جميع الإدخالات في محاسبةتتم على أساس الوثائق الداعمة ذات الصلة.

وثيقة(المعلومات الموثقة) هي المعلومات المسجلة على وسيط ملموس مع تفاصيل تسمح بالتعرف عليها. مثل الناقل المادييُسمح باستخدام أي جسم مادي مناسب لتثبيت وتخزين المعلومات الكلامية أو الصوتية أو المرئية عليه، بما في ذلك في شكل محول. ومع ذلك، لأغراض إعداد المستندات في المحاسبة، لا ينطبق إلا الورق أو وسائط الكمبيوتر. هذه القاعدة واردة في اللوائح المتعلقة بالمحاسبة وإعداد التقارير في الاتحاد الروسي (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34 ن مع التعديلات والإضافات اللاحقة). وفي الحالة الأخيرة، تلتزم المنظمة بإنتاج نسخ ورقية من هذه الوثائق، على نفقتها الخاصة، للمشاركين الآخرين المعاملات التجارية، وكذلك بناءً على طلب السلطات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والمحكمة ومكتب المدعي العام.

يتم إعداد المستندات المحاسبية بشكل أساسي وفقًا لنماذج موحدة بسبب الحاجة إلى تبسيط تدفقات المعلومات في الاقتصاد الوطني، وضمان إمكانية مقارنة البيانات المحاسبية والإبلاغية لمختلف المنظمات (أو منظمة واحدة لفترات مختلفة)، واكتمالها وموثوقيتها، والقضاء على ازدواجية المعلومات.

يعد التوثيق المحاسبي جزءًا من نظام التوثيق الإداري للمنظمة وفقًا لـ المصنف الروسي بالكاملوثائق الإدارة (OKUD)، تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 30 ديسمبر 1993 رقم 229.

عمومًا المستندات المحاسبيةيمكن تقسيمه إلى ثلاثة مستويات: الوثائق المحاسبية الأولية، والسجلات المحاسبية، وإعداد التقارير عن الوثائق المحاسبية. يتوافق هذا التدرج تمامًا مع تعريف تدفق المستندات في المحاسبة وتسلسل ومنطق التوثيق النشاط الاقتصاديالمنظمات.

المستندات المحاسبية الأوليةالتي يتم على أساسها الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية، هي المستندات التي تسجل حقائق المعاملة التجارية.

سجلات المحاسبةتم تصميمها لتنظيم وتجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة، لتعكسها في الحسابات المحاسبية وفي البيانات المالية.

القوائم الماليةيمثل نظام موحدمعلومات الملكية، الوضع الماليالمنظمة ونتائج أنشطتها الاقتصادية ، والتي تم تجميعها على أساس البيانات المحاسبية الأشكال المعمول بها(وفقًا لـ PBU 4/99 "البيانات المحاسبية للمنظمة" ، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 43 ن بتاريخ 07/06/99 وأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 67 ن بتاريخ 22/07/2003 "فيما يتعلق بنماذج التقارير المحاسبية" مع التعديلات والإضافات اللاحقة).

وفي كل مستوى، لا تكون المستندات متجانسة. يعتمد حجم العمل المحاسبي في المنظمة في جميع مراحل معالجة المستندات على ذلك حجم تدفق الوثيقة- عدد الوثائق التي تلقتها المنظمة وأنشأتها خلال فترة معينة. في الوقت نفسه، فإن هيكل تدفق المستندات من حيث التكوين والغرض وأنواع المستندات أمر مثير للاهتمام.

لذا، بالتكوين من المعتاد تقسيم المستندات إلى صندوق الوارد(الواردة إلى المنظمة)، والصادرة (الوثائق الرسمية التي تقدمها المنظمة للمجيبين الخارجيين) و داخلي(مجموعة الوثائق الرسمية التي لا تتجاوز الجهة التي أعدتها).

الوثيقة تلبي الوضع الرسمي, لوتم إنشاؤه من قبل شخص اعتباري أو طبيعي، وتم تنفيذه والتصديق عليه بالطريقة المقررة.

يتيح لنا تصنيف المستندات حسب تكوينها وتحليل هيكلها وفقًا لهذا المعيار تقييم نسبة أحجام تدفق المستندات الداخلية والخارجية في المنظمة وتحليلها درجة استقلالية المؤسسة(عن طريق حساب نسبة وحدات المعلومات الواردة والمعلومات الداخلية)، تقدير نشاط نداء المنظمة ل بيئة خارجية (على أساس حصة المستندات الصادرة).

حسب الغرض

وتنقسم الوثائق إلى إدارية وتنفيذية ومجمعة ووثائق التسجيل المحاسبي.

إداريتحتوي المستندات على أوامر وتعليمات بشأن الإنتاج وتنفيذ عمليات تجارية معينة (أوامر من رئيس المؤسسة والأشخاص المفوضين من قبله بتنفيذ العمليات التجارية).

تنفيذيوثائق تثبت حقيقة المعاملات التجارية. وتشمل هذه أوامر الاستلام(شهادات القبول) للمواد؛ أعمال القبول والتصرف في الأصول الثابتة؛ وثائق عن قبول المنتجات المصنعة من العمال، الخ. الوثائق التنفيذيةموقعة من قبل الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ المعاملات التجارية وعن صحة تنفيذها في المستندات. على سبيل المثال، مديرو المتاجر، ومديرو المستودعات (أصحاب المخازن)، ورؤساء العمال، وما إلى ذلك.

مجموعالوثائق إدارية وتنفيذية. وتشمل هذه الإيرادات والنفقات أوامر نقدية; كشوف المرتبات لإصدار رواتب موظفي المؤسسة ؛ تقارير النفقاتالأشخاص المسؤولين (المعارين)، وما إلى ذلك.

وثائق المحاسبةيتم تجميعها في حالة عدم وجود مستندات أخرى لتسجيل المعاملات التجارية، أو عند تلخيص ومعالجة المستندات التنفيذية والإدارية. وتشمل هذه الشهادات، وبيانات التوزيع، وحسابات الاحتياطي، القوائم الماليةوإلخ.

يكشف هذا التصنيف عن الحاجة إلى توثيق عدد من المعاملات التجارية، والتي يتم تجاهل تسجيلها في معظم الحالات من قبل المحاسبين الممارسين. وبالتالي، يجب تأكيد تصرفات المحاسب المتعلقة بأداء الحسابات المنهجية، وفقًا لمبدأ التسجيل، من خلال المستندات المحاسبية ذات الصلة ومصدقة بتوقيع كبير المحاسبين.

حسب فترة المعاملات التجارية المسجلة

تنقسم المستندات المستخدمة في المحاسبة إلى مرة واحدة وتراكمية.

مره واحدهتوثق المستندات الأساسية كل معاملة تجارية ويتم تجميعها في خطوة واحدة.

تراكمييتم تجميع المستندات خلال فترة معينة من خلال التراكم المستمر للمعاملات التجارية المتجانسة. وفي نهاية الفترة، يقومون بحساب نتائج المؤشرات المقابلة. أمثلة على المستندات التراكمية: أوامر العمل الشهرية لمدة أسبوعين؛ بطاقات الحد لتحرير المواد من مستودعات المؤسسة، وما إلى ذلك. تعد المستندات التراكمية عنصرًا من عناصر المرحلة الأولى لتنظيم وتعميم المعلومات المحاسبية.

حسب درجة تعميم المعلومات

تنقسم المستندات المحاسبية إلى أولية وموجزة.

أساسييتم إعداد المستندات لكل معاملة في وقت إتمامها. وتشمل هذه المستندات الخاصة باستلام المواد من قبل المؤسسة وإخراجها من مستودعات المؤسسة إلى ورش العمل؛ على شحن المنتجات للعملاء؛ على تراكم أجور الموظفين مقابل المنتجات المنتجة أو العمل المنجز أو الخدمات المقدمة، وما إلى ذلك.

وثائق موجزةتعميم المؤشرات من خلال تجميعها وفقًا لذلك، وتنظيمها من المستندات الأولية (على سبيل المثال، كشوف المرتبات لموظفي ورشة العمل، والمؤسسة ككل، وما إلى ذلك). تختلف المستندات التلخيصية عن المستندات التراكمية في أن المستند التلخيص يتم تجميعه على أساس المستندات الأولية ويكون ملخصًا لها، والمستند التراكمي هو مستند أساسي يتم تجميعه تدريجيًا. تتضمن المستندات الموجزة أيضًا الكل سجلات المحاسبةالمحاسبة، ويمكن اعتبار الوثيقة الموجزة النهائية بيانات مالية.

المرحلة الأولية لتوثيق الوضع الاقتصادي في المنظمة هي المحاسبة الأولية والتي تمثل المرحلة الأولى من إدراك النظام وتسجيله المعاملات الفردية، توصيف العمليات والظواهر الاقتصادية التي تحدث في المؤسسة. أهدافها هي: شراء واقتناء واستهلاك الموارد المادية؛ استخدام موارد الوقود والطاقة؛ ساعات العمل الموحدة؛ إنتاج العمال بالقطعة؛ تكاليف الإنتاج؛ حركة المنتجات شبه المصنعة والمخلفات أعمال جارية; حجم الإنتاج والشحن والمبيعات؛ التسويات مع الموردين والمشترين والعملاء والبنوك والسلطات المالية والمؤسسين، وما إلى ذلك. في هذه المرحلة العمل المحاسبيمعلومات أولية عنها العمليات الاقتصاديةوالظواهر التي تحدث في العديد من المناطق والورش والمستودعات ونقاط الاستلام والشحن المنتجات النهائيةوتنعكس أقسام المؤسسة الأخرى في المستندات الأولية.

يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة بالمستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كمستندات محاسبية أولية يتم على أساسها إجراء المحاسبة.

وثائق المصدر، المستخدمة في وصف المعاملات التجارية، تشكل مجموعة معلومات واحدة، تتم معالجتها باستخدام نفس أساليب الإجراءات المحاسبية. وفي الوقت نفسه، يتم إضفاء الطابع الرسمي على بعض الوثائق على مستوى الصناعة أو المستوى الاقتصادي العام. يتم إعداد هذه الوثائق على نماذج موحدة معتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي أو الوزارات والإدارات التنفيذية.

نماذج الأقسامأساسي الوثائق المحاسبيةإلزامي للاستخدام فقط في المنظمات التابعة لهذه الأقسام، ومع ذلك، إذا كان شكل الوثيقة يلبي احتياجات المنظمات الأخرى، فيمكنها اعتماده.

في جميع الحالات الأخرى، يُطلب من المنظمات أن تقوم بشكل مستقل بتطوير نماذج من المستندات المحاسبية الأولية بالكمية والشكل اللازمين لتعكس الأنشطة التجارية للشركة. في الوقت نفسه، يجب إضفاء الطابع الرسمي على المستندات التي أنشأتها المنظمة بشكل مستقل بحيث يتم توفير محتواها بالكامل معلومات ضروريةالمهام المحاسبية.

المتطلبات الأساسية لشكل الوثيقة الأولية:

1. يسمح لك بوصف حقيقة واحدة من الحياة الاقتصادية للمنظمة بشكل موثوق

2. يظل هيكل الوثيقة ثابتًا لفترة طويلة إذا كانت ظروف تشغيل المنظمة مستقرة نسبيًا.

3. لا يوجد أي غموض في تفسير المعلومات الواردة في الوثيقة.

4. يتم تشفير الرسالة لسهولة معالجتها وضمان أمن المعلومات.

5. تضمن قياسات المعلومات الواردة في الوثيقة (النقدية و/أو العينية) الموثوقية والدقة وسهولة فهم المعلومات. وينبغي تجنب التفاصيل المفرطة أو توضيح البيانات بنفس الطريقة التي يتم بها تجنب التفاصيل غير الكافية.

6. الوثيقة مكملة للوثائق الأخرى ولا تكرار لها.

7. يحتوي المستند على أقل قدر ممكن من المعلومات الزائدة عن الحاجة - عادةً ما تكون المعلومات غير مستخدمة، والتي يتم تضمينها في النموذج الأصلي "فقط في حالة".

8. يعتبر نموذج المستند مناسبًا لمعالجته في بيئة النموذج المستخدم.

9. شكل المستند مناسب للعرض والمعالجة في بيئة إلكترونية (على الكمبيوتر).

10. الشكل هو نفسه بالنسبة لجميع الحقائق المتجانسة للنشاط الاقتصادي في مختلف أقسام المنظمة (بما في ذلك الأقسام المنفصلة).

11. تم تجميعها في الوقت المناسب.

عند تطوير نماذج المستندات المحاسبية الأولية، يجب عليك مراعاة أحكام المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 129 الصادر في 21 نوفمبر 1996 "بشأن المحاسبة" (بصيغته المعدلة والمكملة).

البند 2 من هذه المادة. تنص على أن المستندات المحاسبية الأولية تقبل للمحاسبة إذا تم تحريرها بالشكل الوارد في ألبومات النماذج الموحدة، ويجب أن تحتوي المستندات التي لم يرد شكلها في هذه الألبومات على التفاصيل الإلزامية التالية:

أ) اسم الوثيقة؛

ب) تاريخ إعداد الوثيقة (وثيقة غير مؤرخة ليس لها قوة قانونية، بالإضافة إلى ذلك، في هذه الحالة من الصعب أن نعزو حقيقة النشاط الاقتصادي إلى معين الفترة المشمولة بالتقريرلأغراض المحاسبة المالية والضريبية)؛

ج) اسم المنظمة التي تم إعداد الوثيقة نيابة عنها؛

ه) مقاييس المعاملات التجارية من الناحية المادية والنقدية؛

و) أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الصفقة التجارية وصحة تنفيذها؛

ز) التوقيعات الشخصية للأشخاص المشار إليهم (من الممكن أيضًا فك رموز التوقيعات).

تتم الموافقة على قائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين. علاوة على ذلك، فإن المستندات المستخدمة لإضفاء الطابع الرسمي على المعاملات التجارية نقداموقعة من رئيس المنظمة وكبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين من قبلهم.

يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي في وقت المعاملة، وإذا لم يكن ذلك ممكنا، مباشرة بعد إتمامها.

متطلبات رئيس المحاسبين توثيقالمعاملات التجارية وتقديمها للمحاسبة وثائق ضروريةوالمعلومات إلزامية لجميع موظفي المنظمة. بدون توقيع كبير المحاسبين نقدا و وثائق التسويةوالمالية و التزامات الائتمانتعتبر باطلة ولا يجوز قبولها للتنفيذ.

يمكن تجميع المستندات المحاسبية الأولية على الورق ووسائط الكمبيوتر. في الحالة الأخيرة، تلتزم المنظمة بإنتاج نسخ من هذه المستندات على الورق، على نفقتها الخاصة، للمشاركين الآخرين في المعاملات التجارية، وكذلك بناءً على طلب السلطات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والمحكمة ومكتب المدعي العام.

للتحكم في معالجة البيانات المتعلقة بالمعاملات التجارية وتبسيطها، بناءً على المستندات المحاسبية الأولية، الوثائق المحاسبية الموحدة ، والتي تشمل، على وجه الخصوص، دفاتر النقد، وتقارير السلع، ومجلة تسجيل المعاملات التجارية، والأوامر التذكارية، ودفاتر يومية الطلبات، ودفتر الأستاذ العام، وسجلات المحاسبة الأخرى. الوثيقة الموجزة النهائية هي البيانات المالية.

©2015-2019 الموقع
جميع الحقوق تنتمي إلى مؤلفيها. هذا الموقع لا يدعي التأليف، ولكنه يوفر الاستخدام المجاني.
تاريخ إنشاء الصفحة: 15-04-2016

تعتمد صحة الوثيقة على جودة تصميم الوثيقة الأولية والمعلومات التي تحتوي عليها. محاسبةوالاستنتاجات الأخرى منه.

يتم تجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة وتنظيمها في سجلات المحاسبة التي يتم اعتماد نماذجها أو متطلباتها هيئة معتمدة. يتم نقل البيانات من السجلات المحاسبية في شكل مجمع إلى البيانات المالية.

وتحدد الإدارة الأشخاص المخولين بالتوقيع المستندات المحاسبية. وفي هذه الحالة، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيعات اعتمادًا على المنصب الذي يشغله، ومبلغ المال، ونطاق العملية وطبيعتها.

ينبغي للشركات أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونية أن تضع ضمانات وضوابط مناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها.(17)

متطلبات إعداد الوثائق الأولية

1. يجب أن تتم التدوينات في المستندات الأولية بالحبر أو الأقلام الملونة أو عجينة أقلام الحبر الجاف، وذلك باستخدام الآلات الكاتبة والميكنة وغيرها من الوسائل التي تضمن سلامة هذه التدوينات للمدة المحددة لتخزينها في الأرشيف.

لا تستخدم قلم الرصاص للكتابة.

• 2. يجب إعداد المستندات بدقة، ويجب كتابة النصوص والأرقام بشكل واضح ومقروء.
• 3. يجب تعبئة كافة التفاصيل في الوثيقة. إذا لم يتم ملء أي تفاصيل، يتم وضع شرطة في مكانها. يجب ملء التفاصيل الإلزامية إلزامي.
• 4. ب المستندات النقديةيشار إلى المبلغ بالأرقام والكلمات.
• 5. يجب أن تكون المستندات الأولية مصدقة بالتوقيعات الشخصية لرئيس المنظمة أو كبير المحاسبين أو الأشخاص المعتمدين.
• 6. يجب أن تحتوي المستندات الأولية على نسخ من توقيعات الأشخاص المخولين.
• 7. يجب أن تكون المستندات الأولية مختومة بخاتم المنظمة إذا نص على ذلك في النموذج و التشريعات الحالية. (18)

يجب على رئيس المنظمة، بالاتفاق مع كبير المحاسبين، الموافقة في شكل أمر على قائمة الأشخاص الذين لهم الحق في التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية.

يتم ضمان تنفيذ المستندات المحاسبية الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية، ونقلها خلال الإطار الزمني المحدد للتفكير في المحاسبة، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها.

يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأولية في المحاسبة (السحب أو الاستلام من كيانات تجارية أخرى، وقبول المحاسبة، والمعالجة، والنقل إلى الأرشيف) من خلال جدول زمني تتم الموافقة عليه بأمر من المدير.

لتحذير كل من المديرين وفناني الأداء من العواقب السلبية غير المتوقعة وتوفير الوقت عند البحث عن المعلومات، فمن الضروري بعد تلقي الوثائق التنظيميةإنشاء قاعدة بيانات لتسجيل الوثائق الأولية.

وهذا يعني أن جميع المستندات الأولية المكتوبة والمملوءة في قسم المحاسبة يجب أن يكون لها معرف خاص بها - رمز (رقم فريد لمرة واحدة)، يتم تخصيصه لها عند التسجيل الإلزامي في إحدى مجلات التسجيل، والتي يجب أن تكون مفتوح في كل مؤسسة.

إجراءات إعداد الوثائق:

• -الامتثال لجميع التفاصيل وأشكال الوثائق المحددة؛
• - دقة ووضوح عرض محتوى المعاملات التجارية المكتملة في المستندات؛
• - تنفيذ المعاملات التجارية في الوقت المناسب، وكتابة نص واضح ومرتب ومقروء؛
• - شطب المساحات الفارغة في حالة عدم وجود الدعائم؛
• - بيان المبالغ بالأرقام والكلمات في جميع الوثائق القيمة؛ شطب الأخطاء حتى يظهر ما تم شطبه، والتصديق على النص الصحيح بتوقيع الشخص الذي أعد الوثيقة؛
• -التصحيحات غير مسموح بها.(27)

تتطلب المستندات الأولية التي تم إنشاؤها باستخدام طريقة ميكانيكية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات المستلمة، أي. ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الاستلام غير المصرح به للمعلومات المتعلقة بها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات عن طريق الفاكس، ولكن ليس مستند المحاسبة الأساسي، لأنه لا يوجد تأكيد على صحته. تقع مسؤولية إنشاء المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية ونقلها ضمن الإطار الزمني المحدد للتفكير اللاحق في المحاسبة على عاتق الأشخاص الذين أعدوا هذه المستندات ووقعوا عليها.

المحاسبة الأولية ل مصنع التصنيع- هذا هو أساس المعلومات للإدارة، والذي تعتمد جودته بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية عبارة عن مجموعة معقدة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي مادة و التدفقات الماليةوعناصرها من المدخلات إلى المخرجات الإنتاجية والمرافق الاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.

وبالتالي، فإن الوثائق الأولية تحمل معلومات حول جميع الأشياء والمواضيع الإنتاجية والاقتصادية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل المراقبة: الكمية والنوعية والمالية.(12)

جميع الوثائق الأولية هي تأكيد الأنشطة الماليةشركات. ستكون هذه المستندات المحاسبية مطلوبة بشكل أساسي من قبل السلطات التنظيمية أثناء التفتيش. ولذلك، يتم وضع متطلبات متزايدة على صيانة وتخزين هذه الأوراق.

التوثيق الأولي، أو كما يسميه المحاسبون الموهوبون، التوثيق الأولي، هو دليل على الشؤون المالية للشركة. علاوة على ذلك، نظرًا لامتلاكها القوة القانونية، يمكن لهذه الأوراق إما أن تساعد الشركة في القضايا المثيرة للجدل أو تؤدي إلى تعثرها. وهذه المستندات هي: العقد، الفاتورة، مستندات الدفع، مذكرة التسليم، الفاتورة، إيصال المبيعات وغيرها.

تم توحيد نماذج الوثائق الأولية. إذا لزم الأمر، تتم إضافة خطوط إضافية إلى النموذج، ولكن في نفس الوقت الحفاظ على الخطوط الرئيسية.يشار إلى ذلك في اللوائح المتعلقة بالمحاسبة والمحاسبة في الاتحاد الروسي (أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34 ن (بصيغته المعدلة في 26 مارس 2007 رقم 26 ن). الاستثناء هو النماذج للصيانة المعاملات النقدية(قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20).

تتم الموافقة على جميع التغييرات والإضافات التي يتم إجراؤها على النموذج القياسي بأمر من رئيس الشركة.

تقوم المنظمة بشكل مستقل بتطوير نماذج الوثائق الأولية إذا كان النموذج المطلوب غير متوفر في كتالوج النماذج الموحدة. الشرط الإلزامي: يجب أن تحتوي هذه النماذج على التفاصيل اللازمة.

1. ما هو اسم الوثيقة؟
2. عندما يتم تجميعها.
3. معلومات حول المنظمة التي تشكل الوثيقة.
4. وضح ما تتضمنه معاملة تجارية محددة في هذه الوثيقة، وتكلفة المعاملة (نقدية أو عينية).
5. قائمة الأشخاص المسؤولين عن إعداد الوثيقة بتوقيع إلزامي.

التفاصيل المذكورة أعلاه مذكورة في القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة".

يجب تقديم جميع المستندات الأولية إلى قسم المحاسبة في الوقت المناسب. يعد الالتزام بالتسلسل الزمني لإدخال المعلومات أحد الشروط الرئيسية للمحاسبة الصحيحة.

للمحاسبة المريحة، يتم تصنيف جميع السجلات الأولية إلى مجموعات - الجدول:

أسم المجموعة	ما هو مدرج
الوثائق التنظيمية والإدارية	وتشمل هذه الأوامر والتوكيلات والتعليمات. أي أنها أوراق تعطي "الضوء الأخضر" لإجراء المعاملات التجارية.
الوثائق الداعمة	أوراق الفواتير، وشهادات القبول، وأوامر استلام النقد - هي التي تؤكد حقيقة المعاملة التجارية. تخضع البيانات المدخلة في هذه المستندات للدخول الإلزامي في السجلات المحاسبية.
وثائق المحاسبة	يتم استخدامها في حالة عدم وجود نماذج موحدة موحدة، للمعالجة المشتركة للوثائق الداعمة والإدارية. على سبيل المثال، مستند سحب رصيد نقديتعتبر وثيقة إدارية ومبررة. بيان دفعيشير في الوقت نفسه إلى الحاجة إلى الدفع وفقًا للقائمة، ويؤكد الدفع.

واختراع ناجح آخر خدمة المحاسبة- جدول تدفق الوثيقة. يرجى ملاحظة: يجب أن ينعكس شكل الجدول في السياسات المحاسبية للمنظمة.

جدول تدفق المستندات

تعكس الصفوف والأعمدة المقابلة البيانات المتعلقة بحركات مستندات التقارير. الميزة الإضافية لهذا الجدول الزمني هي أن جميع المستندات الصادرة تحت السيطرة. الشيء الرئيسي هو عدم نسيان إجراء الإدخالات المناسبة.

املأ وفقا للقواعد

لنبدأ بحقيقة أنه يجب التحقق من البيانات الأولية المقدمة إلى قسم المحاسبة. ما يجب التحقق منه:

1. كمية الحشو (يتم ملء جميع الأسطر والأقسام اللازمة).
2. صحة التعبئة (يجب أن تتوافق البيانات المدخلة مع مكان الإدخال، ولا يجوز التناقض في البيانات).
3. موثوقية المعلومات (التحقق من العمليات الحسابية، والمطابقة مع الوثائق المصاحبة).

يجب إدخال المستند الذي تم التحقق منه في سجلات المحاسبة.

نصيحة: لتجنب الخطأ المتمثل في تكرار مستند ما في المحاسبة، عليك القيام بما يلي. على الجانب الخلفييوضح النموذج تاريخ ورقم القيد في السجل.

كيفية ملء المستندات المحاسبية الأولية في عام 2017

• يجب أن تحتوي جميع الإدخالات التي تم إجراؤها في المستندات المحاسبية الأساسية طويل الأمدأمان.
• يُسمح باستخدام المستندات الورقية إلى جانب المستندات الإلكترونية التي يجب توقيعها بتوقيع رقمي ( القانون الاتحادي 402-FZ بتاريخ 6 ديسمبر 2011).
• يعد استخدام الختم إلزاميًا على تلك المستندات التي يتم توفير مساحة لها.

اعتبارًا من 04/07/2015 حصلوا على حق العمل بدون ختم دائري الشركات المساهمةوالمجتمع مع ذات مسؤولية محدودة(القانون الاتحادي 82-FZ بتاريخ 04/06/2015). تحقق مما هو مكتوب في الميثاق فيما يتعلق باستخدام الختم. إذا استمرت الشركة في استخدام الختم، فلن تكون هناك حاجة لأي تغييرات في الميثاق. الموعد النهائي لإجراء مثل هذه التغييرات على ميثاق الشركة غير محدد بموجب القانون. لكن لا ينبغي عليك تأخير التغييرات حتى لا تُدخل الكثير من التناقضات في المستندات المالية.

• مقارنة المؤشرات النقدية والطبيعية. ليس من الضروري الإشارة إلى كليهما في وقت واحد، يكفي أحدهما (القانون الاتحادي 402-FZ). يحدث أنه أكثر ملاءمة للإشارة إلى أي مؤشر واحد (على سبيل المثال، عند نقل المواد داخل الشركة، يتم استخدام المؤشر الطبيعي). في شهادة قبول الخدمة، من الملائم الإشارة إلى معلومات التكلفة فقط، ولكن لتجنب سوء الفهم، يتم إدراج أنواع الخدمات بالإضافة إلى ذلك.
• توافر التوقيع شخص مسؤول. لا يذكر قانون الاتحاد الروسي شيئًا عن التوقيعات بالفاكس على المستندات الأولية. تتناول رسالة دائرة الضرائب الفيدرالية للاتحاد الروسي رقم 3-1.11.469 بتاريخ 23 سبتمبر 2008 موقف خدمة الضرائب فيما يتعلق برسائل الفاكس على المستندات.
• العملة التي تم إعداد الوثيقة بها. رئيسي وحدة العملة- الروبل. حتى عندما تتحدث شروط العقد عن الوحدات التقليدية. لأن جميع المعاملات المحاسبية يتم تقييمها بالروبل (القانون الاتحادي 402-FZ بتاريخ 6 ديسمبر 2011). لا أحد يمنع إضافة أعمدة إضافية تشير إلى المبالغ بالعملة الأجنبية، ولكن يجب أن يكون هناك عمود يشير إلى المبلغ بالروبل. خلاف ذلك، هناك خطر خصم النفقات وخصومات ضريبة القيمة المضافة.

قائمة الوثائق الأولية

اتفاق

وينظم مفهوم "الاتفاق" من قبل الفن. 420 القانون المدني للاتحاد الروسي. العقد هو اتفاق على نشوء (تغيير) أو إنهاء الحقوق والالتزامات بين الطرفين. يجب على كل طرف أن يقرأ بعناية شروط الاتفاقية. عند الاتفاق يتم وضع توقيع وختم كل طرف. العقد كوثيقة أساسية له القوة القانونية الكاملة، ويجب أن يكون لدى كل طرف نسخة واحدة موقعة. يجب على أطراف الاتفاقية الوفاء بجميع النقاط المنصوص عليها في المحتوى وفقًا لالتزاماتهم. مواقف مثيرة للجدلحلها سلميا أو عبر الإجراءات القانونية.

ولحظة واحدة. ليس في جميع الحالات، فإن إبرام الاتفاقية هو الاعتراف بالحقوق والالتزامات المتبادلة. يتم الاعتراف بالإيصال المستلم عند شراء منتج أو خدمة على أنه نفس العقد.

يفحص

تعتبر فاتورة الدفع المستلمة من بائع منتج أو خدمة مستندًا محاسبيًا أساسيًا. بناءً على المبلغ المذكور في الفاتورة، يقوم المشتري بالدفع. في مستندات الدفع، من المستحسن أن يكون هناك رابط لهذا المستند (على سبيل المثال، يحتوي مستند الدفع على عبارة "الدفع على الفاتورة رقم 35/7 بتاريخ 31 يناير 2017"). قد تكون هناك مواقف يصعب فيها إثبات أن الدفع قد تم خصيصًا لفاتورة معينة.

بالنسبة لمشتري المنتج (الخدمة)، فإن الفاتورة المقدمة هي نوع من الضمان بأن البائع لن يغير السعر الثابت خلال فترة محددة (1-5 أيام). يتم تحديد فترة صلاحية الفاتورة للدفع من قبل البائع. خلال موعد التسليميقوم المشتري بالدفع.

فاتورة للدفع

إذا لم يكن الدفع ممكنا لعدد من الأسباب (على سبيل المثال، مشاكل في شبكة الكمبيوتر المحاسبية، والمشاكل المالية)، فمن المستحسن إخطار البائع بالوضع الحالي، ويفضل أن يكون ذلك مقدما. من الممكن أن يتغير تاريخ الفاتورة، لكن شروط الشراء ستبقى كما هي.

وثائق الدفع

يشمل هذا النوع من المستندات المحاسبية: شيكات الدفع (سلعة، نقدية)، أوامر المال، متطلبات الدفع.

عند شراء البضائع (الخدمات) نقدا من السجل النقدي للمنظمة، يجب عليك بالتأكيد الاحتفاظ بإيصال النقد وتحويله إلى قسم المحاسبة.

إيصال الدفع

إذا لم يشير الإيصال إلى الدفعة التي يتم إجراؤها نقدًا، فيجب إرفاق إيصال المبيعات بإيصال تسجيل النقد. يحتوي على جرد للسلع (الخدمات) المشتراة، مع الإشارة إلى الكمية والسعر الذي تم الدفع به. يتم لصق إيصال البيع بختم البائع وتوقيع الشخص المسؤول عن بيع البضائع (الخدمات).

إيصال المبيعات بدون إيصال الدفعيتم الاعتراف به كوثيقة أساسية، حيث يحق لرجل الأعمال الفردي العمل بدون تسجيل نقدي (مع الشرط الإلزامي لإصدار إيصال المبيعات).

إيصال المبيعات الصادر عن رجل أعمال فردي دون استخدام ماكينة تسجيل النقد

هذا محدد في قانون الاتحاد الروسي 54-FZ "بشأن استخدام معدات تسجيل النقد عند إجراء المدفوعات النقدية والتسويات باستخدام بطاقات الدفع"(الحالي في عام 2017).

عند الدفع مقابل منتج (خدمة) بين الكيانات القانونيةيتم إصدار مذكرة الشحن من خلال الحساب الجاري.

قائمة التعبئة

يتم إعداد كل طرف حسب العينة (يلزم توقيع الأشخاص المسؤولين والختم). مبالغ ماليةيجب أن يتطابق المشار إليه في مذكرة التسليم والفاتورة. في بعض الحالات، يكون من المناسب استخدام توقيع الفاكس، ويجب بالتأكيد ذكر هذه الحقيقة في عقد توريد السلع (الخدمات).

عند دفع فاتورة منتج (خدمة) من خلال الحساب الجاري، يتم إصدار أمر الدفع.

أمر دفع

هذا نموذج مستند موحد، يتم ملؤه غالبًا باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. يمكن تقديم الدفعة المعدة للدفع إلى البنك على على ورقةأو باستخدام خاص برنامج مصرفي"كلينت بنك" (وهو أسرع بكثير). قبل الإرسال، يجب عليك التحقق من جميع تفاصيل مستلم الدفع لتجنب سوء الفهم، خاصة إذا كنت تعمل مع الطرف المقابل لأول مرة. قم بملء المعلومات بعناية حول ما تدفع مقابله. سيكون من المفيد وصف تفصيلي، مع الإشارة الإلزامية إلى تفاصيل الحساب (التاريخ والرقم).

طلب الدفع هو مستند أساسي يطلب فيه الدائن من المدين سداد الدين من خلال البنك.

طلب الدفع

هناك شرط دون قبول: في هذه الحالة يتم خصم المبلغ من حساب المدين تلقائيا. ويعني طلب القبول وجود القبول من قبل المدين. ومع ذلك يجوز أن ينص الاتفاق على شروط رد الدين الناتج، وفي هذه الحالة يتم رد الدين عن طريق البنك دون قبول.

يتم استخدام نموذج الفاتورة في الحالات التي يتم فيها تسجيل ضريبة القيمة المضافة.

فاتورة

إنهم مستعدون للفواتير والأفعال. يعد دفع السلفة بموجب العقد أيضًا سببًا لإصدار الفاتورة. يتم خصم ضريبة القيمة المضافة على أساس الفواتير والفواتير. ومن الجدير بالذكر أنه يتعين على جميع دافعي ضريبة القيمة المضافة إصدار الفواتير. يعد ملء النماذج باستخدام البرامج الآلية أكثر ملاءمة.

إجراء التغييرات

في سجلات النقد و وثائق البنكيُمنع منعًا باتًا إجراء تغييرات (المادة 9 من القانون الاتحادي للاتحاد الروسي "بشأن المحاسبة").

يُسمح بإجراء تعديلات على المستندات الأولية الأخرى، ولكن بشرط أن يكون جميع المشاركين في المعاملة التجارية على علم بالتعديلات التي تم إجراؤها. يتم تأكيد العلم بالتعديلات بين المشاركين من خلال توقيعاتهم التي تشير إلى تاريخ التغييرات.

يتم التصحيح على النحو التالي: يتم شطب الإدخال غير الصحيح في المستند بعناية بخط رفيع. وفي الوقت نفسه، ما تم شطبه يمكن قراءته بوضوح. يتم إدخال الإدخال الصحيح أعلى أو بجوار التصحيح. بجوار الخط المشطوب، أو حيث توجد مساحة خالية كافية، يتم كتابة النقش "صدق المصحح". يجب الإشارة إلى الاسم الكامل. الشخص الذي أجرى التغييرات والتاريخ والتوقيع.

كم سنة يجب الاحتفاظ بالوثائق المحاسبية؟

تخزين

المكان الأمثل لتخزين المواد الأولية هو في الأرشيف. من المهم إعداد المستندات بشكل صحيح لحفظها في الأرشيف:

• الترتيب حسب الترتيب الزمني.
• المعدات حسب النوع.
• ربط وحفظ المستندات في مجلدات.
• إعداد الشهادة المرافقة.

من المهم ضمان السلامة سجلات المحاسبةمن التصحيحات غير المصرح بها. لا يمكن تصحيح الأخطاء إلا بطريقة رسمية، وبتوقيع الشخص الذي قام بالتعديل. لمعلوماتك، يتم تجميع المعلومات حول المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة في السجلات.

يوجد أيضًا سر تجاري هنا: محتويات السجلات هي كذلك. الكشف عن المعلومات حول المحتوى يعاقب عليه القانون الروسي.

مدة التخزين

القانون الاتحادي للاتحاد الروسي "بشأن المحاسبة" (المادة 17) التشريعات الأرشيفية(أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558) ينص على فترة تخزين وثائق الشركة. بالنسبة للمستندات المحاسبية الأولية، تكون هذه الفترة 5 سنوات على الأقل.

يبدأ حساب فترة التخزين اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي للسنة التي تم فيها وضع المستند في الأرشيف.

إذا انتهكت منظمة ما فترة تخزين المواد الأولية، فيحق لسلطات التفتيش فرض عقوبات (المادة 120 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي). وتتراوح الغرامة من 10 آلاف إلى 40 ألف روبل، حسب درجة المخالفة.

بالمناسبة، المستندات التي مضى عليها ثلاث سنوات فقط هي التي ستكون ذات صلة بالتفتيش من قبل السلطات الضريبية. في حالة عدم وجود تقرير أولي لفترة أقدم، ليس للمفتشين الحق في فرض غرامة بموجب المادة 120 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي.

خدمة المحاسبة في الشركة ملزمة ليس فقط بالاحتفاظ بسجلات مناسبة للمستندات الأولية، ولكن أيضًا لضمان سلامتها. فقط في هذه الحالة يدعي الخدمات الضريبيةسوف يتبين أن لا أساس لها من الصحة.

المستندات الأولية ضرورية لتأكيد تنفيذ المعاملات التجارية. في الأساس، يعد هذا مصدرًا لبيانات المحاسبة في الشركة. يعد وجود التطبيق الأساسي وتنفيذه الصحيح هو مفتاح الإكمال الناجح عمليات التدقيق الضريبيوتدقيق وانعكاس صحيح لدوران في الحسابات المحاسبية، وبالتالي دقيقة.

المتطلبات التي يجب أن تستوفيها المستندات الأولية منصوص عليها في المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402 "بشأن المحاسبة". ووفقا لذلك، فإن التفاصيل التالية إلزامية:

• اسم الوثيقة
• تاريخ إعداد
• اسم المؤسسة أو رجل الأعمال الفردي
• وصف يعكس جوهر المعاملة التجارية
• القيمة النقدية و/أو العينية للمعاملة التجارية
• وحدات
• مع تفصيل وبيان المواقف

في أغلب الأحيان، يتم تعيين رقم للمستند، وفي العديد من الأشكال يكون تثبيته إلزاميًا. يتم الترقيم عادة من بداية العام.

يرجى ملاحظة أن الحاجة إلى إعداد نماذج معينة تعتمد على تفاصيل النشاط وشكل الضرائب والميزات السياسة المحاسبيةمنظمة محددة.

التسجيل الابتدائي

يتم توثيق وقائع النشاط الاقتصادي في وقت ارتكابها أو مباشرة بعد الانتهاء منها على الورق و/أو الوسائط الإلكترونية. يمكن للشركة تطوير نماذج المستندات بشكل مستقل، باستثناء المنظمات الحكوميةالذين يطلب منهم استخدام النماذج المعتمدة قانونا. من المهم أن تتذكر ذلك وثائق موحدة، والتي ينص القانون على استخدامها، يجب ملؤها.

إذا كان من الضروري إجراء تغييرات، فيجب التصديق عليها بتوقيع الشخص المسؤول، كما يجب الإشارة إلى التاريخ. هناك وثائق يحظر القانون تعديلها.

تختلف الأغراض المختلفة، في معظم الأحيان لا تقل عن خمس سنوات. معظم الوثائق المتعلقة أجور، يتم تخزينها لمدة تصل إلى 75 عامًا.

بناءً على مكان تكوينها، تنقسم الوثائق الأولية إلى خارجية وداخلية، وبحسب الغرض منها - إلى وثائق إدارية وتبريرية. مثال على الوثيقة الإدارية هو. تؤكد الوثيقة الداعمة عملية معينة، على سبيل المثال شهادة قبول للعمل المنجز. هناك وثائق تجمع بين الخصائص الإدارية وخصائص البراءة، أي. مجتمعة، مثال على ذلك هو شهادة لحساب أجر الإجازة.

وثائق عن محاسبة الأصول الثابتة وأصناف المخزون

بوليصة الشحن (TN) هي مستند يسجل البيع أو الإصدار. يحرر البائع نموذجين من TN، ويحتفظ بواحد منهما لنفسه كأساس للشطب، ويعطي الآخر للمشتري، الذي هذا منيعطي الحق في قبول بنود المخزون للمحاسبة.

الشكل الموحد لـ TN هو TORG-12. تحتوي الزاوية اليمنى العليا على رموز الإحصائيات. إذا تمت الشحنة من أحد الفروع فيجب الإشارة إلى عنوانه في عمود "العنوان الفعلي". كما يحتوي TN أيضًا على جميع المعلومات حول المنتج - الاسم والمقالات ورمز المنتج ونموذج التغليف وعدد الأماكن في الدفعة ووحدة القياس ورمزها والوزن في مكان واحد والإجمالي والوزن الصافي والإجمالي والسعر و التكلفة الإجمالية. إذا كان بند المخزون كذلك، فيجب أن ينعكس أيضًا في المواصفات الفنية. تحتوي TN على أعمدة تحتوي على إجماليات الأعمدة عند الضرورة. يتم تحديد عدد أوراق TN في حالة وجود العديد منها. في الأسفل يجب عليك إدخال تفاصيل الأشخاص المسؤولين.

تسجيل المعاملات في محاسبة نظام التشغيل

تسجيل المعاملات في محاسبة المواد

وثائق محاسبة الخدمات

يتم صياغته بفعل يمكن تسميته بشكل مختلف - الخدمات المقدمة، والعمل المنجز، وقبول العمل وتسليمه؛ ومن المهم كتابة الصياغة المناسبة في العقد الخاص بهذه الخدمات. يستلم العميل نسخة واحدة من النموذج، وتبقى الأخرى لدى المقاول. لا يوجد شكل موحد للعمل.

في الفعل، من بين أمور أخرى تفاصيل إلزاميةيجب تسجيل الفترة التي تم تقديم الخدمات فيها إذا تم تقديمها بتردد معين. مثال على الإدخال: "تقديم خدمات التنظيف لشهر يناير 2018."

المستندات النقدية

وثائق المحاسبة للمعاملات المصرفية

وثائق الراتب

الوثائق الرئيسية التي تستخدم كأساس لحساب الأجور مذكورة أدناه:

المستندات الخاصة بالضرائب والرسوم المحاسبية

معظم المستندات الموضحة أعلاه أساسية لـ المحاسبة الضريبية. على سبيل المثال، يتم تضمين مبالغ أعمال الخدمات المقدمة والفواتير في حساب ضريبة الدخل، ويتم حساب المساهمات في الأموال أيضًا بناءً على المستندات المتعلقة بالأجور.

أود أيضًا أن أقول شيئًا عن الفاتورة. هذا هو النموذج المستخدم لحساب ضريبة القيمة المضافة. من المهم جدًا ملء جميع التفاصيل بشكل صحيح وكامل من هذه الوثيقة، خلاف ذلك مصلحة الضرائبقد يرفض قبول المبلغ للخصم. تفاصيل مهمة - إذا تم الشحن بواسطة فرع، فمن الضروري الإشارة إلى نقطة التفتيش الخاصة به، وليس المنظمة الأم. تبقى نسخة واحدة من الوثيقة لدى المنفذ (البائع)، والثانية لدى المشتري.

الاهتمام بإعداد المستندات المحاسبية الأولية هو مفتاح التكوين الصحيح للسجلات المحاسبية.

سجلات المحاسبة

السجلات المحاسبية هي وسيلة لتنظيم وتنظيم البيانات المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية للشركة التي يتم الحصول عليها من المستندات الأولية. يتم تنظيم متطلبات السجلات بموجب المادة 10 من القانون الاتحادي رقم 402. يمكن للمؤسسة أن تقرر بشكل مستقل أنواع السجلات التي يجب استخدامها. يمكن إجراء الصيانة ورقيًا أو إلكترونيًا باستخدام التوقيع الالكتروني. يتم تسجيل هذه المعلومات في السياسة المحاسبية.

ومن أمثلة السجلات المحاسبية دفتر الأستاذ العام، وسجل الفواتير الصادرة، وما إلى ذلك.

تتم الإشارة إلى التفاصيل التالية في السجلات:

• اسم التسجيل
• فترة
• اسم الشركة
• التجميع الزمني و/أو المنهجي للأشياء المحاسبية (التواريخ، وأسماء عناصر التكلفة، والأقسام، وما إلى ذلك)
• وحدات
• توقيع الشخص/الأشخاص المسؤولين ومنصبهم

هناك عدة تصنيفات للسجلات المحاسبية:

• حسب طبيعة السجلات:

1. ترتيب زمني - تنعكس البيانات عند تنفيذ المعاملات التجارية (مثال - السجلات).
2. منهجي - يتم تجميع المعلومات بناءً على التعيين لحسابات محاسبية محددة (تحليل فرعي).
3. مجتمعة - يتم التسجيل على أساس مبدأ منهجي بالترتيب الزمني، والجمع بين النقطتين الأوليين (على سبيل المثال - دفتر الأستاذ العام).

• حسب المظهر:

1. كتب.
2. أوراق مجانية.
3. بطاقات.

ترجع مشكلة السلع الأولية الآن في المقام الأول إلى حقيقة أن المعاملات تشغل مكانًا مهمًا في حجم المبيعات فرادىورجال الأعمال الأفراد، الذين غالبًا ما تكون شهاداتهم الوثائقية غير موحدة، فإن الشهادات الخاصة تساعد كثيرًا هنا برامج المحاسبةولكن ليس كل رجل أعمال يستطيع تحمل تكاليفها.

إجابة