاسبة الأساسية في المؤسسة لمدة 5 سنوات على الأقل. يبدأ حساب هذه الفترة من تاريخ نهاية فترة التقرير التي صدرت فيها الأوراق.

بالإضافة إلى ذلك

يمكن إصدار الأساسي في ورق أو في شكل إلكتروني. في مؤخراعلى نحو متزايد ، تختار الشركات إدارة المستندات الإلكترونية. هذا أمر مفهوم: يستغرق الأمر وقتًا أقل بكثير لمعالجة الأوراق وإرسالها.

يجب أن تكون المستندات الإلكترونية مصدقة من خلال التوقيع الرقمي (معزز أو تقليدي - بالاتفاق بين الأطراف المقابلة).

مسؤولية

التوثيق الأساسي هو أهم عنصر في الحياة الاقتصادية للمؤسسة. في حالة عدم وجودها ، من المتوقع أن تكون الشركة عقوبات خطيرةمن قبل السلطات التنظيمية. كما سيتم فرض عقوبات في حالة اكتشاف أخطاء في الوثائق الأولية ، ومعلومات غير دقيقة.

وينطوي انتهاك اللوائح على عقوبة ليس فقط وفقًا لقانون الضرائب ، ولكن أيضًا وفقًا لقانون المخالفات الإدارية. إذا كانت هناك أسباب ، يمكن تقديم الجناة إلى العدالة. المسؤولية الجنائية.

خاتمة

يمكن استخدام مجموعة متنوعة من المستندات في عمل المؤسسة. في الوقت نفسه ، قد يكون لبعضها نموذج موحد ، وقد يتم تطوير البعض الآخر بشكل مستقل من قبل الشركة. بغض النظر عن ذلك ، يجب أن تكون جميع التفاصيل المطلوبة موجودة في المستندات.

تمارس بعض المؤسسات استخدام المستندات المجمعة. نحن نتحدث عن نماذج موحدة ، يتم استكمالها وفقًا لخصوصيات المنظمة.

من المهم أن تعكس الأنواع المختارة من الوثائق الأولية في السياسة المحاسبية للمؤسسة. في سياق أنشطة الشركة ، قد تنشأ الحاجة إلى وثائق جديدة. إذا تم تطويرها بواسطة المؤسسة ، فيجب ذكرها في السياسة المحاسبية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن للطرف المقابل أيضًا تطوير أشكال معينة من الأوراق المالية بشكل مستقل. من الضروري الإشارة في السياسة المالية إلى أن المؤسسة تقبل مثل هذه المستندات من الأطراف المقابلة.

لإصلاح العديد من المعاملات ، لا يجوز للمؤسسات استخدام نماذج موحدة من الوثائق الأولية. ومع ذلك ، إذا كان الأمر يتعلق المعاملات النقدية، ثم يتم إصدارها حصريًا عن طريق الأوامر المعتمدة ووثائق الدفع الأخرى.

التوثيق الأساسي بمثابة أساس لصنع سجلات محاسبيةلسجلات المحاسبة. تم تصميم هذه النماذج لتسجيل موثوقية حقيقة معاملة تجارية أدت إلى تغيير على الورق الوضع الاقتصاديالشركات. تسجيل المنظمة الأولية ينظمه القانون. يجب أن يتوافق كل قالب مع متطلبات قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ.

أشكال وأنواع الوثائق الأولية

يمكن توحيد وتطوير أشكال المستندات الأولية التي تستخدمها كيانات الأعمال من قبل أطراف المعاملة بشكل مستقل. قائمة النماذج القياسية الإلزامية للاستخدام في حالات محددةتمت الموافقة عليها بموجب القانون. في مثل هذه العينات ، لا يحق للمنظمات تغيير الهيكل أو المحتوى بشكل مستقل. يمكن إنشاء مستندات غير موحدة من قبل الشركة ، مع مراعاة خصوصيات أنشطتها. تخضع لموافقة الإجراءات المحلية للشركة.

يتضمن تصنيف الوثائق الأولية تقسيمها إلى أشكال للاستخدام الداخلي والخارجي. المستندات الداخليةوصف المعاملات التي تؤثر على أنشطة مؤسسة واحدة - الشركة التي جمعت هذه الشهادة. تم تصميم المعاملات الخارجية لإصلاح المعاملات ونتائجها بين مشاركين أو أكثر.

بالنسبة للأشكال الداخلية ، يعتبر التقسيم إلى المجموعات التالية نموذجيًا:

1. النوع الإداري - يستخدم لإصدار التعليمات والتعليمات للوحدات الإنشائية والأفراد.
2. يتم استخدام الإصدار التنفيذي من القوالب لعرض المعاملات التي تمت في الفترة الحالية.
3. وثائق المحاسبة - الغرض منها هو تنظيم كل الأحداث المعقدة وتلخيص المعلومات الوثائقية المستلمة (مثال صارخ هو سجلات المحاسبة).

ل سجلات المحاسبةتشمل الكتب والمجلات وبطاقات المحاسبة. يمكن تقسيم هذا النوع من الوثائق إلى أنواع فرعية ، والتي تختلف في طريقة تعبئتها وصيانتها:

• كرونولوجي - يتم عرض جميع العمليات فيها بما يتفق بدقة مع التسلسل الزمني الفعلي للأحداث ؛
• منهجي (مثال - دفتر النقدية) ؛
• مجموع؛
• تحليلي
• تركيبي ، يتضمن تفصيل المبالغ حسب الحسابات المحاسبية المعممة.

قد تتخذ الوثائق الأساسية شكل اتفاق بين الأطراف المقابلة ، وفاتورة للدفع ، ومذكرة شحنة ، وأعمال قبول وتسليم المهام المكتملة. تتضمن المستندات الأساسية مجموعة من النماذج للتسويات مع الموظفين. هذه الفئة تشمل الجداول الزمنية ، كشوف المرتبات.

ملحوظة!يتم إضفاء الطابع الرسمي على الترحيل والتخلص من أصول المؤسسة باستخدام الأساسي. تتميز هذه الفئة من الوثائق بوجود نماذج قياسية. في السابق ، كانت إلزامية لجميع كيانات الأعمال. الآن تقرر كل منظمة بنفسها ما إذا كانت ستستخدم النماذج الموصى بها أو تطوير قوالبها الخاصة.

اهتمام خاص في الممارسة المحاسبيةتعطى لسجل النقدية. إنها موحدة. يمكن أن يؤدي تغيير مجموعة التفاصيل أو هيكل النموذج إلى الحرمان حتى من شكل موقع من القوة القانونية. تشمل هذه المجموعة جميع أنواع المستندات التي توضح استلام الأموال في مكتب النقدية والتخلص منها. من بينها أيضا كتاب النقدية، والتي تلخص مجموعة الإجراءات المعقدة بالكامل باستخدام النقود.

تصنيف المنشآت الأولية حسب مراحل ريادة الأعمال

اعتمادا على أي مرحلة هذه اللحظةيقع العمل التجاري ، يتم استخدام أشكال معينة من وثائق المحاسبة الأولية. عادة ما يمكن تقسيم المعاملات ، من حيث توفير المستندات ، إلى ثلاث مراحل.

1. تحديد شروط الصفقة.يتفاوض الشركاء ، ويطورون إجماعًا يناسب كلا الطرفين. لم تتغير الأموال والبضائع بعد ، ولم يتم تقديم الخدمات بعد ، ولم يتم إنجاز العمل ، ولكن كل شيء جاهز لبدء التفاعل. ستكون الأنواع التالية من المرحلة الابتدائية نتيجة لهذه المرحلة:
   • عقد (أشكال مختلفة ممكنة) ؛
   • فاتورة للدفع.
2. مكافأة الصفقة.يمكن أن يتم الدفع في شكل مختلف. يتم تحديد هذه النقطة المهمة من خلال المصدر الأساسي الذي يؤكد تحويل الأموال:
   • إذا لم يتم الدفع نقدًا ، فسيتم تأكيده من خلال مستخرج من الحساب الجاري ، وشيك من محطة الدفع ، وما إلى ذلك ؛
   • إذا تم تحويل الأموال "نقدًا" ، فسيتم التأكيد إيصال الدفع، نموذج إبلاغ صارم أو إيصال لأمر استلام نقدي.
3. نقل البضائع وتقديم الخدمات وأداء العمل. لقد قامت بالدفع ، والآن حان الوقت للطرف الآخر للوفاء بالتزاماته. إن حقيقة أنها فعلت ذلك بحسن نية ، وأن الطرف الأول ليس لديه أي مطالبات ، ستثبت من خلال الوثائق الأولية التالية:
   • بوليصة الشحن (إذا تم نقل البضائع) ؛
   • إيصال مبيعات (يمكن إصداره مع إيصال نقدي أو تحويله كمستند واحد) ؛
   • فعل الخدمات المقدمة (أو العمل المنجز).

هذه المستندات مطلوبة لتقديم الضريبة ، لأنها تؤكد النفقات التي تكبدها الطرف الأول ، والتي تؤثر بشكل مباشر على القاعدة الضريبية.

مراقبة وتخزين وتنظيم محاسبة الوثائق الأولية

يجب تنظيم محاسبة الوثائق الأولية بحيث يمر كل نموذج من خلال نظام التسجيل داخل المؤسسة. يعد هذا ضروريًا لتقليل مخاطر فقدان الشهادات والأشكال الأخرى. يبدأ الموظف أو أي شخص مسؤول آخر سجلات تسجيل الوثائق. تتم معالجة جميع الاستمارات الواردة باعتبارها واردة. الصادرة هي النماذج التي يتم إنشاؤها داخل المؤسسة (بغض النظر عما إذا كان سيتم إصدارها أم لا الأطراف الثالثةأو البقاء مع الشركة).

يجب أن تمر الوثائق الواردة عبر عدة مراحل من المحاسبة والتسجيل:

1. قبول.
2. المعالجة الأولية.
3. التوزيع حسب أنواع الاستمارات والغرض منها.
4. التسجيل في دفاتر المحاسبة مع وضع ختم على المستند وتخصيص رقم وارد بتاريخ القبول.
5. الرؤية من قبل إدارة الشركة (عندما ينظر المدير إلى المراسلات الواردة ، فإنه يضع قرارات بشأنها).
6. تنفيذ الوثيقة.

لتنظيم نظام فعال لإدارة المستندات وضمان التحكم في سلامة النماذج ، من الضروري تطوير واعتماد جدول سير العمل مع تصنيف الحالات. في الجدول الزمني ، من الضروري الكشف عن مراحل التسجيل ، وتسجيل المستندات ، وإجراءات نقلها إلى التخزين ، مع الإشارة إلى الإطار الزمني ، وإدراج الموظفين المسؤولين عن كل خطوة.

من الضروري الاحتفاظ بالوثائق الأولية المنفذة والمنعكسة في المحاسبة لمدة 5 سنوات على الأقل. يوفر أمر وزارة الثقافة المؤرخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 تصنيفًا للنماذج بالإشارة إلى توقيت تقديمها للأرشيف:

• يجب أن تظل الوثائق الإدارية متاحة لمدة 75 عامًا (إذا كانت الأوامر والتعليمات تؤثر على سير الأعمال الأساسية للشركة) أو 5 سنوات ، بشرط أن يعكس النموذج حل المشكلات الإدارية ؛
• تخضع النماذج المصاحبة لتنفيذ المعاملات التجارية للتخزين لمدة 3-5 سنوات.

مرجع! القانون رقم 402-FZ في الفن. 29 فترة تخزين محدودة بـ 5 سنوات. قانون الضرائبينص على ضمان سلامة وتوافر الوثائق المحاسبية لمدة 4 سنوات على الأقل.

يتم توفير شروط وفترات تخزين خاصة لهذه الأشكال:

1. لا يمكن أرشفة المستندات التي ساعدت في انعكاس رسملة الأصول الخاضعة للإهلاك لمدة 4 سنوات من تاريخ شطب هذه الممتلكات.
2. إذا تم إعداد الوثائق الأولية في فترة حدوث الخسارة ، والتي تُستخدم لتقليل مبلغ ضريبة الدخل ، فيجب تخزينها حتى يتوقف التأثير على القاعدة الضريبية لنتائج عدم الربحية.
3. عمليات التوصيف الأولية عند حدوثها الحسابات المستحقة، يجب الاحتفاظ بها لمدة 4 سنوات من لحظة الاعتراف بالديون المستحقة السيئة (في حالة حدوث مثل هذه الحقيقة).

ل النماذج الإلكترونيةفترات الاحتفاظ مماثلة للمستندات الورقية. يجب أن يتم إجراء شطب المرحلة الابتدائية بمشاركة لجنة تم إنشاؤها خصيصًا.

اعتماد نماذج التوثيق الأولية

يمكن تطوير الوثائق الأولية غير الموحدة من قبل كيانات الأعمال بشكل مستقل. بالنسبة لمثل هذه الأشكال ، فإن المعيار الرئيسي للامتثال لقواعد القانون هو الامتثال لمعايير القانون رقم 402-FZ من حيث التفاصيل الإلزامية:

• عنوان الوثيقة ؛
• تاريخ التسجيل؛
• معلومات حول الشركة التي تشكل النموذج الذي يمكن من خلاله تحديد المؤسسة ؛
• محتوى الصفقة التجارية المعروضة يشير إلى تقييم موضوع المعاملة ؛
• تخفيض العدادات الطبيعية والقيم الكمية ؛
• توقيعات المسؤولين المسؤولين(مع الإشارة إلزامي لمنصبهم والاسم الكامل).

يتذكر!لاستخدام القوالب المطورة ذاتيًا كوثائق أولية ، من الضروري الموافقة عليها من خلال إجراء محلي للمؤسسة.

تنتمي المستندات النقدية والدفع إلى مجموعة من النماذج المنظمة بدقة. لا يُسمح للمؤسسات ، بأمرها أو بأي ترتيب آخر ، بإزالة الأسطر أو الخلايا منها أو تغيير الهيكل. يمكن للمؤسسات إجراء التعديلات الخاصة بها على القوالب غير الموحدة وإضافة كتل المعلومات وإزالتها. في تطوير الذاتيمكن أن تستند النماذج الجديدة على عينات قياسية.

للموافقة على الأساسي ، يمكنك أخذ الأمثلة الخاصة به في تطبيق منفصل للسياسة المحاسبية. الخيار الثاني - لكل نموذج ، يصدر الرئيس طلبًا للمؤسسة. يشير نص الأمر إلى معلومات حول إدخال أشكال جديدة من التوثيق في المحاسبة ، والتي يجب وضعها وفقًا لقالب واحد. يتم تضمين النماذج نفسها في الترتيب في شكل تطبيقات مستقلة.

إذا كانت المنظمة ستستخدم للتفكير العمليات الفرديةالنماذج القياسية التي أوصت بها الإدارات ذات الصلة ، فهذه النماذج لا تحتاج إلى الموافقة عليها من قبل القوانين الداخلية. لإصلاح مثل هذا القرار ، يكفي إدخال إدخال في السياسة المحاسبية على استخدام القوالب الموحدة.

عند إدخال أشكال جديدة من المستندات في نظام إدارة المستندات ، يُنصح بالموافقة عليها بالترتيب.

ما الذي يجب أن يتذكره المحاسب دائمًا؟

تعد الحالة المثالية للوثائق الأولية شرطًا ضروريًا لعدم وجود مشاكل أثناء عمليات تدقيق الضرائبوالمراجعات ، وإثبات براءة الشخص في نزاع مع الطرف المقابل ، وما إلى ذلك. نقدم عددًا من الفروق الدقيقة الهامة، والتي يجب أن يتذكرها المحاسب دائمًا عند العمل مع المستندات الأساسية.

1. الأساسي هو الدليل الوحيد.بدون الوثائق الأولية ، من المستحيل إثبات حقائق التسليم أو التكاليف أو الوفاء أو عدم الوفاء بشروط المعاملة. لن تصبح المحكمة مساعدًا أيضًا - فهناك سوابق عندما تم رفض المدعين أو ترك المدعى عليهم دعاواهم بسبب عدم وجود أدلة على مراحل معينة من المعاملة بسبب عدم وجود عدد من المستندات الأولية.

   مهم!بدون "أولية" في حالات نادرة ، من الممكن إثبات حقيقة تقديم الخدمات: قد تأخذ المحكمة في الاعتبار آراء الخبراء الإضافية والوثائق الداعمة. إذا تم تقديم حقيقة أداء العمل ، فإن عدم وجود عقد موقع من العميل لن يعفيه من الدفع.

2. الأفضل بدون أخطاء ، لكن العيوب البسيطة ليست مشحونة.يعتبر رفض استرداد ضريبة القيمة المضافة بمثابة كابوس لأي محاسب بسبب البيانات غير الصحيحة في المستندات الأولية. أما إذا كانت الأخطاء طفيفة فلا يجوز إنكار الخصم. ينظم الجزء 2 من الفن أهمية الأخطاء. 9 قانون اتحاديبتاريخ 06 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "في المحاسبة". أكدت سلطات الضرائب ذلك في الرسالة رقم GD-4-3 / 2104 @ بتاريخ 12 فبراير 2015). الشيء الرئيسي هو أن البيانات المقدمة تشهد بدقة على حقيقة الدفع وتسليم البضائع (توفير الخدمات). لذلك ، على سبيل المثال ، إذا كانت بوليصة الشحن لا تحتوي على إشارة إلى العقد أو لم يتم الإشارة إلى وزن الشحنة ، فهذا عيب ، ولكنه ليس سببًا لرفض ضريبة القيمة المضافة. ولكن إذا كان اسم المستند وتاريخه والتكلفة الإجمالية للبضائع وعدد من التفاصيل الإلزامية الأخرى مفقودة ، فقد تعتبر المحكمة مثل هذه المعاملة غير واقعية.
3. احذر من التوقيع المزيف!إذا تم تزوير توقيعات الأشخاص المسؤولين على المستندات ، أو تم توقيع المستند من قبل شخص ليس لديه السلطة للقيام بذلك ، فلن يتم التعرف على مثل هذا المستند الأساسي من قبل السلطات. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم جدًا كتابة التوقيع بخط اليد - ستكون ملفات الفاكس غير صالحة.
4. لا يتم استبدال الأساسي الذي يحتوي على خطأ.على سبيل المثال ، إذا كان من الممكن إعادة كتابة الفواتير التي تم العثور فيها على خطأ عن طريق إصدار مستند جديد مصحح بنفس التفاصيل ، فلن يعمل هذا الرقم مع الوثائق الأساسية. على الرغم من حقيقة أن المحاكم تعترف أحيانًا بالوثائق التصحيحية ، فمن الأفضل تصحيح الخطأ وفقًا لقواعد الفن. 7 من "قانون المحاسبة" - أدخل تاريخ التصحيح في المستند وقم بالتصديق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين.
5. الترجمة ليست دائما مطلوبة.بطبيعة الحال ، يتم تجميع الابتدائي بلغة الدولة. لكن في بعض الأحيان تكون ترجمة الكلمات الفردية من لغة أجنبية غير مناسبة ، على سبيل المثال ، إذا كانت هي اسم علامة تجارية أو منتج.
6. أساسي إلكتروني - فقط مع EDS. اليوم ، ليس من الضروري أن تقتصر على الشكل الورقي للوثائق الأولية ، فالقانون يسمح أيضًا بوسائل الإعلام الإلكترونية. ولكن سيتم معادلته بورق فقط إذا تم اعتماده من خلال توقيع رقمي مؤهل. لا يُسمح بـ EDS غير المؤهل إلا في حالات خاصة معينة ومحددة بشكل خاص ، ولا يتم تضمين الأساسي فيها.